La gestione dei fornitori è ora un vantaggio competitivo

Sono finiti i giorni di conoscere i fornitori per nome, ordinare dal loro catalogo stampato e affrontare le tendenze del mercato a piacimento. La gestione dei fornitori non è più una funzione tattica di back-office; è una capacità strategica che guida la trasformazione del procurement. Per i leader del procurement di oggi, una gestione efficace dei fornitori significa liberare valore, ridurre il rischio e creare supply chain resilienti e collaborative.

Esaminiamo i fondamenti della gestione dei fornitori nel procurement, le sfide comuni, le best practice e come la tecnologia può aiutare le organizzazioni a semplificare ed elevare le relazioni con i fornitori.

Cos'è la gestione dei fornitori?

La gestione dei fornitori si riferisce all'approccio strutturato di identificazione, onboarding, valutazione e collaborazione con i fornitori durante l'intero ciclo di vita di una relazione commerciale. Garantisce che i fornitori soddisfino le prestazioni, la conformità e le aspettative strategiche, consentendo ai team di approvvigionamento di gestire il rischio, promuovere l'innovazione e fornire valore.

Qualcosa da tenere a mente: la "gestione dei fornitori" e la "gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)" sono spesso utilizzate in modo intercambiabile, ma non significano la stessa cosa. La gestione delle relazioni con i fornitori è esattamente ciò che sembra: gestire le relazioni con i fornitori. SRM è un componente del più ampio processo di gestione dei fornitori, che include anche le informazioni, le prestazioni e la gestione del rischio del fornitore.

Spiegazione del processo di gestione fornitori

Il ciclo di vita della gestione dei fornitori comprende quattro componenti principali:

1. Informazioni sui fornitori: identificazione dei potenziali fornitori, valutazione delle loro capacità e conformità, raccolta e verifica dei dati dei fornitori, configurazione dei sistemi e disponibilità alle transazioni
2. Prestazioni dei fornitori: valutazione continua della capacità dei fornitori di soddisfare i parametri prestazionali per qualità, consegna, costi e conformità
3. Rischio dei fornitori: individuare e valutare in modo proattivo le potenziali minacce che potrebbero influire sulla capacità di un fornitore di fornire beni o servizi in modo affidabile
4. Collaborazione e sviluppo dei fornitori: coinvolgere i fornitori nell'innovazione, nella sostenibilità e nelle iniziative strategiche

Il ciclo di vita della gestione dei fornitori non è lineare, è dinamico e richiede coinvolgimento continuo, visibilità e adattabilità.

Perché la gestione dei fornitori è importante oggi

I leader del procurement sono sempre più sollecitati a fornire più valore, agilità e resilienza. In che modo la gestione dei fornitori influisce sull'efficienza dell'approvvigionamento? In diversi modi all'interno dell'organizzazione, mediante:

• Ridurre i rischi della supply chain attraverso il monitoraggio e la mitigazione proattivi
• Migliorare la conformità alle norme normative e interne
• Rafforzare la collaborazione con i fornitori per promuovere innovazione e sostenibilità
• Sbloccare il valore in tutti i flussi di lavoro di sourcing, contrattazione e acquisto

In un panorama globale modellato dall'incertezza geopolitica, dai mandati ambientali, sociali e di governance (ESG) e dalla trasformazione digitale, la gestione dei fornitori è fondamentale per un procurement resiliente e basato sul valore.

Sfide comuni nella gestione dei fornitori

Nonostante la sua importanza strategica, molti team di procurement devono far fronte a sfide persistenti, tra cui:

• Dati frammentati dei fornitori: sistemi disconnessi e processi manuali ostacolano la visibilità
• Onboarding inefficiente: onboarding prolungato e incoerente ritarda il time-to-value e aumenta il rischio
• Visibilità limitata su rischi e prestazioni: senza strumenti integrati, valutare la salute dei fornitori è problematico
• Difficoltà a dimostrare il valore dei fornitori: il Procurement fatica a quantificare e comunicare il contributo dei fornitori ai risultati aziendali

Questi problemi impediscono ai team di approvvigionamento di agire in modo strategico e di fornire un impatto misurabile.

Sette best practice per una gestione più intelligente dei fornitori

Per superare queste sfide, i leader del procurement possono prendere in considerazione l'adozione delle seguenti best practice di gestione dei fornitori. Ognuno di essi offre chiari vantaggi a supporto dell'efficienza operativa, dell'allineamento strategico e della mitigazione del rischio.

1. Centralizza i dati dei fornitori

Consolidando profili, certificazioni, metriche delle prestazioni e indicatori di rischio dei fornitori in un'unica piattaforma, i team di approvvigionamento possono eliminare la compartimentazione dei dati e ottenere una visione olistica delle relazioni con i fornitori. Ciò consente un onboarding più rapido, un migliore monitoraggio della conformità e decisioni di sourcing più informate.

2. Automatizzare i flussi di lavoro di onboarding

Digitalizza l'onboarding con controlli e approvazioni di conformità automatizzati. Gli strumenti di onboarding digitale automatizzano la raccolta, la convalida e le approvazioni dei dati, garantendo una configurazione rapida e accurata dei fornitori. Ciò riduce lo sforzo manuale, riduce al minimo i ritardi e garantisce che i fornitori soddisfino i requisiti normativi e interni fin dal primo giorno.

3. Attuare il monitoraggio continuo dei rischi

Applica insight in tempo reale per valutare i rischi finanziari, operativi e geopolitici. Utilizzando strumenti integrati di gestione del rischio, i team di approvvigionamento possono monitorare i rischi finanziari, operativi e geopolitici in tutta la base di fornitori. Avvisi e cruscotti aiutano a identificare le minacce emergenti e a farle emergere in tutte le funzioni source-to-pay, consentendo interventi tempestivi che salvaguardano le supply chain e la reputazione del brand.

4. Segmentare i fornitori in modo strategico

Categorizza i fornitori per rischio, spesa e importanza strategica. Tramite la categorizzazione dei fornitori in base a spesa, rischio, importanza strategica e prestazioni, l'approvvigionamento può collaborare più strettamente con i fornitori strategici o rafforzare i controlli per i venditori ad alto rischio. Ciò può contribuire a garantire un'allocazione efficiente delle risorse e a massimizzare il valore del fornitore.

5. Collaborare in modo proattivo

Coinvolgi i fornitori in iniziative congiunte di pianificazione, innovazione e ESG. Coinvolgere i fornitori in iniziative congiunte di pianificazione, sviluppo prodotti e ESG favorisce la fiducia e l'allineamento. Le piattaforme collaborative consentono la comunicazione in tempo reale, gli obiettivi condivisi e la co-innovazione, trasformando i fornitori in partner strategici anziché in fornitori transazionali.

6. Misurare le prestazioni in modo coerente

Utilizzare KPI e schede punteggio per monitorare la consegna, la qualità e la reattività. Utilizzando KPI e schede punteggio standardizzati, i team di approvvigionamento possono monitorare l'affidabilità, la qualità, la reattività e la conformità delle consegne. I dati sulle prestazioni informano sui rinnovi dei contratti, sui programmi di sviluppo dei fornitori e sulle valutazioni del rischio, garantendo che i fornitori soddisfino le aspettative.

7. Integrazione della gestione fornitori nell'approvvigionamento

Consentire ai dati del fornitore di fluire senza soluzione di continuità in determinazione della fonte d'acquisto, contratti e acquisti. Quando i dati dei fornitori sono integrati nei flussi di lavoro di sourcing, contratti, acquisti e fatturazione, i team di approvvigionamento possono agire più rapidamente, ridurre gli errori e garantire la coerenza. Questa integrazione sblocca il valore incrementale e supporta iniziative più ampie di trasformazione del procurement.

Queste best practice di gestione dei fornitori possono aiutare le organizzazioni a spostare l'approvvigionamento dalla risoluzione reattiva dei problemi alla creazione di valore proattiva.

Come la tecnologia può semplificare la gestione dei fornitori per l'azienda moderna

La tecnologia è un fattore di svolta, che fornisce automazione, insight e trasparenza che mantengono la continuità delle supply chain, anche di fronte alla crescente crisi e incertezza. Le soluzioni di gestione fornitori offrono:

• Una suite di approvvigionamento integrata che integra la gestione dei fornitori in tutti i flussi di lavoro source-to-pay, eliminando i compartimenti stagni e promuovendo la conformità e i risparmi
• Un hub di contenuti centralizzato che consolida i dati dei fornitori provenienti da fonti affidabili, abilitando una gestione proattiva della conformità e del ciclo di vita
• Strumenti di approvvigionamento consapevoli dei rischi che generano insight in tempo reale per aiutare a identificare e mitigare i rischi dei fornitori, garantendo la continuità aziendale e proteggendo la reputazione del brand
• Un ecosistema collaborativo che collega acquirenti e fornitori in un'unica piattaforma, riducendo gli attriti e accelerando il valore

La digitalizzazione della gestione dei fornitori aiuta i team di approvvigionamento a migliorare visibilità, agilità e controllo.

Il modo in cui la gestione fornitori supporta la trasformazione del procurement

Una gestione efficace dei fornitori accelera la trasformazione del procurement allineando le capacità dei fornitori agli obiettivi strategici, promuovendo l'innovazione e migliorando costi, rischi e risultati prestazionali. Sposta l'approvvigionamento da una funzione transazionale a un business partner basato sul valore, agile e collaborativo:

• Promuovere il sourcing strategico: migliori informazioni sui fornitori portano a decisioni di sourcing più intelligenti e migliori risultati di negoziazione
• Miglioramento della gestione dei contratti: i dati integrati dei fornitori migliorano la conformità, la pianificazione dei rinnovi e la mitigazione dei rischi
• Miglioramento dell'analisi di spesa: la segmentazione dei fornitori e i dati delle prestazioni arricchiscono la visibilità della spesa, consentendo l'ottimizzazione e il risparmio sui costi
• Abilitazione degli obiettivi di ESG e innovazione: relazioni solide con i fornitori supportano iniziative di sostenibilità, diversità e innovazione, allineando il procurement ai valori aziendali

Integrando la gestione dei fornitori nel tessuto della strategia di procurement, le organizzazioni possono ottenere maggiore agilità, resilienza e creazione di valore.

Il mondo reale vince: la gestione dei fornitori in azione

Le organizzazioni di tutto il mondo e di ogni settore vedono i vantaggi tangibili della moderna gestione dei fornitori con SAP:

• Rich Products Corporation (Rich’s) aveva bisogno di una migliore visibilità sull’intero processo di approvvigionamento per vedere cosa stava acquistando in anticipo e ottimizzare le opportunità e le politiche dei fornitori in tutta l’organizzazione. L'azienda ha standardizzato le operazioni procure-to-pay per raccogliere, archiviare e arricchire i dati dei fornitori e delle transazioni in un unico posto. La trasformazione ha permesso a Rich di eseguire più di 800 milioni di dollari di spesa attraverso il suo sistema e di risparmiare tempo con più di 50.000 fatture touchless.
• Per stare al passo con la sua rapida crescita, Churchill Downs, sede del Kentucky Derby, aveva bisogno di un quadro più chiaro dei costi derivanti da dati frammentati sparsi in più sistemi. L'organizzazione ha unificato i processi di approvvigionamento, finanza e HR in un unico ERP cloud, migliorando la visibilità sulle spese di fornitori e categorie. Ciò ha ridotto la base di fornitori del 40% e semplificato i dati di spesa e l'approvvigionamento in un unico sistema.
• L&T Energy Hydrocarbon, un fornitore di soluzioni design-to-build per l'industria degli idrocarburi, aveva bisogno di migliorare la sua collaborazione digitale con i fornitori, tra cui accelerare la fatturazione e i pagamenti e ridurre gli errori di processo. La società ha integrato le proprie funzionalità dalla richiesta d'acquisto all'acquisto e dal pagamento in un'unica soluzione cloud che consente di risparmiare tempo nelle trattative con i fornitori e accelerare gli ordini d'acquisto. La soluzione integrata ha aiutato L&T a elaborare più di 30.000 ordini d'acquisto e a gestire 5.900 fornitori attivi all'anno.
• Smith+Nephew, leader globale nel settore sanitario, aveva bisogno di unificare sistemi di approvvigionamento frammentati per migliorare la visibilità sulle spese, la conformità e l'onboarding dei fornitori. La società ha standardizzato i propri processi source-to-pay, abilitando l'acquisto guidato e la gestione del ciclo di vita dei fornitori. La trasformazione ha aumentato di 400 milioni di dollari l'acquisizione della spesa, ridotto del 50% i tempi di onboarding dei fornitori e aumentato del 35% la soddisfazione dei dipendenti.
• PT Amman Mineral, una società indonesiana di estrazione di oro e rame, aveva bisogno di automatizzare i suoi enormi sforzi manuali nel procurement e nella gestione della supply chain. L'azienda ha automatizzato i processi per migliorare l'efficienza operativa, migliorare la visibilità delle spese e semplificare la collaborazione con i fornitori, inclusa la gestione dei certificati dei fornitori e garantire che tutti i fornitori dispongano di licenze aziendali attive. La soluzione integrata ha permesso all'azienda di utilizzare 214.000 fogli cartacei in meno in soli sei mesi, gestire il 90% dei propri documenti e estrarre il 95% dei suoi beni da un'unica piattaforma.

Questi esempi di gestione dei fornitori mostrano come le organizzazioni possono adottare un nuovo approccio per promuovere resilienza, innovazione e impatto sugli utili.

Fai il passo successivo verso un procurement più intelligente

Mentre i clienti costruiscono la tua attività, i fornitori sono la base. Quando sei pronto a semplificare la gestione dei fornitori e a sbloccare un maggior valore per il procurement, inizia con queste cinque fasi:

• Valuta lo stato attuale: individua le lacune in dati, processi e tecnologia
• Definisci i tuoi obiettivi: allinea la gestione dei fornitori agli obiettivi più ampi di procurement e business
• Scegli la tecnologia giusta: esplora le soluzioni per digitalizzare e integrare i flussi di lavoro dei fornitori
• Coinvolgere gli stakeholder: collabora tra procurement, finance e operations per promuovere l'adozione e la gestione del cambiamento
• Misura e ottimizza: monitora i KPI e migliora costantemente le prestazioni, il coinvolgimento e l'allineamento strategico dei fornitori

La gestione fornitori non deve essere complessa. Con la strategia e gli strumenti giusti, diventa un potente motore per la trasformazione del procurement, promuovendo risparmi, resilienza e innovazione in tutta l'azienda.

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