Panoramica dell'automazione dei processi

Quando una organizzazione cresce, coordinare il lavoro di tutti i giorni diventa più difficile. Le attività coinvolgono team, sistemi e fonti di dati, e anche i processi più semplici chiamano in causa una combinazione di passaggi manuali e strumenti disconnessi. Gli effetti si misurano in termini di ritardi, risultati incoerenti e una visibilità limitata sulle effettive modalità di svolgimento del lavoro.

L'automazione dei processi si fa carico di queste sfide mettendo a disposizione un metodo strutturato per coordinare e gestire le operazioni replicabili affinché i processi continuino a funzionare in modo affidabile, anche al crescere dell'azienda per dimensioni e complessità.

Definizione di automazione dei processi

Per "automazione dei processi" si intende l'utilizzo del software per coordinare compiti, decisioni e interazioni di sistema all'interno di workflow definiti. Anziché affidarsi ai passaggi di consegne manuali, l'automazione permette di accompagnare il lavoro da una fase all'altra seguendo regole e una logica. Riducendo la dipendenza dal coordinamento manuale, l'automazione dei processi favorisce una esecuzione più coerente e una più chiara attribuzione delle responsabilità in tutte le operazioni aziendali.

L'automazione dei processi incorpora sempre più l'intelligenza artificiale a supporto delle operazioni di progettazione, monitoraggio ed esecuzione dei processi. Negli scenari più avanzati, gli approcci assistiti dall'AI prevedono l'intervento di agenti capaci di attivare azioni, coordinare compiti tra sistemi e rispondere agli eventi aziendali operando in un perimetro di regole definite e di governance umana.

Automazione dei processi aziendali (BPA) e trasformazione digitale

L'automazione dei processi aziendali svolge un ruolo importante nella trasformazione digitale aiutando le organizzazioni a rinnovare le modalità di esecuzione del lavoro, ricorrendo anche alle funzionalità già disponibili nelle applicazioni gestionali avanzate.

Le organizzazioni iniziano spesso ad automatizzare i processi attraverso workflow preconfigurati incorporati nei propri sistemi aziendali. Tali workflow si basano generalmente su best practice consolidate e sono progettati per operare in scenari di business comuni, riducendo la necessità di uno sviluppo personalizzato o di modifiche organizzative di vasta portata.

Un simile approccio rende l'automazione più accessibile, specie alle organizzazioni di medie dimensioni. Gli strumenti di facile utilizzo permettono ai team di automatizzare e migliorare i processi senza grandi team tecnici o infrastrutture complesse. Standardizzando il modo in cui il lavoro procede e passa da un addetto e sistema al successivo, l'automazione dei processi aziendali pone le basi per operazioni più resilienti e scalabili, permettendo alle organizzazioni di concentrarsi sulla crescita, sulla compliance e sulle aspettative dei clienti in continua evoluzione.

Esempi di automazione dei processi aziendali

L'automazione dei processi aziendali si basa su una combinazione di tecnologie che supportano aspetti diversi dell'esecuzione e del coordinamento dei processi.

Automazione dei processi robotici (RPA)

L'automazione robotica dei processi interviene su compiti specifici basati su regole interagendo con le applicazioni a livello di interfaccia utente. L'RPA viene spesso utilizzata per gestire attività ripetitive in grandi volumi, quali l'immissione di dati o gli aggiornamenti di sistema.

Gestione dei workflow

La gestione dei workflow è finalizzata all'orchestrazione dei processi end-to-end. Determina il modo in cui compiti, decisioni e approvazioni procedono tra le persone e i sistemi, conferendo struttura e visibilità all'intero ciclo di vita dei processi.

Automazione di processo intelligente (IPA)

L'automazione di processo intelligente mette insieme l'automazione dei workflow con gli insight basati sui dati per supportare processi che comportano variabilità o giudizio. A differenza dell'automazione tradizionale, che si basa principalmente su regole predefinite, l'automazione di processo intelligente può incorporare tecniche di intelligenza artificiale per aiutare i team a valutare il contesto, gestire le eccezioni e adattare i workflow al variare delle condizioni. L'automazione di processo intelligente è studiata non tanto per sostituirsi al processo decisionale umano quanto per sostenerlo.

L'intelligenza artificiale nell'automazione dei processi

L'intelligenza artificiale svolge un ruolo di importanza crescente nell'automazione dei processi aziendali aiutando le organizzazioni a gestire le complessità, la variabilità e i cambiamenti. Nell'ambito dei processi automatizzati, le tecniche basate sull'AI possono essere utilizzate per analizzare il contesto, riconoscere schemi ricorrenti e corroborare le decisioni quando le sole regole predefinite non sono sufficienti.

Negli scenari più avanzati, l'AI può supportare l'automazione basata sugli agenti e guidata dagli eventi. Gli agenti software possono attivare o coordinare i vari passaggi dei processi in risposta a eventi di business, a segnali di sistema o a variazioni nelle condizioni quali l'ordine gerarchico dei lavori, l'instradamento di eccezioni o l'avvio di azioni di follow-up nei sistemi.

Queste capacità estendono la portata dell'automazione tradizionale rendendo i processi più adattivi e responsivi, ma sempre operando all'interno di workflow definiti, policy aziendali e sotto la supervisione umana. L'AI nell'automazione dei processi è studiata non tanto per sostituirsi all'assunzione di responsabilità, quanto per supportare l'esecuzione e il processo decisionale.

Tecniche e termini in uso nell'automazione dei processi

L'automazione dei processi comprende una serie di tecniche che aiutano le organizzazioni a progettare, eseguire e migliorare il modo in cui il lavoro procede tra sistemi e reparti. Tali tecniche affrontano diversi aspetti dell'automazione dei compiti, che vanno dall'esecuzione all'orchestrazione, dal monitoraggio all'ottimizzazione.

L'automazione basata su regole viene spesso utilizzata per standardizzare le attività ripetibili che si attengono a condizioni o policy chiaramente definite. L'automazione dei workflow interviene su questo assetto coordinando il modo in cui compiti, approvazioni e decisioni procedono tra le persone e i sistemi, conferendo struttura e visibilità a tutti i processi end-to-end.

Altre tecniche sono invece finalizzate a studiare e migliorare il funzionamento dei processi nel corso del tempo. L'analisi e il monitoraggio dei processi permettono alle organizzazioni di individuare i colli di bottiglia, le variazioni e le inefficienze attraverso l'esame dei dati relativi all'esecuzione di tutti i sistemi. Tali insight supportano il miglioramento continuo e un processo decisionale più informato.

L'orchestrazione basata su agenti va oltre la tradizionale automazione dei workflow facendo in modo che le varie fasi dei processi possano essere attivate, coordinate e regolate nei sistemi in risposta alle policy e a eventi di business. Anziché seguire una sequenza predeterminata, tali approcci permettono ai processi di adattare l'esecuzione in modo dinamico, sempre restando soggetti alla governance di regole definite e alla supervisione.

Coniugate con l'analisi e il monitoraggio dei processi, queste tecniche permettono alle organizzazioni di andare oltre la semplice automazione di compiti isolati, favorendo operazioni di processo più coordinate, adattabili e trasparenti. I team ottengono una migliore visibilità su come procede il lavoro, dove si verificano eccezioni e come perfezionare l'esecuzione nel tempo.

I vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Grazie all'automazione dei processi aziendali, le organizzazioni migliorano le modalità di esecuzione del lavoro a livello di team, sistemi e funzioni. Anziché puntare su incrementi di efficienza isolati, l'automazione mette a disposizione un metodo più coerente e gestibile per eseguire processi ripetibili su vasta scala.

Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei processi aziendali consiste in una maggiore uniformità. Applicando regole e workflow predefiniti, le organizzazioni possono ridurre le variazioni causate da passaggi manuali e soluzioni di emergenza informali. In questo modo hanno la certezza che i processi vengano eseguiti ogni volta allo stesso modo, indipendentemente dai volumi o dalle complessità.

L'automazione favorisce anche tempi di ciclo più rapidi per i processi che prevedono molteplici passaggi o approvazioni. Quando il lavoro viene instradato e tracciato automaticamente, i ritardi causati dai passaggi di consegne manuali si riducono. Per i team questo significa poter rispondere più rapidamente ai clienti, ai partner e agli stakeholder interni.

Un altro vantaggio fondamentale riguarda la riduzione del rischio operativo. Workflow standardizzati e controlli automatizzati aiutano le organizzazioni ad applicare le policy, mantenere la conformità e ridurre al minimo gli errori. Grazie a una visibilità più chiara sul modo in cui vengono eseguiti i processi, gli eventuali problemi possono essere individuati e affrontati per tempo.

L'automazione dei processi aziendali rafforza la trasparenza e l'assunzione di responsabilità rendendo più facile tracciare lo stato e le performance dei processi. I team ottengono migliori insight sui punti in cui il lavoro subisce rallentamenti, sulla durata dei singoli passaggi e sulle aree in cui si verificano i colli di bottiglia. Tale visibilità supporta un processo decisionale più informato e favorisce il miglioramento continuo.

Infine, l'automazione crea le condizioni per un utilizzo più efficace del tempo dei dipendenti. Non dovendo più occuparsi di compiti manuali ripetitivi, i team possono concentrarsi sugli aspetti del lavoro che richiedono giudizio, problem-solving e collaborazione. Oltre ad accrescere la produttività, questo favorisce anche una migliore esperienza dei dipendenti.

Insieme, questi vantaggi aiutano le organizzazioni a gestire la crescita, la complessità e il cambiamento senza gravare sui costi generali di gestione.

Automazione dei processi: i prossimi passi del tuo percorso verso la trasformazione digitale

Per iniziare con l'automazione dei processi non è necessaria una revisione completa dei sistemi in essere. Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni di medie dimensioni possono migliorare i processi utilizzando applicazioni gestionali avanzate già fornite di best practice. Le organizzazioni più grandi, con processi più complessi, possono iniziare puntando su un insieme circoscritto di processi ripetibili in cui l'automazione può migliorare l'uniformità, la visibilità e l'efficienza.

1. Individua i processi ripetibili: cerca i processi che dipendono fortemente da passaggi di consegne manuali, subiscono frequenti ritardi o sono soggetti a errori. Potrebbero essere ottimi candidati all'automazione.
2. Traccia una mappa dei workflow attuali: documenta come procede allo stato attuale il lavoro tra le persone e i sistemi. Cerca di capire dove i compiti subiscono rallentamenti, dove vengono prese decisioni e dove avvengono duplicazioni di dati ; questo ti aiuterà a chiarire cosa dovrebbe essere automatizzato.
3. Stabilisci le priorità dei progetti di automazione: valuta le opportunità di automazione in base all'impatto, alla complessità e alla preparazione dell'azienda. Partendo da un numero limitato di processi ad alto valore, i team possono fare esperienza e dare prova dei risultati.
4. Implementa e monitora l'automazione: una volta introdotta l'automazione, tieni traccia delle prestazioni e dei risultati dei processi. Il monitoraggio permette ai team di rilevare le eccezioni, perfezionare i workflow e migliorare l'esecuzione nel tempo. Negli scenari più avanzati, le organizzazioni possono introdurre un'automazione guidata dagli eventi o basata sugli agenti per innescare azioni proattive e coordinare il lavoro tra i sistemi ad ogni cambiamento di condizioni.

SAP supporta questi passaggi nell'ambito della sua piattaforma tecnologica, aiutando le organizzazioni a progettare, gestire e far evolvere i processi automatizzati al variare delle esigenze aziendali.

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