Cos'è l'SRM (Supplier Relationship Management)?
La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM, Supplier Relationship Management) è la valutazione continua delle aziende che vendono merci, materiali e servizi alla tua organizzazione.
Fino a non molti anni fa, per i tuoi clienti era prassi comune attendere giorni o persino settimane per la consegna dei prodotti ordinati. Conoscevi bene i tuoi competitor e le tendenze del mercato erano perlopiù graduali e costanti. Oggi, nulla di tutto questo è vero. I consumatori moderni acquistano in tempo reale da un catalogo globale, tipicamente digitale. Le tendenze a livello di prodotti (e persino di interi comparti) possono affermarsi nel giro di poche settimane, se non giorni. Aggiungi al mix una sequela disorientante di interruzioni della supply chain, per motivi che vanno dalle pandemie agli eventi politici e meteorologici, e il risultato è una situazione a dir poco caotica. Se i clienti sono quelli che fanno crescere la tua attività imprenditoriale, i fornitori sono le fondamenta che le permettono di esistere. Le migliori soluzioni software e innovazioni operative attualmente disponibili aiutano le imprese a mettere a punto le strategie di gestione delle relazioni con i fornitori di cui hanno bisogno non solo per competere, ma anche per prosperare in un mondo complesso e in rapida evoluzione come quello di oggi.
Significato di gestione delle relazioni con i fornitori
La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è una pratica sorta negli anni '80 come metodo per dotare le imprese di una strategia sistematica e coerente con cui valutare i propri fornitori. Le origini dell'SRM sono riconducibili all'opera del noto analista del procurement e della supply chain Peter Kraljic, che ha introdotto una prospettiva innovativa sulla segmentazione dei fornitori. Ha elaborato un sistema denominato matrice di Kraljic che serve essenzialmente a mappare i fornitori rispetto a due dimensioni fondamentali: rischio e redditività. Prendiamo il caso di un'azienda di elettronica che ha bisogno sia di microprocessori che di materiale per ufficio, ma il fornitore che le vende i microprocessori è molto più importante per il suo successo rispetto al fornitore di materiale per ufficio. Per questo motivo, la gestione delle relazioni con i fornitori suggerisce che, sebbene le buone interazioni siano importanti con tutti i venditori, è particolarmente importante coltivare relazioni solide e trasparenti e strategie di valutazione continua con quei fornitori da cui la tua attività dipende maggiormente.
Le moderne prassi e soluzioni di SRM fanno leva su componenti analitiche e strategiche che possono aiutare le aziende a rivoluzionare l'approccio alla gestione delle relazioni con i fornitori.
SRM vs gestione fornitori
Per quanto spesso utilizzate indistintamente, le espressioni "gestione delle relazioni con i fornitori" e "gestione dei fornitori" non sono equivalenti. La gestione delle relazioni con i fornitori è esattamente quello che sembra: la pratica di gestire le relazioni con i fornitori. La gestione dei fornitori è invece un concetto più ampio, che oltre alla gestione delle relazioni include anche le informazioni sui fornitori, le prestazioni e la gestione del rischio, oltre ad attività come la collaborazione nelle previsioni.
La sigla SRM circola di fatto da molto più tempo ed è ancora in uso presso molte aziende, in particolare piccole e medie imprese che non hanno bisogno di tutte le funzionalità di una suite di gestione fornitori end-to-end. Oggi, tuttavia, "gestione fornitori" è il termine più moderno e diffusamente utilizzato per descrivere nuovi strumenti avanzati in cloud che rispondono alle complesse esigenze delle medie e grandi imprese.
Il processo di gestione delle relazioni con i fornitori
Si tratta di un percorso circolare, che si articola in cinque passaggi fondamentali:
- Segmentazione dei fornitori: questa fase iniziale consiste nella categorizzazione della base fornitori. Permette di ottenere informazioni approfondite, evidenziare i rischi potenziali, scoprire opportunità di risparmio e migliorare le relazioni con i fornitori. La segmentazione può avvenire in base a vari criteri, quali tipologia di articoli, quantità, rischio (tramite la matrice di Kraljic), ubicazione, prezzo, sostenibilità e altro, a seconda di ciò che secondo l'azienda merita più valore.
- Elaborazione della strategia fornitori: forti degli insight ottenuti con la segmentazione, il passo successivo è la creazione di una strategia su misura. In questa fase intervengono la negoziazione di contratti e prezzi, il miglioramento dei processi di comunicazione e il tentativo di diversificare le attività commerciali con ulteriori fornitori per ridurre al minimo il rischio e la dipendenza.
- Costruzione delle relazioni: focus di questa fase è l'approfondimento della tua connessione con i fornitori. Trascende le transazioni, promuovendo una relazione che include la comunicazione a 360° e può estendersi a elementi quali notifiche anticipate di variazioni di prezzo, promozioni e possibili carenze. Lo scopo, in sostanza, è fare in modo che i tuoi fornitori ti conoscano bene e siano in sintonia con le tue esigenze aziendali.
- Esecuzione della strategia: significa mettere in atto le tattiche e le iniziative delineate durante la fase di sviluppo della strategia per migliorare le prestazioni, promuovere il valore e raggiungere gli obiettivi prefissati con ogni gruppo segmentato di fornitori. Può estendersi alla gestione dei contratti, all'evasione degli ordini, alla gestione delle prestazioni e alla collaborazione proattiva con i fornitori per far sì che gli obiettivi strategici si traducano in risultati tangibili a vantaggio sia dell'organizzazione acquirente che dei suoi fornitori.
- Monitoraggio e miglioramenti continui: il monitoraggio costante delle prestazioni è essenziale per una gestione efficace delle relazioni con i fornitori. Può consistere nella valutazione di fattori come la puntualità e precisione delle consegne, la qualità del prodotto, l'efficienza dei costi, il lead time e la capacità di risposta. I dati sulle performance vengono reimmessi nel ciclo, informando la tornata successiva di segmentazione e sviluppo della strategia, creando un loop che diventa ogni volta più forte e significativo.
Obiettivi e vantaggi della gestione delle relazioni con i fornitori
Migliorare la capacità di interagire con i fornitori significa aprirsi a un maggior numero di opportunità di successo.
Relazioni più strette con i fornitori: costruire relazioni di maggior vicinanza con i fornitori significa approfondire le interazioni oltre il livello transazionale. Si tratta piuttosto di forgiare partnership e di creare fiducia, conoscenza reciproca e obiettivi condivisi. Il risultato sia per te che per i fornitori è una migliore comprensione degli obiettivi, delle minacce e delle opportunità degli uni e degli altri.
Riduzione dei costi: conoscendo le operazioni e le strutture di costo dei fornitori, le aziende possono collaborare con essi per individuare le aree in cui ridurre i costi senza compromettere la qualità. Ne possono scaturire migliori trattative sui prezzi, vantaggi sugli acquisti di massa e un ridotto costo totale di proprietà.
Riduzione del rischio fornitori: una strategia di gestione delle relazioni con i fornitori ben implementata rafforza la consapevolezza e la visibilità in tempo reale, condizioni che ti permettono di riconoscere, accertare e mitigare i rischi con maggiore rapidità e certezza. Come recita il motto, chi meno sa più crede di sapere. Potendo contare su soluzioni di approvvigionamento e pratiche SRM intelligenti, affronti le situazioni con più preparazione e certezza.
Migliore capacità di risposta dei fornitori: un fornitore che ti conosce bene e si sente partecipe del tuo successo avrà maggiori probabilità di spingersi oltre per soddisfare le tue esigenze, specie in situazioni urgenti. Questa capacità di risposta può fare la differenza in scenari imprevisti o legati al fattore tempo. Quanto più stretta è la relazione tra acquirenti e venditori, tanto più forte è la capacità di risposta.
Collaborazione più rapida con i fornitori: mettendo a disposizione dei tuoi fornitori metodi digitali e in tempo reale di collaborazione e condivisione delle informazioni, puoi reagire più rapidamente alle disfunzioni e rafforzare l'agilità aziendale. Spesso ciò avviene sotto forma di reti aziendali di supply chain interaziendali, una piattaforma per la collaborazione B2B "da molti a molti" in cui acquirenti e venditori possono entrare in contatto, operare e stringere partnership su processi e informazioni condivise.
Maggiore visibilità e trasparenza: una buona gestione delle relazioni con i fornitori è trasparente. Comunica chiaramente le metriche delle prestazioni e la loro importanza a tutti gli interessati e fa sapere a tutti che sono soggetti a controllo. Questo approccio pratico e diretto suscita un'impressione favorevole e incoraggia i fornitori a mantenere standard elevati nell'ambito della partnership con te, spinti non solo dal deterrente della sorveglianza.
Catena del valore ottimizzata: allineando le operazioni dei fornitori ai tuoi obiettivi aziendali, le strategie di gestione delle relazioni con i fornitori permettono di sostenere una supply chain e una catena del valore sempre più lineari. Questo garantisce che ogni anello della catena, dal primo all'ultimo, sia visibile, funzionante in modo efficiente e contribuisca al successo complessivo dell'azienda.
Conoscenza approfondita delle capacità dei fornitori: grazie all'accesso a dati e intelligence, puoi comprendere meglio i punti di forza, le capacità e il potenziale nell'ambito delle attività dei fornitori. Se ti accingi a introdurre nuovi prodotti o modelli di business, per esempio, puoi valutare se l'attuale base di fornitori è in grado di soddisfare tali esigenze o se è necessario trovarne di nuovi. Avendo un quadro chiaro delle capacità e dei limiti all'interno del tuo parco fornitori, puoi formulare ipotesi e cambiare rotta con maggiore sicurezza e lungimiranza.
Una protezione contro le interruzioni della supply chain
Ci è voluta la catastrofe del COVID-19 perché il mondo si rendesse conto appieno di quanto dipendiamo tutti dalle supply chain. Consapevoli di quanto si fossero avvicinate al tracollo, le aziende più accorte hanno iniziato a ottimizzare con grande determinazione le proprie filiere, unitamente ai sistemi e ai processi che le fanno funzionare. È in questo contesto che è sorta la necessità urgente di adottare migliori pratiche di gestione delle relazioni con i fornitori, per superare le incertezze con resilienza e fiducia. Coltivando relazioni solide con i fornitori e mantenendo una supervisione continua, puoi anticipare le interruzioni degli approvvigionamenti e reagire con agilità.
Le sfide della gestione delle relazioni con i fornitori
Anche una volta istituiti solidi processi di gestione delle relazioni con i fornitori, permangono rischi e criticità a cui devi continuare a prestare grande attenzione.
Scarsa diversificazione dei fornitori: costruire solide relazioni con un numero ristretto di fornitori è sicuramente vantaggioso sotto non pochi aspetti. Tuttavia, puntare tutto su un solo venditore comporta un certo livello di rischio e vulnerabilità. Fortunatamente, le soluzioni software SRM possono aiutarti nella gestione di numerosi aspetti amministrativi più laboriosi legati alla gestione delle relazioni, lasciandoti libero di creare nuove relazioni 1:1 e di attrarre nuovi fornitori, più di quanti ne avresti potuti gestire con il tempo di cui disponevi prima.
Mancato allineamento: a volte i fornitori possono diventare concorrenti. Oppure i loro programmi e modelli di business possono cambiare al punto da non essere più in linea con la tua azienda in termini di prezzi e condizioni. Ne sorgono situazioni delicate, specie se hai costruito nel tempo relazioni strette e cordiali, ed è per questo che è essenziale anticipare simili scenari e predisporre piani di negoziazione e comunicazione diplomatica nel caso in cui si verifichino.
Rischi imprevisti e continuità: dalla politica internazionale alle pandemie, passando per i fenomeni meteorologici estremi, stiamo imparando a “mai dire mai” nell'ipotizzare possibili eventi a carico della supply chain. Per quanto essenziale come cuscinetto contro l’incertezza, la sicurezza di ottimi rapporti con i fornitori non può essere purtroppo una panacea. Al giorno d'oggi è altrettanto cruciale tutelarsi con soluzioni e tecnologie potenziate dall'AI che ti permettono di avere la meglio sulla complessità dei dati, vedere dietro l'angolo e mettere in atto piani di emergenza.
Problemi di visibilità: anche se la gestione delle relazioni con i fornitori ne rende più visibili le operazioni, ottenere una trasparenza completa non è possibile. Bilanciando la fiducia con ausili tecnologici come sensori IoT, blockchain e tracciamento GPS è possibile mantenere una visuale libera senza interferire con l'autonomia del fornitore.
Esempi di gestione delle relazioni con i fornitori
Le strategie e le soluzioni di gestione delle relazioni con i fornitori aiutano gli operatori di questi importanti settori a gestire le loro esigenze e problematiche specifiche.
- Sanità: dai farmaci alle attrezzature chirurgiche, in questo settore la qualità del prodotto è letteralmente una questione di vita o di morte. La gestione delle relazioni con i fornitori nel settore sanitario comporta spesso rigorosi processi di verifica, audit di qualità periodici e rigorosi controlli di conformità per rispettare gli standard e le normative vigenti. Una struttura ospedaliera, per esempio, potrebbe ricevere avvisi in tempo reale se il prodotto di un fornitore è stato oggetto di richiami o di problemi di qualità, consentendo un'azione rapida volta a reperire fonti alternative e prevenire potenziali danni.
- Retail: data la velocità con cui si muovono i social media, le tendenze della moda vanno e vengono, a volte letteralmente da un giorno all’altro. La gestione delle relazioni con i fornitori nel retail facilita la pianificazione e la previsione collaborativa per garantire che i prodotti giusti siano disponibili quando sono più richiesti e non restino a raccogliere la polvere una volta passati di moda. Può accadere per esempio che il rivenditore di un costoso articolo in edizione limitata lavori a stretto contatto con i fornitori per personalizzare gli ordini per regione, garantendo una fornitura senza eccedenze.
- Energia: le aziende di servizi pubblici si trovano spesso a operare con impianti vecchi di decenni per il cui funzionamento occorrono ricambi e componenti desueti e difficilmente reperibili. Sono inoltre incalzate dalle crescenti richieste di riduzione delle emissioni e di sviluppo di misure di sostenibilità più consistenti. I fornitori di ricambi di vecchio stampo e le moderne aziende di apparecchiature elettriche smart ad alto contenuto tecnologico hanno pratiche e metodi estremamente diversi. La gestione delle relazioni con i fornitori può aiutare le utilities a centralizzare e unificare i metodi di gestione di questi diversi tipi di fornitori, assicurandosi di soddisfare i fabbisogni energetici cruciali dei clienti restando conformi agli standard di sostenibilità.
- Trasporti: le imprese di questo comparto dipendono da attrezzature affidabili e dalla consegna puntuale delle merci richieste. Un SRM efficace in questo settore potrebbe, per esempio, comportare un'attenta gestione delle relazioni con i fornitori di componenti per la manutenzione dei veicoli, garantendo che ogni ricambio sia disponibile all'occorrenza senza dover fare troppo magazzino. Un'azienda di logistica potrebbe ricorrere agli strumenti di gestione delle relazioni con i fornitori per valutare l'affidabilità di una rete diversificata di interlocutori e decidere di espandere e diversificare l'attività solo una volta ottenuta la necessaria fiducia.
- Edilizia: le imprese di questo settore sono soggette a costanti pressioni di scadenze, oltre a dover mantenere rapporti con una varietà sterminata di fornitori di materiali. Un'impresa edile potrebbe utilizzare il software di gestione delle relazioni con i fornitori per monitorare le prestazioni di questi ultimi in molteplici progetti, individuando quelli che consegnano costantemente con puntualità e rispettano le prescrizioni di qualità. In questo modo riescono a rispettare meglio gli impegni sia di costi che di tempi.
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