Cos'è l'automazione dei processi?
Per automazione dei processi si intende l'utilizzo di software e tecnologie per automatizzare i processi e le funzioni aziendali al fine di raggiungere obiettivi organizzativi definiti.
Panoramica dell'automazione dei processi
Cos'è che non fa dormire sonni tranquilli ai dirigenti d'azienda di oggi? Innanzitutto, una concorrenza che si sta rivelando più agguerrita che mai. Un altro motivo di preoccupazione è il ritmo vertiginoso con il quale cambiano e si evolvono le richieste dei clienti e del mercato. Per competere e prosperare, le aziende devono poter sfruttare ogni leva possibile non solo per diventare più competitive e redditizie, ma anche per rafforzare la loro resilienza e agilità. È qui che entra in gioco l'automazione dei processi.
Sempre più spesso, le aziende si rivolgono all'automazione dei processi come potente volano nella loro costante ricerca di competitività e redditività. In effetti, in un recente sondaggio di Gartner tra aziende leader del settore a livello globale, l'80% degli intervistati ha indicato l'automazione tra le principali priorità e tattiche di business per il successo.
Definizione di automazione dei processi
Per automazione dei processi si intende l'utilizzo di software e tecnologie per automatizzare i processi e le funzioni aziendali al fine di raggiungere obiettivi organizzativi definiti, quali la realizzazione di un prodotto, l'assunzione e l'onboarding di un dipendente o la prestazione di un servizio alla clientela.
Automazione dei processi aziendali (BPA) e trasformazione digitale
L'automazione dei processi aziendali (BPA) era inizialmente un aspetto specifico all'interno dell'area generale della gestione dei processi aziendali (BPM). La BPA era focalizzata sul miglioramento della produttività di back-end, facendosi carico dei compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo. Oggi, invece, la BPA non è più semplicemente una componente della BPM, ma è diventata la sua forza trainante, oltre che un elemento centrale su cui poggia qualsiasi programma di trasformazione digitale. La trasformazione digitale, potenziata da tecnologie come l'AI e il machine learning, fa sì che l'ambito e la scalabilità della moderna automazione dei processi aziendali siano pressoché illimitati. Le soluzioni BPA più avanzate ora possono essere integrate nelle applicazioni sia di back-end che di front-end per snellire i processi dalle supply chain all'HR, dalla finanza all'assistenza clienti, e non solo.
Le fasi dell'automazione dei processi aziendali
Esempi di automazione dei processi aziendali
Le attività o i compiti ad-hoc o una tantum non si prestano in modo ottimale all'automazione dei processi. Questa tecnologia è più adatta ai compiti ripetitivi con fasi, sequenze e regole formalizzate. L'automazione fa sì che il flusso di lavoro o processo di business venga eseguito ogni volta in modo corretto, coinvolgendo le persone giuste, nell'ordine desiderato, con le informazioni corrette ed entro un periodo di tempo specifico. Un processo di business pianificato e modellato è il primo passo verso il miglioramento dell'efficienza attraverso la riduzione dei compiti e delle attività ridondanti. Ferme restando le specificità di ciascuna azienda per quanto riguarda le priorità dell'automazione dei processi, le aree riportate di seguito sono quelle che sembrano trarre comunemente vantaggio da questa tecnologia.
Selezione del personale. Gli strumenti di automazione dei processi possono contribuire a semplificare varie attività di selezione del personale, quali la possibilità di caricare CV e referenze in modo rapido ed efficiente ed elaborare rapidamente valutazioni, rifiuti o follow-up in modo da poter trovare e assicurarsi i migliori talenti.
Onboarding e formazione dei dipendenti. Dall'elaborazione dei record alla conformità, passando per la formazione, l'automazione dei processi può contribuire a semplificare le attività di selezione e onboarding del personale. Il risultato è lo sviluppo più rapido di un dipendente coinvolto e produttivo.
Processi di pagamento e calcolo della retribuzione. Negli ultimi anni si è registrato un forte aumento del numero di lavoratori della gig economy e di dipendenti remoti che lavorano in più regioni. I processi automatizzati possono aiutare le aziende a snellire sia le normali attività di calcolo delle retribuzioni, sia il pagamento di terzisti e società esterne.
Pianificazione della forza lavoro. Gestire la pianificazione dei dipendenti è un'autentica lotta, specie se sono distribuiti tra molteplici sedi e reparti. La possibilità di sincronizzare tra i vari reparti le richieste di ferie e permessi e i viaggi di lavoro permette di coprire ogni assenza, mentre i team di HR e calcolo delle retribuzioni possono automatizzare meglio le attività di amministrazione.
Fatturazione più semplice e coerente. La generazione delle fatture dovrebbe essere teoricamente di competenza dei reparti di contabilità, ma non sempre è così. I processi di fatturazione automatizzati possono contribuire a contenere gli errori, i pasticci contabili e persino i rischi legali.
Customer experience. In un contesto competitivo, è fin troppo facile per i tuoi clienti voltarti la schiena al primo intoppo o ritardo. L'automazione dei processi contribuisce a creare una customer experience più personalizzata e a far muovere i clienti in modo rapido e accurato attraverso i flussi di processo.
Adempimenti normativi e di conformità. È essenziale che una varietà di processi aziendali aderisca a requisiti normativi e di conformità. Ogni volta che registrano un file, le soluzioni di automazione dei processi lasciano una traccia di dati visibile, che semplifica il monitoraggio e la revisione di queste attività in tempo reale. Per esempio, prima che gli addetti alla manutenzione vengano autorizzati a intervenire sul funzionamento di una centrale elettrica, i manager possono verificare che tutti gli impianti potenzialmente pericolosi abbiano seguito e registrato regolarmente i necessari protocolli di sicurezza di arresto
Tecnologie di automazione dei processi di core business
Le soluzioni di automazione robotica dei processi e di automazione dei flussi di lavoro sono al centro di qualsiasi trasformazione digitale.
Automazione dei processi robotici (RPA)
L'RPA non riguarda i robot fisici che operano tipicamente lungo le catene di assemblaggio. Piuttosto, gli strumenti e i bot di RPA sono integrati nei sistemi aziendali allo scopo di automatizzare e semplificare varie attività e interazioni. L'RPA è una componente primaria della BPA. Si riferisce al software e ai bot programmati per emulare e replicare le azioni umane per svolgere i compiti aziendali ripetitivi. I robot con software RPA possono passare da un sistema all'altro, leggere e immettere dati ed eseguire un'ampia gamma di compiti basati su regole.
Automazione dei workflow
L'automazione dei workflow è un'espressione spesso utilizzata impropriamente per indicare l'RPA. L'automazione dei workflow può essere definita come la possibilità di far funzionare in modo autonomo un flusso di compiti, documenti e informazioni nell'ambito delle attività correlate a un dato lavoro, rispettando le regole aziendali definite e limitatamente a compiti specifici all'interno di un intero workflow.
Tecniche e termini in uso nell'automazione dei processi
L'automazione dei processi può essere semplice e includere solo alcuni compiti principali, oppure può essere parte di un più ampio percorso di IPA e iperautomazione. Di seguito sono riportate alcune delle metodiche e tecnologie che consentono i risultati migliori nell'automazione dei processi:
Iperautomazione Più che una tecnologia a sé stante, l'iperautomazione si può definire come un'iniziativa strategica in cui l'organizzazione si impegna con l'obiettivo di identificare, verificare e automatizzare il maggior numero possibile di processi di business e IT, il più rapidamente possibile. A tale scopo, l'iperautomazione si avvale dell'integrazione e orchestrazione di molteplici tecnologie, strumenti e piattaforme, tra cui AI/machine learning, RPA, sistemi ERP di nuova generazione e strumenti di sviluppo low-code/no-code.
Automazione intelligente dei processi (IPA) McKinsey definisce l'IPA come "un complesso emergente di nuove tecnologie che coniuga la riprogettazione dei processi fondamentali con l'automazione robotica dei processi e il machine learning". Potenzia quindi i processi aziendali con l'AI e strumenti di nuova generazione che permettono di automatizzare e semplificare i compiti ripetitivi, replicabili e di routine. L'aspetto interessante è che, oltre a imitare le attività e i compiti umani, l’IPA è effettivamente in grado di imparare a svolgerli. L'AI e le tecnologie cognitive permettono di incorporare le capacità decisionali nell'automazione basata sulle regole, rafforzando così le prestazioni dei lavoratori umani, aumentando la velocità, riducendo i rischi e migliorando il customer journey.
Automazione low-code/no-code La sigla LCNC (low-code/no-code) accompagna tutti quegli strumenti di applicazione e integrazione dotati di funzionalità drag-and-drop, tool visuali e una grande quantità di contenuti predefiniti. Grazie agli strumenti LCNC anche l'utente con poca o nessuna capacità di programmazione o scrittura di codice può automatizzare i processi sfruttando la sua vasta competenza nella materia specifica. Le tecnologie di automazione LCNC non devono comunque varcare i rigidi limiti fissati per garantire che la governance generale sia lasciata ai team IT e far sì che tutti i nuovi processi o applicativi automatizzati si integrino bene all'interno del sistema, nel rispetto dei più rigorosi standard di sicurezza e conformità.
Big Data Non è solo il volume a giustificare l'appellativo di “Big” per questi dati. La categoria dei Big Data è definita da una serie di criteri legati non solo al volume, ma anche alla complessità e velocità. I dati strutturati si presentano con un formato lineare, come quelli che puoi vedere in un foglio di calcolo. Tutto è ripartito tra righe e colonne. I dati non strutturati, invece, possono consistere in informazioni meno quantificabili, come il feedback dei clienti, le e-mail, i video o le immagini. I Big Data possono essere integrati e utilizzati direttamente nell'automazione dei processi aziendali, in base a regole di business definite, oppure sfruttando le funzionalità di intelligenza artificiale (AI) e machine learning. I dati così integrati possono quindi essere utilizzati per guidare le dinamiche decisionali, velocizzando i processi e sollevando gli interessati da attività e valutazioni ripetitive.
Intelligenza artificiale Le tecnologie RPA sono state studiate per dare il meglio di sé con i dati strutturati, ma molti dei tuoi insight e dati di intelligence più preziosi sono contenuti in sistemi semi-strutturati e non strutturati (immagini scansionate, pagine web, documenti PDF, ecc.). Le tecnologie dell'intelligenza artificiale sono in grado di elaborare tali dati e convertirli in un formato strutturato che l'RPA sarà poi in grado di comprendere e utilizzare.
Elaborazione del linguaggio naturale (NLP) I migliori chatbot potenziati da NLP apprendono dai contenuti informativi del discorso umano ma imparano anche a interpretare il contesto e il tono. Nell'automazione dei processi, gli strumenti NLP possono contribuire a guidare meglio le interazioni e a rispondere a richieste di informazioni standard sia internamente che da parte dei clienti.
Machine learning I Big Data forniscono i grandi volumi di dati da cui dipendono le tecnologie di machine learning per concorrere ai processi decisionali. Quando è integrato con l'RPA, l'AI e altri strumenti come l'NLP, il machine learning (e gli algoritmi che lo alimentano) arricchisce i sistemi con la capacità di riconoscere tendenze e schemi, oltre ad apprendere sia dai dati che dagli utenti umani. Tutto questo rende l'automazione dei processi ancora più accurata e utile.
Sistemi ERP intelligenti Da anni le aziende si affidano ai sistemi ERP per gestire e coordinare le proprie attività quotidiane e finanziarie. Ma gli ERP di oggi sono cresciuti (grazie alle tecnologie di AI e machine learning) nella capacità di mettere intelligenza e supporto al servizio della quasi totalità delle aree aziendali e delle rispettive operazioni. Molte funzioni di automazione fanno già parte dei moderni sistemi ERP.
I vantaggi dell'automazione dei processi aziendali
I principali fattori trainanti per l'automazione dei processi hanno a che fare con gli evidenti vantaggi derivanti da una maggiore velocità ed efficienza e da maggiori opportunità di agilità e innovazione. Questi alcuni dei vantaggi principali:
Strutture aziendali nel complesso più agili e resilienti
Operazioni più efficienti, tra cui tempi di ciclo più rapidi e tassi più elevati di correttezza al primo tentativo
Miglioramento della conformità grazie a una maggiore visibilità a livello di tracce di dati e monitoraggio
Riduzione dei carichi di lavoro dovuti a processi lenti e manuali, favorendo maggiore libertà di innovazione e crescita
Collaborazione in tempo reale all'interno dell'organizzazione, rafforzamento del lavoro di squadra e successo/gratificazione dei dipendenti
Miglioramento della qualità del customer service e dei tempi di risposta
Automazione dei processi: le prossime tappe del tuo percorso verso la trasformazione digitale
Ottenere l'automazione dei processi a 360° è una tappa fondamentale in qualsiasi percorso di trasformazione digitale di successo. McKinsey ha recentemente condotto un sondaggio tra le aziende leader del settore che hanno raggiunto con successo gli obiettivi di automazione dei processi di business. È emerso che praticamente in ogni caso quei successi avevano in comune tre componenti strategiche:
- L'automazione deve essere adottata come priorità strategica nell'intera organizzazione anziché essere relegata in silos come soluzione per affrontare pochi processi isolati
- L'automazione dei processi deve puntare a mettere la tecnologia al servizio delle persone, e non il contrario
- Data l'attuale fase di particolare imprevedibilità del mercato, per il successo dell'automazione dei processi si rende necessaria un'attenzione particolare alla scalabilità
Come per ogni precorso di trasformazione aziendale, anche questo non deve avvenire tutto in una volta. Il primo passo essenziale è essere preparati a gestire il cambiamento e a comunicare obiettivi e traguardi chiaramente definiti a tutta la forza lavoro.
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