La chiusura finanziaria è un processo tradizionalmente associato a operazioni ripetitive e soggette a errori, svolte sotto la pressione di dover chiudere i libri il più velocemente possibile entro i limiti umani. E se le decisioni di business cruciali sono spesso una questione di sottili equilibri, i report e i rendiconti finanziari su cui si basano sono validi solo nella misura in cui garantiscono accuratezza e affidabilità.

Alle prese con una concorrenza sempre più temibile, le medie imprese di oggi devono essere in grado di orientare e adattare rapidamente i propri modelli di business. Processi di chiusura finanziaria efficienti e affidabili contribuiscono a trasmettere fiducia e rapidità alla programmazione e alle decisioni dell'azienda, e aiutano gli investitori e gli azionisti a riconoscere gli eventi positivi quando si presentano.

Cos'è la chiusura finanziaria?

Per chiusura finanziaria si intende un processo ricorrente di revisione e riconciliazione il cui esito è la pubblicazione dei report e dei rendiconti finanziari necessari per avere una visione dettagliata della situazione fiscale della società. In altre parole, la chiusura finanziaria è l'insieme di tutte le attività di gestione finanziaria che i reparti contabili portano a termine per “chiudere i libri” entro un lasso di tempo specifico, per esempio un mese, un trimestre o un intero esercizio. Scopo finale della chiusura contabile è la pubblicazione di report dettagliati e completi, tra cui:

• Stato patrimoniale o situazione dei capitali
• Conto economico o conto profitti e perdite
• Rendiconto del flusso di cassa

Che differenza c'è tra “effettuare la chiusura finanziaria” e “chiudere i libri”?

Anche chi conosce la differenza tra le due espressioni spesso le utilizza in modo quasi intercambiabile. Dal punto di vista operativo occorre tuttavia distinguere tra l'operazione della chiusura finanziaria e l'azione di chiudere i libri, una distinzione sempre più rilevante nella misura in cui le medie imprese aspirano a una migliore integrazione dei propri processi contabili in un unico sistema cloud, come per esempio le soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning).

Diamo allora una definizione a questi termini chiave:

• La chiusura finanziaria è un'espressione generale che fa riferimento a tutti i processi contabili che rientrano nella chiusura dei libri, incluso l'effettivo atto di chiusura. Il risultato è l'insieme di report e rendiconti finanziari che forniscono agli stakeholder e agli executive un quadro accurato della situazione fiscale della società. Il processo ha una periodicità che può essere mensile, trimestrale, annuale o altra.
• La chiusura dei libri è la fase del processo di chiusura finanziaria in cui la contabilità generale o i "libri" vengono riconciliati e chiusi per il periodo in esame. Dopo questo passaggio vengono pubblicati i report finanziari per mostrare la situazione fiscale della società durante il periodo specifico.

Le fasi principali del processo di chiusura finanziaria

Sono sostanzialmente 5 le fasi in cui si articola il processo di chiusura finanziaria: registrazione, analisi, chiusura, consolidamento e rendicontazione. Una volta fissata una scadenza per la chiusura, il saldo di tutti i rendiconti finanziari deve essere riconciliato in modo da poter chiudere i libri e riavviare il processo per l'esercizio successivo.

Registrazione, analisi e consolidamento

• La creazione delle transazioni finanziarie consiste nella registrazione di attivi, passivi, patrimonio netto, ricavi e spese di ogni settore dell'azienda per il periodo fiscale in esame.
• L'esercizio della contabilità prevede operazioni supplementari quali l'analisi e la riconciliazione dei conti, la ricognizione delle entrate, il calcolo dell'ammortamento e la contabilità per competenza.

Chiusura

• La chiusura a livello di entità coincide con il momento in cui si interrompe la registrazione e riconciliazione delle transazioni e si è pronti a riconciliare e chiudere i libri contabili.
• La chiusura a livello di gruppo avviene una volta che i libri sono stati chiusi e prevede ulteriori fasi necessarie per il consolidamento finanziario tra le varie divisioni ed entità legali, tra cui la mappatura a un piano dei conti comune, la conversione in una valuta comune, le eliminazioni infragruppo e il calcolo degli investimenti. Man mano che crescono, le medie imprese devono automatizzare e integrare parte di queste attività e ottenere un accesso più rapido alle verifiche di controllo e convalida.

Rendicontazione

• L'esecuzione della rendicontazione finanziaria è l'ultima fase del processo di chiusura finanziaria. In un quadro di complessità crescente della rendicontazione, i reparti finanziari avvertono l'esigenza di generare report sempre più rapidi e flessibili. Le interfacce per i dispositivi mobili e i potenti sistemi di gestione finanziaria sono la soluzione ideale per l'esecuzione di report personalizzati in tempo reale ovunque e in qualsiasi momento.

La soluzione ERP di chiusura finanziaria può mostrare un'istantanea delle attività che restano da eseguire per chiudere i libri.

Le 5 principali sfide della chiusura finanziaria

Nonostante le sfide globali e sempre più complesse con cui si devono confrontare sul piano della contabilità, le medie imprese sono spesso costrette a fare i conti con un personale sempre più limitato a cui affidare il lavoro effettivo. Diventa allora fondamentale snellire e automatizzare le pratiche contabili e affrontare queste criticità con determinazione.

Sono queste le principali sfide per i team dell'area Finance:

1. Carenza di strutture e di procedure operative contabili standard: il processo di chiusura finanziaria è materia da “principianti” per i leader dei team finanziari. Nelle medie imprese, ciò significa spesso che uno o due dipendenti senior (che conoscono nel dettaglio il processo di chiusura finanziaria) non avvertono la necessità di introdurre procedure operative standard (SOP) più formali e granulari. Quando crescono, anche in complessità, le imprese devono invece potersi affidare a valide SOP, ma non essendo sempre agevole ottenere l'adesione a procedure operative più rigorose, qualsiasi nuova soluzione o sistema finanziario proposto deve poter dimostrare rapidamente i vantaggi e la facilità d'uso.
2. Pressione del tempo nella chiusura di fine mese: dai C-level agli azionisti, ogni decisione strategica di peso dipende, anche in modo determinante, dalla narrativa che si evince dai report di chiusura finanziaria. La velocità diventa allora un fattore motivante. A volte va bene, quando si traduce in maggiore efficienza e migliore gestione del tempo. Il più delle volte, tuttavia, induce a percorrere scorciatoie o a creare compartimenti stagni discutibili, in cui l'incarico di chiudere i libri viene affidato agli addetti più veloci, e nessuno si prende il tempo di diffondere e automatizzare tali attività a tutti i componenti del team al fine di contribuire a una migliore comprensione dei processi di chiusura finanziaria standard in tutta l'azienda.
3. Dati finanziari imprecisi e tardivi: è sufficiente che un'unica area aziendale trasmetta dati imprecisi o incompleti per inficiare l'intera chiusura finanziaria. Ogni reparto produce fatture, spese e ordini d'acquisto, eppure in molte aziende, specie in quelle di media grandezza e in rapida crescita. si nota la mancanza di coerenza procedurale in materia di reporting finanziario. Si arriva a fine mese con richieste frenetiche di ogni genere che non possono che generare errori e frustrazione. Per molte aziende il problema è la mancanza di strumenti e soluzioni con cui supportare un processo coerente e continuo di reporting contabile e di reparto, per tutto il mese.
4. Silos e scarsa integrazione dei dati finanziari: oltre a dati dipartimentali poco accurati e trasmessi in ritardo, i team finanziari devono anche fare i conti con sistemi di reporting eterogenei che non dialogano tra loro in azienda, spesso con strutture di dati o metadati diverse per nomi e numeri di account e nomi e numeri di prodotti, clienti, divisioni e così via. Per i contabili questo significa non solo dover riconciliare e dare un senso a informazioni disparate, ma anche ricorrere a processi manuali e soggetti a errori per inquadrare tali dati in una struttura coerente.
5. Scarsa automazione in contabilità: le medie imprese che crescono vedono aumentare anche la complessità dei loro libri, e si espongono fatalmente alla necessità di applicare criteri sempre più complessi di sicurezza aziendale e altrettanto minuziosi standard di governance. Non volendo intaccare i processi esistenti, molte aziende finiscono per infilare a forza questi nuovi oneri come task da eseguire manualmente. Oltre ad aumentare il rischio di errore, in questo modo limitano anche la scalabilità e l'integrazione dei dati. Senza le enormi potenzialità dei sistemi di gestione aziendale ERP supportati dall'intelligenza artificiale (AI), la media impresa è destinata a raggiungere una massa critica per la contabilità, oltre la quale non potrà più crescere basandosi su processi manuali.

Best practice per processi più fluidi di reporting finanziario e chiusura contabile

I report e gli insight generati dal processo di chiusura finanziaria sono tra i più determinanti ai fini della crescita e dell'operatività dell'azienda; spesso, tuttavia, il loro grado di complessità e dettaglio li fa temere come nessun'altra attività aziendale. Standardizzando le procedure, mettendo a punto valide strategie di comunicazione e facendo leva su potenti soluzioni software di contabilità, le aziende possono tuttavia rendere il processo incredibilmente più semplice ed efficiente.

• Individua le inefficienze e i processi contabili soggetti a errori. Nel digitalizzare e innovare le pratiche contabili, le medie imprese di punta si affidano spesso a task force create appositamente con rappresentanti provenienti da tutti i reparti. Il team finanziario indica loro una serie di rischi e problematiche da rilevare e gli esiti di questo confronto vengono poi conglomerati e valutati per avere un'idea significativa delle direzioni in cui sondare le possibilità di miglioramento.
  
  Oltre a portare alla luce strozzature e ritardi, questo processo richiama generalmente l'attenzione anche sulla miriade di attività che continuano a essere svolte su fogli di calcolo manuali e scollegati. Questa dinamica prepara il terreno alla messa a punto di SOP e all'adozione generalizzata di strumenti contabili più connessi e automatizzati.
• Elabora buone pratiche di gestione del cambiamento per creare e introdurre SOP. La responsabilità di una chiusura finanziaria fluida è considerata, in ultima istanza, di competenza del team di contabilità, ma la riuscita dell'operazione dipende dal contributo di ogni reparto, a partire dai costi di acquisizione del team dirigenziale fino alle spese di vitto della forza vendita. Se ai reparti si chiede di operare con rapidità e precisione, spetta comunque all'azienda garantire che tutti, in qualsiasi settore, operino all'unisono.
  
  Nelle migliori imprese di medie dimensioni, il punto di partenza è spesso una valida strategia di gestione del cambiamento che consenta di comunicare l'importanza di standardizzare le attività e cementare i protocolli che definiscano chi è responsabile di cosa, nonché quando e come deve svolgere i propri task finanziari e presentarli. E contestualmente alla progressiva creazione e attuazione delle SOP, le imprese dovrebbero cogliere l'occasione per introdurre e supportare l'utilizzo di strumenti di gestione finanziaria intelligenti, quali una soluzione ERP.
• Implementa e supporta un processo contabile continuo. La "contabilità continua" è semplicemente quel regime in cui, per evitare di precipitare nel panico ogni 29 del mese, si istituiscono flussi di lavoro con cui spalmare in modo più omogeneo le attività di chiusura finanziaria sull'intero periodo di rendicontazione.
  
  Il ricorso a strumenti finanziari automatizzati può contribuire notevolmente a snellire questo processo con funzionalità quali applicazioni mobili e template, il tutto sul cloud, per raccogliere e integrare in tempo reale i dati giornalieri di tutti i reparti. Questo aiuta a evitare il panico di fine mese e consente anche ai team di individuare (e correggere) gli errori in anticipo. Infine, quando i libri vengono mantenuti aggiornati, le aziende possono effettuare una “chiusura morbida” in qualsiasi periodo del mese, per evitare scosse o opportunità spot.
• Automatizza e digitalizza la chiusura finanziaria. Con un ERP supportato dall'AI che offre soluzioni finanziarie in cloud, le medie imprese possono recuperare e riassegnare tempo prezioso. Anziché trascorrere ore in operazioni manuali, cercando di dare un senso a dati caotici, i team finanziari possono dedicarsi più proficuamente ad attività strategiche e qualificate che aiutino le loro aziende a crescere e a cambiare rotta rapidamente in un mercato in continua evoluzione.
  
  I sistemi cloud offrono cruscotti in tempo reale che consentono ai dirigenti di personalizzare i report e ottenere conoscenze approfondite in qualsiasi momento del mese, dal proprio smartphone, dalla scrivania, ovunque si trovino. Dal canto suo, il team di contabilità può accedere liberamente alle informazioni dell'intera azienda, avvalendosi di strumenti che integrano e standardizzano automaticamente set di dati disparati e forniscono loro una cabina di regia da cui aggregare e analizzare i dati provenienti da tutti i reparti.
• Organizza riunioni dopo ogni chiusura finanziaria. È un aspetto particolarmente importante per le medie imprese che crescono e passano rapidamente da un modello di business all'altro, soprattutto se puntano a implementare e cementare nuovi strumenti digitali e SOP. Trascorsi uno o due giorni, tutte le criticità procedurali e le realtà emerse nel corso dell'ultima chiusura assumeranno contorni più che mai nitidi nella mente del team.
  
  Molte aziende approfittano di questa breve pausa di decompressione post-chiusura per organizzare riunioni periodiche di debriefing finanziario in cui i team possono incontrarsi anche fuori azienda, magari al ristorante e cogliere l'occasione per analizzare e condividere idee per migliorare e snellire il processo.

L'automazione e le liste di task concorrono a migliorare il processo di chiusura finanziaria, come constatato in questo elenco di approvazioni.

Parti subito con il software di chiusura finanziaria

La leggenda narra che mentre si trovava in visita alla NASA, il presidente Kennedy si è imbattuto in un addetto alle pulizie rimasto a lavorare fino a tarda sera. Alla domanda di Kennedy sul perché si trovasse ancora lì, l'uomo ha risposto: "Perché sto aiutando a portare un uomo sulla luna". Per quanto possa suonare alquanto stucchevole, l'aneddoto trasmette ancora oggi un messaggio estremamente potente.

Per essere agili e resilienti in mercati globali così competitivi e frenetici come quelli di oggi, le medie imprese devono fare di tutto per infondere, in tutti i team, il senso di uno scopo comune e la conoscenza degli obiettivi dell'azienda. Cosa non facile in presenza di silos interni, processi inefficienti e flussi di lavoro manuali soggetti a errori, ma la trasformazione digitale nell'area finanziaria non deve necessariamente avvenire da un giorno all'altro. Muovere i primi passi con i migliori strumenti in cloud esistenti per la chiusura finanziaria potrebbe essere più facile di quanto pensi. Rivolgiti al tuo fornitore di software per ulteriori informazioni sulle opzioni e le soluzioni personalizzate per ogni specifica esigenza di business.