Cos'è un sistema di gestione dei venditori?
Un sistema di gestione dei venditori (VMS system) è una soluzione software che aiuta le organizzazioni a gestire le relazioni con fornitori o venditori esterni
Venditori – chi sono?
Cosa c’è in una parola? Il termine fornitore può significare cose diverse per persone e aziende diverse a seconda della situazione.
Nel mondo della gestione dei fornitori e dei sistemi di gestione dei fornitori, esistono due categorie principali di "fornitori" e di conseguenza due tipi di software che supportano i processi aziendali correlati. I fornitori possono essere:
Supportato dal software di gestione fornitori
2. Lavoratori temporanei, agenzie di lavoro a contratto e prestatori di servizi
Supportato da un sistema di gestione VMS o fornitore
Diamo un'occhiata ai dettagli di questi tipi di fornitori e ai sistemi software che li supportano.
Fornitori di beni e servizi
Questi tipi di venditori sono fornitori o fornitori di merci e servizi di cui una società acquirente ("il compratore") ha bisogno per le operazioni quotidiane e l'adempimento della propria missione. Ad esempio, un'azienda potrebbe aver bisogno di acciaio per fare una bicicletta, o componenti per fare un'auto.
In questo scenario il termine venditore viene talvolta utilizzato in modo intercambiabile con il fornitore. Alcuni tipi di società sono più inclini a usare un termine rispetto all'altro. Qualunque sia la loro denominazione, molte aziende lavorano con migliaia di fornitori collegati tra loro nelle supply chain che si estendono in tutto il mondo.
Ciò rende difficile per le aziende sapere tutto ciò di cui hanno bisogno sui propri fornitori e monitorarne le prestazioni. È ancora più difficile conoscere i fornitori con cui lavorano, quelli con cui lavorano e così via.
Inoltre, mentre le aziende estendono le operazioni globali e collaborano con fornitori di tutto il mondo, i dati dei fornitori vengono spesso conservati localmente, nei fogli di calcolo o sui singoli dischi rigidi. Diventa rapidamente un sistema manuale e obsoleto per la gestione delle informazioni dei fornitori.
La mancanza di visibilità delle informazioni e delle prestazioni dei fornitori aumenta il rischio di fornitura di un'azienda e impedisce la capacità di agire rapidamente quando si verificano situazioni disastrose, come un disastro naturale, un richiamo di prodotto o violazioni etiche. Inoltre, rende difficile per i dipendenti sapere da quali fornitori dovrebbero acquistare.
Per far fronte a questi problemi aziendali, le aziende si affidano al software per la gestione delle relazioni con i fornitori o delle relazioni con i fornitori.
Cos'è la gestione dei fornitori?
La gestione dei venditori è il processo a più fasi di avvio e sviluppo delle relazioni con i fornitori di merci e servizi necessarie per gestire la propria attività.
Dal punto di vista del compratore, le fasi principali della gestione delle relazioni con i venditori includono:
Selezione fornitore o venditore: utilizzo di un profilo di rischio aggiornato e qualifica e segmentazione in base a categoria, sede e unità operativa
Valutazione del rischio: esecuzione della due diligence del rischio in base alla natura dell'impegno del venditore
Negoziazione contrattuale: definizione di termini e KPI di rischio
Onboarding: con la comprensione della valutazione del rischio e dello stato dell'audit
Gestione delle performance e monitoraggio/mitigazione del rischio: utilizzo di una visione unica dei fornitori basata su matrici e un modello di incidenti basato sui dati
Lavoratori temporanei, agenzie di lavoro a contratto e prestatori di servizi
Nel mondo dei "sistemi di gestione dei fornitori" - o VMS - il termine "fornitore" è un po' fuorviante, ma si riferisce ai lavoratori temporanei o alle agenzie di lavoro a contratto che forniscono servizi e talenti basati sulle persone che fanno parte della forza lavoro esterna di un'azienda.
Con una forza lavoro globale sempre più complessa e multicanale, le imprese devono comprendere chiaramente chi lavora per loro, dove, perché, quando e a quale ritmo.
Con le risposte a queste domande, i leader del procurement e dell'HR sono meglio attrezzati per raggiungere gli obiettivi aziendali e ottenere un vantaggio competitivo. Questo è il motivo per cui un VMS diventa uno strumento inestimabile, in quanto offre una visibilità acuta sulla forza lavoro esterna.
Cos'è un sistema VMS?
Un VMS, o sistema di gestione dei fornitori, è una piattaforma software basata su cloud che risolve un problema comune a molte imprese globali – come trovare, coinvolgere e gestire la propria forza lavoro esterna – sia fornitori di lavoro a contratto che temporanei e fornitori di servizi.
Perché un sistema VMS è importante?
Recenti ricerche riferiscono che un dirigente su due prevede di aumentare l'uso del lavoro esterno, rendendo oggi più necessario che mai un VMS.
La crescente globalizzazione, un mercato più competitivo e la necessità di ricoprire ruoli specializzati sono solo alcuni dei motivi per cui le aziende si affidano sempre più alla forza lavoro esterna (appaltatori, lavoratori temporanei e stagionali e società di servizi gestiti in base a capitolati di lavoro) per aumentare e integrare la loro base di talenti totali.
Con i talenti digitali, remoti e globali di oggi, i vantaggi di un sistema di gestione dei fornitori sono chiari: le aziende possono assumere persone e servizi in tutto il mondo con flessibilità e agilità, assicurando talenti in-demand, scalando o diminuendo, aumentando la velocità di creazione di valore e, in ultima analisi, eliminando la concorrenza meno agile.
Trovare e gestire il giusto mix di manodopera, tuttavia, può essere impegnativo. Ci sono implicazioni finanziarie, legali, di conformità, di sicurezza e di costi da considerare, in particolare quando si tratta di impiegare una forza lavoro flessibile e distribuita geograficamente. Le aziende che si auto-amministrano internamente la propria forza lavoro estesa senza un VMS possono trovarsi con sfide amministrative e manageriali. I lavoratori e gli appaltatori del lavoro possono essere distribuiti tra paesi o continenti con diverse leggi sulla conformità e sul lavoro o distribuiti tra i reparti aziendali con processi e tecnologie interni diversi. Con molte parti e aree geografiche coinvolte nel processo di sourcing dei talenti, assunzione e onboarding/offboarding, esiste un vasto potenziale di cattiva comunicazione, inefficienza, processi non tracciati e scarsa visibilità.
Caratteristiche principali di un VMS robusto
Non tutte le soluzioni di gestione fornitori presenti nel marketplace vengono create in modo uguale. Ogni azienda deve cercare le caratteristiche e le value proposition di un VMS robusto.
Ecco le sei qualità più importanti dei principali sistemi di gestione dei fornitori:
- Visibilità totale della forza lavoro Grazie al software di gestione dei fornitori, un'azienda può adottare un approccio più organizzato e sistematico alla gestione della forza lavoro flessibile. Un VMS semplifica alle organizzazioni l'ottenimento di una visibilità totale sulla forza lavoro, massimizzare i risparmi sui costi, migliorare la qualità e l'efficienza dei lavoratori e garantire la conformità.
- Un software completo di gestione dei fornitori consente agli utenti di valutare con precisione tempi, costi, conformità, qualità e quantità generando report completi basati sui dati, quindi confrontando la valutazione con l'intero settore.
- Processi efficienti e conformità Le organizzazioni possono sfruttare un VMS per implementare procedure coerenti in tutta l'organizzazione, inclusi diversi reparti, aree geografiche, marchi o divisioni, anche se i programmi sono gestiti indipendentemente l'uno dall'altro. Questo non solo aiuta a migliorare l'efficienza organizzativa, ma anche a garantire il rispetto delle politiche governative e interne locali.
- Un VMS dispone di potenti funzionalità di tracciamento degli applicatori che aiutano le organizzazioni ad acquisire i migliori talenti e servizi, creando al contempo un processo di assunzione più efficiente. Dal momento in cui viene richiesta una risorsa al momento dell'onboarding dei lavoratori, l'applicazione intraprende azioni automatizzate che eliminano le noiose attività amministrative. I manager assunzioni hanno accesso da qualsiasi luogo per approvare o rifiutare istantaneamente gli elementi, consentendo al rispettivo workflow di procedere senza ritardi.
- Analisi dei dati Le funzionalità di analisi dei dati del software di gestione dei fornitori possono consentire un migliore processo decisionale su scala aziendale. Un VMS fornisce l'accesso diretto al programma completo della forza lavoro temporanea di un'organizzazione per valutare i successi, apportare gli adeguamenti necessari e produrre costantemente risultati positivi.
Oltre a queste caratteristiche chiave, ci sono anche molti vantaggi eccellenti per il VMS che consentono alle aziende di ottenere un vantaggio competitivo, dai risparmi sui costi e dalla conformità, al miglioramento dell'onboarding e dei processi.
Dieci vantaggi di un sistema di gestione dei fornitori basato su cloud
1. Automazione dei processi nel cloud, inclusi sourcing, vetting, gestione incarichi, gestione dei progetti, onboarding, offboarding e fatturazione
2. Conformità giornaliera e mitigazione del rischio con promemoria basati su eventi, controlli e informazioni che sono tutte gestite e verificabili in un unico sistema
3. Fornitori con corrispondenza rapida in base a metriche predefinite, informazioni integrate sui fornitori e monitoraggio delle prestazioni durante i cicli di vita dei fornitori
4. Accesso mobile completo per monitoraggio orari, elaborazione dei pagamenti e rimborso spese, con integrazione di sistemi di rilevazione presenze e pagamento esistenti
5. Costi inferiori con minori spese di formazione, assunzione e amministrazione grazie a report di riconciliazione automatici, dettagliati e istantanei
6. Maggiore trasparenza in tutta la forza lavoro per una migliore visualizzazione, monitoraggio e gestione di tutti i tipi di lavoratori, anche se pagati da terzi
7. Tempi più rapidi per riempire da mesi a giorni con sourcing automatizzato che tocca rapidamente i talenti giusti e supporta una migliore esperienza dei candidati
8. Migliore onboarding con un'esperienza dei lavoratori più chiara, più rapida e più soddisfacente e un percorso più fluido per la produttività dei lavoratori e degli appaltatori
9. Un pool di talenti più forte grazie a decisioni iniziali più intelligenti sul sourcing dei talenti e al pieno coinvolgimento con i mercati e i servizi online dei talenti
10. Machine learning per confrontare i prezzi dei talenti con competenze ed esperienza corrispondenti, monitorare i tassi di mercato, proporre candidati ed eseguire scenari di assunzione
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