I cinque principali vantaggi dell'integrazione tra HCM ed ERP

Oggi, le aziende di maggior successo sanno che i dati e le soluzioni digitali sono la chiave della trasformazione aziendale e che il personale rappresenta la risorsa più essenziale di tale trasformazione. Pertanto, un solido sistema HCM è cruciale per una forza lavoro in continua evoluzione. E un moderno sistema ERP basato sull'AI, che fornisce una fonte univoca di informazioni affidabili e migliora la visibilità nell'intera azienda, è fondamentale per la gestione strategica e l'analisi dei dati.

Cosa accade quindi se questi due potenti sistemi vengono integrati nel cloud? Si ottiene semplicemente il meglio di entrambe le tecnologie.

ERP vs HCM

Il software di Enterprise Resource Management (ERP) ha preso il via nel settore manifatturiero. In un passato non così lontano, le soluzioni ERP venivano principalmente utilizzate per supportare le attività di produzione, la gestione della supply chain e le funzioni finanziarie e contabili. Oggi, però, i migliori ERP si sono evoluti in sistemi di gestione aziendale completamente integrati che sfruttano l'AI, il machine learning e l'analisi avanzata per collegare ogni reparto e aspetto di un'azienda in un unico sistema. Un database potente al centro di un moderno sistema ERP gli conferisce un'immensa scalabilità e velocità. Può essere personalizzato con moduli operativi che vanno oltre le funzioni di gestione contabile e produzione, in modo da servire l’intera azienda, dalla supply chain alle vendite e marketing, alla R&S, procurement e, ovviamente, Risorse Umane.

In realtà, l'HR è stato uno dei primi "moduli" a essere aggiunto a un ERP quando è stato incluso nel sistema R/4 ERP di SAP nel 1979. Con l'evolversi delle tecnologie, i moduli ERP HR hanno continuato a migliorare e a svilupparsi, e di pari passo con questa evoluzione, è cresciuta anche la richiesta da parte dei team HR di disporre di un sistema di gestione HR pensato appositamente per loro. È nato così il sistema HCM che si è evoluto fino a ricoprire quello che è il suo ruolo attuale: aiutare le aziende a gestire i propri team dall'assunzione al pensionamento, con strumenti in grado di supportare i processi di selezione del personale e onboarding, formazione, benefit e calcolo delle retribuzioni, performance, gestione dell'esperienza dei dipendenti, analisi del personale e altro ancora.

HCM ed ERP: meglio insieme

Pertanto, se i sistemi HCM sono originariamente nati come moduli ERP, perché nel corso del tempo non si sono sviluppati all'interno dell'ERP? Perché le aziende hanno avuto l'esigenza di acquisire sistemi HCM, distinti da quelli ERP? Per rispondere a questa domanda, dobbiamo pensare a come si svolge nello specifico l'attività HR e a come questa sia diversa e più complessa di molte altre attività aziendali.

Il termine “umano” nell'espressione Risorse Umane significa che al centro di questa attività vi sono le relazioni, il coinvolgimento e lo sviluppo personale. Oltre a richieste amministrative e contabili "impegnative", i responsabili HR devono anche disporre degli strumenti e dei sistemi giusti che consentano loro di gestire i componenti "soft" più umani del loro carico di lavoro. In altre parole, devono essere in grado di gestire e analizzare dati sia strutturati che non strutturati.

I dati strutturati sono blocchi quantificabili di informazioni che possono essere organizzate e formattate in un database relazionale, come un foglio di calcolo. Queste informazioni "hard" includono elementi quali calcolo della retribuzione, benefit e pianificazione. I dati non strutturati sono costituiti da informazioni più qualitative e "soft", quali attitudini e competenze, gestione delle performance e coinvolgimento dei dipendenti.

I sistemi ERP della vecchia scuola erano inizialmente strumenti per l'unificazione e la gestione di enormi volumi di dati strutturati provenienti dai sistemi più disparati dell'organizzazione. Nonostante questa funzionalità fosse estremamente preziosa, i team HR sentivano comunque l'esigenza di strumenti di gestione aziendale più specializzati e di sistemi personalizzati in grado di supportare la gestione di informazioni e dati non strutturati.

I sistemi HCM discreti hanno quindi fatto la loro prima comparsa come strumenti di gestione aziendale HR altamente specializzati e interamente dedicati alle esigenze uniche e complesse di gestione dei dati operativi e qualitativi/quantitativi dei team HR.

Dopo alcuni decenni, i moderni ERP si sono evoluti anni luce rispetto alle loro prime versioni. Di fatto, i migliori ERP odierni sono supportati dall'AI e dal machine learning, per cui non solo gestiscono perfettamente i dati sia strutturati che non strutturati, ma in realtà sfruttano questa combinazione per imparare a diventare più intelligenti e precisi tanto più ne vengono alimentati.

Anche gli HCM moderni hanno sperimentato enormi progressi in termini di velocità, funzionalità e livello di sofisticazione.

Quindi, cosa significa tutto questo? Fondamentalmente, molte aziende si trovano ora a disporre di questi due sistemi altamente efficienti (HCM ed ERP), entrambi operativi a livelli di punta, che però non comunicano tra loro. Immaginate se la straordinaria capacità tecnica di Wozniak non avesse mai incontrato l'esperienza di business di Jobs. Probabilmente entrambi avrebbero avuto un discreto successo per conto proprio, ma è solo quando si sono uniti per collaborare che sono emerse tutte le loro potenzialità.

L'integrazione HCM/ERP migliora la visibilità in tutta l'azienda

dgl

{"id":"SAP1088184","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/07/103bdecf-c87e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

https://d.dam.sap.com/a/YhCy2pq/hls.m3u8?vw=ys&rc=10&doi=SAP1088184

Quando HCM ed ERP sono integrati, le aziende possono sfruttare la potenza combinata di entrambi i sistemi per comprendere, gestire e ottimizzare la forza lavoro allineandosi al contempo agli obiettivi e alle priorità aziendali generali. Il vecchio detto “sapere è potere” non è mai stato più azzeccato e, dopotutto, cos’è la conoscenza se non informazioni? E cosa sono le informazioni se non dati? Integrando i punti di forza unici di HCM ed ERP, le aziende abbattono i silos di dati in tempo reale mettendo in collegamento la funzione HR con altre aree chiave, tra cui:

• Supply chain: grazie all'accesso ai dati della supply chain presenti nell'ERP, i professionisti HR sono meglio attrezzati per ottimizzare rapidamente le pianificazioni del personale in aree quali la produzione e la logistica, adattandone il numero in base alle necessità.
• Servizio: grazie a una visione d'insieme delle future esigenze di servizio o a improvvise variazioni nella domanda, i responsabili HR possono identificare rapidamente le lacune nelle competenze e formare i dipendenti esistenti o assumerne di nuovi per soddisfarle.
• R&S: i cicli di vita dei prodotti sono più brevi che mai e le soluzioni software collaborative rendono sempre più fattibile la collaborazione virtuale tra i team globali. Quando i team HR ricevono un avviso in tempo reale sugli impegni di ricerca e sviluppo, possono reperire e valutare meglio le competenze necessarie.
• Vendite: l'accesso in tempo reale all'acquisizione e alla conversione giornaliera o settimanale di lead consente ai team HR di disporre di informazioni aggiornate al minuto sulle performance del team di vendita e di utilizzare tali dati per individuare esigenze di ulteriore supporto o formazione per i membri del team.
• Procurement: i collaboratori indipendenti e i fornitori vengono spesso assunti al di fuori della supervisione del team HR. Con l'esplosione della gig economy, questa pratica mette a rischio le aziende per mancanza di conformità e coerenza. L'integrazione HCM/ERP consente ai team HR di collaborare con i team di pianificazione del progetto, per garantire che i collaboratori indipendenti e i fornitori di servizi esterni vengano assunti e gestiti nel rispetto di standard predefiniti.

I cinque principali vantaggi generali dell'integrazione tra HCM ed ERP

Grazie alla visibilità e alla connettività in tempo reale in tutta l'azienda, i team HR possono aggiungere valore e redditività all'intera organizzazione.

1. Affidati all'analisi e agli insight del personale per informare il processo decisionale interaziendale
   Sempre più spesso, i vertici aziendali e altri responsabili decisionali si rivolgono a insight HR basati su dati oggettivi per garantire pratiche e processi decisionali informati e redditizi in tutta l'azienda.

   • Visualizza in tempo reale informazioni approfondite sulla forza lavoro e previsioni finanziarie supportate dall'AI in ogni parte dell'azienda per promuovere un processo decisionale più sicuro
   • Misura l'impatto delle varie attività HR (selezione del personale, fidelizzazione, esperienza, performance, assenteismo, formazione e sviluppo, retribuzione) a fronte degli obiettivi di business (redditività, vendite, produttività, successo dei clienti, sicurezza)
   • Allinea in tempo reale i costi HR operativi e della forza lavoro alle priorità e agli obiettivi di business

2. Ottimizza l'intera forza lavoro La forza lavoro ibrida sta aggiungendo ulteriori complessità al processo di ottimizzazione della forza lavoro. L'integrazione tra ERP e HCM contribuisce a migliorare la visibilità e a ottenere un quadro completo della forza lavoro globale.

   • Ottieni il controllo su chi svolge le singole funzioni all'interno dell'azienda, grazie all'accesso a un unico pool di talenti esplorabile comprendente tutti i dipendenti, i collaboratori esterni e i candidati (con inclusi profili, competenze, formazione e certificazioni, ecc., il tutto in un formato coerente a livello globale).
   • Diffondi pratiche HR coerenti ed estendi la gestione dei talenti e le opportunità di crescita ai collaboratori esterni
   • Riduci i tempi di assunzione grazie all'accesso diretto a moduli di selezione e onboarding del personale e al protocollo di conformità
   • Soddisfa rapidamente le esigenze a breve termine e accelera la riallocazione del personale con valutazioni accurate e simulazioni ipotetiche

3. Aumenta il coinvolgimento e l'efficienza con esperienze perfettamente integrate Riduci la burocrazia, l'opacità e i processi complicati che rendono frustrati i dipendenti.

   • Offri ai dipendenti un singolo punto di accesso intuitivo a tutti i loro documenti e informazioni HR
   • Un'unica interfaccia per i dipendenti che integra le attività HR con altre aree correlate dell'azienda, come l'onboarding con la gestione delle risorse o la gestione di trasferte e spese effettuate dai dipendenti
   • Riduci al minimo il reporting e le attività manuali frustranti e facilmente soggette a errori grazie a tecnologie e a processi smart automatizzati e facili (e persino divertenti) da utilizzare
   • Raccogli e analizza i dati del personale in tutte le sue esperienze di lavoro, per ottenere informazioni significative che possano contribuire a migliorare la soddisfazione e il sentiment dei dipendenti

4. Riduci i rischi finanziari, di conformità e di sicurezza Il lavoro da remoto e ibrido ha portato a una forza lavoro geograficamente distribuita che si estende a diverse province, regioni e persino stati. I lavoratori freelance e della gig economy stanno assumendo un ruolo sempre più importante in numerose aziende, andando ad aggiungere ulteriori complessità a un insieme già di per sé complesso di esigenze di compliance amministrativa e finanziaria.

   • Assicura il rispetto della conformità alle normative e ai requisiti di legge grazie a un reporting accurato e completo dell'intera forza lavoro in tempo reale
   • Riduci i rischi e i costi operativi con un'elaborazione end-to-end del calcolo delle retribuzioni e controlli di audit globali
   • Elimina la condivisione manuale dei dati e ottieni un quadro più preciso delle spese di gestione di retribuzioni e benefit in tutta l'azienda
   • Proteggi il tuo personale e la tua azienda standardizzando le politiche di governance dei dati e i protocolli di accesso in tutti i processi di business

5. Elimina i silos e alimenta l'innovazione con sistemi HCM ed ERP che operano dalla stessa piattaforma

   • Sfrutta un "modello di dati del personale" di base da condividere con altre aree operative dell'azienda
   • Allinea i modelli di dati, incorpora l'analisi tra sistemi, rafforza la fiducia nella gestione dell'identità e della sicurezza del cloud e fornisci blueprint di processo end-to-end che contribuiscono a creare flussi di lavoro unificati e una user experience perfettamente integrata
   • Armonizza infrastrutture applicative on-premise, cloud e di terze parti in un unico punto accessibile.

Passi successivi verso l'integrazione HCM/ERP

Come per qualsiasi cambiamento operativo, l'implementazione di nuove soluzioni può risultare impegnativa e stressante. Le integrazioni tra ERP e HCM hanno maggiore successo quando è presente un forte impegno nei confronti della comunicazione e della gestione del cambiamento. Dedicando tempo a mostrare ai vari team tutti i vantaggi e la sorprendente facilità di utilizzo delle soluzioni cloud integrate, non solo saranno pronti per la trasformazione digitale, ma ne saranno entusiasti.