Cos'è un sistema di gestione del calcolo delle retribuzioni?

Si tratta di un sistema dedicato utilizzato per calcolare le retribuzioni dei dipendenti, le ore lavorate, le detrazioni e le ritenute per ogni periodo di retribuzione. Utilizzato spesso in combinazione con sistemi di rilevazione di orari e presenze, assicura la giusta retribuzione per le ore lavorate.

Un'organizzazione può gestire il calcolo delle retribuzioni manualmente, utilizzare un software specializzato o affidare questa funzione a un fornitore terzo. Il sistema di gestione del calcolo delle retribuzioni è una componente fondamentale della gestione del capitale umano (HCM).

Perché la gestione del calcolo delle retribuzioni è importante?

Un sistema di payroll può aiutare le aziende a ridurre la complessità, gestire i rischi e crescere in modo armonioso ed efficace. Il software avanzato per il calcolo delle retribuzioni offre inoltre l'opportunità di generare report importanti, raccogliere insight approfonditi sulle tendenze e integrare i dati con sistemi interdipartimentali.

Una gestione accurata del calcolo delle retribuzioni è fondamentale per reparti come le risorse umane (HR). L'HR e il calcolo delle retribuzioni devono poter accedere a informazioni su stipendio, benefit e stato dei dipendenti per aggiornare accuratamente i record aziendali e garantire la conformità alle norme locali su fisco e lavoro.

Il mancato rispetto dei requisiti di conformità può comportare costi elevati. Nel 2023, l'IRS ha valutato che i datori di lavoro statunitensi hanno subito sanzioni pari a circa 8,5 miliardi di dollari a causa di calcoli errati e mancati pagamenti, e nel 2021 una campagna di denuncia pubblica e una causa legale si sono tradotte in milioni di dollari di sanzioni e costi di risarcimento per centinaia di datori di lavoro britannici. Anche i più piccoli errori possono causare imbarazzo pubblico, perdita di credibilità e morale basso, motivo per cui è importante che le aziende gestiscano al meglio il calcolo delle retribuzioni.

Quali sono i principali metodi di gestione del calcolo delle retribuzioni?

Ogni azienda, grande o piccola che sia, deve gestire e mantenere un sistema di calcolo delle retribuzioni accurato per pagare i dipendenti in tempo e mantenere la conformità. Esistono diverse opzioni, con i rispettivi vantaggi e svantaggi. Di seguito sono riportati i tre principali metodi di gestione del calcolo delle retribuzioni:

1.     Gestione manuale del calcolo delle retribuzioni

Questo tipo di gestione del calcolo delle retribuzioni prevede l'inserimento manuale di retribuzioni, detrazioni e imposte in fogli elettronici o in un semplice software di gestione contabile. Le piccole imprese e le startup potrebbero essere tentate di utilizzare il payroll manuale per risparmiare sui costi. Tuttavia, questo metodo è dispendioso in termini di tempo e potenzialmente vulnerabile alle minacce di sicurezza, alla perdita di dati e all'errore umano.

2.     Software di gestione del calcolo delle retribuzioni

Questo tipo di software specializzato può essere eseguito su un computer o nel cloud e può aiutare l'azienda a organizzare e agevolare l'automazione del payroll. Sempre più spesso i software di gestione del calcolo delle retribuzioni sono gestiti nel cloud e vengono forniti in abbonamento dietro pagamento di un canone. Questi software aiutano le organizzazioni a evitare costosi errori in busta paga e a tenere il passo con gli aggiornamenti di conformità, adeguandosi alle esigenze delle diverse regioni man mano che le operazioni si espandono in nuove aree geografiche, senza mettere a repentaglio l'organizzazione e la sicurezza dei dati dei dipendenti.

3.     Esternalizzazione del calcolo delle retribuzioni

Le aziende che non intendono o non hanno le risorse per gestire internamente il calcolo delle retribuzioni, possono assumere un fornitore di servizi esterno per svolgere questa mansione. Per quanto elimini parte del carico amministrativo in capo all'azienda, il ricorso a un fornitore terzo può avere un costo elevato, oltre a comportare la rinuncia almeno parziale al controllo diretto sul processo.

Quali sono le fasi del processo di gestione del calcolo delle retribuzioni?

Il calcolo delle retribuzioni prevede specifici passaggi che le organizzazioni devono seguire per garantirne il funzionamento corretto ed efficace secondo le aspettative. In definitiva, anche un singolo passo falso può comportare sanzioni o ritardi nei pagamenti delle retribuzioni. Di seguito sono riportate le tre fasi principali della gestione del calcolo delle retribuzioni:

1. Fase di pre-payroll

Comprende la raccolta dei dati essenziali dei dipendenti, quali lo stato di occupazione, le tariffe orarie e di straordinario, lo stipendio, le informazioni di monitoraggio dei tempi, eventuali bonus, straordinari o provvigioni, ferie o permessi retribuiti e detrazioni. Le organizzazioni devono inoltre assicurarsi che il proprio sistema di calcolo delle retribuzioni sia aggiornato con i dati, le policy di lavoro e le normative in materia di compliance nelle versioni più recenti.

2. Fase del calcolo

Include il calcolo della retribuzione lorda con la successiva applicazione delle detrazioni per ottenere la retribuzione netta o "pulita" del dipendente. È fondamentale per ottenere tutte le approvazioni interne necessarie per distribuire i fondi in modo puntuale e assicurare il calcolo delle retribuzioni nei tempi previsti.

3. Fase di post-payroll

Comprende la distribuzione delle retribuzioni ai dipendenti, la creazione di contributi previdenziali e pensionistici, la tenuta di registri finanziari accurati e la presentazione dei moduli e dei rapporti agli enti governativi competenti. A seconda della sede dell'azienda, i datori di lavoro dovranno conservare le registrazioni fiscali dei dipendenti per un determinato numero di anni. Ad esempio, l'IRS prevede che le imprese statunitensi conservino le registrazioni fiscali dei dipendenti per almeno quattro anni. I team interni dovrebbero inoltre riesaminare regolarmente i processi interni per garantirne l'accuratezza e trattare eventuali aree che necessitano di miglioramenti.

Quali funzioni svolge un sistema di gestione del calcolo delle retribuzioni?

Volendone approfondire i dettagli, si può affermare che un moderno sistema di calcolo delle retribuzioni può aiutare le aziende nelle seguenti funzioni:

• Calcolo delle retribuzioni dei dipendenti: automatizzare e calcolare la retribuzione lorda, le detrazioni e la retribuzione netta, assicurando la conformità agli obblighi fiscali e alle leggi sul lavoro, ivi inclusi: imposte locali, statali, provinciali, regionali, federali o nazionali, gli importi dei benefit di assicurazione sanitaria o pensionistica e qualsiasi altra ritenuta sulla retribuzione lorda.
• Elaborazione delle imposte sul calcolo della retribuzione: calcolare e trasmettere le detrazioni agli enti governativi competenti.
• Conformità con i requisiti di registrazione del calcolo delle retribuzioni: aggiornare le dichiarazioni fiscali trimestrali e annuali e i moduli di fine anno per i dipendenti e i lavoratori a contratto.
• Fornitura ai dipendenti dei rendiconti delle retribuzioni: fornire ai dipendenti un dettaglio delle loro retribuzioni e detrazioni per ogni periodo di retribuzione e da inizio anno a oggi tramite rendiconti cartacei o elettronici. Alcuni sistemi di calcolo delle retribuzioni consentono inoltre ai dipendenti di iscriversi al servizio di notifica dei rendiconti via e-mail o SMS.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione del calcolo delle retribuzioni?

I sistemi di calcolo delle retribuzioni apportano una maggiore efficienza e aiutano le aziende a risparmiare su attività HR onerose in termini di tempo. Inoltre, grazie al software di calcolo delle retribuzioni basato su cloud e all'interfaccia accessibile ovunque, i team addetti al calcolo delle retribuzioni hanno a portata di mano strumenti reattivi e altamente efficienti. Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi:

• Calcoli accurati: l'automazione dei calcoli consente alle aziende di evitare errori durante l'elaborazione del calcolo delle retribuzioni, garantendo pagamenti puntuali e accurati.
• Conformità semplificata: in caso di approvazione di nuove leggi o di modifica di leggi esistenti, il payroll in cloud è per sua natura più facilmente in grado di incorporare tali modifiche normative, permettendo in tal modo alle aziende di rispettare le scadenze critiche ed evitare sanzioni. Inoltre, per le aziende che operano in varie regioni e paesi, il payroll avanzato basato su cloud include funzionalità di localizzazione globali che ne garantiscono la conformità a livello internazionale.
• Accesso ai moduli fiscali: i dipendenti possono accedere facilmente ai loro moduli fiscali in autonomia, con conseguente riduzione del carico in capo all'HR.
• Opzioni di pagamento flessibili: i dipendenti possono scegliere se essere pagati tramite accredito diretto o assegno o tramite un'altra opzione fornita dall'azienda.
• Conservazione dettagliata dei record: i team possono ottenere dettagli consolidati del calcolo delle retribuzioni in base a dati in tempo reale e generare report personalizzati con un semplice clic del mouse. L'utilizzo di analisi dei dati di payroll per individuare tendenze e modelli aiuta le risorse umane e le aziende a prendere migliori decisioni di business.
• Employee Self-Service: i dipendenti hanno accesso ai rendiconti delle retribuzioni con pagamenti e detrazioni indicati separatamente per una maggior trasparenza.
• Riduzione degli errori di calcolo delle retribuzioni: il payroll basato su cloud elimina la necessità di calcolo e inserimento manuale dei dati e la conseguente possibilità di errori.
• Avvisi automatici: chi gestisce le retribuzioni può attivare avvisi nel software per richiamare l'attenzione su potenziali problemi e impostare promemoria di date importanti, scadenze e aggiornamenti di conformità.

Come scegliere un sistema di gestione del calcolo delle retribuzioni

Per la scelta del sistema di payroll più adatto, è essenziale che chi gestisce questo ambito valuti le esigenze e le aspettative dell'azienda prima di prendere una decisione definitiva. Una volta definito il budget di spesa e le caratteristiche irrinunciabili, le seguenti domande possono essere utili per compiere la scelta giusta:

1. Qual è la reputazione e il livello di esperienza del fornitore?

Esamina i siti web di recensioni, leggi le esperienze dei clienti e i case study ed esamina i pro e i contro di un fornitore. Registrati per una demo live o una versione di prova gratuita per testare il software prima di impegnarti.

2. Quanto è sicuro il sistema?

Scopri se il provider utilizza la crittografia, rispetta le normative sulla protezione dei dati e offre un accesso utente personalizzabile. Informati anche sui processi di backup e di ripristino dei dati.

3. Il fornitore supporta i paesi e i territori in cui conduce le sue attività?

Scopri il livello di localizzazione previsto per le sedi in cui l'azienda opera o prevede di espandersi, intesa come supporto delle diverse opzioni di lingua, valuta, calendario, fuso orario, e approfondisci le specificità di ogni paese a livello di calcoli, rendicontazione e altri aspetti.

4. Il fornitore aiuta le aziende a mantenere la conformità alle normative in continua evoluzione?

Determina se il fornitore monitora le normative legali che influiscono sul calcolo delle retribuzioni e offre aggiornamenti tempestivi per favorire la conformità. Scopri anche se il fornitore supporta i report da consegnare ai vari enti e per quali paesi e territori.

5. Il software si integra con altri sistemi?

Cerca un fornitore che offra l'integrazione con i sistemi esistenti come il software HCM per tenere costantemente aggiornate le informazioni chiave, evitare l'inserimento di duplicati e prevenire potenziali errori. Un sistema di calcolo delle retribuzioni che fornisce accesso alle API può consentire alle organizzazioni di personalizzare la propria piattaforma e connettersi con altri strumenti, ferma restando, per contro, la necessità di mantenere queste integrazioni continuamente aggiornate in tutti i sistemi connessi.

6. Quali sono le funzionalità di rendicontazione?

Scopri i tipi di report che un fornitore può generare, ad esempio un'analisi dei contributi previdenziali o di quanto dovuto per l'imposta sui salari. Verifica inoltre se sono disponibili funzionalità analitiche utili per le previsioni e i processi decisionali.

7. I costi sono in linea con il budget o le aspettative di crescita?

Determina il numero di postazioni in licenza richieste e i costi totali, dagli oneri iniziali a quelli ricorrenti. Scopri se la piattaforma è in grado di assecondare la crescita dell'azienda in termini di dimensioni e complessità. Metti a confronto questi costi con le spese potenziali causate da retribuzioni errate o mancate conformità alle normative di legge.

Casi di utilizzo della gestione del calcolo delle retribuzioni per settore

Di seguito sono riportati tre esempi di aziende di settori diversi che hanno implementato sistemi basati su cloud e sono riuscite a migliorare le operazioni di HR e calcolo delle retribuzioni.

Settore immobiliare

In seguito all'espansione da 450 a 670 dipendenti nell'arco di due anni, uno dei più grandi gruppi immobiliari australiani ha riscontrato la necessità di migliorare il supporto ai team e l'efficienza operativa. Scopri in che modo una piattaforma HR consolidata con il calcolo delle retribuzioni integrato nei processi base ha aiutato questa organizzazione con precisione, velocità e conformità. Leggi la testimonianza di GPT Group.

Sport e intrattenimento

Una grande azienda di sport e intrattenimento voleva migliorare l'employee experience e il processo decisionale sul posto di lavoro. Scopri in che modo il ricorso a un'unica fonte di dati ha aiutato l'organizzazione ad automatizzare i processi HR, ridurre i tempi di elaborazione dell'onboarding, snellire le operazioni di calcolo delle retribuzioni e prendere decisioni più informate sulla forza lavoro. Leggi la testimonianza di Sharks Sports & Entertainment.

Prodotti di consumo

Una delle più grandi aziende alimentari del mondo aveva bisogno di aggiornare i propri processi per migliorare l'esperienza e la cultura dei dipendenti. Scopri in che modo un sistema di gestione del calcolo delle retribuzioni in cloud ha aiutato questa organizzazione a fornire ai lavoratori in Medio Oriente l'accesso da smartphone a strumenti self-service e ad altri dati. Leggi la testimonianza di BRF.

Esplora i sistemi di gestione del calcolo delle retribuzioni

Le aziende orientate alla crescita, grandi o piccole che siano, possono beneficiare di processi perfezionati e di una migliore gestione del calcolo delle retribuzioni. Ecco un'utile checklist per l'HR e il calcolo delle retribuzioni che offre alle aziende la certezza di poter sostenere i propri obiettivi di business, affrontare le sfide future e soddisfare le esigenze dei dipendenti.

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