Il workflow può essere definito come una sequenza di attività o mansioni collegate che vengono eseguite per ottenere un determinato risultato. Un workflow strutturato segue un percorso distinto, che può essere sequenziale o parallelo per soddisfare dipendenze o requisiti specifici. Spesso il percorso avrà variazioni definite, uniche per ogni risultato aziendale desiderato. Esistono tre tipi di flussi di lavoro: Completamente manuale: un flusso di lavoro manuale, per esempio, potrebbe prevedere una distinta in formato cartaceo con note e firme riportate manualmente, fatte circolare fisicamente in un ufficio o presso i reparti produttivi. Semi-automatizzato: in un flusso di lavoro parzialmente automatizzato, alcune parti del processo sono automatizzate. Si pensi a una catena di e-mail, con file allegati, commenti nel corpo del messaggio e modifiche ai file allegati, trasmessi quando ritenuto opportuno dall'utente che esegue la mansione corrente. Completamente digitalizzati o automatizzati: i flussi di lavoro automatizzati vengono eseguiti in un'applicazione gestionale dedicata in modo strutturato e definito, secondo regole aziendali prestabilite.

Che cos'è un processo di flusso di lavoro?

Un processo di flusso di lavoro è una serie o sequenza definita di attività appositamente studiate per ottenere risultati specifici.

Chi utilizza il software di workflow?

A requisiti diversi corrispondono strumenti software di workflow altrettanto diversi. Le soluzioni di gestione dei flussi di lavoro con funzionalità complete offrono agli sviluppatori gli strumenti di programmazione professionale necessari per creare rapidamente applicazioni di workflow o estendere quelle esistenti al di fuori del perimetro aziendale. Le applicazioni aziendali vengono fornite con il proprio ambiente di modellazione, che mette a disposizione di sviluppatori e amministratori IT gli strumenti per modellare, configurare e amministrare i workflow all'interno dell'app. Sia le soluzioni di gestione dei workflow che gli ambienti di modellazione integrati aggiungono sempre più funzionalità che consentono agli esperti di processi dello specifico dipartimento, anche se non dispongono delle competenze tecniche, di assumersi la responsabilità della gestione del workflow. Le stesse piattaforme low code/no code sono progettate per consentire agli utenti esperti delle line-of-business di creare semplici app di workflow per l'utilizzo sul Web e sui dispositivi mobili senza necessità di competenze di coding.

Il software di workflow è sufficiente per soddisfare tutte le mie esigenze di automazione dei processi?

Le organizzazioni optano il più delle volte per l'implementazione di più tecnologie di automazione in risposta a processi diversi e a esigenze variabili. I pacchetti di applicazioni di settore e area aziendale propongono flussi di lavoro basati su best practice che assicurano un'operatività efficiente e affidabile dei processi di base ad alto volume ricorrenti in gran parte delle organizzazioni. Le soluzioni di gestione dei flussi di lavoro e altre tecnologie avanzate quali l'automazione dei processi robotici o le funzionalità di machine learning permettono alle organizzazioni di colmare lacune specifiche nell'automazione o di creare processi che le aiutino a differenziarsi sul mercato. Le piattaforme a basso codice o senza codice permettono agli sviluppatori, professionali e non, di offrire una risposta rapida a semplici necessità di automazione. Un approccio strategico all'automazione dei processi richiede la capacità di combinare in modo organico molteplici tecnologie di automazione per evitare le criticità, per esempio di compatibilità o integrazione, che sorgono inevitabilmente quando ci si affida a un mosaico di funzionalità di automazione di fornitori diversi.

Quali sfide aziendali posso affrontare con il software di workflow?

I progetti di miglioramento dei processi sono spesso chiamati a risolvere problemi di interruzione o obsolescenza dei progetti o sfide come l'automazione di lavori manuali o semi-manuali, la riduzione delle fasi di processo non indispensabili e dei ritardi evitabili. Gli obiettivi di ottimizzazione riguardano miglioramenti di efficienza, produttività, qualità e conformità e/o riduzione di costi, sprechi, rilavorazioni e durata dei cicli. Questi progetti mirano principalmente ad affrontare sfide operative specifiche e puntano a un rapido time-to-value. I progetti di trasformazione dei processi si prefiggono lo scopo di innovare per fornire nuovo valore. L'evoluzione dei modelli imprenditoriali o la comparsa di nuove tecnologie sono sfide frequenti a cui fanno riscontro progetti di trasformazione. L'obiettivo della trasformazione è spesso l'automazione dei processi end-to-end o una customer experience fluida su tutti i punti di contatto. Si tratta di progetti che mirano perlopiù ad affrontare processi critici ad alto valore o ad alti volumi o importanti funzioni aziendali rivolte ai clienti.

Gestione dei flussi di lavoro: guida per principianti all'automazione dei flussi di lavoro e alla gestione dei processi aziendali

Esplora i sistemi di gestione dei workflow

Panoramica sulla gestione dei workflow

La gestione del workflow è entrata nel gergo aziendale negli anni '80, in concomitanza con la prima comparsa della posta elettronica, dei computer desktop e dei sistemi gestionali digitalizzati. Ci si accorse ben presto di come queste nuove tecnologie potessero favorire la riduzione degli errori e lo snellimento delle mansioni ripetitive. Oggi il software intelligente e in cloud, unitamente ai sistemi di gestione dei workflow digitalizzati, supportano le controparti umane verso l'obiettivo di una maggiore efficienza e agilità, della riduzione dei tempi di ciclo e del tasso di errore e di una migliore compliance.

Cos'è un workflow?

Il workflow può essere definito come una sequenza di attività o mansioni collegate che vengono eseguite per ottenere un determinato risultato. Un workflow strutturato segue un percorso distinto, che può essere sequenziale o parallelo per soddisfare dipendenze o requisiti specifici. Spesso il percorso avrà variazioni definite, uniche per ogni risultato aziendale desiderato.

Esistono tre tipi di flussi di lavoro:

Completamente manuale: un flusso di lavoro manuale, per esempio, potrebbe prevedere una distinta in formato cartaceo con note e firme riportate manualmente, fatte circolare fisicamente in un ufficio o presso i reparti produttivi.
Semi-automatizzato: in un flusso di lavoro parzialmente automatizzato, alcune parti del processo sono automatizzate. Si pensi a una catena di e-mail, con file allegati, commenti nel corpo del messaggio e modifiche ai file allegati, trasmessi quando ritenuto opportuno dall'utente che esegue la mansione corrente.
Completamente digitalizzati o automatizzati: i flussi di lavoro automatizzati vengono eseguiti in un'applicazione gestionale dedicata in modo strutturato e definito, secondo regole aziendali prestabilite.

Gestione del workflow e gestione del processo aziendale: dov'è la differenza?

Il workflow è una sequenza più specifica e autonoma di passaggi e compiti. Il processo aziendale è invece un termine riferito più genericamente a un insieme di mansioni, workflow, attività e linee guida, in cui alcuni task possono essere automatizzati, mentre altre attività potrebbero non esserlo.

Si pensi per esempio a un semplice workflow di approvazione degli acquisti: con una o più varianti definite, una regola aziendale può stabilire che un ordine d'acquisto debba essere approvato da un secondo reparto ogni volta che il valore dell'acquisto supera un dato importo. Questo workflow rientra in un più ampio processo aziendale che disciplina le modalità di acquisto di beni e servizi all'interno di un'organizzazione e include le linee guida per la scelta dei fornitori, l'approvvigionamento e così via.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di workflow comuni:

Approvazione di un ordine di acquisto
Autorizzazione di una richiesta di ferie
Elaborazione del pagamento di un addebito
Assunzione di un dipendente
Richiesta di un pezzo di ricambio
Invio di una fattura a un cliente

Perché il software di gestione dei workflow è così importante?

La gestione dei workflow è il processo di digitalizzazione di processi distinti e di gestione dei risultati. Con un apposito software di gestione, questi workflow possono essere creati, eseguiti e gestiti. Ecco alcuni dei principali vantaggi e risultati che è lecito attendersi da soluzioni software dedicate:

Maggiore efficienza: innalza il tuo tasso di automazione per favorire risultati migliori e più rapidi, semplificando al contempo il lavoro per tutti coloro che sono coinvolti. Con un workflow completamente digitalizzato, per esempio, gli stakeholder aziendali possono accedere, controllare ed elaborare facilmente operazioni digitali chiaramente definite, lavorando indifferentemente in ufficio, da casa o in movimento.
Maggiore agilità: adatta i workflow standard in modo da assecondare l'evoluzione delle esigenze operative, crea innovazioni di processo per supportare nuovi modelli di business e correggi i processi non funzionanti per innalzare resilienza e agilità.
Conformità più rigorosa: con responsabilità chiaramente definite e audit trail basati sui dati, sei in grado di monitorare e gestire i risultati dei processi e garantire con maggior sicurezza il rispetto di policy e normative.

Sistemi di gestione dei workflow: come funzionano

Grazie agli appositi sistemi di gestione, gli utenti possono suddividere i workflow in varie tipologie a fronte delle diverse mansioni o procedure. Nel comparto manifatturiero, per esempio, un documento di progetto potrebbe essere inoltrato automaticamente dal progettista al direttore tecnico e infine all'ingegnere di produzione. A ogni fase del workflow un singolo individuo o gruppo è responsabile di un'operazione specifica. Una volta eseguita l'operazione, i sistemi di gestione dei workflow fanno sì che i responsabili dell'operazione successiva vengano avvisati e ricevano i dati di cui hanno bisogno per eseguire la fase successiva del processo.

I workflow possono essere legati da rapporti di dipendenza anche più complessi. Per esempio, se un documento deve essere tradotto in più lingue, un responsabile delle traduzioni può scegliere le lingue e ogni scelta verrebbe quindi attivata come modulo d'ordine di lavoro destinato a un traduttore diverso. Solo quando tutti i traduttori avranno completato i rispettivi compiti verrà attivata l'operazione successiva prevista nel processo. In questo modo diventa possibile tracciare gli inceppamenti lungo l'iter e tenere concentrati sull'obiettivo anche i team più grandi.

Un software di gestione del flusso di lavoro, come qui illustrato, può concorrere a gestire i processi e a definire le variazioni che intervengono nel processo.

Esempi di sistemi di gestione dei workflow

Ogni azienda porta con sé esigenze specifiche. Di seguito proponiamo solo alcuni esempi di come è possibile implementare i moderni sistemi di gestione dei workflow:

Ottimizzare le applicazioni aziendali esistenti: numerose applicazioni aziendali sono corredate da strumenti e modelli di workflow incorporati con cui definire e creare i processi non ancora mappati nel sistema. Quando è necessario apportare modifiche ai workflow, gli amministratori possono crearle sfruttando le funzioni esistenti del sistema, evitando di partire da zero. I più evoluti tra i moderni strumenti software sono peraltro già dotati di funzionalità di automazione aggiuntive che sfruttano sistemi di intelligenza artificiale (AI) o di automazione dei processi già incorporati.
Utilizzare le estensioni di applicazioni side-by-side: molto spesso le aziende preferiscono mantenere un "clean core" eseguendo le proprie applicazioni software con il minor numero di modifiche possibile. In questa ottica, ogni nuovo workflow (o innovazione di processo), pur sfruttando i dati dei sistemi esistenti, sarà creato al di fuori delle applicazioni aziendali esistenti. Si tratta delle cosiddette estensioni dell'applicazione "side-by-side", a cui si contrappone la modalità "in-app", in cui le estensioni sono solitamente create ed eseguite nel cloud.
Orchestrare i processi tra reparti: i sistemi di gestione dei workflow in cloud sono anche l'opzione preferenziale per le orchestrazioni trasversali alle aree aziendali. Si tratta di tutti quei processi di business che abbracciano più applicazioni, sistemi e servizi. Sono incluse, per esempio, le infrastrutture ibride in cui i requisiti di automazione impongono di collegare molteplici workflow disconnessi ed eseguiti in applicazioni e ubicazioni diverse. Il meccanismo vale anche per i processi in cui si intende mettere a disposizione un determinato workflow a partecipanti esterni al processo, quali partner e fornitori, per poi utilizzare il risultato del workflow per avviare internamente una fase successiva.
Facilitare il compito degli esperti incaricati di creare workflow su misura: per i processi di reparto che comportano solo semplici moduli di richiesta o approvazione, un minimo di automazione dei processi aziendali può essere gestito con piattaforme di sviluppo low-code/no-code (LCNC). In altre parole, grazie a operazioni drag-and-drop e a funzionalità visuali semplificate, gli utenti aziendali possono creare rapidamente app di workflow leggere e su misura per le esigenze specifiche dei loro team.

Tecnologie di gestione dei workflow

Le tecnologie di workflow consentono processi standardizzati con responsabilità chiare e mettono in collegamento i diversi compiti all'interno di un percorso definito. La combinazione intelligente con una o più nuove tecnologie di automazione innalza il livello di automazione all'interno di un flusso di processo, consentendo risultati di processo più rapidi e migliori. Apre inoltre la strada a nuovi processi innovativi, contribuendo a creare valore o a offrire un'esperienza migliore. Ecco alcuni esempi di tecnologie avanzate attualmente in uso nel moderno software di workflow:

Big Data: le tecnologie Big Data e una migliore visibilità su tali dati rendono disponibili all'uso enormi quantità di informazioni, che possono essere integrate e impiegate direttamente nei processi di business. Ecco un esempio di workflow: si pensi a un processo di approvazione di un esborso (CAPEX) semi-automatizzato, prima che venga presa la decisione di investimento i rendiconti finanziari fanno la spola via e-mail tra revisori e approvatori coinvolti. Attingendo alle fonti di dati pertinenti, il sistema di workflow può generare automaticamente i report necessari e metterli automaticamente a disposizione degli interessati in un momento specifico del processo. Non solo: sulla base di regole aziendali definite o sfruttando le capacità di intelligenza artificiale (AI) e machine learning (si veda più avanti), i dati integrati possono essere utilizzati per guidare il processo decisionale, accelerare il processo e sollevare i decisori da compiti o accertamenti di routine.
Intelligenza artificiale: le tecnologie di AI come il machine learning, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), la visione artificiale e l'automazione dei processi robotici (RPA) possono favorire l'automazione delle fasi di processo che in passato potevano essere eseguite solo in modo manuale o semi-automatizzato dall'operatore umano.
Machine learning: ilmachine learning può essere applicato quando una fase di processo richiede un'analisi complessa dei dati per rilevare schemi o formulare previsioni e raccomandazioni. Pensiamo per esempio a un evento sportivo, in cui gli ordini di rifornimento di bibite analcoliche dell'operatore di catering possono dipendere fortemente dalle previsioni meteorologiche.
Elaborazione in linguaggio naturale (NLP): la tecnologia NLP consente ai chatbot o agli assistenti vocali digitali di automatizzare determinate interazioni all'interno di un processo oppure di automatizzare completamente i workflow più semplici. Potremmo citare al riguardo le risposte automatizzate a richieste di routine altamente ricorrenti come lo stato di ordini d'acquisto o fatture.
Computer vision: grazie alla visione artificiale (computer vision) è possibile estrarre dalle immagini informazioni complesse e contestuali da utilizzare per automatizzare o informare altri processi. Un esempio è dato dagli operatori di reti elettriche delle utility, i quali analizzano le immagini satellitari di monitoraggio dei movimenti di superficie per informare i propri processi di manutenzione e attivare automaticamente le squadre di assistenza tecnica in caso di eventi tali da mettere a rischio le infrastrutture. In alternativa, con la visione artificiale è possibile creare un programma di manutenzione predittiva basato sull'ispezione visiva automatizzata che attiva le richieste di manutenzione solo in caso di necessità e non in base a un calendario fisso.
Automazione dei processi robotici (RPA): l'RPA esegue compiti manuali ripetitivi all'interno dei flussi di processo simulando le interazioni degli utenti con i sistemi. Viene per esempio utilizzata per colmare i gap di integrazione copiando e incollando i dati da fogli di calcolo o altri documenti, come le mail dei fornitori, in un sistema aziendale, con il vantaggio non solo di una operazione accelerata, ma anche di dati più accurati.

Software di gestione dei flussi di lavoro che mostra lo stato e i parametri chiave in un processo di vendita.

Tendenze nella gestione dei workflow e nell'automazione

Iperautomazione e automazione intelligente

Sono termini che sentiamo sempre più spesso, giorno dopo giorno. Non a caso, in un recente sondaggio, Gartner sottolinea che oltre l'85% degli executive intende “incrementare o confermare gli investimenti in iperautomazione della loro organizzazione per i prossimi 12 mesi, mentre oltre il 56% ha già in corso quatto o cinque iniziative di iperautomazione concomitanti.”

Le soluzioni più evolute per la gestione e l'automazione dei workflow rispondono a questa tendenza facendo confluire in un'unica soluzione tutte o molte delle tecnologie citate sopra. Oltre a eludere le criticità create da un mosaico di tecnologie e fornitori diversi, questo approccio semplifica in modo significativo anche gli sforzi di automazione. Gli utenti possono accedere a tutte le funzionalità e sfruttarle ogni volta che ne hanno bisogno dall'interno di un singolo progetto, senza dover imparare a passare da uno strumento di sviluppo all'altro.

Automazione LCNC (low-code/no-code)

Ecco un'ulteriore tendenza destinata a sconvolgere il panorama della gestione dei workflow. Per citizen developer si intende un soggetto che fa un uso massiccio di sistemi software complessi, si trova a suo agio con la tecnologia, ma è praticamente a digiuno in fatto di programmazione o scrittura di codice. Grazie agli strumenti visuali e al contenuto predefinito con il drag-and-drop, le soluzioni low-code/no-code hanno aperto prospettive totalmente nuove a questi sviluppatori non di professione. Facendo leva sulle loro vaste conoscenze in materia, con l'approccio LCNC essi riescono a creare e adattare workflow e processi, pur senza saper scrivere una riga di codice.

Ma l'LCNC si rivela uno strumento prezioso anche per gli sviluppatori professionisti, i quali possono approfittare della stessa semplicità del copia/incolla per espletare le normali procedure molto più velocemente di prima. Avvalendosi degli strumenti di applicazione LCNC professionali, gli sviluppatori possono creare workflow e di automazione più complessi e rendere più facilmente accessibili questi contenuti personalizzati e pronti all'uso.

FAQ sulla gestione dei flussi di lavoro

: Un processo di flusso di lavoro è una serie o sequenza definita di attività appositamente studiate per ottenere risultati specifici.
: A requisiti diversi corrispondono strumenti software di workflow altrettanto diversi. Le soluzioni di gestione dei flussi di lavoro con funzionalità complete offrono agli sviluppatori gli strumenti di programmazione professionale necessari per creare rapidamente applicazioni di workflow o estendere quelle esistenti al di fuori del perimetro aziendale. Le applicazioni aziendali vengono fornite con il proprio ambiente di modellazione, che mette a disposizione di sviluppatori e amministratori IT gli strumenti per modellare, configurare e amministrare i workflow all'interno dell'app.

Sia le soluzioni di gestione dei workflow che gli ambienti di modellazione integrati aggiungono sempre più funzionalità che consentono agli esperti di processi dello specifico dipartimento, anche se non dispongono delle competenze tecniche, di assumersi la responsabilità della gestione del workflow. Le stesse piattaforme low code/no code sono progettate per consentire agli utenti esperti delle line-of-business di creare semplici app di workflow per l'utilizzo sul Web e sui dispositivi mobili senza necessità di competenze di coding.
: Le organizzazioni optano il più delle volte per l'implementazione di più tecnologie di automazione in risposta a processi diversi e a esigenze variabili. I pacchetti di applicazioni di settore e area aziendale propongono flussi di lavoro basati su best practice che assicurano un'operatività efficiente e affidabile dei processi di base ad alto volume ricorrenti in gran parte delle organizzazioni. Le soluzioni di gestione dei flussi di lavoro e altre tecnologie avanzate quali l'automazione dei processi robotici o le funzionalità di machine learning permettono alle organizzazioni di colmare lacune specifiche nell'automazione o di creare processi che le aiutino a differenziarsi sul mercato.

Le piattaforme a basso codice o senza codice permettono agli sviluppatori, professionali e non, di offrire una risposta rapida a semplici necessità di automazione.

Un approccio strategico all'automazione dei processi richiede la capacità di combinare in modo organico molteplici tecnologie di automazione per evitare le criticità, per esempio di compatibilità o integrazione, che sorgono inevitabilmente quando ci si affida a un mosaico di funzionalità di automazione di fornitori diversi.
: I progetti di miglioramento dei processi sono spesso chiamati a risolvere problemi di interruzione o obsolescenza dei progetti o sfide come l'automazione di lavori manuali o semi-manuali, la riduzione delle fasi di processo non indispensabili e dei ritardi evitabili. Gli obiettivi di ottimizzazione riguardano miglioramenti di efficienza, produttività, qualità e conformità e/o riduzione di costi, sprechi, rilavorazioni e durata dei cicli. Questi progetti mirano principalmente ad affrontare sfide operative specifiche e puntano a un rapido time-to-value.

I progetti di trasformazione dei processi si prefiggono lo scopo di innovare per fornire nuovo valore. L'evoluzione dei modelli imprenditoriali o la comparsa di nuove tecnologie sono sfide frequenti a cui fanno riscontro progetti di trasformazione. L'obiettivo della trasformazione è spesso l'automazione dei processi end-to-end o una customer experience fluida su tutti i punti di contatto. Si tratta di progetti che mirano perlopiù ad affrontare processi critici ad alto valore o ad alti volumi o importanti funzioni aziendali rivolte ai clienti.

Esplora SAP Build Process Automation

Scopri di più sulle soluzioni intelligenti che possono aiutarti a snellire i workflow

Scopri tutti i dettagli

Promuovi il miglioramento dei processi

Semplifica e accelera subito la trasformazione dei processi aziendali.