Cos'è la gestione della forza lavoro temporanea? La guida definitiva
La gestione della forza lavoro contingente è il processo di ricerca, coinvolgimento e gestione di lavoratori temporanei e liberi professionisti.
Innescata dalla pandemia, la gestione della forza lavoro contingente si è rapidamente evoluta, da misura di stopgap, in elemento strategico essenziale. In un recente report dell'Economist Impact, il 75% dei CPO ritiene che la gestione della forza lavoro contingente e delle spese associate sia una priorità assoluta per le proprie organizzazioni. Tuttavia, solo il 35% delle organizzazioni ritiene di avere sufficiente visibilità su queste attività. Le aziende – dalle startup ai conglomerati globali – sono alla ricerca di modi per gestire queste nuove realtà e acquisire l’agilità di cui hanno bisogno per prosperare nel complesso e fluido mondo del lavoro di oggi.
Cos'è la gestione della forza lavoro temporanea?
Il 50% delle organizzazioni cerca talenti aumentando il ricorso alla forza lavoro esterna. La maggior parte di questi assunti sono esperti nei loro settori – come specialisti di AI, produttori di video e guru delle app – che offrono competenze preziose alle organizzazioni su richiesta.
Cos'è un lavoratore a termine? Un lavoratore a termine è una persona che lavora per un'organizzazione su base temporanea, non come dipendente a tempo indeterminato.
Poiché i lavoratori a termine non sono dipendenti a tempo indeterminato, sono gestiti in modo diverso. Il Procurement e l'HR collaborano sempre di più per gestire questi lavoratori con soluzioni specializzate per la forza lavoro temporanea. Le soluzioni di solito fanno parte di un sistema di gestione dei fornitori (VMS) più ampio, spesso integrato con le soluzioni di gestione del capitale umano (HCM), e offrono strumenti per qualsiasi aspetto, dalle richieste iniziali e negoziazioni all'onboarding, al coinvolgimento, alla fatturazione, ai pagamenti e all'offboarding. Senza gli strumenti e la tecnologia giusti, questo processo può diventare piuttosto complicato e il rischio di non conformità alle leggi sul lavoro, alle imposte e ad altre normative è elevato.
La forza lavoro contingente può includere collaboratori indipendenti, liberi professionisti e consulenti ed è solo una parte della forza lavoro esterna. L'altra parte è costituita da fornitori di servizi provenienti da aziende che forniscono servizi basati sulle persone, quali agenzie di marketing, studi legali e IT esternalizzato. L'approvvigionamento di servizi è l'attività di assunzione e gestione dei fornitori di servizi che forniscono questi servizi basati sulle persone a un'organizzazione. Poiché la forza lavoro esterna è diventata una parte significativa delle strategie per la forza lavoro in tutto il mondo, i lavoratori esterni devono essere gestiti con altrettanta attenzione e cura rispetto ai lavoratori tradizionali basati sui dipendenti.
L'importanza di una gestione efficace della forza lavoro contingente
Una gestione efficace della forza lavoro contingente può apportare molti vantaggi alla tua organizzazione, tra cui competenze specializzate, maggiore flessibilità e reattività. Spesso ci si concentra molto sui benefici e sulle sfide dei lavoratori temporanei stessi, ma è anche importante riconoscere la necessità essenziale di gestire e amministrare efficacemente questa area in crescita.
1. Flessibilità economica: programmi di successo per la forza lavoro contingente consentono alle organizzazioni di sfruttare e far crescere una forza lavoro flessibile, consentendo loro di essere più competitive e resilienti, soprattutto in periodi di crisi o fluttuazioni economiche.
2. Risposta alla volatilità del mercato: molte organizzazioni moderne sono ora interessate a bilanciare e legittimare la forza lavoro esterna nei prossimi anni. Per raggiungere questo obiettivo, queste aziende devono coltivare e investire nei migliori team e soluzioni per la forza lavoro contingente.
3. Risparmi sui costi: quasi il 40% delle aziende cita le iniziative di riduzione dei costi come forza trainante dell'assunzione di manodopera contingente. Strategie di gestione efficaci sono essenziali per ottenere i risultati desiderati dall'assunzione di forza lavoro contingente.
4. Flessibilità nella pianificazione della forza lavoro: si tratta di un fattore trainante per le aziende di oggi, poiché consente budget più snelli e processi decisionali più agili. Ma questo obiettivo non può essere raggiunto facilmente senza solide strategie e risorse di gestione della forza lavoro contingente.
5. Accesso a competenze specializzate: la gestione della forza lavoro temporanea aiuta a garantire che la tua azienda possa accedere a un pool di professionisti altamente specializzati su richiesta. La capacità di accelerare questo processo aiuta la tua azienda ad essere il più competitiva e reattiva possibile.
6. Scalabilità e agilità: la capacità di aumentare o diminuire la capacità lavorativa in base alle esigenze migliora l'agilità organizzativa, rendendo più facile gestire le fluttuazioni del carico di lavoro e le esigenze specifiche del progetto.
7. Maggiore efficienza operativa: la corretta gestione dei lavoratori temporanei garantisce una perfetta integrazione nei processi organizzativi, migliorando l'efficienza e la produttività operative complessive.
Le sfide della gestione dei dipendenti a termine
Ogni cambiamento e innovazione richiede un certo aggiustamento. La buona notizia è che non sei solo. Le migliori aziende di oggi stanno riconoscendo questi problemi comuni della forza lavoro temporanea e si stanno adattando e evolvendo rapidamente con soluzioni e processi per ottimizzare questa nuova realtà.
1. Conformità e questioni legali: ogni anno, il panorama giuridico delle leggi sul lavoro, delle normative fiscali e della classificazione dei lavoratori diventa sempre più complesso. Protocolli chiari e soluzioni dedicate possono contribuire ad evitare rischi e sanzioni.
2. Controllo della qualità e coerenza: mantenere la coerenza tra i vari progetti e team può essere difficile, soprattutto quando i lavoratori temporanei sono coinvolti in attività o progetti critici. Il rispetto degli standard e dei criteri ufficiali può portare a risultati migliori sia per i lavoratori temporanei che per i loro datori di lavoro.
3. Visibilità e controllo: procurare lavoratori esterni al di fuori della supervisione HR significava che non erano integrati nei sistemi centralizzati, rendendo difficile tracciare, monitorare e allegare il ROI ai loro risultati di lavoro. I sistemi di gestione dei fornitori di oggi consentono di integrare i lavoratori esterni in un sistema unificato.
4. Acquisizione e fidelizzazione dei talenti: sia i team HR che i team di procurement lottano con l'attuale ambiente competitivo di selezione del personale. La pressione è necessaria per ottenere un accesso affidabile e in tempo reale ai pool di talenti e per creare un'esperienza attraente e ottimizzata per tutte le parti coinvolte.
5. Sicurezza dei dati e proprietà intellettuale: si tratta di una sfida sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Le migliori soluzioni per la forza lavoro temporanea basate su cloud si integrano con l'ERP e i sistemi aziendali centrali per garantire aggiornamenti regolari sulla sicurezza e protocolli IT supportati a livello centrale.
6. Regionalizzazione: la forza lavoro sia remota che esterna continua a crescere. Per i manager della forza lavoro temporanea, ciò significa una vasta gamma di regole e pratiche globali e regionali. I sistemi di gestione dei fornitori possono aiutarti automatizzando gli aggiornamenti periodici alla conformità e alle normative sul lavoro.
Approcci diversi alla gestione della forza lavoro contingente
Ci sono così tante variabili da azienda a azienda che possono influire sulla gestione della forza lavoro contingente e le organizzazioni moderne stanno adottando un approccio sempre più olistico alla pratica. Ciò include la fusione di diversi metodi e l'unificazione delle attività all'interno di un'infrastruttura più visibile e basata su cloud.
1. Gestione centralizzata: si tratta di gestire tutte le attività della forza lavoro temporanea attraverso un unico team o reparto interno. Questo metodo offre maggiore controllo e coerenza, ma potrebbe mancare di flessibilità.
2. Gestione decentralizzata: un approccio decentralizzato consente ai singoli reparti o business unit di gestire direttamente i lavoratori temporanei. Sebbene questo possa essere più adattabile alle esigenze specifiche, può portare a inconsistenze e mancanza di visibilità generale.
3. Gestione ibrida: un approccio ibrido combina elementi di gestione sia centralizzata che decentralizzata ed è un approccio sempre più diffuso, volto a raggiungere un equilibrio tra controllo e agilità.
4. Outsourcing di servizi gestiti: le organizzazioni più grandi si sforzano di migliorare ed evolvere i loro programmi interni di forza lavoro contingente, tuttavia molte aziende continuano a utilizzare fornitori di servizi gestiti (MSP) specializzati in questo settore. Le moderne soluzioni software possono contribuire a garantire che gli esperti di personale temporaneo interno ed esterno possano lavorare insieme con visibilità e fluidità.
5. Soluzioni VMS dedicate basate su cloud: le soluzioni basate su cloud supportate dall'AI offrono un'analisi dei dati in tempo reale e una perfetta integrazione dei sistemi. Ciò può migliorare significativamente la gestione della forza lavoro contingente, offrendo informazioni approfondite su costi, produttività, previsione e conformità.
6. Partnership strategica: la creazione di partnership strategiche con le agenzie di reclutamento o le organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO) può semplificare il processo di sourcing e gestione della forza lavoro contingente. Le migliori pratiche per la forza lavoro contingente prevedono lo sviluppo di protocolli e l'utilizzo delle tecnologie e dei processi giusti per questi scopi.
7. Pool di talenti interni: lo sviluppo e la manutenzione di un pool interno di lavoratori temporanei pre-vagliati può accelerare il processo di assunzione e garantire una qualità coerente dei talenti. I responsabili della forza lavoro temporanea lavorano per facilitare e automatizzare un accesso sicuro e robusto a queste risorse.
L'importanza di estendere la DEI alla forza lavoro contingente
Nell'attuale clima, i manager della forza lavoro contingente devono far fronte a forti richieste da tutte le parti. Le responsabilità in materia di appalti richiedono un'attenzione rapida alle esigenze operative urgenti. I compiti di gestione della forza lavoro richiedono servizio e sostegno personale sia a coloro che effettuano l'assunzione che a coloro che vengono assunti. E con il numero di cause legali su diversità, equità e inclusione (DEI) che aumentano ogni anno, la pressione dei vertici aziendali è pronta a ridurre al minimo i rischi e a mantenere la conformità a ogni turno. Questa complessa infrastruttura richiede che i manager della forza lavoro contingente non solo allineino le loro strategie con gli obiettivi più ampi della DEI dell'azienda, ma rimangano anche all'avanguardia nella comprensione del significato e dell'impatto umano di queste politiche.
Una maggiore visibilità è essenziale per gestire efficacemente la diversità e proteggere i diritti umani all'interno della forza lavoro esterna. Ciò comporta una comprensione completa della forza lavoro, comprese le informazioni sulle ore lavorate, la garanzia di una fatturazione accurata e il mantenimento di pratiche retributive eque. Tale visibilità è una questione di conformità e un passo verso un trattamento equo di tutti i lavoratori, indipendentemente dal loro status contrattuale.
Inoltre, l’adozione di processi digitali per la firma e la gestione dei documenti, portando a un approccio paperless, si allinea agli obiettivi di consumo responsabile. Questo passaggio alla digitalizzazione snellisce i compiti amministrativi e riflette l'impegno verso pratiche sostenibili, contribuendo a un più ampio impegno in materia di responsabilità sociale d'impresa. Integrando questi elementi, i manager della forza lavoro contingente possono creare un ambiente conforme ed efficiente e allineato ai valori sociali in evoluzione e alle aspettative etiche della forza lavoro moderna.
Come l'AI sta trasformando la gestione dei talenti temporanei
L'AI potenzia le moderne soluzioni per la forza lavoro temporanea per ottenere risultati analitici più intelligenti, rapidi e approfonditi. Ciò include spazi di lavoro personalizzabili, flussi di lavoro integrati e interfacce utente migliorate.
L'AI e il suo sottoinsieme, il machine learning, conferiscono ai sistemi la capacità di apprendere man mano che vanno, consentendo un'analisi sofisticata delle competenze e l'intelligenza dei talenti. Ad esempio, le descrizioni delle mansioni e i processi di selezione del personale supportati dall'AI possono semplificare le modalità di reperimento e posizionamento dei lavoratori temporanei, fornendo una corrispondenza più rapida e ideale tra ciò di cui si ha bisogno e ciò che il lavoratore esterno ha da offrire. Integrandosi senza soluzione di continuità con l'HR e altre aree operative, l'AI svolge anche un ruolo nell'analisi dei dati sulle prestazioni e la conformità della forza lavoro, fornendo l'accesso ai dati in tempo reale e la capacità di eseguire analisi on-demand su set di dati eterogenei.
I manager della forza lavoro contingente del futuro dovranno bilanciare l'efficacia di questo strumento con le qualità insostituibili dell'ingegno e dell'intuizione umana, portando a un futuro di lavoro che sia incentrato sulle persone quanto efficiente.
Gestione totale dei talenti: perché il procurement e l'HR devono lavorare insieme
Un'impresa di successo richiede una gamma diversificata di lavoratori, che comprenda sia il personale a tempo pieno che il personale part-time, insieme ai fornitori di servizi e al personale temporaneo. La sfida si pone spesso quando questi segmenti della forza lavoro vengono gestiti attraverso sistemi disparati o da reparti interni separati. Questo approccio frammentato può portare alla mancanza di una visibilità completa dell'intera forza lavoro, nonché a processi manuali complessi per lo sviluppo di una strategia integrata per la forza lavoro. È qui che diventa cruciale la necessità di una gestione totale della forza lavoro.
Le migliori soluzioni di oggi offrono un approccio unificato alla gestione della forza lavoro, garantendo una strategia e un'esperienza coerenti in tutti i segmenti della forza lavoro, inclusi i processi di pianificazione, allocazione del personale, onboarding e pagamento. La chiave sta nell'integrazione di tutti i dati del personale in un'unica vista accessibile, che consente di visualizzare e gestire l'intera forza lavoro in un unico posto. Questa integrazione garantisce un mix di talenti adeguato per raggiungere gli obiettivi strategici della forza lavoro.
Ma i vantaggi vanno oltre la semplice visibilità. Queste soluzioni ti mettono a disposizione gli strumenti necessari per gestire tutto, dalla formazione alla conformità globale per l'intero team, promuovendo una forza lavoro dinamica e adattabile. Implementando un approccio così completo, ci si assicura che la propria azienda sia dotata delle risorse necessarie per progredire e adattarsi rapidamente alle esigenze in continua evoluzione.
Cosa cercare nelle soluzioni per la gestione della forza lavoro temporanea
Con gli strumenti giusti, puoi rispondere a domande cruciali sulla tua forza lavoro temporanea, come chi lavora per te in qualsiasi momento, su cosa stanno lavorando e su quali risorse hanno bisogno per accedere per evitare un uso improprio dei sistemi IT. Questi strumenti possono anche dirti cose come dove stanno lavorando e quanto le stai pagando, in modo da assicurarti di pagare i tassi di mercato per determinati set di competenze. Gli strumenti di gestione della forza lavoro temporanea fanno parte di un più ampio sistema di gestione dei fornitori, il più avanzato dei quali offre anche strumenti per l'approvvigionamento di servizi, in modo che l'intera forza lavoro esterna possa essere gestita da un unico posto.
Ecco alcuni fattori chiave da considerare quando si sceglie una soluzione di gestione della forza lavoro temporanea:
Coinvolgimento globale dei talenti: le soluzioni per la gestione della forza lavoro temporanea dovrebbero consentire di reperire e distribuire rapidamente le risorse di allocazione del personale e di sentirsi sicuri di supportare conformità e protocolli. Dovresti essere in grado di centralizzare le tue operazioni e muoverti rapidamente, ovunque nel mondo emergano le tue esigenze aziendali.
Scalabilità e versatilità: per competere, devi essere in grado di scalare e riconfigurare la capacità della tua forza lavoro su richiesta. Ciò significa un accesso rapido a diversi insiemi di dati e gli strumenti per analizzare rapidamente, collaborare ed effettuare valutazioni predittive accurate.
Visibilità e controllo completi: cerca piattaforme che offrano una visione completa della forza lavoro lungo l'intero ciclo di vita del progetto e in tutta l'azienda, con dettagli su luoghi di lavoro, tariffe, avanzamento del progetto, rischi potenziali, opportunità di ottimizzazione e altro ancora.
Perfetta integrazione con HR, ERP e spend management: le soluzioni dovrebbero integrarsi facilmente con i tuoi sistemi di core business per garantire la coerenza dei dati, ridurre i rischi di conformità e migliorare i risultati generali della forza lavoro e la gestione delle spese.
Gestione delle prestazioni e dei risultati: vorrai tracciare e monitorare le metriche di gestione chiave per misurare con precisione le prestazioni e migliorare la produttività nel tempo.
Strumenti di analisi e processo decisionale: cerca funzionalità che semplificano la vita, come l'analisi approfondita per un processo decisionale informato, il supporto delle app mobile e le configurazioni in self-service per una rapida personalizzazione.
Automazione intelligente: se supportati dall'AI e dal machine learning, i protocolli di automazione possono aiutarti a essere pronto a cambiare i requisiti di lavoro, conformità e sicurezza, offrendoti le notifiche necessarie per essere reattivo piuttosto che reattivo.
Funzionalità personalizzabili: La possibilità di personalizzare modelli e campi per adattare le funzionalità ai processi e alle priorità dell'organizzazione.
Compi il passo successivo
Scopri come ottimizzare la gestione della forza lavoro temporanea per una maggiore efficienza e controllo.
Crea una forza lavoro forte e scalabile
Mitiga la volatilità del mercato e prospera centralizzando la visibilità e la gestione della tua forza lavoro esterna.
Idee che non troverai da nessun'altra parte
Registrati per ricevere una serie di informazioni di business intelligence direttamente nella tua casella di posta in arrivo.