Automazione AP: cos'è e come funziona

L'aumento dell'interesse per l'automazione della contabilità fornitori (AP, accounts payable) rispecchia piuttosto fedelmente una tendenza diffusa tra i leader aziendali di oggi: anche se le nuove opportunità non mancano, la concorrenza non è mai stata più agguerrita e non è più tempo di procedure complicate o operazioni inefficienti. Grazie alle straordinarie funzionalità basate sull'AI delle moderne tecnologie e a una maggiore attenzione verso la leggerezza e la strategia, l'automazione dei processi entra in gioco a pieno titolo, e le imprese si stanno rapidamente rendendo conto del suo potere di liberarle dal peso di pratiche zavorrate dalla carta e da operazioni contabili manuali soggette a errori.

Nel suo ultimo sondaggio, l'Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) ha rilevato che il 56% dei team AP ha dedicato ogni settimana più di 10 ore alla sola elaborazione manuale delle fatture. E come tutti sanno, questo tipo di immissione dati può portare a errori che finiscono per costare tempo e denaro. In effetti, se ti ritrovi in qualche modo nella situazione degli intervistati del rapporto IFOL, converrai che gli "errori, le eccezioni e le discrepanze dei dati" sono in cima alle preoccupazioni del tuo reparto contabile. Fortunatamente, questi sono i tipi di sfide che l'automazione della contabilità fornitori può affrontare con facilità.

Cos'è l'automazione AP?

L'automazione della contabilità fornitori sfrutta potenti tecnologie basate sull'AI per aiutarti a snellire e migliorare i processi di AP dal primo all'ultimo passaggio. Parte dalle fatture elettroniche, che possono essere ricevute tramite un portale, direttamente da un fornitore, o convertite dai supporti cartacei ai formati digitali. Il processo consente quindi di convalidare rapidamente i dati anagrafici e di confrontare direttamente le fatture con documenti di approvvigionamento quali gli ordini d'acquisto e le entrate merci, il che si traduce in approvazioni rapide e pagamenti puntuali.

Questo processo circoscrive la necessità di un intervento manuale, con conseguente riduzione del rischio di errori e miglioramento dell'efficienza complessiva. Le migliori soluzioni di automazione AP supportano l'elaborazione dei dati in tempo reale e un processo decisionale sicuro, aspetti fondamentali per mantenere il flusso di cassa e la solidità finanziaria all'interno dell'organizzazione. E quando si è più veloci e precisi nell'elaborazione delle operazioni, non ci si limita a semplificare le attività operative, ma si rafforzano anche le relazioni con i fornitori.

Le insidie della contabilità fornitori su supporto cartaceo

I processi AP manuali e cartacei possono mettere un freno all'efficienza operativa della tua organizzazione. Ostacolano la disponibilità delle informazioni relative allo stato delle fatture e dei pagamenti, sia per te che per i tuoi fornitori. Assorbono risorse per via delle operazioni manuali di trattamento, immissione dati e riconciliazione. E ogni volta che i tuoi team vanno a caccia di documenti o telefonano per informarsi sullo stato dei pagamenti, sottraggono tempo ad attività più strategiche e pressanti. Tutto questo si può tradurre in fornitori stressati e scontenti, con conseguenze dirette sui tuoi affari in termini di potere contrattuale e di capacità di sfruttare gli sconti per pagamenti anticipati.

I vantaggi dell'automazione AP

Velocità. Precisione. Efficienza. Sono questi i primi tre aspetti comunemente associati all'automazione dei processi. Ma quando le soluzioni gestionali integrate vengono abbinate alle moderne best practice di AP, il risultato si estende oltre l'infrastruttura della contabilità fornitori, andando a sostenere una più estesa collaborazione e visibilità nell'intero complesso dei tuoi team e stakeholder. Ecco alcuni dei principali vantaggi che puoi ottenere quando automatizzi l'intero ciclo dalla fatturazione al pagamento:

• Miglioramento dell'efficienza: semplificando in modo misurabile e significativo il processo di fatturazione e pagamento, l'automazione della contabilità fornitori riduce il tempo necessario per le approvazioni e aumenta la produttività complessiva.
• Contenimento dei costi: l'automazione contrae notevolmente i costi di elaborazione delle fatture riducendo al minimo i relativi costi di inserimento manuale e manodopera, oltre a contenere le spese di archiviazione e gestione documentale.
• Migliore gestione del flusso di cassa: l'automazione dei processi AP si traduce in cicli di pagamento più rapidi, opportunità di sconti per pagamenti anticipati e insight on-demand sui bilanci che contribuiscono a massimizzare il capitale circolante e a ottimizzare il flusso di cassa.
• Miglioramento delle relazioni con i fornitori: oltre a garantire pagamenti più tempestivi, l'automazione della contabilità fornitori apre la strada a processi predicibili e a canali di comunicazione affidabili, creando relazioni migliori con fornitori più soddisfatti.
• Coerenza con le normative globali: centralizzando dati di compliance aggiornati provenienti da tutto il mondo, puoi ridurre significativamente i rischi e innescare decisioni più rapide ogni volta che si presentano nuove opportunità globali.
• Maggiore precisione: nella maggior parte dei casi gli errori sono involontari… ma non sempre. Gli strumenti integrati di automazione AP possono aiutarti a prevenire errori accidentali, e a intercettare quelli fraudolenti, prima che si verifichino.
• Gestisci le fatture senza ordine d'acquisto e le fatture per i servizi: la potenza dell'AI e del machine learning fa sì che i sistemi di automazione AP oggi disponibili possano combinare ed elaborare una varietà di set di dati eterogenei, senza perdere un colpo.

Cos'è l'automazione dei processi di contabilità fornitori?

L'automazione dei processi di contabilità fornitori è un metodo volto a ridurre al minimo l'intervento umano e ad eliminare le attività soggette a errori dal processo relativo ai debiti verso fornitori. A tale scopo viene utilizzato un software di contabilità fornitori integrato con una rete di imprese online che mette in connessione i partner commerciali per via digitale.

Come funziona l'automazione dei processi di contabilità fornitori?

I primi strumenti di automazione dei processi assomigliavano per certi versi ai robot delle catene di montaggio. Svolgevano un solo compito ripetutamente e non si prestavano volentieri a deviazioni o complessità. Per l'AI e i cervelli connessi al cloud delle soluzioni AP di oggi le complessità sono un gioco da ragazzi. Apprendono man mano che elaborano con facilità tipi diversi di dati, generando flussi di lavoro personalizzabili e rendicontazione on-demand. Di seguito sono riportati alcuni dei principali protagonisti dei migliori sistemi di automazione AP attualmente disponibili:

• Intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML): avendo queste tecnologie come motore, i sistemi di automazione AP migliorano nel tempo apprendendo dai dati storici. In questo modo diventa possibile avviare rapidamente anche i flussi di lavoro più complessi, migliorando la precisione e la velocità su tutta la linea.
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): l'OCR converte le immagini di testo digitato, scritto a mano o stampato in testo codificato meccanicamente, di solito a partire da un documento scansionato. L'applicazione dell'AI ha notevolmente migliorato l'accuratezza e la flessibilità di questa tecnologia.
• Automazione dei processi robotici (RPA): anziché robot fisici, per automatizzare le attività manuali ripetitive l'RPA utilizza robot software (bot). Come ogni altra tecnologia, negli ultimi anni questi bot si sono evoluti enormemente e ora sono in grado di gestire task sempre più complessi e impredicibili.
• Automazione dei flussi di lavoro digitali: consiste nella creazione di percorsi automatizzati per l'approvazione delle fatture, per cui queste ultime vengono instradate elettronicamente in base a criteri specifici quali l'importo, il fornitore o il centro di costo, in modo che la persona competente possa approvare la fattura corretta al momento giusto.
• Interscambio elettronico dei dati (EDI): la tecnologia EDI permette lo scambio da computer a computer di documenti aziendali in un formato elettronico standard tra partner commerciali. È un metodo che contribuisce a migliorare precisione e velocità, oltre a rendere più rigorosi i controlli di privacy e sicurezza.

Quali attività di contabilità fornitori possono essere automatizzate?

Ogni azienda avrà i propri protocolli e flussi di lavoro specifici. L'elenco seguente illustra solo alcune delle operazioni automatizzate più comunemente:

• Immissione dati e acquisizione delle fatture: di norma, la tecnologia OCR combinata con l'AI viene utilizzata per acquisire rapidamente e accuratamente i dati delle fatture, così come qualsiasi altro documento cartaceo che deve essere digitalizzato.
• Riconciliazione e convalida delle fatture: i sistemi automatici abbinano le fatture agli ordini d'acquisto e alle rispettive entrate, convalidando l'accuratezza prima di proseguire con l'elaborazione. Così facendo si ha la certezza che i pagamenti vengano effettuati solo per le operazioni verificate, rafforzando il controllo finanziario.
• Instradamento e flussi di lavoro di approvazione: vengono fissate regole predefinite per i processi di approvazione delle fatture, assicurandosi che i vari documenti raggiungano le persone competenti (con il giusto livello di sicurezza).
• Programmazione ed esecuzione dei pagamenti: i sistemi automatizzati programmano i pagamenti in base alle date di scadenza e alle strategie aziendali di flusso di cassa. Eseguono quindi i pagamenti, gestiscono i trasferimenti elettronici di fondi, ottimizzano le risorse finanziarie e rispettano le normative locali.

Come automatizzare la contabilità fornitori

Non sono tanto i guasti dei sistemi a far deragliare i progetti di trasformazione digitale, quanto la scarsa qualità della pianificazione e della comunicazione. Le seguenti strategie collaudate possono aiutarti a creare ed eseguire correttamente un progetto di automazione AP:

• Valuta gli attuali processi di contabilità fornitori e individua le lacune: inizia esaminando attentamente i processi di contabilità fornitori esistenti per individuare le inefficienze e le aree che potrebbero trarre vantaggio dall'automazione. Questa valutazione ti permetterà di individuare con esattezza le esigenze specifiche e di porre le basi per una soluzione di automazione su misura.
• Scegli il giusto software di automazione AP: seleziona un software in linea con le esigenze specifiche della tua struttura. Tieni conto di fattori quali la compatibilità con i sistemi esistenti, la facilità d'uso, la scalabilità e, se necessario, la capacità di supportare operazioni globali.
• Introduci l'acquisizione digitale delle fatture (OCR e fatturazione elettronica): implementa tecnologie quali l'OCR e la fatturazione elettronica per passare dai formati cartacei a quelli digitali, un processo fondamentale per ridurre l'immissione manuale dei dati e aumentare la precisione.
• Configura flussi di lavoro automatizzati e gerarchie di approvazione: definisci regole e flussi di lavoro chiari per l'elaborazione delle fatture e le approvazioni. Lo scopo dovrebbe essere quello di snellire i processi, ridurre i ritardi e garantire la conformità alle politiche aziendali.
• Metti a punto una solida strategia di comunicazione, feedback e formazione: le migliori integrazioni software si ottengono quando i manager si prendono il tempo necessario per informarsi sulle criticità e sui desiderata di tutti i loro team di base. Prenditi il tempo necessario per comunicare gli obiettivi dei vertici aziendali e le motivazioni alla base della scelta di nuove soluzioni. Ristruttura ruoli e responsabilità per fare in modo che l'automazione non finisca per eliminare posti di lavoro, ma liberi tempo per i tuoi team da dedicare allo sviluppo di competenze più strategiche e richieste.

Come scegliere il software di automazione AP

In presenza di una concorrenza senza precedenti e di forze di mercato non chiaramente definite, devi poter cogliere ogni opportunità per essere più agile e veloce, e per acquisire maggiori informazioni basate sui dati e visibilità su ogni aspetto della tua attività. Le tecnologie che fino a solo pochi anni fa avrebbero “fatto comodo”, ora sono diventate essenziali. È più importante che mai elaborare una strategia informata e a lungo termine con cui costruire un portafoglio di tecnologie che soddisfi esattamente le tue esigenze specifiche e ti consenta di scalare e cambiare facilmente direzione secondo l'andamento del contesto economico. Di seguito sono riportati solo alcuni dei passaggi in cui si articola la valutazione di un software di automazione AP:

• Analizza i requisiti dei tuoi processi AP: definisci chiaramente le tue esigenze di automazione, incluse le caratteristiche essenziali finalizzate alle criticità specifiche dei tuoi processi attuali.
• Valuta la scalabilità e la flessibilità: assicurati che il software sia in grado di adattarsi alla crescita e all'evoluzione dei processi e delle normative aziendali.
• Accerta la disponibilità di funzionalità di integrazione con i sistemi esistenti: il software deve integrarsi perfettamente con i tuoi sistemi ERP e finanziari esistenti per preservare coerenza a livello di dati e snellire l'operatività in tutte le funzioni aziendali.
• Assegna la priorità alla facilità d'uso e alle interfacce intuitive: opta per un software dotato di una interfaccia intuitiva per ridurre al minimo la curva di apprendimento e massimizzare i tassi di adozione tra il personale. La facilità d'uso è fondamentale per sfruttare appieno le funzionalità del software.
• Valuta le funzionalità di sicurezza e compliance: è fondamentale che il software disponga di solide misure di sicurezza per proteggere i dati finanziari sensibili e che supporti la conformità ai requisiti normativi in tutti i paesi in cui opera la tua azienda.
• Verifica la reputazione del fornitore e dei servizi di supporto: indaga sulla reputazione del fornitore sul mercato e sulla qualità del suo supporto clienti. Un servizio clienti affidabile è essenziale per una risoluzione rapida degli eventuali problemi e per garantire la continuità di funzionamento del sistema.

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