Cos'è il procurement? Una guida completa
Il procurement è il processo di sourcing, acquisto, ricezione e ispezione di tutti i beni e servizi di cui la tua azienda ha bisogno per operare, dalle materie prime per la produzione al software, passando per le forniture per ufficio.
Il funzionamento del procurement è spesso dato per scontato, fino a quando non subisce un intoppo. Avendo il compito di tenere in moto gli ingranaggi di un'azienda, il procurement si assicura che i materiali e le forniture giusti siano a disposizione quando necessario. Dato il suo focus prettamente operativo, il procurement non è mai stato generalmente considerato una disciplina strategica, almeno finora.
Il contenimento dei costi si conferma una priorità, specie in considerazione dell'inflazione e dell'aumento del costo delle forniture. Il controllo dei costi, tuttavia, è solo uno dei fattori di pressione che gravano oggi sul procurement. Stretto tra la minaccia di carenze di approvvigionamento e le spese per lo stoccaggio di scorte extra, il procurement deve adoperarsi per sostenere la resilienza della supply chain, anche quando eventi climatici o altre criticità ne ostacolano il funzionamento. La necessità di approvvigionarsi di beni sostenibili e di rispettare un quadro normativo in costante espansione spinge le aziende a sottoporre i processi di sourcing a un ulteriore livello di raccolta e controllo dei dati. Si aggiungano all’equazione il rischio e le pressioni di ordine geopolitico, con conseguente scarsità di materie prime, e il procurement si ritrova ben presto nell'occhio del ciclone.
Oggi il ruolo del Chief Procurement Officer (CPO) non è più una funzione di back-office che si occupa principalmente di riduzione dei costi e compliance.
Definizione di procurement
Responsabile dell'approvvigionamento di tutti i beni e servizi necessari a un'organizzazione, il procurement è diventato una funzione vitale per il business. Per le imprese manifatturiere, la disponibilità delle forniture è particolarmente critica, non essendo possibile realizzare prodotti finiti senza i necessari materiali. I reparti di procurement devono mettersi in contatto con gli stakeholder interni per raccogliere le loro previsioni e i loro fabbisogni e quindi reperire i migliori fornitori al miglior costo.
Le origini della funzione di procurement sono riconducibili alla costruzione delle piramidi, come testimoniano i ritrovamenti di papiri con iscrizioni di dettagli su forniture e trasporti. Nel tempo il procurement ha poi subito numerose trasformazioni, passando da semplice attività di registrazione a disciplina che richiede pensiero strategico e capacità negoziali.
Durante la rivoluzione industriale, il procurement ha acquisito importanza per il fiorire delle attività manifatturiere che avevano bisogno di reperire, acquistare e trasportare materiali. A metà del XX secolo, con l'economia in piena espansione, nuove opportunità e procedure di gara competitive hanno contribuito a definire nuovamente la pratica. Una specifica formazione in vari aspetti della gestione della supply chain ha fatto nascere nuove figure professionali. Si è così iniziato a considerare il procurement alla stregua di una funzione manageriale anziché puramente amministrativa.
Oggi il procurement sta attraversando una nuova trasformazione radicale, probabilmente non da meno di quelle vissute in passato.
Perché il procurement è così importante nel business?
Quella che in passato era una tipica funzione gestionale di back-office oggi è al centro della scena come partner strategico nelle complesse decisioni strategiche dei vertici aziendali.
Controllando peraltro una quota consistente dei costi di un’azienda, dal 40 all’80%, secondo alcune stime, il procurement è quindi essenziale in ogni valutazione di bilancio. D'altro canto, pratiche efficaci di procurement servono anche a rafforzare la valutazione del rischio, la supervisione dei fornitori e le potenzialità di creazione di valore in seno alla supply chain.
Questi alcuni fattori chiave che spiegano l'importanza del procurement per l'azienda:
Risparmi sui costi: il procurement è la prima linea di difesa nella riduzione dei costi e nella stabilizzazione del cash flow di un'azienda, a tutto vantaggio dei margini di profitto e degli utili netti. Risparmi significativi sui costi si possono ottenere anche con il sourcing di prodotti e trattative contrattuali concorrenziali. In aggiunta, la stessa razionalizzazione dei processi di acquisto può avere un impatto reale sui risultati finanziari.
Qualità: approvvigionare le materie prime giuste al momento giusto è fondamentale per la realizzazione di prodotti di alta qualità. La qualità investe tutti gli aspetti del processo di procurement, in quanto la scelta dei materiali e dei fornitori influisce direttamente sulla qualità dei prodotti e dei servizi. Riconoscere il carattere prioritario della qualità è fondamentale per mitigare i rischi legati alla reputazione, alla produzione e alle questioni legali.
Allineamento degli obiettivi: il sourcing strategico allinea gli acquisti del procurement agli obiettivi dell'azienda. Per esempio, se per la tua azienda un valore fondamentale è rafforzare l'agilità e la resilienza, gli strumenti per conseguire tali obiettivi dovrebbero essere integrati nel processo di procurement. Un'analisi dettagliata del mercato e dei tuoi fabbisogni interni può facilitare la scelta dei fornitori meglio posizionati per soddisfare le tue esigenze.
Mitigazione del rischio: il rischio può verificarsi in ogni fase del processo di procurement, per motivi che possono andare da analisi errate dei fabbisogni a problemi di consegna dei fornitori. Ulteriori rischi derivano da risposte inefficaci agli adempimenti di conformità, a standard etici ambigui, a incidenti correlati al clima, crisi globali e problematiche simili. Adeguatamente supportati dalla tecnologia, i processi di procurement oggi disponibili forniscono la visibilità necessaria per riconoscere, valutare e mitigare i rischi in modo proattivo.
Sostenibilità ed etica: il team di procurement deve allinearsi ai valori della propria azienda in materia di impatto ambientale, sourcing etico, impegni ambientali, sociali e di governance (ESG) e altro ancora per garantire la compliance e scongiurare rischi, danni reputazionali e spese inutili. La gestione del sourcing e della compliance in chiave di sostenibilità è un compito fondamentale della funzione procurement.
Tipologie di gestione del procurement
Esistono quattro tipi principali di procurement:
- Procurement diretto: consiste nell'approvvigionamento di tutto ciò che supporta direttamente la produzione dei beni venduti da un'azienda, comprese le materie prime, i componenti, i pezzi di ricambio, i servizi e gli articoli all'ingrosso. Considerato che ciascuno di questi fattori si ripercuote su fatturato, crescita e reputazione, nel procurement diretto le relazioni con i fornitori rivestono un ruolo cruciale.
- Procurement indiretto: tutto ciò che non è direttamente correlato alla produzione, ivi compresi materiali, beni e servizi per uso interno e per l'operatività aziendale quotidiana, rientra nell'ambito del procurement indiretto. Sono incluse voci quali forniture per ufficio, spese per utenze e trasferte.
- Procurement di beni: sia il procurement diretto che quello indiretto rientrano nel procurement di beni, che consiste nell'approvvigionamento di qualsiasi oggetto tangibile, sia esso finito o semilavorato, dalle attrezzature alle materie prime, fino alle sedie da ufficio.
- Procurement di servizi: servizi professionali basati sulle persone, prestati da imprese come società di consulenze, agenzie, studi legali, servizi IT esternalizzati, servizi di security, forniture di software-as-a-service (SaaS) e manutenzione di edifici, rientrano tutti nell'ambito del procurement di servizi. Sono prestazioni indispensabili sia per garantire un workflow efficiente che per colmare eventuali lacune nel personale.
Le 12 fasi del processo di procurement
Per quanto possa variare da un'azienda all'altra, il processo di procurement si articola in genere nelle 12 fasi seguenti:
1. Individuare i fabbisogni: la prima fase di un qualsiasi processo di procurement consiste nell'individuare i materiali, i prodotti, il software o i servizi specifici necessari per effetto di carenze, nuovi progetti o normali requisiti operativi. In questa fase interviene anche la pianificazione e previsione della domanda.
2. Reperire i fornitori: la ricerca e la valutazione dei migliori fornitori potenziali per i fabbisogni della tua azienda avvengono nelle prime fasi del processo di procurement. Il progressivo inserimento di fornitori alternativi può favorire la gestione del rischio offrendo opzioni in caso di carenze o interruzioni.
3. Presentare una richiesta di acquisto: la presentazione di una richiesta di acquisto, con specifiche quali prezzo, arco temporale e quantità da sottoporre a verifica e approvazione interne, innesca il processo di acquisto.
4. Valutare e selezionare i fornitori: la scelta del fornitore migliore attraverso una procedura di gara competitiva, quali l'emissione di una richiesta di offerta (RFP), una richiesta di quotazione (RFQ), aste elettroniche o appalti semplificati presuppone la valutazione degli offerenti in base ai costi oltre che alla qualità, reputazione, affidabilità, velocità e sostenibilità.
5. Negoziare prezzo e termini: dopo aver selezionato un fornitore, il team di procurement negozia varie condizioni di acquisto, tra cui prezzo, quantità, tempistiche di consegna e condizioni di pagamento.
6. Emettere un ordine di acquisto: una volta scelto un fornitore e perfezionati i termini, l'impresa emette un ordine di acquisto formale destinato a tale fornitore e contenente l'indicazione esatta di merci, servizi e termini.
7. Ricevere le merci e controllare la qualità: una volta ricevuti i beni, il passo successivo è assicurarsi che la loro qualità e quantità corrispondano a quanto ordinato ispezionandoli attentamente per rilevare eventuali danni o errori.
8. Evasione della fattura e assolvimento dei termini di pagamento: alla conferma che le merci consegnate hanno superato i controlli di quantità e qualità, la fattura del fornitore può essere evasa tramite la contabilità fornitori (AP) per dare corso al puntuale pagamento. A seconda dei termini del contratto, possono essere previsti sconti per pagamenti anticipati e utilizzati metodi di pagamento diversi.
9. Instaurare e gestire buone relazioni con i fornitori: è strategico per il team di procurement intrattenere relazioni positive continue con i fornitori. Gli effetti positivi si misurano sui fornitori in termini di prestazioni, condizioni, sconti, collaborazione e affidabilità.
10. Gestire i contratti: la gestione dei contratti di procurement prevede il monitoraggio degli stessi a garanzia della conformità, e l'eventuale rinegoziazione dei termini. È importante individuare e affrontare le possibili criticità per avere la certezza che i risparmi negoziati vengano realizzati e trovino riscontro nel tuo risultato economico.
11. Gestire il rischio: il ruolo svolto nella gestione del rischio è un ulteriore aspetto che rende il team di procurement così parte integrante di un'organizzazione. È fondamentale poter prevedere e gestire eventuali problemi di carenze e interruzioni della supply chain e introdurre misure per contrastarli. Tenere il passo con il quadro di obblighi e normative, sapendo rilevare ogni eventuale minaccia di non conformità, è un altro aspetto essenziale della gestione del rischio.
12. Verificare e analizzare: questa fase conclusiva del processo di approvvigionamento è in realtà un'azione continua. La verifica e l'analisi dei KPI del procurement servono a individuare le lacune e far emergere nuove opportunità di risparmio e riduzione dei rischi, e svolgono un ruolo determinante nel successo dell'azienda.
Queste 12 fasi vengono comunemente considerate come il ciclo di vita del procurement, poiché le attività si sovrappongono e il processo non ha soluzione di continuità. Un valido ciclo di vita del procurement presuppone l'integrazione con altre aree aziendali chiave, quali budgeting, previsione e gestione della supply chain.
Procurement vs acquisti e altri workflow correlati
Per quanto spesso utilizzati indistintamente da molte organizzazioni, i termini "procurement", "acquisti", "sourcing" e "gestione della supply chain" non sono equivalenti. Ecco in cosa si differenziano:
Procurement vs acquisti Gli acquisti sono la parte del processo di procurement che attiene alle transazioni. Comprendono la negoziazione, l'ordine dei prodotti, la ricezione delle merci e dei servizi e l'invio dei pagamenti. Gli acquisti sono quindi solo una parte, per quanto cruciale, del più ampio processo di procurement.
Procurement vs sourcing Parte essenziale nella fase iniziale dell'intero processo di procurement, il sourcing riguarda l'identificazione dei fabbisogni, la ricerca dei fornitori, l'emissione delle richieste di acquisto, la valutazione e la selezione dei fornitori e la negoziazione di prezzi e condizioni. È nella fase di sourcing che si possono creare relazioni forti con i fornitori.
Procurement vs. gestione della supply chain Il procurement è la parte del processo generale di gestione della supply chain che si concentra sull'acquisizione dei beni e servizi necessari per la realizzazione dei prodotti e il mantenimento delle procedure operative interne. Il procurement interagisce dinamicamente con altri segmenti della supply chain, quali logistica, gestione stock e pianificazione della domanda.
Gestione del procurement sostenibile
Il procurement sostenibile, che integra i criteri ESG nelle proprie pratiche e dinamiche decisionali, non è tanto la risposta a una tendenza generale, quanto il frutto di valutazioni cruciali.
Le sfide con cui deve misurarsi il procurement sostenibile sono quelle della complessità e trasparenza delle supply chain, la misurazione delle performance, la garanzia della conformità agli standard e lo sviluppo di capacità. Impresa già difficile oggigiorno, reperire materie prime a bassa intensità di emissioni, come l'acciaio verde e l'alluminio e la plastica riciclati, lo sarà sempre di più in futuro. Sono i clienti, del resto, a voler sempre più acquistare presso brand capaci di esibire credenziali di sostenibilità, il che rende il procurement sostenibile indispensabile per il business.
Prendiamo in esame un solo aspetto del procurement sostenibile: la riduzione delle emissioni della supply chain. Essendo un processo che può richiedere anni, partire ora con la transizione significa avere imprese destinate a essere più competitive e resilienti in futuro.
Ecco alcuni esempi di procurement sostenibile:
Green sourcing o green procurement: il green sourcing consiste nell'acquisto strategico di prodotti e servizi con un minore impatto ambientale. Il green procurement prevede l'eliminazione delle materie plastiche monouso e di altri articoli usa e getta, l'incorporazione di materie prime riciclate o riutilizzate e l'adozione di tecnologie o combustibili puliti. Il green procurement può ridurre i costi di produzione, contribuire alle iniziative di responsabilità sociale dell'azienda e persino incrementare le vendite strizzando l'occhio ai consumatori più rispettosi dell'ambiente.
Materiali di provenienza etica: il procurement sostenibile si basa sul sourcing etico, ossia sulla scelta di acquistare prodotti presso aziende che garantiscono un salario di sussistenza, offrono buone condizioni di lavoro, non sfruttano il lavoro minorile, contribuiscono positivamente alle comunità di cui fanno parte e soddisfano altri standard etici.
Riduzione dell'impronta di carbonio e del consumo energetico: ridurre le emissioni di carbonio e il consumo energetico della tua azienda significa limitare non solo le emissioni create direttamente dal funzionamento quotidiano di fabbriche e mezzi di trasporto, ma anche quelle generate lungo l'intera supply chain.
L'AI nel procurement: automazione e insight più smart
Nella funzione procurement, l'AI può automatizzare e snellire attività complesse come l'analisi delle spese, la gestione dei contratti, il sourcing strategico e la gestione della compliance. Può inoltre supportare processi decisionali e di analisi più smart e aiutarti a individuare opportunità e possibili risparmi sui costi e anomalie, oltre a semplificare il reperimento di nuovi fornitori, permettendoti al contempo di eliminare le frodi nell'approvvigionamento e di ridurre gli errori.
L'AI può essere anche utilizzata per creare valore aziendale andando a decostruire ciò di cui l'azienda ha realmente bisogno, mettendo in discussione i processi consolidati, valorizzando conoscenze acquisite da nuovi punti di riferimento e progettando la supply chain in modi nuovi e diversi.
Anche l'AI generativa ha un enorme potenziale per il procurement. La sua capacità di automatizzare le attività, fornire insight e aumentare la trasparenza supporta l'efficienza, la produttività e una migliore selezione e gestione dei fornitori. L'AI generativa può anche contribuire a mitigare il rischio e a ridurre le spese.
L'utilizzo dell'AI per supportare il procurement nell'assumere decisioni migliori, individuare nuove opportunità, automatizzare attività e accrescere l'efficienza operativa consente al team di questa funzione di concentrarsi sugli aspetti in cui l'esperienza umana è più preziosa.
Cosa cercare nel software di procurement
Nella scelta del software di procurement, dai priorità a strumenti che, oltre a digitalizzare e snellire i processi di approvvigionamento, migliorano anche le dinamiche decisionali strategiche. Il software ideale dovrebbe vantare una robusta infrastruttura in cloud e funzionalità di intelligenza artificiale con cui semplificare le complesse attività del procurement. Tra le funzionalità essenziali non possono mancare una perfetta integrazione con i sistemi finanziari e di supply chain esistenti, interfacce di facile utilizzo e strumenti analitici completi per un'analisi approfondita della spesa.
Opta per soluzioni che forniscono insight e reporting in tempo reale, facilitando la gestione proattiva delle attività di approvvigionamento. Assicurati che il software sia scalabile, capace di evolversi con il tuo business e che contribuisca attivamente alla direzione di crescita dell'azienda.
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