Vai oltre i metodi di procurement transazionali

Il procurement si è evoluto da funzione addetta agli acquisti transazionali e alla tenuta di registri a disciplina gestionale dai molteplici risvolti. Oggi richiede abilità tattiche, analitiche e interpersonali. Il procurement rimane il processo di ricerca, approvvigionamento, acquisto, ricezione, ispezione e approvazione del pagamento di tutti i beni e servizi di cui un'azienda ha bisogno per funzionare. Dalle materie prime ai macchinari, dalle parcelle dei consulenti ai tavoli per conferenze, è sempre questo importante gruppo a essere coinvolto.

Oltre alle priorità di contenimento dei costi, il procurement svolge sempre più un ruolo di primo piano nella strategia di ricavi di un'organizzazione. Parallelamente, questo team già sovraccarico è chiamato a fronteggiare le opportunità e le pressioni di una supply chain globale, oltre alle esigenze dei clienti di velocità e trasparenza. Tutto questo sta inducendo le aziende a cercare nuovi modi per snellire i processi e salvaguardare i dati aziendali.

Definizione e vantaggi del procurement collaborativo

Con "procurement collaborativo" si intende l'allineamento strategico e l'integrazione delle attività di approvvigionamento tra reparti interni, fornitori e partner esterni. L'approccio può far leva sul potere d'acquisto collettivo per permettere alle imprese di ridurre i costi, migliorare l'efficienza, estendere la visibilità e rafforzare la compliance.

Anziché operare in silos, i partecipanti condividono le informazioni allo scopo di semplificare il sourcing, i contratti, gli acquisti, la gestione dei fornitori e i pagamenti. Nel contesto dei sistemi software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), il procurement collaborativo può essere integrato tramite piattaforme digitali come SAP Business Network. Queste soluzioni cloud-native fungono da hub in cui mettere in connessione acquirenti e fornitori in tempo reale, automatizzare le transazioni e incoraggiare la collaborazione. Il risultato è una riduzione degli attriti anche nell'ipotesi in cui acquirenti, partner e fornitori conducano operazioni su soluzioni software e hardware diverse.

Perché il procurement collaborativo non è più un'opzione

I professionisti del procurement sono schiacciati tra la disponibilità incerta di materiali e la spesa per rifornirsi di ulteriori scorte per effetto dei costi crescenti. Ciononostante, i team di procurement devono far sì che tutto funzioni, sempre nel rispetto delle regole e del budget. Improvvisamente, un ruolo storicamente operativo ora influisce direttamente sui risultati di business. Per riuscire nel loro intento, questi team cercano nuovi strumenti e processi con cui aiutare gli addetti interni a fare di più giorno dopo giorno senza spese eccessive.

I modelli di procurement tradizionali faticano a stare al passo con le perturbazioni globali, i cambiamenti normativi e le crescenti aspettative dei clienti. Sono caratterizzati da processi manuali, strumenti di vecchia generazione e metodi di comunicazione frammentati.

Anche le organizzazioni che ricorrono ai più evoluti sistemi ERP in cloud possono essere messe in difficoltà dalla scarsa trasparenza dei processi e delle tempistiche dei fornitori. Il risultato è, tra le altre cose, una capacità limitata di visualizzare in modo efficiente lo stock e lo stato degli ordini o dei pagamenti.

Per sciogliere il nodo, i team di procurement di tutto il mondo stanno estendendo le proprie soluzioni ERP per automatizzare e condividere in modo sicuro con i fornitori i dati sulle piattaforme cloud dedicate al procurement collaborativo e ad altre funzioni della supply chain. In questo modo si affrontano le sfide comuni e si ottengono vantaggi quali:

• Rafforzamento della visibilità consentendo a tutte le parti di seguire lo stato di ogni transazione.
• Riduzione dei tempi di ciclo automatizzando ordini d'acquisto, fatture e pagamenti.
• Migliori relazioni con i fornitori grazie a obiettivi condivisi e al monitoraggio delle performance.
• Mitigazione dei rischi attraverso la collaborazione proattiva e la definizione di piani di emergenza.

Queste nuove funzionalità permettono ai team di passare da operazioni transazionali a un'azione strategica, rendendo il procurement collaborativo non solo vantaggioso, ma indispensabile.

Ruoli, processi e stakeholder chiave per la collaborazione nel procurement

Prima di impegnare il budget in una soluzione di procurement collaborativo, di alterare i workflow e di coinvolgere il supporto IT, è importante stabilire chi dovrebbe essere coinvolto e proporre una tempistica.

La creazione di un business case per la collaborazione nel procurement è guidata da diverse motivazioni: la presa d'atto della necessità di un rinnovamento da parte dell'azienda, la spinta verso la fatturazione elettronica per l'efficienza operativa, le normative fiscali che impongono la fatturazione elettronica e i risparmi a lungo termine che possono essere reinvestiti in un'altra area del business.

La discussione e la presentazione avvengono generalmente dopo che un progetto di migrazione al cloud primario è andato avanti senza problemi per un certo periodo di tempo. Nell'incontro con gli stakeholder può essere utile ricercare e illustrare i KPI positivi, per illustrare il valore dei recenti upgrade della modernizzazione.

Oltre al reparto di procurement possono essere incluse altre funzioni:

• Finance , che tiene traccia delle spese di approvvigionamento, formula previsioni di budgeting, garantisce la conformità finanziaria e supporta le analisi costi-benefici.
• Ufficio legale e compliance, che esamina i contratti per rilevare eventuali problemi legati al rispetto dei requisiti normativi e degli standard delle policy interne.
• Gestione di attività operative e supply chain, che coordina logistica, magazzino, dettagli di consegna e metodi di approvvigionamento.
• Analisti IT e di sistema, che esprimono un parere circa la soluzione più adatta alle esigenze dell'azienda e supervisionano l'integrazione dei dati con un provider di piattaforme di procurement.

Strumenti di collaborazione nel procurement: caratteristiche ed ecosistema

Gli strumenti più recenti per la collaborazione nel procurement sono architetture basate su cloud e abilitate tramite API che supportano scalabilità, interoperabilità e scambio di dati in tempo reale. Per le aziende che operano ancora in ambienti on-premise o ibridi esiste comunque la possibilità di avvalersi di questi strumenti evoluti tramite middleware e connettori.

Le piattaforme di procurement sono relativamente nuove, e le funzionalità che hanno introdotto stanno attirando l'attenzione dei professionisti della gestione finanziaria e degli approvvigionamenti. SAP Business Network, per esempio, supporta più di tre milioni di imprese che effettuano scambi e collaborano tra loro. Gli utenti godono dei vantaggi dell'automazione dei processi in termini di risparmio di tempo e apprezzano il fatto che la piattaforma risolva i problemi di compatibilità e integrazione. I partecipanti configurano i propri ambienti aziendali in modo da poter inviare e ricevere dati con chiunque altro nella rete, indipendentemente dal sistema ERP utilizzato. Se i venditori o i fornitori di un'azienda non sono già in rete, è possibile inviare facilmente inviti a partecipare, spesso gratuitamente.

Si tratta di un indiscutibile miglioramento rispetto ai processi precedenti, come l'interscambio dati elettronico (EDI) e l'invio di fogli di calcolo tramite e-mail. L'EDI, per esempio, pur consentendo ai fornitori e agli acquirenti di scambiare ordini d'acquisto e fatture per via telematica, ha un'architettura rigida che non consente l'automazione dei controlli di accuratezza e conformità. Questi devono essere eseguiti manualmente sia dal mittente che dal destinatario, il che prolunga i tempi e introduce il rischio di errori. I sistemi EDI, inoltre, non sono in grado di condurre analisi dei dati contenuti nei documenti, né di produrre report approfonditi. Le capacità del procurement collaborativo sciolgono molti di questi nodi.

Queste le caratteristiche a valore aggiunto da cercare in una soluzione di collaborazione nel procurement:

• Condivisione dei documenti: abilita il formato elettronico automatizzato per ordini d'acquisto, fatture, pagamenti e conferme.
• Network discovery: cerca nuovi fornitori che soddisfano determinati criteri o rating, pubblica i fabbisogni di sourcing, ricevi offerte, e altro ancora.
• Portali self-service per i fornitori: permetti ai fornitori di gestire i profili, rispondere alle richieste di offerte, convertire gli ordini d'acquisto in fatture e inviarle, oltre a tracciare gli ordini.
• Cruscotti analitici: fornisci insight su spesa, prestazioni dei fornitori ed efficienza dei processi.
• Orchestrazione workflow: automatizza le approvazioni, le escalation e la gestione delle eccezioni.
• Garanzie di conformità: abbina ordini di acquisto e fatture, fai in modo che ordini e fatture siano conformi ai parametri e ai contratti degli acquirenti, scegli i fornitori approvati per ogni paese e soddisfa i requisiti normativi.
• Integrazione con i sistemi ERP: garantisci la coerenza dei dati ed elimina gran parte delle immissioni manuali negli ambienti ERP.

Le piattaforme di procurement collaborativo abilitano transazioni sicure e touchless e il coordinamento in tempo reale. Fanno parte di un ecosistema più ampio che include le reti di sourcing, logistica e asset intelligence, creando una supply chain digitale unificata.

Le insidie comuni che il procurement collaborativo deve evitare

Nonostante i numerosi vantaggi delle piattaforme di collaborazione nel procurement, convincere le aziende a dotarsene è ancora spesso complicato. Le difficoltà sono generalmente dovute a svariati motivi: il logoramento dovuto alle trasformazioni, i tempi, la resistenza dei fornitori o la mancanza di dati sul ROI. Un atteggiamento comprensibile, dato il numero di reparti coinvolti, la pianificazione tecnica e l'investimento iniziale.

Tuttavia, i responsabili del procurement esperti sono in grado di sciogliere queste preoccupazioni illustrando agli stakeholder le criticità tangibili e gli esiti positivi. Questi alcuni esempi:

Mancanza di integrazione: i sistemi disconnessi ostacolano il flusso e la visibilità dei dati.
Soluzione: per garantire una perfetta integrazione, scegli una piattaforma ERP-native.

Partecipazione limitata dei fornitori: i fornitori potrebbero essere lenti nell'adottare le piattaforme digitali.
Soluzione: offri supporto in sede di onboarding ed evidenzia i vantaggi reciproci, come i pagamenti più rapidi e il minor numero di errori. Potrebbero scoprire che molti loro rivenditori e clienti sono già in rete.

Rischi di sicurezza e compliance: la condivisione dei dati tra organizzazioni introduce vulnerabilità.
Soluzione: scegli una piattaforma con valide certificazioni di sicurezza, audit trail e compliance.

Scarsa visibilità: i sistemi discreti richiedono processi di approvvigionamento manuale articolati in più fasi.
Soluzione: autorizza la stesura congiunta dei contratti, la fatturazione elettronica e il monitoraggio delle performance su un sistema condiviso.

Costi aggiuntivi: la dirigenza potrebbe non essere disposta ad assegnare un budget aggiuntivo.
Soluzione: esegui un programma pilota e fornisci statistiche di ROI validate per ottenere ulteriori investimenti.

Se i dirigenti non sono ancora convinti, potresti fugare i loro dubbi con relazioni di terze parti. Secondo il white paper IDC Business Value dal titolo "Il valore aziendale di SAP Business Network per le strutture di acquisto"¹, i clienti possono aspettarsi un ROI positivo sotto forma di:

• Accelerazione del go-to-market.
• Accelerazione della consegna di prodotti e ordini.
• Accelerazione dell'onboarding dei nuovi partner.
• Accelerazione della consegna dei documenti.
• Aumento del ricorso agli ordini di acquisto elettronici.
• Riduzione della durata dei cicli di approvazione delle fatture.
• Un maggior numero di fatture elaborate senza eccezioni.

Altre risorse di terze parti che potrebbero rivelarsi utili sono il business value calculator di IDC² e il white paper IDC Business Value dal titolo "Il valore aziendale di SAP Business Network per le strutture di vendita."³ Una volta convinta la dirigenza, è il momento di tracciare una roadmap per passare dai processi consolidati ai workflow che permettono di risparmiare tempo.

Sviluppo di una roadmap di collaborazione per i responsabili del procurement

Sebbene l'integrazione di una soluzione per la collaborazione nel procurement sia un'impresa di minor portata rispetto a una migrazione nel cloud su scala aziendale, per ottenere risultati ottimali è comunque consigliabile elaborare una roadmap strategica. Questo esercizio offre a tutte le parti in causa l'occasione per riflettere sulle proprie esigenze e aspettative. È anche la sede opportuna per mettere in programma eventuali fasi di gestione delle modifiche o di formazione. I dipendenti saranno quindi pronti ad avvalersi dei nuovi strumenti di collaborazione per il procurement non appena saranno disponibili. I passaggi consigliati da considerare sono i seguenti:

1. Accerta lo stato di maturità attuale: valuta la situazione esistente a livello di processi di procurement, sistemi e coinvolgimento degli stakeholder. Dove incontra le maggiori difficoltà la tua squadra? Quali sono i passaggi più soggetti a errori o a problemi di comunicazione? Quali aspetti non dovrebbero cambiare secondo la squadra?
2. Definisci gli obiettivi della collaborazione: allineali alle priorità aziendali come il risparmio sui costi, l'agilità o la sostenibilità. Quali sono le tue priorità? In quali termini potrai definire il successo? Fatturazione più rapida? Meno errori? Una supply chain più resiliente?
3. Seleziona la piattaforma giusta: scegli strumenti che si integrino con il tuo sistema ERP e supportino le tue esigenze di collaborazione. Alcuni rivenditori o fornitori utilizzano già una piattaforma di procurement? In caso contrario, assicurati che possano aderire facilmente al progetto, per aumentare le probabilità di adozione.
4. Impegna gli stakeholder: coinvolgi il procurement, il finance, l'IT e i fornitori già dalle prime fasi del processo per ottenere il loro contributo, rispondere a domande e assicurarti il loro appoggio. Scegli la piattaforma di procurement più rispondente alle esigenze di tutti.
5. Procedi con progetti pilota e iterazioni: parti con un gruppo ristretto di fornitori o categorie, misura i risultati e perfeziona. Se per esempio un fornitore chiave opera già nella rete che hai scelto, esegui prima l'integrazione con la sua struttura. Configura i workflow, addestra il team e valuta i miglioramenti in un determinato periodo, per esempio tre mesi.
6. Estendi su vasta scala e ottimizza: se i vantaggi e il ROI sono convincenti, estendi il rollout al resto dei tuoi partner, fornitori e acquirenti. Allarga la collaborazione per affinare i processi, utilizzando strumenti analitici per favorire il miglioramento continuo.

Inizia subito a esplorare la collaborazione nel procurement

I tempi dei processi di procurement transazionali manuali e isolati in silos stanno gradualmente cedendo il passo ai network in cloud, in cui le aziende possono operare scambi con minori attriti. I team di procurement che si avvalgono di questi nuovi strumenti possono:

• Scoprire nuovi fornitori e concordare rapidamente condizioni contrattuali
• Rispondere più rapidamente al mutare delle circostanze della supply chain
• Acquisire una migliore visibilità su tutte le fasi del processo di compravendita
• Rispettare tutte le normative e le policy interne ed esterne

L'utilizzo di una piattaforma di procurement collaborativo aggiunge visibilità, efficienza e compliance alla tua supply chain. La soluzione giusta aspetta solo di essere scelta, e sono molte le opzioni disponibili a supporto della trasformazione della tua azienda.