Perché i team finanziari devono assumere la guida del programma di modernizzazione dell'ERP

Molti team Finance che utilizzano SAP ERP Central Component (SAP ECC) riconoscono che la modernizzazione dell'ERP è necessaria e capiscono che andrà oltre alla semplice migrazione di dati e configurazioni verso un nuovo sistema. Tuttavia, faticano a tradurre questa urgenza in un piano chiaro ed eseguibile. I clienti esistenti sono comprensibilmente concentrati sulla riduzione al minimo del rischio operativo, garantendo al contempo la continuità delle operazioni finanziarie critiche. Anche la fine della manutenzione standard per SAP ECC nel 2027 è un fattore determinante nella modernizzazione del panorama aziendale e IT. Al contempo, i responsabili dell'area Finance devono preparare i propri team al cambiamento, comprendendo come l'AI possa supportare la modernizzazione dell'ERP e iniziare a generare valore ancora prima del go-live.

La funzione Finance deve definire l'agenda per la modernizzazione dell'ERP, poiché queste decisioni determinano il modo in cui i dati finanziari sono strutturati, i processi operano e i controlli vengono applicati in tutta l'azienda. Quando i team Finance si assumono la responsabilità, garantiscono che la trasformazione produca risultati misurabili: accesso più rapido a insight accurati, riduzione del lavoro manuale nei processi principali, maggiore preparazione agli audit e migliore visibilità operativa.

In definitiva, la modernizzazione dell'ERP è il punto in cui l'area Finance definisce il proprio modello operativo futuro. Stabilisce la base unificata necessaria per automatizzare il lavoro di routine, rafforzare la conformità e supportare l'innovazione continua, posizionando l'area Finance affinché operi come motore della strategia aziendale e rendendo possibile una trasformazione finanziaria scalabile.

Da cosa si stanno allontanando i team Finance e cosa ci aspetta in futuro

I team Finance stanno abbandonando gli ambienti SAP ECC, che si sono evoluti nel corso di molti anni per soddisfare le esigenze aziendali, ma spesso a costo di una crescente complessità. Il 38% delle organizzazioni SAP ha riferito quest'anno di aver dato priorità alla modernizzazione o all'eliminazione dei processi personalizzati per semplificare la transizione e migliorare l'agilità in vista dei futuri aggiornamenti.¹

Investire tempo e budget nella manutenzione di sistemi legacy eccessivamente complessi, oltre ai crescenti costi di manutenzione, crea un divario sempre più ampio tra ciò che ci si aspetta che l'area Finance fornisca e ciò che gli ambienti ERP legacy possono realisticamente supportare. Questo divario inizia inoltre a distinguere le organizzazioni in grado di agire sulla base di insight in tempo reale da quelle che non ne sono capaci.

SAP Cloud ERP Private, fornito tramite la RISE with SAP Methodology, la guida di esperti e strumenti supportati dall'AI, colma il divario offrendo un ambiente moderno e gestito, progettato per l'innovazione continua e per ridurre il costo totale di proprietà. In un recente studio Forrester Total Economic Impact™, un'organizzazione composita ha ottenuto una riduzione dei costi pari a 7,5 milioni di dollari nell’arco di tre anni eliminando gradualmente il proprio data center on-premise, a conferma del significativo impatto finanziario del passaggio da ambienti ERP legacy a SAP Cloud ERP Private.² Oltre a ridurre i costi, SAP Cloud ERP Private protegge l'investimento già effettuato collegando applicazioni, processi, dati e governance in una base operativa unificata e in tempo reale. Questo approccio supportato consente ai team Finance di superare i sistemi frammentati per adottare operazioni integrate end-to-end che aumentano la visibilità e migliorano la produttività. Ma i benefit della modernizzazione della piattaforma ERP iniziano prima del go-live. Grazie a nuove funzionalità di trasformazione supportate dall'AI e guidate da agenti, le organizzazioni possono potenzialmente ridurre lo sforzo complessivo per la migrazione ERP di oltre il 35%, consentendo al contempo migrazioni più rapide e prevedibili.³ I responsabili Finance si rivolgono sempre più a tecnologie di modernizzazione più rapide e intelligenti. Il 20% delle organizzazioni SAP intervistate quest'anno ha utilizzato strumenti automatizzati di correzione del codice per supportare la modernizzazione e la trasformazione dell'ERP.⁴

Anche se il percorso in sé è intrinsecamente complesso, non deve necessariamente risultare ingestibile. RISE with SAP offre un approccio guidato e graduale che semplifica il processo decisionale, allinea gli stakeholder e contribuisce a mantenere la continuità operativa durante l'intera transizione.

Una trasformazione aziendale di successo richiede una guida pratica che i responsabili finance possano seguire, con Built-In Support e workflow intelligenti. Le aziende che modernizzano tempestivamente la propria base ERP hanno una maggiore opportunità di adottare e scalare le capacità dell'AI in modo governato e affidabile, ottenendo un chiaro vantaggio nella rapidità con cui possono rispondere al cambiamento e tradurre gli insight in azioni.

Una road map passo-passo per la modernizzazione con SAP Cloud ERP Private

La road map per la modernizzazione dell'ERP SAP offre un approccio strutturato, fase per fase, per passare da SAP ECC all'ERP cloud, mostrando al contempo come RISE with SAP Methodology, la toolchain guidata da agenti e le relative funzionalità integrate, forniscano guida e stabilità in ogni fase. L'obiettivo è aiutare i team Finance a realizzare la trasformazione con chiarezza e controllo, riducendo il rischio operativo e creando al contempo le basi per il miglioramento continuo, l'innovazione e il valore aziendale a lungo termine dopo l'avvio operativo.

Che si tratti di avviare un programma di modernizzazione dell'ERP o di correggere la rotta di uno già esistente, i responsabili finanziari possono utilizzare questa guida passo-passo per:

• Strutturare il percorso di modernizzazione in fasi chiare e gestibili, con risultati definiti.
• Ridurre i rischi grazie a una metodologia comprovata e a strumenti basati sull'AI.
• Accelerare la transizione verso operazioni finanziarie intelligenti e basate sull'AI.

Fase 1: scoperta e valutazione

I responsabili Finance avviano questa fase creando una visione chiara e basata sui fatti dell'attuale panorama finanziario e valutando con franchezza le inefficienze dei sistemi attuali, le attività manuali e i problemi relativi ai dati. Ad esempio, dovrebbero identificare dove:

• Il lavoro manuale di riconciliazione rallenta la chiusura.
• I report non sono coerenti.
• I processi di conformità fanno troppo affidamento su soluzioni alternative.

I team Finance svolgono un ruolo attivo valutando i processi record-to-report, order-to-cash e procure-to-pay, individuando inefficienze e aree di rischio operativo. Iniziano a verificare la qualità dei Master Data, le transazioni aperte e le lacune di riconciliazione, documentando al contempo le dipendenze tra finance e altre funzioni aziendali. Questo lavoro è supportato da strumenti RISE with SAP come SAP Readiness Check, SAP Signavio Process Insights e SAP LeanIX, che forniscono diagnostiche di sistema dettagliate e benchmarking dei processi.

L'AI e l'automazione iniziano a generare valore già in questa fase iniziale. Il process mining identifica colli di bottiglia e variazioni nei workflow, mentre l'AI evidenzia anomalie nei dati delle operazioni finanziarie che sarebbero difficili da rilevare manualmente. Joule migliora ulteriormente questo aspetto consentendo ai team Finance di accedere a questi insight in modo più connesso, riunendo l'analisi dei processi, i dati di sistema e le spiegazioni contestuali in un unico livello di interazione. Il risultato di questa fase è una base di riferimento chiara: rischi definiti, inefficienze quantificate e obiettivi di trasformazione allineati. Al termine di questa fase, i responsabili finanziari condividono una visione comune della situazione attuale e di ciò che deve cambiare per supportare cicli di chiusura più rapidi, una maggiore accuratezza dei report e operazioni scalabili.

Fase 2: progettazione e allineamento

In questa fase, i responsabili finance definiscono lo stato futuro della propria organizzazione. È in questa fase che la modernizzazione dell'ERP passa dall'analisi al processo decisionale e vengono compiute le scelte architetturali e operative più importanti. Le decisioni prese in questa fase determinano se l'organizzazione replicherà la complessità esistente o semplificherà e modernizzerà radicalmente il modo in cui opera la funzione finance.

Un principio chiave introdotto durante questa fase è l'approccio clean core, che standardizza i processi non differenzianti abilitando al contempo estensioni controllate, consentendo alle organizzazioni di adottare innovazioni, incluse le funzionalità basate sull'AI, senza reintrodurre complessità.

I team Finance collaborano strettamente con gli stakeholder IT e aziendali per ridisegnare i processi secondo i principi fit-to-standard. Definiscono le strutture del piano dei conti, i modelli di rendicontazione e i framework di governance, allineando al contempo i workflow tra chiusura finanziaria, riconciliazione e conformità. Queste decisioni sono supportate da SAP Signavio e da workshop strutturati di RISE with SAP, ulteriormente descritti nel playbook per la modernizzazione dell'ERP.

In questa fase, Joule diventa più visibile come livello di interazione unificato tra applicazioni e processi. Consente ai team Finance di esplorare scenari di progettazione, accedere agli insight sui processi e comprendere le implicazioni delle decisioni in un contesto connesso. Anziché esaminare output statici, gli utenti possono interagire con i dati, simulare gli impatti sui processi e orientare le decisioni attraverso un unico punto di accesso che collega gli insight all'azione, migliorando il processo decisionale.

Il risultato è un modello operativo di riferimento chiaramente definito. I processi sono standardizzati, la governance è integrata e l'organizzazione è allineata su come la funzione finance opererà nel cloud. Questa fase determina se il sistema sarà in grado di scalare in modo efficiente e supportare l'innovazione continua.

Fase 3: preparazione e sviluppo

È la fase in cui la trasformazione diventa operativa. I sistemi vengono configurati, i dati vengono preparati e le integrazioni vengono realizzate. È anche la fase in cui viene affrontata attivamente la complessità accumulata dell'ambiente legacy, in particolare riguardo ai dati e al codice custom.

I team Finance passano dalla pianificazione all'esecuzione. Puliscono e armonizzano i dati finanziari, chiudono le transazioni legacy e stabiliscono la governance dei dati anagrafici. Questo lavoro è fondamentale, poiché la qualità dei dati influisce direttamente sull'accuratezza della reportistica, sulle prestazioni dei sistemi e sui risultati della futura automazione dell'area Finance.

RISE with SAP offre una toolchain strutturata che include il Cockpit di migrazione SAP S/4HANA, SAP Data Services e gli strumenti Custom Code Migration. Queste funzionalità standardizzano le attività di modernizzazione dell'ERP, riducono gli interventi manuali e migliorano la coerenza tra Accounts Payable e altre funzioni finanziarie fondamentali.

L'AI svolge un ruolo centrale rilevando le incongruenze, validando grandi set di dati e identificando le anomalie durante le attività di modernizzazione. Joule supporta questa fase facendo emergere informazioni pertinenti, collegando compiti correlati e aiutando gli utenti a comprendere le dipendenze nella configurazione del sistema, nella preparazione dei dati e nelle attività di integrazione.

Il risultato è un sistema configurato con dati puliti e convalidati e integrazioni strutturate. I team finanziari procedono con fiducia, sapendo che il loro ambiente riflette il modello operativo previsto.

Fase 4: test e validazione

I test garantiscono che le operazioni finanziarie funzionino in modo affidabile in condizioni reali. Per i team Finance, questa fase segna l'inizio della convalida della precisione finanziaria, della conformità e della continuità operativa, non solo della funzionalità tecnica.

Gli utenti Finance testano scenari end-to-end, inclusi chiusura, consolidamento e reporting. Verificano registrazioni contabili, riconciliazioni e output per garantire il rispetto dei requisiti normativi e di audit e l'allineamento alle pratiche di governance.

SAP Cloud ALM offre una gestione strutturata dei test, mentre l'automazione aumenta la copertura e riduce l'impegno manuale. L'AI migliora ulteriormente l'efficienza generando casi di test e identificando incongruenze nei risultati.

Joule continua a offrire valore durante la convalida, aiutando gli utenti a interpretare i risultati, analizzare i problemi e orientarsi in scenari di test complessi. Invece di esaminare manualmente grandi volumi di output dei test, i team Finance possono analizzare i problemi nel contesto, collegare i processi interessati e adottare misure correttive più rapidamente.

Ciò riduce notevolmente il tempo dedicato alla revisione manuale, aumentando al contempo la fiducia nei risultati. Rafforza inoltre l'importanza di dati puliti e processi standardizzati, essenziali per risultati AI affidabili in produzione.

Il risultato di questa fase è la fiducia nell'integrità del sistema. I responsabili Finance sanno che processi, dati e controlli funzionano come previsto prima del go-live.

Passo 5: implementazione e go-live

Il go-live segna il passaggio dall'implementazione alle operazioni in produzione. Questa fase richiede un'esecuzione accurata per garantire la continuità aziendale durante la migrazione al nuovo sistema.

I team Finance gestiscono le attività di cutover, tra cui la migrazione finale dei dati, la convalida dei saldi e il monitoraggio delle transazioni iniziali. Precisione e coordinamento sono fondamentali, poiché gli errori in questa fase possono influire sulla rendicontazione e sulla conformità. RISE with SAP fornisce un'implementazione strutturata e un'infrastruttura gestita da SAP, riducendo il carico operativo e migliorando la stabilità.

L'AI migliora questa fase grazie al monitoraggio in tempo reale e al rilevamento delle anomalie. Joule offre ulteriore supporto collegando insight di sistema, dati operativi e workflow di risoluzione dei problemi. Gli utenti possono accedere alle informazioni, navigare nei processi e rispondere ai problemi in un ambiente unificato, anziché passare da uno strumento all'altro. Ciò migliora i tempi di risposta, riduce la confusione e aiuta a mantenere il controllo durante una fase ad alto rischio.

Il risultato è una transizione stabile a SAP Cloud ERP Private, con operazioni finanziarie eseguite in un ambiente integrato e in tempo reale.

Passo 6: gestione, ottimizzazione ed espansione

Dopo il go-live, l'attenzione si sposta sul miglioramento continuo e sulla massimizzazione del valore. I team Finance stabilizzano le operazioni, perfezionano i processi ed espandono l'automazione in tutti i workflow.

Questa è la fase in cui le organizzazioni iniziano a realizzare pienamente l'Autonomous Enterprise, in cui le persone definiscono la direzione da seguire mentre l'AI coordina l'esecuzione tra i vari processi.

Joule diventa il principale livello di interazione e orchestrazione nelle operazioni finanziarie. Consente agli utenti di accedere agli insight, attivare workflow e coordinare azioni tra le applicazioni utilizzando il linguaggio naturale. Anziché navigare tra sistemi separati, gli utenti operano in un ambiente unificato in cui dati, processi, assistenti e agenti sono connessi in tempo reale.

Gli assistenti AI e gli agenti ora operano direttamente nei workflow finanziari. Gli assistenti raccolgono le informazioni contestuali rilevanti per ruoli specifici, mentre gli agenti eseguono processi in più fasi, tra cui riconciliazione, rilevamento delle anomalie e monitoraggio della conformità, in linea con le best practice in materia di rischio e conformità dell'AI.

Ad esempio, le attività di chiusura finanziaria vengono accelerate tramite registrazioni e riconciliazioni automatizzate, mentre l'AI identifica i problemi in anticipo e li risolve tramite workflow guidati. La pianificazione e le previsioni diventano processi continui, supportati da funzionalità di pianificazione di scenari.

Il risultato è una funzione Finance che opera con maggiore velocità, precisione e adattabilità. I processi sono sempre più automatizzati, gli insight vengono forniti continuamente e le organizzazioni possono rispondere al cambiamento con sicurezza.

In cosa si differenzia SAP Cloud Infrastructure dalle soluzioni ERP on-premise ibride e IaaS? Le supera combinando infrastruttura, attività operative e supporto in un unico servizio gestito da SAP, offrendo:

• Un unico punto di responsabilità per l'ERP.
• Gestione integrata del ciclo di vita, monitoraggio e operazioni allineati ai carichi di lavoro SAP.
• Funzionalità integrate di resilienza, sicurezza e conformità gestite nell’ambito del servizio.
• Una base per espandere l'innovazione e i processi aziendali abilitati all'AI senza aumentare i costi generali di gestione dell'infrastruttura.

Di conseguenza, i team finanziari possono concentrarsi maggiormente sull'ottimizzazione dei processi e sui risultati aziendali, mantenendo al contempo un ambiente ERP stabile, agile e in continua evoluzione.

In che modo il valore dell'AI inizia prima del completamento della modernizzazione

Per molti team Finance, uno degli equivoci maggiori sulla modernizzazione dell'ERP è che il valore dell'AI inizi solo dopo il go-live. In realtà, SAP Cloud ERP Private consente all'AI di offrire valore misurabile durante l'intero percorso, non solo alla sua conclusione.

Questo è possibile perché l'approccio di SAP all'AI è fondamentalmente diverso. Le funzionalità basate sull'AI si fondano su una profonda conoscenza dei processi, dati aziendali ricchi di contesto semantico e controlli di governance integrati, che consentono loro di operare direttamente all'interno dei workflow aziendali anziché come strumenti analitici disconnessi.

Come i team finance possono utilizzare l'AI nell'intero percorso di modernizzazione dell'ERP

I team Finance dovrebbero considerare l'AI una capacità di esecuzione integrata che potenzia il modo di svolgere il lavoro, non un livello analitico separato.

Autonomous Finance è un modello operativo per la gestione finanziaria che incarna questo approccio consentendo agli agenti AI di eseguire end-to-end i processi di routine, quali la riconciliazione, le operazioni di chiusura, i pagamenti e il monitoraggio della conformità, liberando i professionisti del Finance per dedicarsi ad attività di maggior valore.

Joule svolge un ruolo centrale nel favorire questo passaggio verso l'Autonomous Finance. Anziché agire come strumento indipendente, Joule funge da livello unificato di interazione e orchestrazione nelle applicazioni SAP. Connette gli utenti a dati, processi, assistenti e agenti in un'unica esperienza contestuale, consentendo ai team finance di passare senza soluzione di continuità dall'insight all'azione senza dover passare da un sistema all'altro.

Allo stesso tempo, gli assistenti e gli agenti AI iniziano a supportare attività finanziarie specifiche direttamente all'interno dei workflow. Queste funzionalità, integrate in SAP Cloud ERP Private, automatizzano il lavoro di routine, come la riconciliazione, il rilevamento delle anomalie, le attività di chiusura finanziaria e il monitoraggio della conformità. Per esempio:

• I processi di chiusura finanziaria vengono accelerati grazie all'automazione delle registrazioni contabili, dei ratei e risconti e della riconciliazione.
• I processi di contabilità clienti danno priorità alle riscossioni, risolvono le contestazioni e forniscono insight previsionali sulla liquidità.
• I processi di contabilità fornitori convalidano i pagamenti, rilevano i rischi in anticipo e automatizzano le attività di compensazione.
• I processi fiscali e di conformità monitorano continuamente le modifiche normative e automatizzano gli adeguamenti del reporting.

Queste funzionalità consentono ai team Finance di ridurre il lavoro manuale, migliorare l'accuratezza dei dati e concentrarsi su attività strategiche quali la valutazione, la gestione delle eccezioni e il processo decisionale.

La road map di modernizzazione dell'ERP in breve

Fase 1: scoperta e valutazione
I responsabili Finance iniziano qui il loro percorso ERP, valutando i processi attuali, la qualità dei dati e identificando i rischi nelle operazioni finanziarie. RISE with SAP offre diagnostica di sistema, insight sui processi e guida di esperti per stabilire una base di riferimento basata sui fatti e ridurre l'incertezza nelle fasi iniziali, supportata da una pianificazione strutturata nella checklist per la migrazione ERP.

Fase 2: progettazione e allineamento
Successivamente, i team Finance definiscono il futuro modello operativo, standardizzano i processi e stabiliscono la governance. RISE with SAP supporta la progettazione fit-to-standard, la modellazione dei processi e l'allineamento del clean core per garantire una trasformazione finanziaria scalabile.

Passaggio 3: preparazione e sviluppo
I team Finance puliscono e armonizzano i dati, semplificano il codice personalizzato e preparano i sistemi alla migrazione. RISE with SAP offre strumenti strutturati, funzionalità di integrazione e convalida basata sull'AI per accelerare l'esecuzione e migliorare la qualità dei dati.

Passaggio 4: test e validazione
La funzione Finance convalida l'accuratezza finanziaria, la reportistica e la conformità attraverso test rigorosi. RISE with SAP supporta i test automatizzati, la gestione del ciclo di vita e il rilevamento delle anomalie basato sull'AI per migliorare la copertura e l'affidabilità.

Fase 5: implementazione e go-live
La funzione Finance esegue il cutover, verifica i saldi e garantisce la continuità operativa. RISE with SAP offre orchestrazione dell'implementazione, operazioni cloud e monitoraggio in tempo reale per ridurre il rischio di go-live.

Passaggio 6: gestione, ottimizzazione ed espansione
La funzione Finance stabilizza le operazioni, estende l'automazione finanziaria e migliora continuamente i processi. RISE with SAP consente innovazione continua, gestione del ciclo di vita e funzionalità AI integrate per generare valore a lungo termine.

Conclusione: la modernizzazione dell'ERP come fondamento per l'Autonomous Finance

I team finanziari sono sottoposti a una pressione crescente per fornire insight più rapidamente, mantenere la conformità e operare in modo più efficiente, il tutto gestendo complessità e rischi. Molti sistemi SAP ECC, pur essendo stabili, non sono più in grado di supportare queste esigenze su larga scala. Dati frammentati, processi manuali e una visibilità limitata in tempo reale rendono difficile tenere il passo con le aspettative aziendali e le nuove funzionalità basate sull'AI.

Ecco perché la modernizzazione dell'ERP deve essere guidata dal finance, poiché le sue decisioni definiscono come sono strutturati i dati finanziari, come operano i processi e come viene applicata la governance in tutta l'azienda. Queste sono le basi che determinano se il finance può ampliare l'automazione, migliorare il processo decisionale e operare con sicurezza.

I responsabili Finance hanno bisogno di una road map pratica per realizzare questa trasformazione, che delinei ciò che deve avvenire in ogni fase, come strutturare il lavoro e come ridurre il rischio operativo attraverso un approccio disciplinato. RISE with SAP, Joule e le funzionalità di Autonomous Finance supportano attivamente i team Finance durante l'intero percorso di modernizzazione. Dall'analisi dei processi e dalla convalida dei dati all'automazione dei test e all'accelerazione dell'esecuzione, queste funzionalità contribuiscono a migliorare i risultati in ogni fase.

Il risultato va oltre un upgrade dei sistemi. È una trasformazione che crea il fondamento operativo per la finanza moderna: un ambiente unificato e in tempo reale in cui applicazioni, dati, governance e AI operano insieme. Questo fondamento consente ai team Finance di ridurre l'impegno manuale, migliorare la preparazione alla conformità, accelerare i cicli di chiusura finanziaria ed estendere l'AI a tutta l'azienda.

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