Definizione della gestione della retribuzione a incentivo

La gestione della retribuzione a incentivo fa riferimento alle prassi e alle tecnologie utilizzate dalle aziende per assegnare riconoscimenti monetari ai dipendenti in base alle loro prestazioni. Comprende la creazione, la gestione e l'ottimizzazione di piani di incentivazione incentrati su obiettivi prefissati con l'assegnazione di bonus o retribuzioni supplementari quando i dipendenti raggiungono tali obiettivi. Supporta anche processi più complessi e dispendiosi in termini di tempo, come i calcoli delle provvigioni, le approvazioni dei pagamenti, la gestione delle richieste e gli adeguamenti dei pagamenti.

I piani di retribuzione a incentivo promuovono la produttività individuale e il successo del team, stimolando al contempo l'allineamento a obiettivi aziendali più ampi, all'insegna di una cultura incentrata sulle alte prestazioni.

Principali elementi supportati nella gestione della retribuzione a incentivo

Ecco alcuni esempi di settori che utilizzano strumenti di gestione della retribuzione a incentivo

• Vendita al dettaglio: tutti i dipendenti dei diversi punti vendita in franchising possono accedere ad un unico sistema e visualizzare le proprie retribuzioni, anche dai dispositivi mobili personali. La maggiore visibilità con i dashboard consente ai dipendenti dei punti vendita di capire in che modo l'azienda calcola i loro bonus, lasciando a tutti più tempo da dedicare all'assistenza ai clienti.
• High tech: l'utilizzo di uno strumento che paga i venditori in modo accurato e puntuale riduce i tempi di elaborazione delle provvigioni da giorni a ore.
• Assicurazioni: i consulenti monitorano le commissioni giornalmente, per la massima tranquillità di responsabili e management. I leader identificano facilmente i KPI che perdono terreno e ottengono rapidamente le informazioni necessarie per risollevarli.
• Automotive: i responsabili delle vendite possono apportare modifiche agli incentivi in qualsiasi momento, in centinaia di concessionarie, reagendo rapidamente su vasta scala in uno scenario di settore in evoluzione.

Gestione della retribuzione a incentivo e gestione delle performance di vendita a confronto

La gestione della retribuzione a incentivo è solo una componente di una pratica più ampia che può essere automatizzata utilizzando soluzioni di gestione delle performance di vendita (SPM). Mentre il software di gestione della retribuzione a incentivo (ICM) consente di automatizzare i dati per garantire che il dipendente meritevole venga apprezzato e ricompensato per lo specifico risultato di vendita, la gestione delle performance di vendita coinvolge numerosi processi e prende in esame elementi di ampio respiro quali:

• Analisi, reporting e informazioni
• Coaching dei team di vendita
• Onboarding, compliance, formazione e licenze dei dipendenti
• Accettazione, distribuzione e allineamento delle quote
• Previsione delle vendite e definizione delle quote
• Pianificazione e allocazione dei territori

Per le aziende che hanno già adottato piani di provvigioni, l'ICM è un tipo di software vantaggioso da implementare, perché:

• Innanzitutto non richiede di cominciare tutto da zero, essendo già presente una pratica manuale da cui partire.
• L'automazione con una soluzione ICM è un percorso rapido per trovare un'alternativa a processi gravosi e inefficienti.
• Riduce notevolmente il lavoro amministrativo.

Perché è importante la gestione della retribuzione a incentivo?

Gli incentivi stimolano i dipendenti che generano ricavi e fatturato a mantenere le loro performance ai massimi livelli. Esistono altri modi per promuovere il successo, ma poche soluzioni stimolano l'azione quanto una retribuzione basata sui premi.

Lo stipendio base è un semplice scambio di tempo (ore lavorate) per denaro, mentre gli incentivi premiano l'impegno e l'eccellenza di coloro che ottengono risultati ben sopra la media.

I piani di gestione della retribuzione a incentivo mappati sugli obiettivi aziendali generali aiutano gli agenti di vendita a definire meglio le priorità e a assumere un approccio più dinamico nei confronti di possibili affari. Permettono, inoltre, anche ad altri dipendenti che generano fatturato di concentrarsi su KPI strategici con l'obiettivo di ottenere premi azionari e bonus basati sul merito. Le aziende possono impostare la gestione delle provvigioni per singoli individui e team, in modo che ognuno venga ricompensato per il successo collettivo.

Un piano di retribuzione a incentivo ben gestito non solo motiva gli agenti di vendita, ma crea anche un coinvolgimento e una fidelizzazione dei dipendenti, con una conseguente drastica riduzione del turnover del personale. I manager hanno bisogno di insight affidabili per formare e motivare efficacemente i dipendenti. Il software di retribuzione a incentivo aiuta a garantire il monitoraggio e il raggiungimento degli obiettivi, oltre a fornire lo stimolo giusto a tutte le persone coinvolte premiando i dipendenti ad alto rendimento con la retribuzione che meritano.

Tipi di retribuzione a incentivo

Gli incentivi non sono motivatori universali. In genere, diversi KPI di riferimento per gli incentivi possono essere utilizzati per promuovere le prestazioni in vari ruoli aziendali. I tipi più comuni di programmi di retribuzione sono:

• Piani di provvigioni di vendita: la forma più diffusa di retribuzione a incentivo, che può variare dalle provvigioni basate sulle vendite individuali al factoring di piani più articolati in percentuali di raggiungimento delle quote, tassi scaglionati, tassi lineari e così via.
• Fondi di incentivi alle prestazioni di vendita (SPIF): incentivi a breve termine effettivi offerti con i piani di provvigione di vendita che amplificano le vendite di un determinato prodotto.
• Bonus: importi fissi assegnati al raggiungimento di specifici benchmark che motivano tutti i dipendenti a raggiungere gli obiettivi di reparto o di livello aziendale.
• Gestione per obiettivi (MBO): fa riferimento all'assegnazione di incentivi ai rappresentanti di vendita e ad altri dipendenti che generano fatturato al raggiungimento di obiettivi specifici stabiliti dai manager.

Il pagamento degli incentivi può avvenire a livello individuale e in combinazione con i bonus di reparto.

Gli incentivi basati sulla provvigione sono semplici e vengono pagati con un importo fisso che riflette le prestazioni del dipendente.

I bonus a livello di reparto sono più complicati, in quanto i manager decidono come distribuirli ai singoli partendo da un importo di pool. Il bonus è legato al risultato individuale o deve essere diviso in parti uguali? Se sono coinvolti obiettivi a più livelli, è necessario monitorare le prestazioni per assegnare con precisione i bonus. Ciò richiede un piano chiaro e trasparenza a tutti i livelli.

Soprattutto, i dipendenti devono comprendere appieno il programma e cosa aspettarsi in base alle prestazioni. La retribuzione a incentivo è un'operazione complessa con molti livelli e opzioni: saperla gestire con strumenti efficaci significa ottenere l'accuratezza, la scalabilità e la flessibilità necessarie per evitare pressioni sulle risorse e non disorientare i dipendenti.

Sfide nella gestione della retribuzione a incentivo

Tentare di gestire gli incentivi senza affidarsi a un'efficace soluzione automatizzata può compromettere il successo di qualsiasi programma di provvigioni o incentivi. Le principali sfide sono:

Processi manuali dispendiosi in termini di tempo: la retribuzione a incentivo comporta laboriose attività manuali, come l'immissione dei dati, i calcoli e il tracciamento. Si tratta di procedure inefficienti e soggette a errore umano, spesso causa di ritardi o errori nei pagamenti che mettono sotto pressione le risorse e deludono i dipendenti.

Difficoltà nel monitorare le prestazioni: quando un'azienda cresce o opera in più sedi, il monitoraggio manuale delle prestazioni individuali e del team diventa doppiamente impegnativo. I top performer potrebbero non sentirsi valorizzati e coloro che forniscono prestazioni inadeguate potrebbero non ricevere il coaching di cui hanno bisogno per prosperare, finendo per rallentare la crescita aziendale.

Mancanza di accuratezza nel calcolo degli incentivi: affidarsi ai calcoli manuali aumenta il rischio di errori e pagamenti imprecisi che demoralizzano i dipendenti.

Distribuzione degli incentivi incoerente e iniqua: quando a causa di processi antiquati la distribuzione degli incentivi diventa vulnerabile alle incoerenze, tra i dipendenti si insinua la percezione di favoritismi o disparità di trattamento.

Rischi di conformità e audit: i processi manuali potrebbero non essere conformi alle policy aziendali o alle normative di settore, esponendo l'organizzazione a rischi di audit e possibili problemi legali.

Mancanza di integrazione con altri sistemi: senza l'automazione, è difficile integrare la gestione degli incentivi con altri sistemi aziendali come CRM, vendite e finanza, il che ostacola il flusso di dati e il coordinamento tra i diversi reparti.

Personalizzazione degli incentivi limitata: i sistemi manuali non garantiscono l'integrazione di piani di incentivazione personalizzati per i singoli dipendenti, pertanto il valore complessivo e il ROI dei piani risulta generalmente ridotto.

Ritardi nel riconoscimento e nel pagamento dei premi: l'elaborazione con fogli di calcolo prosciuga le risorse e ritarda la distribuzione delle provvigioni e dei bonus, azzerando l'effetto di rinforzo positivo auspicato e influendo negativamente sul morale e sulle prestazioni dei dipendenti.

Vantaggi della gestione della retribuzione a incentivo

La tecnologia fa una grande differenza nell'introduzione dei programmi di gestione degli incentivi e delle provvigioni. Ecco alcuni vantaggi specifici dell'implementazione di soluzioni di gestione della retribuzione a incentivo:

Automazione ed efficienza: riduci i costi operativi ed elimina il lavoro manuale nell'intero processo automatizzando i calcoli degli incentivi, l'integrazione dei dati e la gestione dei pagamenti.

Agilità e adattabilità: adatta rapidamente i piani di incentivazione in risposta alle esigenze aziendali, alle condizioni di mercato e alle strategie di vendita in continua evoluzione.

Accuratezza e trasparenza: promuovi una cultura della fiducia consentendo ai dipendenti di vedere come vengono calcolati i loro incentivi, con regole predefinite che riducono al minimo gli errori e garantiscono la massima trasparenza. Le notifiche dei flussi di lavoro e gli audit trail migliorano l'accountability e la collaborazione tra gli stakeholder.

Motivazione della forza vendite: guida i team di vendita verso i comportamenti e le performance auspicati, spronando i soggetti ad alto rendimento a continuare a spingere e fornendo la formazione e l'incoraggiamento necessari ai soggetti meno performanti.

Visibilità in tempo reale: consenti agli addetti alle vendite e ai manager di tenere traccia dei progressi, apportare i miglioramenti necessari e migliorare le prestazioni con insight on-demand.

Ottimizzazione: determina come sta andando il tuo piano di incentivazione con i migliori strumenti di analisi e reporting. L'analisi basata sui dati consente di identificare i piani ad alto rendimento, adeguare le strategie di retribuzione e massimizzare il ROI.

Processo decisionale basato sui dati: analizza le tendenze, individua le opportunità e prendi decisioni informate con rappresentazioni visive in tempo reale dei dati sulle prestazioni.

Come funziona la gestione della retribuzione a incentivo

Una soluzione completa dedicata automatizza e snellisce l'intero processo di retribuzione a incentivo, supportandone ogni tipo di scenario. In questo modo liberi tempo da dedicare a ciò che conta davvero puntando su comportamenti di vendita corretti che motivano e premiano efficacemente i dipendenti.

Le funzionalità chiave da ricercare in un software di gestione della retribuzione a incentivo possono essere:

• Cruscotti personalizzati e basati sui ruoli che offrono a dipendenti e manager una visibilità quasi in tempo reale su guadagni e risultati; tracciabilità dei risultati calcolati; self-service per richieste, approvazioni e firme; accesso alle dichiarazioni fiscali
• Funzionalità di modellazione e previsioni
• Motore di regole flessibile che semplifica la creazione, la modifica e la gestione dei piani di retribuzione a incentivo
• Gestione delle gerarchie per l'elaborazione dei dettagli dei dipendenti
• Capacità di testare diversi piani retributivi all'interno del sistema attualmente in uso per comprendere potenziali scenari futuri, senza dover ricorrere ad esperti IT
• Analisi integrata e reporting interattivo per fornire informazioni approfondite sulla correlazione tra prestazioni dei piani e ricavi
• Flussi di lavoro incorporati per accedere, inoltrare e risolvere rapidamente le contestazioni
• Datazione efficace dei record utile per l'esecuzione di audit, calcoli retroattivi delle provvigioni e adeguamenti dei periodi passati

Alcune aziende stanno inoltre iniziando a esplorare le funzionalità di AI generativa per le loro soluzioni di gestione degli incentivi, tra cui:

• Individuazione e correzione di possibili pregiudizi per mitigare i rischi
• Generazione di moduli didattici per potenziare l'addestramento e lo sviluppo

Come progettare un piano di gestione della retribuzione a incentivo

Esistono molteplici fattori che possono tornare utili per ottenere supporto e coinvolgimento nell'ambito di un programma di gestione della retribuzione a incentivo. La stabilità e l'affidabilità sono cruciali all'inizio, soprattutto se l'obiettivo è aumentare l'entusiasmo dei dipendenti e trattenere i dipendenti ad alto rendimento.

Fattori importanti da tenere a mente:

• Organizzazione: abbinando correttamente gli aspetti fondamentali del piano di incentivi ai rispettivi obiettivi aziendali si ottiene un quadro chiaro delle finalità globali. In questo modo è più semplice identificare i marcatori di performance e incorporarli accuratamente nei piani. Mantieni gestibile il numero di marcatori e assicurati che ognuno abbia un peso significativo.

• Motivazionale: ogni venditore risponde a stimoli diversi. Ad esempio, le nuove leve fremono per costruirsi una propria base clienti, pertanto tendono ad essere motivati dalle provvigioni, mentre i professionisti esperti sono più attratti da bonus trimestrali o annuali legati al superamento di determinate quote. Rivaluta regolarmente le opportunità disponibili per i dipendenti molto performanti, per quelli che rendono meno e per coloro che raggiungono gli obiettivi fissati.

• Comportamento: il comportamento dei dipendenti è influenzato da diversi fattori che concorrono al raggiungimento degli obiettivi:

  • Qual è il livello di performance del singolo addetto alle vendite rispetto al piano di incentivazione
  • Come vengono premiati il comportamento e le prestazioni del team
  • Quanto è semplice e trasparente il piano

Esistono cinque passi chiave per implementare un piano efficace di gestione della retribuzione a incentivo:

1. Inizia a pianificare circa due-tre mesi prima dell'implementazione.
2. Redigi un piano e rivedi la proposta con gli attori chiave come i responsabili della retribuzione a incentivo, i lead di vendita, i leader HR e il personale IT per garantirti il loro coinvolgimento.
3. Comunica il piano ai dipendenti coinvolti e condividi i nuovi obiettivi e i possibili benefici inattesi per generare entusiasmo.
4. Avvia l'implementazione con attività tecniche quali:

• Integrazione delle fonti di dati in entrata
• Configurazione dei piani di provvigione
• Generazione di file dei pagamenti in uscita
• Progettazione di cruscotti, rendiconti e rapporti
• Creazione e test dei workflow di approvazione dei pagamenti
• Esecuzione di test di accettazione da parte degli utenti per confrontare i risultati preesistenti con i calcoli del software ICM

1. Ritagliati il tempo per una fase di adeguamento iterativa durante la quale i piani vengono valutati e corretti in base alle esigenze.

Integra i piani di retribuzione a incentivo con il resto del business

I programmi di retribuzione a incentivo hanno successo solo se funzionano in armonia con la strategia complessiva dell'azienda. Per consentire agli agenti di vendita di raggiungere i propri obiettivi è necessario tenere adeguatamente conto di elementi come il dimensionamento del mercato, la segmentazione contabile e la pianificazione dell'area di vendita. La mancanza di precisione nelle previsioni o nella definizione delle quote si traduce in aspettative irrealisticamente elevate e agenti di vendita demotivati.

Per molte aziende gestire le retribuzioni significa risolvere una serie apparentemente infinita di problemi che si presentano in modo inaspettato. Anziché occuparsi di come migliorare il coinvolgimento dei dipendenti o personalizzare più efficacemente i piani di incentivazione, i responsabili della retribuzione spesso dedicano tempo ed energia a gestire preventivamente potenziali anomalie prima che si trasformino in problemi veri e propri. Integrando correttamente il piano di retribuzione a incentivo con una soluzione ICM, chi si occupa di questi compensi può concentrarsi maggiormente sui dipendenti e meno sulle emergenze.

Le vendite risentono della mancanza di un adattamento proattivo dei piani ai cambiamenti a livello di organico, settore di competenza, road map di prodotti e servizi o strategia di marketing. I piani retributivi più efficaci sono dinamici e flessibili e richiedono una pianificazione attiva dello scenario "what-if" basata su dati interorganizzativi in tempo reale, grazie alla quale restano costantemente pertinenti e capaci di adattarsi ai cambiamenti.

Considera alcuni suggerimenti pratici per l'integrazione con le principali aree aziendali:

• HR: monitora meglio le performance individuali, individua le carenze di competenze, registra i ruoli e le responsabilità delle diverse mansioni e gestisci promozioni o cambiamenti di ruolo. In questo modo puoi ottenere la certezza che gli incentivi siano accuratamente allineati ai ruoli e alle prestazioni dei dipendenti.
• CRM: monitora attentamente le interazioni del personale di vendita con i clienti per misurare risultati importanti come le trattative chiuse o la fidelizzazione dei clienti, e parametri più flessibili come la soddisfazione del cliente, tutti aspetti strettamente riconducibili al piano di incentivazione adottato.
• ERP: sfrutta le metriche finanziarie, i dati di inventario, i dettagli della supply chain, i documenti di vendita e le fatture per creare un piano olistico di incentivi basato sui dati in un unico sistema completamente integrato.

Suggerimenti per l'ottimizzazione del piano di gestione della retribuzione a incentivo

L'istituzione di un piano di gestione della retribuzione a incentivo è solo la prima parte del processo di implementazione dell'ICM. L'ottimizzazione è altrettanto importante, soprattutto se il business muta o se un numero elevato di dipendenti non sta raggiungendo gli obiettivi prefissati. Ecco tre consigli importanti:

1. Allinea il piano a obiettivi aziendali più ampi. Molte aziende creano incentivi per risolvere singoli problemi, ma è più efficace iniziare avendo in mente obiettivi di più largo respiro.
2. Premia i miglioramenti. Se adotti piani che premiano i dipendenti solo per il raggiungimento degli obiettivi stai perdendo un'opportunità. Considera la possibilità di ricompensarli per altri traguardi, come il contributo offerto per l'onboarding dei nuovi assunti, la riduzione delle riluttanze o del turnover, premiando cioè il tipo di dedizione che promuove la produttività del team e dell'azienda.
3. Valuta la possibilità di un aggiornamento tecnologico. Alcune delle opzioni software di retribuzione del reparto vendite attualmente disponibili offrono ampie funzionalità per creare piani sofisticati e dinamici con metodi di vendita diversificati per regione, gamma di prodotti o livello di prestazioni.

FAQ

Cos'è il software di gestione della retribuzione a incentivo?

Il software di gestione della retribuzione a incentivo aiuta a gestire i programmi di incentivazione senza costi generali significativi automatizzando le attività, calcolando le provvigioni e misurando le performance complessive dei piani.

Qual è il ruolo di un responsabile della retribuzione a incentivo?

Un responsabile della retribuzione a incentivo supporta lo sviluppo del programma correlato e la modellazione dei pagamenti attraverso varie analisi condotte durante la creazione, la manutenzione e l'aggiornamento dei sistemi e dei processi di retribuzione a incentivo.

Che cos'è la gestione delle performance di vendita (SPM)?

La gestione delle performance di vendita (SPM) si riferisce alla pratica di pianificazione, creazione, tracciamento, gestione e analisi dei risultati e delle strategie di vendita che supportano gli obiettivi aziendali. Spesso le aziende adottano soluzioni SPM per rendere le operazioni più efficienti e aumentare i ricavi, espandendo così il loro business. Queste soluzioni sono utili anche agli addetti alle vendite per raggiungere gli obiettivi e le quote target, e per tenere traccia delle riscossioni degli incentivi previsti.

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