Cos'è il sourcing?

Gli obiettivi fondamentali del sourcing non sono mai cambiati: trovare fornitori affidabili in grado di consegnare rapidamente ad un buon prezzo. Ma il mondo di oggi sta diventando sempre più complesso di minuto in minuto. Le moderne soluzioni digitali consentono velocità, conoscenze e visibilità senza precedenti. Questo ti aiuta a gestire meglio l'azienda, ma significa anche che la concorrenza è più agguerrita che mai e che i tuoi clienti hanno più possibilità di scelta che in qualsiasi altro momento della storia.

La tua azienda deve inoltre muoversi in un panorama sempre più difficile per quanto riguarda la sostenibilità, il sourcing etico e gli imprevedibili eventi globali e ambientali. Essendo uno dei primi anelli della supply chain globale, il sourcing può fornire un ottimo esempio di come pratiche coerenti e soluzioni digitali integrate possano aiutarti a tagliare i costi, velocizzare i cicli e migliorare le performance.

Definizione e significato del sourcing

Il sourcing consiste nel trovare, valutare e integrare i fornitori in grado di garantire i migliori beni e servizi, con le migliori condizioni, per la tua azienda. Ha un impatto sui costi, sulla qualità e sulla disponibilità di prodotti o servizi. Assicurandoti fornitori affidabili e convenienti, puoi garantire un flusso costante di materiali non solo per assicurare la regolare operatività, ma anche per soddisfare le continue richieste dei clienti.

In quanto fase preliminare nella gestione della supply chain, il sourcing comporta la valutazione del livello di capacità dei fornitori, la negoziazione di prezzi e condizioni e la gestione delle relazioni per garantire una fornitura continua di beni e servizi di qualità. Ciò influisce direttamente sui costi di produzione e sull'accessibilità dei prodotti e, se fatto correttamente, porta a risparmi, a una migliore qualità e a una migliore resilienza e agilità della supply chain. Inoltre, le decisioni in materia di sourcing sono fondamentali per soddisfare le pratiche sostenibili ed etiche, il che contribuisce anche a costruire e mantenere un'immagine positiva del brand.

Sourcing e approvvigionamento: qual è la differenza?

I termini sourcing e approvvigionamento sono spesso usati in modo intercambiabile, ma si riferiscono a parti distinte del processo di gestione della supply chain. In realtà, il sourcing è una fase iniziale del processo di approvvigionamento. La due diligence e il rigore associati al ruolo del sourcing aggiungono un enorme valore all'approvvigionamento, offrendo un ulteriore livello di fiducia e strategia a sostegno delle successive attività di acquisizione. Ecco come si integrano sourcing e approvvigionamento:

• Il sourcing si concentra sull'identificazione, la valutazione e il coinvolgimento dei fornitori per ottenere beni e servizi. Comprende ricerche di mercato, organizzazione di eventi di sourcing e negoziazione di condizioni contrattuali favorevoli, che ti aiutano a costruire una supply chain resiliente e a garantire ottimi rapporti con i fornitori.
• L'approvvigionamento abbraccia l'intero processo di acquisizione di beni e servizi, dal riconoscimento delle esigenze iniziali al pagamento dei fornitori. Include fasi quali il riconoscimento delle esigenze, la richiesta di beni e servizi, la revisione e l'approvazione delle richieste, la creazione di ordini di acquisto, la ricezione dei beni e l'elaborazione dei pagamenti.

Diversi tipi di sourcing nella gestione della supply chain

In realtà, la maggior parte delle aziende di oggi utilizza una combinazione di diversi modelli di sourcing per far fronte a opportunità e sfide sempre più complesse. Ecco alcuni dei più comuni:

Outsourcing

Appalta a fornitori terzi (piuttosto che a team interni) l'esecuzione di attività specifiche. Questo modello può ridurre i costi, fornire accesso a competenze specializzate e aumentare la flessibilità.

Insourcing

Impiega le risorse interne per svolgere le attività invece di appaltarle all'esterno, garantendo un maggiore controllo sui processi e sulla qualità.

Near-sourcing

Trasferisce le attività di sourcing più vicino al mercato in cui i prodotti sono venduti, riducendo i costi di trasporto, migliorando la comunicazione e accorciando i tempi di consegna.

Global sourcing

Acquisisce beni e servizi da diversi Paesi, spesso utilizzando l'interscambio elettronico di dati (EDI), consentendo alle aziende di beneficiare di costi di produzione inferiori e di accedere a nuovi mercati.

Single sourcing

Seleziona un unico fornitore per tutti i materiali, i beni o i servizi richiesti, rafforzando le relazioni con il fornitore e il potere di contrattazione.

Operazioni di servizio vincolato

Stabilisce filiali o strutture interamente di proprietà in altri Paesi per gestire le funzioni aziendali.

Joint venture

Comporta la collaborazione con un'altra organizzazione per condividere risorse, competenze e rischi nelle attività di sourcing.

Cos'è il sourcing strategico?

Il sourcing strategico è un approccio metodico e guidato dai dati che valuta e rivaluta continuamente le tue attività per allinearle agli obiettivi a lungo termine. A differenza del sourcing tradizionale, che spesso si concentra principalmente su costi e velocità, il sourcing strategico considera una gamma più ampia di fattori, tra cui la qualità dei fornitori, la loro affidabilità e sostenibilità e le partnership a lungo termine. Questo approccio consente di garantire i prezzi migliori, creare solide relazioni con i fornitori e migliorare l'efficienza della supply chain.

I componenti chiave del sourcing strategico includono:

• Analisi della spesa: valutazione e analisi delle spese di un'organizzazione per identificare opportunità di risparmio e aree di miglioramento.
• Valutazione dei fornitori: valutazione dei potenziali fornitori in base alle loro capacità, all'affidabilità e all'allineamento con i valori e gli obiettivi dell'organizzazione.
• Gestione delle relazioni con i fornitori (SRM): creazione e mantenimento di solide relazioni con i fornitori per garantire una collaborazione a lungo termine e vantaggi reciproci.
• Ricerche di mercato: conduzione di ricerche approfondite per comprendere le tendenze del mercato, il panorama dei fornitori e le dinamiche competitive.
• Gestione dei rischi: identificazione e mitigazione delle interruzioni della supply chain, quali l'instabilità geopolitica, l'insolvenza dei fornitori, i disastri naturali e i rischi associati alla gestione dello stock.
• Integrazione in tutta la supply chain: integrazione di soluzioni cross-business per garantire che le aree operative correlate siano co-informate. Per esempio, l'integrazione con i sistemi di pianificazione del fabbisogno di materiale (MRP) per correlare l'attività dei fornitori con i livelli di scorte e la pianificazione.

Sourcing responsabile

Il sourcing responsabile prevede l'integrazione di considerazioni etiche, sociali e ambientali nelle decisioni di approvvigionamento. Ciò significa selezionare fornitori che aderiscono a pratiche di lavoro eque, alla sostenibilità ambientale e a una condotta di business etica. L'obiettivo è garantire che le attività di sourcing contribuiscano positivamente al mondo che ci circonda, allineandosi anche ai tuoi obiettivi più ampi di responsabilità sociale d'impresa (CSR). Poiché i clienti e gli investitori di oggi si aspettano una maggiore trasparenza e pratiche commerciali più responsabili, le aziende che danno priorità al sourcing sostenibile e all'etica possono migliorare l'immagine del brand, fidelizzare i clienti e ridurre i rischi.

Impact sourcing

L'impact sourcing è una strategia socialmente responsabile incentrata sull'offrire opportunità di lavoro a persone provenienti da comunità o contesti svantaggiati. Mira a creare un impatto sociale ed economico positivo, offrendo un lavoro sostenibile a persone che potrebbero non avere accesso ai canali occupazionali tradizionali. In genere si tratta di rendere i posti di lavoro, nuovi ed esistenti, più accessibili ai candidati emarginati o diversamente abili e di offrire programmi di formazione per creare competenze e opportunità a lungo termine. Se attuato con strategia e attenzione, può aiutare a costruire una forza lavoro più coesa e fedele, aumentando la fidelizzazione, il valore e l'impatto duraturo sulla comunità.

Tre principali modelli di sourcing

Il modello di sourcing definisce il livello di coinvolgimento, controllo e rischio nel processo di sourcing. A seconda della natura della tua attività e della tua gamma di prodotti, uno (o tutti) questi modelli possono fare al caso tuo.

Sourcing diretto

Consiste nell' approvvigionamento di beni e servizi direttamente dai produttori, senza intermediari. Questo modello offre un maggiore controllo sulla qualità e sul costo dei prodotti e spesso porta a relazioni più forti con i fornitori.

Sourcing indiretto

Significa acquistare beni e servizi attraverso intermediari quali distributori, grossisti o agenti. Questo modello può fornire l'accesso a una gamma più ampia di prodotti e servizi, ma può comportare costi più elevati a causa dei ricarichi degli intermediari.

Sourcing ibrido

Combina elementi del sourcing diretto e indiretto. Questo modello viene spesso utilizzato per articoli critici o in grandi volumi per controllare i costi e la qualità, mentre si ricorre al sourcing indiretto per articoli meno critici o in volumi inferiori per beneficiare delle competenze degli intermediari e di gamme di prodotti più ampie.

Le fasi principali del processo di sourcing

Ogni azienda è unica, quindi non esiste un processo di sourcing standardizzato. Tuttavia, le best practice di solito includono la maggior parte delle seguenti fasi:

• Valutazione delle esigenze di sourcing: sfrutta l'esperienza e le conoscenze basate sui dati per determinare le esigenze e le richieste specifiche della tua azienda, compresi i prodotti o i servizi richiesti, la quantità e i tempi di consegna. Questa fase definisce l'ambito e gli obiettivi delle attività di sourcing.
• Identificazione dei potenziali fornitori: effettua ricerche di mercato per trovare i fornitori che soddisfano le tue esigenze. Considera fattori quali la reputazione del fornitore, la sua stabilità finanziaria e la capacità di consegna. La quantificazione dei criteri di selezione può aiutare a snellire il processo.
• Emissione delle richieste di offerta (RFP): invia RFP standardizzate ai potenziali fornitori, specificando i requisiti, le tempistiche e i criteri di valutazione. Ciò consente ai fornitori di inviare le proposte più rilevanti su come possono esattamente soddisfare le tue esigenze.
• Valutazione delle RFP: valuta e seleziona le proposte ricevute in base ai tuoi criteri. L'utilizzo di piattaforme di e-procurement può snellire questo processo, poiché supporta invii e analisi digitali, per una comunicazione più rapida e un processo decisionale più efficiente.
• Negoziazione dei contratti: avvia trattative dettagliate (e meticolosamente documentate) con i fornitori selezionati per finalizzare termini e condizioni. Questo processo si concentrerà su fattori importanti come prezzi, programmi di consegna e termini di pagamento. Tuttavia, dovrebbe anche prendere in considerazione gli impegni scritti in materia di trasparenza e responsabilità.
• Esecuzione dei contratti: formalizza l'accordo con il fornitore scelto attraverso un documento contrattuale giuridicamente vincolante. Ciò dà ufficialmente il via al rapporto con il fornitore, e va da sé che per questa fase è necessario rivolgersi a un consulente legale adeguato.
• Monitoraggio delle prestazioni: monitora costantemente le prestazioni dei fornitori attraverso audit, revisioni e sessioni di feedback regolari per garantire il rispetto degli standard concordati. Per ottenere risultati ottimali, affronta i problemi con tempestività e mantieni un atteggiamento forte e coerente, ma rispettoso.

Vantaggi di un sourcing efficace

Considerando la concorrenza e la scelta dei clienti al giorno d'oggi, è essenziale sfruttare ogni opportunità per creare risparmi, efficienza e maggiore visibilità e integrazione.

• Risparmi sui costi: è stato dimostrato che le aziende che aderiscono a strategie di sourcing strategico possono risparmiare oltre l'8% sui costi annuali di sourcing, sfruttando soluzioni basate sui dati e impegnandosi in un'analisi olistica delle proprie operazioni di sourcing.
• Qualità del prodotto: mai nella storia i clienti hanno avuto più venditori tra cui scegliere. La concorrenza è agguerrita e un buon sourcing può aiutarti a ottenere prodotti e servizi di qualità dai fornitori. Il feedback qualitativo dei clienti può anche supportare un migliore category management, concentrandosi sulle prestazioni dei fornitori in relazione a categorie di merci molto specifiche.
• Prevedibilità e resilienza della supply chain: se la pandemia ci ha insegnato qualcosa, è la vulnerabilità delle supply chain. Quando i fornitori della tua supply chain sono forti e affidabili, il tuo business è più solido.
• Rischi ridotti: tutto, dai disastri naturali alla politica, può avere un impatto sulla domanda e sull'offerta. Un buon sourcing ti aiuta ad anticipare e a rispondere rapidamente a un'ampia gamma di rischi. Inoltre, recenti statistiche dimostrano che le aziende che utilizzano fatture basate su contratti e cataloghi hanno un tasso di gestione della conformità dei fornitori superiore del 60%.
• Immagine del brand e fidelizzazione: nel mondo degli affari di oggi, il successo può essere conquistato o perso in base alla forza della propria reputazione e della propria immagine. Rapporti trasparenti con i fornitori e standard di sourcing rigorosi possono contribuire a proteggere e promuovere il tuo brand.

Le sfide del sourcing

Che ti piaccia o no, la tua azienda dipende enormemente da fornitori affidabili. E da questa dipendenza derivano alcune sfide e ostacoli:

• Lunghi processi di sourcing/di onboarding dei fornitori: tradizionalmente, le ricerche preliminari, le valutazioni e le approvazioni hanno ritardato l'approvvigionamento. La semplificazione dell'onboarding con procedure standardizzate e la moderna tecnologia cloud possono contribuire a ridurre questi rallentamenti.
• Riduzione della qualità delle merci: soprattutto nel caso dei fornitori globali, anche i partner più affidabili possono essere improvvisamente acquisiti o ristrutturati prima che tu lo sappia. Le soluzioni basate sul cloud che offrono visibilità in tempo reale sui fornitori possono contribuire a ridurre le sorprese.
• Rischi contrattuali: per ridurre al minimo i rischi derivanti dalla mancata due diligence, i moderni team di sourcing richiedono modelli personalizzabili, flussi di lavoro automatizzati, audit trail dettagliati e la possibilità di collaborare facilmente con gli stakeholder interni addetti alla gestione dei contratti.
• Eccessiva dipendenza dal fornitore: è una fortuna avere un fornitore di cui ci si può fidare e su cui si può fare affidamento. Ma le interruzioni inaspettate capitano. Quindi, sii fedele ai partner collaudati, ma tieni sempre in serbo alcuni sostituti verificati.
• Deboli relazioni con i fornitori: come in tutte le relazioni umane, l'autocompiacimento è negativo. Una comunicazione coerente e strategie e soluzioni ottimizzate per le relazioni con i fornitori sono fondamentali per gestire le aspettative e rafforzare le partnership, premiando le buone prestazioni e individuando e affrontando i potenziali problemi prima che si verifichino.

Come impostare una strategia di sourcing efficace

La definizione di una strategia di sourcing efficace è fondamentale per ottimizzare il processo di approvvigionamento e raggiungere gli obiettivi aziendali a lungo termine. Ecco le fasi principali dello sviluppo di una strategia di sourcing efficace:

• Stabilire gli obiettivi: definisci obiettivi specifici e indicatori chiave delle performance (KPI) per la tua strategia di sourcing. Includi quelli più ovvi, come la riduzione dei costi e le performance dei fornitori. Ma assicurati anche di incoraggiare e premiare obiettivi come la leadership del team e l'innovazione.
• Analizzare le attività di sourcing attuali e passate: gli attuali strumenti di analisi e gestione dei dati basati sull'AI ti consentono di riunire i set di dati storici e in tempo reale in report personalizzati. E non dimenticare di consultare i team sul campo. Gli insight migliori possono venire dall'area di produzione piuttosto che dagli uffici dirigenziali.
• Sfruttare ricerche di mercato e dati sulla concorrenza: l'informazione è potere. Trasforma la “ricerca” in un obiettivo centrale. Esamina i siti web e i media della concorrenza. Ascolta i tuoi clienti. E segui le novità nel tuo settore e nel mondo. Puoi anche utilizzare gli stessi strumenti di analisi basati sull'AI che utilizzi per i dati per fornire insight sui risultati delle ricerche di mercato esterne.
• Eseguire audit periodici e monitoraggio delle performance: se non sei stato rigoroso nel richiedere ai fornitori di lunga data di sottoporsi a un monitoraggio continuo delle performance e ad audit periodici, può sembrare strano farlo all'improvviso. Ma è un passo essenziale del processo. È proprio in questo caso che l'implementazione di una strategia SRM coerente fin dall'inizio può aiutarti nel lungo periodo.

Cosa cercare nel software di sourcing

Quando selezioni il software di sourcing, assicurati che sia in linea con le esigenze della tua organizzazione e possa supportare efficacemente il processo di sourcing. Ecco alcune caratteristiche e funzionalità chiave:

• Implementazione in cloud: opta per una soluzione basata su cloud che offra scalabilità, flessibilità e accesso remoto.
• Flussi di lavoro di gestione dei processi: assicurati che il software fornisca flussi di lavoro solidi per automatizzare e snellire varie attività di sourcing, tra cui l'onboarding e la qualifica dei fornitori.
• Insight completi sulla supply chain: il software dovrebbe offrire una visione a 360 gradi delle attività della supply chain, migliorando il processo decisionale e la gestione del rischio e integrandosi senza problemi con i sistemi ERP e di gestione aziendale esistenti.
• Strumenti di gestione dei costi: cerca funzionalità che supportino l'analisi dettagliata della scomposizione dei costi e i calcoli del costo totale di importazione per il sourcing globale, inclusi logistica, dazi di importazione e imposte.
• Strumenti di collaborazione e comunicazione: le soluzioni di sourcing dovrebbero fornire strumenti che supportino la collaborazione con i fornitori su tutta la documentazione, la rendicontazione, la compliance e altro ancora.
• Analitica e rendicontazione avanzate: è essenziale poter tracciare le prestazioni in tempo reale, identificare le tendenze e gestire sostenibilità ed efficienza da un'unica piattaforma.

Per saperne di più