Cos'è lo spend management?

Lo spend management è la pratica che consiste nel gestire tutte le relazioni con i fornitori e gli acquisti dell'azienda allo scopo di individuare la destinazione di ogni centesimo speso e trarne il massimo beneficio.

Panoramica dello spend management

Un efficace spend management integra e automatizza tutte le attività correlate alle spese, dal sourcing al pagamento, in modo che l'acquisto avvenga come pianificato e i fornitori vengano pagati nel rispetto dei contratti. Con una visione d'insieme dello spending puoi portare in gestione una maggiore quota di spesa controllabile, fornendo valore aggiunto per l'organizzazione grazie ai seguenti fattori:

 

  • Miglioramento dell'efficienza dei processi

  • Riduzione dei costi e dei rischi di fornitura

  • Migliore collaborazione tra partner commerciali e team interfunzionali

  • Maggiore focalizzazione su attività più strategiche

Cos'è il processo di spend management?

La gestione della spesa inizia con la trasformazione digitale di sourcing, contratti e acquisti, unitamente ai processi per la gestione di fornitori, fatture e pagamenti.

 

Le funzioni source-to-pay vengono quindi consolidate in un unico processo, semplice e intelligente, eseguito su una singola piattaforma in cloud integrata con una rete globale di fornitori. Diventa così possibile raccogliere e analizzare tutti i dati di spesa, acquisendo informazioni su quanto spende un'azienda, con quale frequenza e presso quali fornitori.

Quali sono i vantaggi dello spend management?

Utilizzando un moderno software di gestione della spesa, gli insight si trasformano in azione in un processo interconnesso dal primo all'ultimo stadio.

  • Il sourcing viene condotto a partire da una posizione più vantaggiosa, per poter strappare prezzi migliori ai fornitori

  • I contratti vengono redatti in tempo reale e quindi archiviati in un repository centralizzato, facilitando la visibilità e la compliance

  • Gli acquisti sono più semplici, perché gli addetti vengono guidati ad acquistare presso fornitori preferenziali a prezzi concordati

  • Il ciclo di vita e le prestazioni dei fornitori vengono gestiti con una visione a 360° su dati affidabili e aggiornati

  • La visibilità dei fornitori multilivello attenua il rischio fornitori e le potenziali minacce a operazioni, immagine e fatturato

  • L'acquisizione, il workflow e l'approvazione delle fatture sono automatizzati, il che permette di eliminare le eccezioni e di garantire la conformità rispetto a contratti e ordini d'acquisto

Grazie alla collaborazione con i fornitori, i pagamenti vengono gestiti in modo da aumentare il flusso di cassa, migliorare il capitale circolante netto e sfruttare gli sconti per pagamenti anticipati

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Domande frequenti

La gestione dei fornitori è una componente essenziale del procurement. Consiste nella supervisione e nel coordinamento delle interazioni condotte con tutti i venditori che forniscono merci e servizi a un'azienda. Ha lo scopo di instaurare relazioni positive e produttive con i fornitori, verificando che soddisfino gli standard e le aspettative dell'azienda in termini di qualità, costo e tempi di consegna. Nel contesto del category management, la gestione dei fornitori assume ancor più rilevanza in quanto permette di istituire relazioni solide con i fornitori nell'ambito di specifiche categorie, con conseguente miglioramento dell'efficienza, riduzione del rischio ed eventualmente prezzi e condizioni più favorevoli.

L'analisi della spesa si riferisce al processo di raccolta, pulizia, classificazione e analisi dei dati di spesa allo scopo di ridurre i costi di approvvigionamento, migliorare l'efficienza e monitorare la compliance. Permette alle organizzazioni di capire dove viene speso il loro denaro, oltre a individuare opportunità di riduzione dei costi e miglioramento dei processi. Nel contesto del category management, l'analisi della spesa è fondamentale in quanto permette alle organizzazioni di assumere decisioni guidate dai dati, di ottimizzare la spesa nelle diverse categorie e di negoziare termini e condizioni migliori con i fornitori.

Il rischio fornitori si riferisce alle potenziali conseguenze negative che possono verificarsi a causa delle azioni o degli errori di un fornitore. I rischi possono essere correlati ad aspetti come qualità, consegne, stabilità finanziaria, conformità e reputazione. La gestione del rischio fornitori è fondamentale nel procurement per garantire la continuità degli approvvigionamenti, tutelare la reputazione dell'organizzazione e del brand ed evitare potenziali ripercussioni legali o finanziarie. In ambito di category management, la comprensione e la mitigazione del rischio fornitori all'interno di categorie specifiche permettono di sviluppare la resilienza della supply chain, garantendo relazioni stabili e affidabili con i fornitori e tutelando l'organizzazione da eventuali disservizi o problemi.

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