La tua prossima grande decisione nel valutare un nuovo sistema ERP? Come verrà distribuito. Esistono diversi approcci tra cui scegliere: la tradizionale implementazione on-premise, sul cloud o una combinazione ibrida di entrambi. Sarà utile valutare le differenze finanziarie e soffermarsi sui punti di forza e sui vantaggi di ogni strategia di implementazione dell'ERP, oltre alle eventuali limitazioni o criticità specifiche.

Prima di iniziare a prendere in esame le opzioni di distribuzione dell'ERP, scopri come e perché il cloud è diventato un ambiente cruciale per il successo del business nell'economia digitale.

Perché tutto questo interesse per la distribuzione nel cloud?

Tutti guardiamo con vivo interesse a questa fase in cui la tecnologia informatica continua a evolversi a un ritmo sempre crescente. I primi gestionali e sistemi ERP venivano ospitati su computer mainframe di grandi dimensioni e di fascia media, con terminali "stupidi" che servivano solo all'input degli utenti, dopo che a loro volta avevano sostituito le schede perforate e la digitazione su disco rigido! Sempre come tecnologia "all'avanguardia", è stata poi la volta dell'architettura client/server, in cui i terminali stupidi sono stati sostituiti da PC (ora chiamati client) che potevano gestire una parte del carico di lavoro. Questo ha ridotto la quantità di dati che dovevano essere scambiati avanti e indietro con il computer server.

Con il nuovo millennio, due importanti sviluppi hanno cambiato il mondo dell'informatica e dell'ERP: Internet e il cloud. Per gestire un'attività, ora non era più necessario acquistare e supportare hardware e software. Tutta la tecnologia, o parti importanti di essa, potevano essere "noleggiate" o esternalizzate in un pacchetto che includeva l'intera manutenzione e gran parte delle operazioni tecniche. L'onnipresente Internet, dal canto suo, provvedeva all'infrastruttura di comunicazione necessaria per rendere il cloud pratico e disponibile ovunque nel mondo.

Le imprese, tuttavia, non hanno trasferito immediatamente i propri sistemi ERP in una distribuzione cloud. È dovuto passare un po' di tempo perché la tecnologia e le applicazioni maturassero e le aziende si rendessero conto che il computer non doveva trovarsi necessariamente sul posto per ottenere un accesso affidabile alle applicazioni business-critical e garantirne la sicurezza. Hanno partecipato a questa evoluzione gli sviluppatori stessi, i quali hanno dovuto imparare a:

• Trarre il massimo vantaggio dalla distribuzione nel cloud
• Scrivere o riscrivere le applicazioni in modo appropriato
• Ricostruire l'infrastruttura, sia tecnologica che di risorse umane, per supportare i sistemi in cloud

E, aspetto ancor più importante, ora i sistemi ERP cloud offrono tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning per migliorare la produttività e l'assistenza, user experience su misura per promuovere l'adozione, funzionalità di ampio respiro e analisi incorporata per fornire una visione completa dell'azienda, il tutto per supportare in ultima analisi l'innovazione e la crescita aziendale.

Il modello di determinazione dei prezzi SaaS

In passato, gran parte del software veniva installato nelle strutture delle aziende e l'unica opzione di acquisto era data dalla licenza perpetua, per cui l'applicazione veniva concessa in licenza a fronte di un corrispettivo iniziale più un contratto di manutenzione annuale per aggiornamenti e correzioni di bug. Il prezzo delle licenze software dipendeva il più delle volte dal numero di fruitori. La manutenzione annuale veniva comunemente addebitata al 18-20% del prezzo di listino del software vigente. In pratica, una licenza software veniva sostanzialmente "riacquistata" ogni cinque-sei anni.

Con l'ERP on-premise, tutti i componenti hardware e software vengono acquistati o noleggiati e installati presso la o le sedi dell'azienda. L'azienda è responsabile della manutenzione, del supporto e degli eventuali aggiornamenti o espansioni dell'hardware, dei sistemi e del software applicativo, nonché dello spazio da riservare all'interno delle strutture, delle utenze da collegare, dell'assicurazione, delle risorse di failover e dell'archiviazione di backup da predisporre off-site.

I sistemi ERP in cloud, invece, non sono generalmente installati in loco e ricevono assistenza dal fornitore a fronte di un corrispettivo mensile o annuale. Vengono concessi in licenza con la formula comunemente nota come software-as-a-service (SaaS). Il prezzo delle licenze SaaS può essere stabilito in base al numero di utenti, di applicazioni o di set di applicazioni (l'intero ERP, per esempio), e varia a seconda delle dimensioni dell'azienda o altri fattori.

Un aspetto interessante delle licenze di distribuzione in cloud è dato dalla scalabilità. Se il prodotto viene concesso in licenza in base ai "posti" di utenti, puoi aumentarli o diminuirli e pagare di conseguenza un prezzo più alto o più basso in base a questo nuovo numero. Se il volume delle transazioni, la capacità di archiviazione o il fabbisogno di potenza di calcolo cambiano, è il fornitore a rispondere dell'aggiornamento delle proprie strutture per assecondare il cambiamento, il che significa che tu non dovrai acquistare e installare nuovi server o altro spazio su disco.

L'analogia più vicina potrebbe essere quella della TV via cavo. Paghi in base a ciò che richiedi, e il prezzo include l'uso e il funzionamento di tutte le strutture fisiche, del personale, della manutenzione e qualsiasi altra spesa relativa al servizio via cavo fornito alla tua abitazione. Se hai bisogno di altri canali, e li aggiungi, paghi comunque solo per ciò che hai richiesto e non devi preoccuparti di come l'operatore riesce a fornirti i canali aggiuntivi.

Opzioni di distribuzione dell'ERP

Esistono diversi modi per implementare un sistema ERP:

1. ERP cloud, noto anche come ERP SaaS

Nell'ERP cloud, il modello di licenza principale è il software-as-a-service (SaaS). Il provider del sistema disporrà di un proprio data center o potrebbe affittare spazio su un cloud pubblico per ospitare i propri applicativi e sistemi. Tutti i componenti hardware, i sistemi e i servizi di supporto vengono forniti tramite Internet. Ciò rende l'implementazione più rapida e semplice per l'azienda dell'utente perché, con tutti i componenti hardware e software già sistemati, può partire da subito con il trasferimento dei dati e la formazione degli utenti.

Con questa opzione di distribuzione dell'ERP cloud, il tuo fornitore di software si occuperà anche di tutte le operazioni di installazione, manutenzione e supporto, inclusi tutti gli aggiornamenti e gli upgrade del software, anche sotto forma di ulteriore potenza di calcolo o spazio di archiviazione. Inoltre, i sistemi, le applicazioni e le risorse possono essere gestiti in "autoscaling", ossia aumentati o ridotti automaticamente in risposta al variare delle esigenze nel breve termine. Questo significa non dover più pagare per risorse di calcolo che rischiano di rimanere inutilizzate la maggior parte del tempo, come nel caso dei sistemi ERP on-premise.

L'ERP SaaS in cloud ha un costo iniziale (la "spesa in conto capitale") minimo o nullo, ma ha un costo mensile (la "spesa di esercizio") leggermente più elevato rispetto alla classica installazione on-premise. Se considerato nell'arco del normale periodo di costo del ciclo di vita compreso tra cinque e sette anni, il costo totale di proprietà (TCO) è simile, se non inferiore a quello di un'installazione on-premise, ma si rivela potenzialmente superiore in termini di servizio, supporto e sicurezza.

L'ERP cloud offre peraltro il percorso più rapido verso l'innovazione, il che ne fa lo strumento ideale per le aziende che intendono perseguire in modo aggressivo una strategia di trasformazione digitale. Questa opzione di distribuzione permette alle aziende di reimmaginare, ottimizzare e adattare facilmente i propri processi aziendali a seconda delle esigenze, e di sfruttare best practice standardizzate che i fornitori di ERP al passo con i tempi dovrebbero poter supportare.

2. Sistemi ERP on-premise

Il modello on-premise è quello tradizionalmente adottato da gran parte delle aziende per distribuire i propri sistemi ERP. Con questa modalità di distribuzione, il software ERP viene installato nel data center, presso le sedi da te scelte. L'installazione e la manutenzione dell'hardware e del software sono di competenza dei tuoi addetti.

Oggi le aziende prediligono il cloud per la sua flessibilità, capacità di scalare e facilità di innovazione. Nonostante ciò, l'approccio on-premise si fa ancora preferire presso talune società, specie in settori altamente controllati a causa di vincoli legali, normativi o organizzativi.

3. Sistemi ERP ibridi

Alcuni elementi della distribuzione dell'ERP in cloud e on-premise possono essere combinati per creare un cloud ibrido, particolarmente flessibile in quanto permette di scegliere la distribuzione ottimale per ogni applicazione. L'ERP cloud ibrido può essere utilizzato come primo passo verso il cloud o per soddisfare questioni normative di settore e requisiti di sicurezza speciali che in determinate situazioni potrebbero porre l'obbligo di applicazioni on-premise. Anche restrizioni o preferenze di altro tipo potrebbero rendere l'opzione on-premise auspicabile per talune applicazioni. Nella decisione di distribuire uno scenario ibrido possono intervenire anche la complessità di una realtà aziendale e dell'ambiente in cui opera, così come il desiderio di rallentare la velocità del cambiamento.

L'implementazione ibrida rende possibile lo spostamento di applicazioni e dati tra le opzioni in base alle variazioni del carico di lavoro. Assicura i vantaggi del cloud per la parte del sistema che vi risiede, mentre richiede un maggiore coinvolgimento dell'IT locale per supportare le componenti on-premise, oltre al coordinamento tra i due o più ambienti di sistema ERP.

4. ERP a due livelli

La distribuzione ERP a due livelli, anche denominata distribuzione "hub-and-spoke", è sostanzialmente una variante dell'approccio ibrido. Viene adottata per le stesse ragioni e impiega un sistema centrale con sistemi satellitari più piccoli che supportano strutture remote. Potremmo pensare all'ERP corporate come all'hub, in cui convergono i dati trasmessi dai singoli sistemi ERP presso gli stabilimenti, i magazzini o gli uffici delle filiali. Non si tratta di un'idea nuova, ma di una tendenza emersa già negli anni '90 durante il periodo dell'elaborazione distribuita, quando le aziende preferivano implementare sistemi più piccoli, più semplici e meno costosi in postazioni remote, mantenendo il sistema corporate più grande e capace presso la sede centrale della società. Ciascun sistema di una rete a due livelli può essere on-premise o in cloud, acquistato o ottenuto in licenza SaaS.

Prevedendo sistemi meno costosi nei nodi al posto dello stesso sistema corporate ovunque, il costo complessivo di una distribuzione ERP a due livelli si rivelerà inferiore in sede di acquisto iniziale. Tuttavia, data la necessità di creare a mantenere le interfacce, il lavoro di integrazione e supporto può tradursi in un costo complessivo e continuo più elevato. Non solo: con il passare degli anni, sarà necessario un sempre maggior supporto dell'IT per relazionarsi con i molteplici fornitori, oltre che per gestire programmi di aggiornamento e modifiche di interfaccia non coordinati.

Suggerimenti per il processo di selezione

Scegli il tuo software innanzitutto attraverso un attento processo di valutazione dell'ERP, quindi considera le opzioni di distribuzione in base alle funzionalità del software e alle esigenze della tua azienda, con un occhio anche al potenziale ritorno sull'investimento dell'ERP. Alcuni software ERP sono disponibili solo come soluzioni cloud o SaaS, mentre altri vendor propongono soluzioni cloud, on-premise e ibride. Le opzioni di distribuzione disponibili potrebbero essere un criterio per l'inclusione nella rosa dei candidati, ma non dovrebbero essere l'unico fattore determinante per la scelta del sistema.

Le aziende in rapida crescita e quelle che si aspettano cambiamenti imminenti nel numero di utenti (sia in aumento che in calo) dovrebbero probabilmente concentrarsi sui sistemi ERP cloud, per la loro scalabilità e il prezzo basato sull'effettivo utilizzo. Assicurati inoltre che tutti i membri del team di selezione conoscano bene le caratteristiche e i vantaggi delle diverse opzioni di distribuzione dell'ERP.

In sintesi

Nella fase iniziale, le aziende potrebbero essere attratte dalla distribuzione dell'ERP cloud per ragioni finanziarie, ossia l'investimento iniziale minimo o nullo e i ridotti costi totali del ciclo di vita, ma vengono poi conquistate dai vantaggi tecnici e operativi offerti dal cloud, tra cui:

• Un ERP sempre aggiornato con gli upgrade più recenti (senza costi o interventi aggiuntivi)
• Scalabilità praticamente illimitata
• Opzioni di pagamento in base all'effettivo utilizzo/fabbisogno
• Implementazione più rapida
• Migliori controlli di sicurezza e accesso, e altro ancora

Inoltre, la distribuzione interamente in cloud non è l'unica opzione. A volte è più utile mantenere alcune applicazioni on-premise e utilizzare il cloud per il resto. Fortunatamente, è disponibile una varietà di opzioni di configurazione e distribuzione che ti permette di scegliere l'approccio più logico dal punto di vista finanziario e operativo.

Il passaggio a un nuovo sistema ERP rappresenta un cambiamento significativo per gli utenti del sistema, per il reparto IT e per l'intera organizzazione. È bene sondare tutte le opzioni e scegliere la configurazione di sistema che offre le migliori prestazioni al miglior costo. Ti consigliamo quindi di pianificare il modo in cui le tue risorse interne e la tua struttura dovranno cambiare per ottenere il massimo dal tuo investimento, indipendentemente dalla configurazione e dalla distribuzione.

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