Cos'è l'Enterprise Performance Management (EPM)?

Panoramica dell'EPM

L'EPM aiuta le organizzazioni a capire come funziona oggi il loro business, perché funziona proprio in quel modo e quali misure occorre attuare in prospettiva. Integrando dati aziendali ERP affidabili con dati esterni e non ERP, l'EPM supporta pianificazione, previsioni, consolidamento, fiscalità, sostenibilità e analisi delle performance su un'unica base certa.

Le organizzazioni utilizzano l'EPM per rispondere più rapidamente ai cambiamenti, valutare nuove opportunità e integrare i controlli nell'esecuzione giornaliera. I risultati normalmente raggiungibili sono cicli di chiusura più brevi, rendicontazione più accurata, risposte più rapide ai driver del mercato, maggiore compliance e migliori performance finanziarie e operative.

Come funziona il processo EPM

La gestione delle performance aziendali segue un processo continuo a circuito chiuso che mette in connessione la strategia con l'esecuzione.

Il processo si articola generalmente nelle fasi seguenti:

1. Pianificazione e previsione
   Le organizzazioni traducono la strategia in piani integrati basati su driver sfruttando i dati finanziari e operativi dei sistemi ERP e non ERP, arricchiti da ipotesi esterne quali le tendenze di mercato e i fattori di rischio.
2. Gestione infragruppo
   L'EPM offre visibilità lungo l'intera catena del valore integrata, riducendo le attività di riconciliazione e garantendo coerenza tra le diverse entità.
3. Chiusura e consolidamento
   Le procedure automatizzate di chiusura, eliminazione e validazione attingono ai sistemi di record transazionali e a fonti di dati complementari per produrre risultati puntuali e verificabili, sia a livello di entità che di gruppo.
4. Analisi e comunicazione delle performance
   Le organizzazioni analizzano la redditività e le performance e parallelamente pubblicano informative finanziarie, fiscali e di sostenibilità integrate che aggregano i dati ERP con i dati operativi, ESG e di terze parti.
5. Implementazione dei controlli e ottimizzazione dell'esecuzione
   Gli insight vengono utilizzati per adeguare i controlli di indirizzo, perfezionare i piani e ottimizzare l'esecuzione, chiudendo il cerchio tra analisi e azione.

ERP o EPM: qual è la differenza?

L'Enterprise Resource Planning (ERP) è la dorsale operativa di un'azienda. Tra le altre funzioni primarie, ha quella tenere traccia di tutte le attività giornaliere a livello di vendite, spese, costi e altre voci correlate al bilancio. L'EPM è il partner strategico che inquadra tutti i dati transazionali in una logica di senso. L'EPM trasforma i dati ERP, unitamente a informazioni esterne e non ERP, in insight e previsioni aggregando risultati storici, metriche in tempo reale e piani e scenari rivolti al futuro. Se, da un lato, i sistemi ERP sono una fonte cruciale di dati certi, l'EPM, dall'altro, è pensato per orchestrare i dati dell'intera azienda, indipendentemente dal sistema o dall'origine.

In altri termini, l'ERP esegue, mentre l'EPM analizza. Insieme, condensano ciò che un'azienda sta facendo, come lo sta facendo e quali azioni sono necessarie per dare continuità al successo strategico.

Un EPM evoluto si estende oltre il finance per supportare la fiscalità, la sostenibilità e la pianificazione a livello enterprise, con l'AI e l'automazione integrate.

Funzionalità comuni dei sistemi EPM

• La pianificazione e le previsioni integrate consentono una programmazione continua basata sui driver in ambito finanziario e operativo.
• La chiusura finanziaria e il consolidamento accelerati supportano routine automatizzate, eliminazioni infragruppo e controlli pronti per l'audit.
• La trasparenza infragruppo assicura visibilità end-to-end lungo l'intera catena del valore aggiunto.
• Il monitoraggio delle performance in tempo reale mette a disposizione cruscotti di KPI basati sui ruoli con l'utilizzo di dati enterprise.
• Il supporto per il reporting fiscale ed esterno garantisce l'accantonamento, la rendicontazione paese per paese e la preparazione al secondo pilastro.
• La sostenibilità e la gestione ESG consentono la raccolta dei dati ESG, la contabilità del carbonio e la rendicontazione integrata.
• Gli insight basati sull'AI supportano la previsione predittiva, il rilevamento delle anomalie e l'analisi del linguaggio naturale.

Le soluzioni EPM sono indispensabili per mettere in connessione tutti i dati aziendali, in modo che ogni reparto possa lavorare in modo più efficiente e assicurare performance ottimali.

Le componenti chiave dell'EPM

L'EPM si basa su una singola piattaforma armonizzata in cui confluiscono dati ERP, non ERP ed esterni in modelli coerenti per la pianificazione, il consolidamento, l'analisi, la fiscalità e le dichiarazioni. I dati armonizzati sono il motore che muove ogni capacità e funzionalità in uso presso l'intera organizzazione. Questi gli elementi chiave da ricercare:

Integrazione dei dati

Un'efficace integrazione dei dati mette insieme una pluralità di funzionalità chiave per garantire accuratezza e coerenza tra i sistemi. La connettività diretta con l'ERP consente l'accesso in tempo reale ai dati effettivi, fornendo dati finanziari e operativi aggiornati, mentre l'integrazione con fonti esterne e non ERP estende il contesto necessario per i casi d'uso dell'EPM.

La mappatura standardizzata dei dati convoglia le informazioni provenienti da molteplici fonti in un formato unificato, mentre la gestione delle anagrafiche mantiene la coerenza a livello di entità, clienti e gerarchie nell'intera organizzazione. Infine, i controlli integrati di validazione e qualità dei dati proteggono dagli errori, garantendo informazioni affidabili e sicure per il processo decisionale.

Pianificazione, budgeting e previsioni

I processi avanzati di pianificazione, budgeting e previsione si basano su approcci dinamici e integrati finalizzati a migliorare la precisione e l'agilità. La pianificazione basata su driver mette in connessione i fattori operativi, quali il volume di vendite o l'utilizzazione delle risorse, ai risultati finanziari, facendo sì che i piani rispecchino l'attività aziendale reale. Le previsioni continue forniscono aggiornamenti costanti basati sui dati effettivi più recenti, permettendo alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle condizioni che cambiano. La modellazione degli scenari supporta l'analisi ipotetica per tenere conto dei cambiamenti del mercato o delle decisioni strategiche, aiutando i team a valutare i potenziali impatti prima di impegnarsi. Infine, i workflow collaborativi convogliano i contributi dei vari reparti in una piattaforma centralizzata, favorendo così l'allineamento e la trasparenza nell'intera organizzazione.

Consolidamento e chiusura

Il processo di consolidamento e chiusura è ottimizzato attraverso l'automazione e i controlli basati sulla compliance che gestiscono strutture multi-entità e multivaluta, riducendo l'impegno manuale e accelerando i cicli di chiusura. Le eliminazioni di consolidamento vengono gestite automaticamente con piena verificabilità, garantendo l'accuratezza delle operazioni correlate. Gli adeguamenti dei registri risultano semplificati per effetto di workflow di registrazione e approvazione efficienti, mentre i quadri di compliance integrati supportano vari standard con audit trail completi. Insieme, queste funzionalità rendono possibile una chiusura finanziaria più rapida, affidabile e trasparente.

Tassazione

I processi di tassazione sono supportati da funzionalità avanzate di automazione e compliance globale. L'accantonamento per imposte automatizzato calcola accuratamente sia le imposte correnti che quelle differite, riducendo le operazioni manuali e il rischio di errore. La rendicontazione paese per paese (CbCR) sfrutta template standardizzati per soddisfare i requisiti di conformità internazionali, mentre la funzionalità del secondo pilastro consente calcoli precisi del reddito contro l'erosione della base imponibile (GloBE) e delle aliquote fiscali effettive. Insieme, queste funzionalità fanno sì che le organizzazioni operino in piena trasparenza, aderiscano alle normative fiscali globali in evoluzione e snelliscano i complessi adempimenti tributari.

I vantaggi della combinazione di EPM e ERP

Potrebbe essere utile considerare l'ERP e l'EPM non come due prodotti distinti, ma come due sistemi complementari che, insieme, creano un ecosistema continuo di performance aziendali. Ne consegue la possibilità di un processo a circuito chiuso dall'esecuzione all'insight e poi all'azione, con i dirigenti che possono monitorare facilmente tutti gli aspetti dell'azienda in qualsiasi momento. Quando sono necessarie modifiche o correzioni, sono disponibili i dati e i report per indirizzarli verso le decisioni più efficienti e proficue.

I clienti che implementano l'EPM con l'ERP ottengono vantaggi quali:

• Maggiore redditività
  Le decisioni si basano su dati operativi e insight aziendali in tempo reale, con un più forte allineamento agli obiettivi di business.
• Maggiore fiducia finanziaria
  L'esecuzione di attività di chiusura basate in modo continuativo su dati armonizzati abbrevia i cicli e conforta gli stakeholder circa l'accuratezza.
• Maggiore efficacia fiscale
  L'ottimizzazione dei prezzi di trasferimento operativi e della trasparenza fiscale permette ai team di simulare scenari e ridurre i rischi di compliance.
• Professionisti responsabilizzati
  I team sono meno costretti a rincorrere i problemi, e prendono decisioni informate, proattive e basate sui dati utilizzando insight emersi da strumenti AI affidabili.
• Migliore reputazione aziendale
  Gli obiettivi di sostenibilità possono essere integrati nei target prestazionali e riportati sui KPI finanziari e di altro tipo.

L'evoluzione dell'EPM, dagli anni '90 a oggi

L'EPM ha fatto molta strada da quando, negli anni '90, si risolveva in pratica nell'adozione globale di fogli di calcolo e posta elettronica. Rispetto ai metodi di interazione precedenti (gli stenografi, fax, prime versioni di Lotus 1-2-3 e persino Excel) il tempo risparmiato era indubbiamente enorme, ma era ancora necessario un significativo intervento manuale di manipolazione dati. Gli analisti necessitavano pertanto di più tempo con i dati per estrarre tendenze, significato e raccomandazioni in base alle loro interpretazioni e previsioni. Dopodiché i direttori di reparto passavano in rassegna i prospetti per metterli a confronto con il budget, gli obiettivi aziendali, le aspettative e altro ancora.

Era una procedura che poteva andare avanti per settimane o persino mesi, ed era soggetta a errori di digitazione, danneggiamento dei documenti, fascicoli smarriti e altri disagi. Nel frattempo, i cambiamenti sopraggiunti a livello di mercato, vendite di prodotti o normative fiscali potevano rendere inesatti o obsoleti alcuni di questi prospetti circolanti già da tempo, proprio nel momento in cui i vertici aziendali ne avevano bisogno per sostanziare le decisioni di business.

I sistemi EPM sono entrati in uso per aiutare le organizzazioni a superare queste criticità. Ospitati on-premise, questi sistemi complessi hanno automatizzato i processi di rendicontazione e di consolidamento finanziario. Pur richiedendo tempi lunghi per l'estrazione, la trasformazione e il caricamento dei dati, questi sistemi eliminavano molte procedure manuali. Anziché studiare minuziosamente e incrociare singoli fogli di calcolo, i team finanziari potevano iniziare a concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto e a beneficiare di cicli di chiusura più brevi. Hanno inoltre innalzato notevolmente il livello di efficienza e coerenza nella rendicontazione e nella conformità normativa.

A partire dagli anni 2010, è stata eseguita la migrazione dei sistemi EPM su cloud e la tecnologia è diventata quindi più accessibile alle organizzazioni e ai reparti che non disponevano della capacità o del budget per supportare l'infrastruttura on-premise. Il sistema EPM basato su cloud offriva un'efficienza ulteriore e, soprattutto, l'accesso ai dati operativi e finanziari in tempo reale, in modo da poter tracciare la redditività e le prestazioni su richiesta.

Nonostante questi miglioramenti, il sistema EPM non era riuscito comunque nell'intento di portare la gestione e la pianificazione delle prestazioni al di fuori dell'ufficio del CFO. Ora, grazie a soluzioni che offrono pianificazione e analisi per tutta l'azienda, o pianificazione e analisi estese (xP&A), l'EPM si è evoluto in una disciplina enterprise in cloud. Le moderne soluzioni EPM offrono insight in tempo reale, pianificazione collaborativa e cicli di chiusura più rapidi, estendendo la gestione delle performance oltre la funzione finanziaria.

Con le soluzioni EPM più evolute, ciascuna business unit o ciascun reparto conserva la flessibilità di gestire la propria sfera di competenza, inserendosi comunque in un approccio integrato per quanto concerne i piani finanziari e operativi. Questo favorisce una maggiore collaborazione nella pianificazione e nella gestione delle performance e promuove l'azienda da un atteggiamento reattivo a una postura proattiva.

In che modo l'AI sta cambiando l'EPM?

I recenti progressi nell'AI hanno migliorato la capacità delle soluzioni EPM di guardare al futuro, vale a dire:

• Previsioni più accurate
  Combinando i dati storici dell'ERP con fattori esterni quali tendenze di mercato, interruzioni delle supply chain e stagionalità, i team finanziari possono generare previsioni fruibili e adattive, a tutto vantaggio dell'agilità e della redditività.
• Analisi automatizzata dei dati di mercato esterni
  L'AI è in grado di assimilare e interpretare fonti di dati esterne, quali i prezzi delle materie prime, gli indicatori economici e le prestazioni della concorrenza, senza alcun intervento manuale. I modelli di pianificazione si arricchiscono così di un contesto reale e quello che era un esercizio interno si trasforma in un momento di comprensione del mercato a 360 gradi.
• Democratizzazione dell'analisi grazie a funzionalità self-service
  Interfacce in linguaggio naturale basate sull'AI e cruscotti intuitivi consentono agli utenti estranei all'area Finance di accedere a insight senza possedere un'expertise tecnica. Un direttore commerciale, per esempio, può semplicemente chiedere: "Qual è il fatturato previsto per il quarto trimestre?" e ricevere risposte immediate e accurate. Si creano così i presupposti per un processo decisionale collaborativo e guidato dai dati su scala enterprise.
• Pre-formulazione di insight e commenti
  Anziché limitarsi a esporre numeri, i sistemi EPM utilizzano l'AI per generare spiegazioni narrative ed evidenziare i fattori chiave che sottendono le variazioni. I commenti automatizzati aiutano i dirigenti a comprendere i motivi per cui determinate performance si discostano da un piano, riducendo la necessità di analisi manuali. I cicli di rendicontazione ne risultano accelerati e le discussioni del management si svolgono in condizioni di maggiore chiarezza.
• Elaborazioni grafiche personalizzate senza programmazione
  L'AI permette di creare cruscotti dinamici e personalizzati su misura per il ruolo e le priorità di ciascun utente. I leader dell'area Finance vedono KPI consolidati, mentre i responsabili operativi visualizzano i fattori di costo, il tutto senza dover scrivere una singola riga di codice. Una simile personalizzazione favorisce l'engagement e garantisce insight sempre pertinenti e fruibili.
• Riconoscimento dei valori erratici nei processi di riconciliazione
  L'AI scansiona in continuo i dati ERP ed EPM alla ricerca di anomalie, quali transazioni insolite o scostamenti inattesi. Ricevendo precocemente la segnalazione di questi valori erratici, i team finanziari possono risolvere i problemi prima che si ripercuotano sulla chiusura o sulla compliance. Tutto questo riduce i tempi della riconciliazione e rafforza l'integrità dei dati in ogni area dell'organizzazione.

In un sistema EPM, l'AI trasforma la pianificazione e la gestione delle performance da una rendicontazione reattiva a un processo decisionale proattivo e intelligente, integrando dati di ERP, segnali esterni e insight predittivi in un'unica piattaforma strategica.

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