Ottimizzazione dello stock: riduzione del rischio e degli sprechi
L'ottimizzazione dello stock è il processo di gestione e controllo strategico dei livelli di scorte al fine di massimizzare l'efficienza, minimizzare i costi e soddisfare la domanda dei clienti.
Panoramica dell'ottimizzazione dello stock
L'ottimizzazione dello stock è la pratica di disporre dello stock giusto per soddisfare le esigenze, un buffer per evitare interruzioni impreviste evitando al contempo gli sprechi dovuti alle eccedenze. Nel migliore dei casi, l'ottimizzazione dello stock è una pratica agile che non solo risponde rapidamente al rischio e alle opportunità, ma ha anche la capacità di prevederli e prepararsi ad affrontarli.
L'ottimizzazione dello stock è più importante che mai
Come qualsiasi dirigente d'azienda potrebbe confermare, l'ottimizzazione dello stock è una componente particolarmente complicata della gestione della supply chain, essendo infatti esposta a tanti fattori, tra cui tendenze dei social, eventi naturali, politica, economia e concorrenza (per citarne solo alcuni). La diffusione della pandemia ha innescato una delle più grandi interruzioni della catena di approvvigionamento a livello globale e ha gettato una luce forte e chiara sull'instabilità delle vecchie pratiche di supply chain.
Inoltre, quando i clienti tolleravano tempi di consegna di una settimana oppure oltre, le aziende potevano cavarsela con solo un paio di magazzini di grandi dimensioni. Oggi, invece, a causa dell'effetto Amazon, i clienti si aspettano sempre più spesso consegne in giornata o entro il giorno successivo. L'impatto sull'ottimizzazione dello stock è enorme e le aziende sono costrette a disporre di più centri di distribuzione e a ricorrere a una gestione plurilocalizzata delle scorte. Come se non bastasse, gli acquisti online sono ai massimi storici e la scelta più ampia a disposizione di chi naviga in rete finisce per erodere la fedeltà al brand dei consumatori. Molte aziende si trovano così ad affrontare livelli di concorrenza senza precedenti e margini di profitto e di errore sempre più ristretti.
"La questione della supply chain è davvero complicata."
Elon Musk
Differenza tra gestione e ottimizzazione dello stock
Entrambi fanno parte delle stesse operazioni della supply chain relative allo stock, ma quando si tratta di definire le pratiche specifiche, la categoria generale è quella di "controllo dello stock", al di sotto della quale si trova la gestione dello stock, mentre all'interno di quest'ultima vi è l'ottimizzazione dello stock.
Il controllo del magazzino comprende tutte le operazioni di gestione delle scorte, compresa l'ottimizzazione dello stock.
La gestione dello stock fa riferimento alla definizione di obiettivi elevati di produttività ed efficienza per tutte le operazioni di magazzino. Le moderne tecnologie aziendali e di pianificazione della supply chain supportano questi processi offrendo ai responsabili della catena di fornitura una maggiore visibilità di tutti gli anelli della catena. L'Internet of Things (IoT), così come i dispositivi e gli asset connessi al cloud possono essere automatizzati per ottenere una produzione più efficiente. Anche i processi di produzione, magazzino e logistica diventano più efficienti grazie all'applicazione di tecnologie intelligenti come l'intelligenza artificiale (AI), il machine learning, la robotica e l'automazione robotica dei processi robotici.
L'ottimizzazione dello stock è un sottoinsieme della gestione dello stock che si riferisce in modo più specifico ai margini di profitto e alla riduzione al minimo delle perdite. Il mantenimento delle eccedenze di stock causa perdite e sprechi. Occupano spazio, diventano obsolete e spesso non si vendono o devono essere vendute a prezzi ridotti. D'altra parte, come abbiamo visto durante la pandemia, le carenze e l'improvvisa domanda sono l'altra faccia della medaglia, dove i costi si presentano sotto forma di perdita di profitti potenziali e danno al marchio. Pertanto, l'obiettivo dell'ottimizzazione dello stock è prevedere al meglio la domanda e massimizzare l'output finanziario dell'azienda.
I diversi tipi di stock
Dal punto di vista del consumatore, lo stock è composto principalmente da prodotti finiti. Per l'azienda, invece, lo stock è tutto ciò che deve essere conservato, mantenuto a magazzino e riapprovvigionato. Se un’azienda produce zuppe, allora lo "stock" potrebbe essere tutto ciò che va dai semi utilizzati per coltivare i pomodori al carburante per i furgoni aziendali per le consegne al negozio di alimentari. Questo sguardo olistico alla gestione dello stock consente di apprezzarne meglio la complessità.
Vi sono quattro tipi di stock di base:
- Materie prime: tutto lo stock che va a finire dentro il prodotto finito.
- Work-in-progress (WIP):come suggerisce il nome, si tratta di tutto lo stock attualmente in fase di preparazione e confezionamento. Questa fase è costosa e rischiosa ed è qui che le soluzioni di ottimizzazione dello stock possono trovare applicazione per individuare processi più convenienti in termini di tempi e di costi.
- Prodotti finiti: ciò che più comunemente si intende per stock, ovvero articoli confezionati e pronti per la vendita.
- Materiali di manutenzione, riparazione e revisione (MRO):tutto lo stock necessario per la produzione e la consegna degli articoli. L'ottimizzazione dello stock si applica per bilanciare al meglio l'eccedenza e la carenza di questi articoli non destinati al consumatore.
Le sfide della tradizionale ottimizzazione dello stock
Da quando esistono supply chain e magazzini, una delle più grandi sfide dell'ottenimento dell'ottimizzazione dello stock è stata rappresentata dal raggiungimento di un equilibro di "appena sufficiente" e "non troppo". La previsione della domanda è sempre stata una pratica che guarda al passato. Anche se gli esperti di ottimizzazione dello stock e di previsione della domanda sono molto competenti, l'analisi e la previsione umane sono utili fino a un certo punto. Pertanto, le supply chain lineari alimentate da sistemi preesistenti saranno sempre vulnerabili, indipendentemente dalle competenze che vi si applicano. Alcune delle sfide più comuni sono:
Sistemi preesistenti che non raccolgono né gestiscono i big data: le tecnologie manuali e non connesse non sono in grado di gestire volumi di dati diversi e non strutturati. È da questi dati, e attraverso l'applicazione di tecnologie intelligenti come l'AI, il machine learning e l'analisi avanzata, che si ottengono risultati di massima precisione, dalla previsione del rischio alla previsione della domanda.
Domanda dei clienti in rapida evoluzione: ogni anno la richiesta di consegne rapide e prodotti personalizzati da parte dei consumatori aumenta. Inoltre, i cicli di vita del prodotto sono più brevi che mai. Potenziare le proprie reti logistiche e di supply chain per soddisfare queste esigenze è un fattore di costo importante per le aziende che, pertanto, necessitano di ottimizzare le scorte a loro disposizione in modo più preciso.
Maggiore concorrenza: una conseguenza delle tecnologie di Industry 4.0 e supply chain intelligenti e connesse è che le aziende possono nascere e crescere più rapidamente che mai e il tutto viene gestito da un hub centrale. La conseguenza è stata l'affermarsi di un livello senza precedenti di concorrenti e di scelta di prodotti a disposizione dei consumatori. Le soluzioni di ottimizzazione dello stock sono sempre più ricercate perché offrono un vantaggio competitivo.
Eventi meteorologici e calamità naturali: ogni anno assistiamo a tempeste devastanti e a incendi boschivi distruttivi. Ovviamente, non c'è modo di prevedere con precisione tali eventi, ma con l'utilizzo di soluzioni per l'analisi avanzata e connesse al cloud, i responsabili della gestione dello stock si danno un'opportunità in più di farcela durante i periodi in cui, come conseguenza a tali avvenimenti, la domanda è incerta.
Oltre i processi di previsione fondamentali di ottimizzazione dello stock
Le sfide dell'ottimizzazione dello stock sono diverse e variano a seconda del settore. Per certi prodotti stagionali o di B2B, il processo potrebbe essere piuttosto semplice, mentre i grandi retailer potrebbero avere centinaia di migliaia di articoli gestiti a magazzino e un mercato e una base clienti altamente volubili.
Le pratiche fondamentali alla base dell'ottimizzazione dello stock non sono mutate per decenni o addirittura secoli. Quello che è cambiato, tuttavia, sono le soluzioni software che migliorano questi processi e gli specialisti che le eseguono. Ma anche i sistemi digitali più sofisticati sono ancora radicati in molti dei protocolli e delle formule familiari e tradizionali di ottimizzazione dello stock:
Analisi ABC: individuazione dei prodotti più popolari e meno popolari e di quelli più redditizi e meno redditizi. Questa informazione tradizionalmente si otteneva attraverso l'analisi dei dati delle vendite passate. Grazie alle tecnologie intelligenti e di analisi avanzata, ora è possibile fare previsioni migliori sia riguardo alle tendenze sia relativamente agli aumenti e alle riduzioni delle necessità di stock prima che si verifichino.
Previsione della domanda: l'analisi predittiva aiuta ad anticipare la domanda dei clienti. Inoltre, contribuisce a prevedere le tendenze o i rischi. Anche questo era tradizionalmente un processo che guardava al passato ma ora il software di gestione dello stock consente ai responsabili della supply chain di ridurre al minimo il rischio di carenze e sprechi e di prevedere la domanda in modo più accurato.
Pianificazione del fabbisogno di materiale (MRP):un sistema che gestisce la pianificazione, la programmazione e il controllo dello stock per la produzione. Sempre più spesso, i sistemi MRP preesistenti vengono sostituiti da sistemi integrati di pianificazione aziendale e da sistemi MRP basati sulla domanda (DDMRP) che garantiscono accuratezza e resilienza maggiori.
Formula del punto di riordino: rappresenta la quantità minima di stock prima di dover effettuare un nuovo ordine. Questo tradizionalmente era un processo complicato per via delle differenze tra prodotti anche molto simili. Per esempio, le calze bianche e le calze nere possono avere un punto di riordino molto diverso. Le tecnologie di ottimizzazione dello stock possono mantenere accurati e visibili anche i livelli più complessi di stock in più ubicazioni, ovunque e in tempo reale.
Gestione continua dello stock: particolarmente importante per i beni di largo consumo e in generale gli articoli che si muovono a velocità fulminea (FMCG). Grazie alle tecnologie intelligenti, i processi di gestione continua dello stock possono essere completamente automatizzati in tutti i punti di contatto per gli acquisti omnicanale. E il machine learning può aiutare questi strumenti a diventare più intelligenti e accurati nel tempo, anche tenendo d'occhio notizie, tendenze e bollettini meteo per fornire informazioni dettagliate in tempo reale e un reporting sullo stato dello stock.
Stock di sicurezza e buffer di magazzino: questo processo garantisce la disponibilità di buffer di magazzino realistici in caso di imprevisti. Una sfida fondamentale da quando esistono le supply chain, in considerazione del fatto che carenze e sprechi portano entrambi a una perdita di reddito. Le moderne soluzioni software per la supply chain apportano al processo di gestione dello stock velocità, connettività e funzioni avanzate di analisi dei dati. Questo consente alle aziende di ottimizzare i propri margini di buffer con una precisione impressionante.
Sistemi di ottimizzazione dello stock: vantaggi e risultati
Storicamente, i vantaggi offerti da miglioramenti anche piccoli all'ottimizzazione strategica dello stock si sono tradotti in costi ridotti e maggiori margini di profitto. Con l'applicazione di processi aziendali integrati e di software di gestione stock, questi vantaggi diventano più solidi e misurabili e migliorano nel tempo, grazie all'apprendimento e all'adattamento progressivi del software.
Maggiore visibilità a livello aziendale: la maggiore trasparenza resa possibile dal software di ottimizzazione dello stock si estende dalle vendite, al marketing e alla contabilità fino ai fornitori di materie prime e persino ai partner globali, agli asset e alle spese. La connettività del cloud consente a tutti i team coinvolti nella supply chain di collaborare in tempo reale.
Migliori capacità predittive e di previsione della domanda: le tecnologie intelligenti possono elaborare dati complessi provenienti da fonti interne ed esterne all'azienda e fornire previsioni e informazioni approfondite accurate. Quando le tecnologie della supply chain sono potenziate dall'AI e dal machine learning, l'analisi predittiva e la previsione della domanda diventano più accurate e approfondite.
Risultati di ottimizzazione più sofisticati: grazie a sistemi intelligenti in grado di analizzare set di dati complessi e diversificati, i responsabili della gestione dello stock possono vedere non solo quali prodotti sono più redditizi, ma, per esempio, anche quali ubicazioni sono migliori per quale articolo gestito a magazzino e quali combinazioni di prodotti vendono di più nei diversi periodi dell'anno.
Scalabilità: le aziende devono crescere rapidamente per molte ragioni, tra cui successo e crescita generale, eventi imprevisti o stagionalità. I software intelligenti e i moderni database sono scalabili all'infinito e possono potenziare e ottimizzare le operazioni su scala globale.
I nuovi orizzonti dell'ottimizzazione dello stock multi-livello (MEIO)
Le supply chain complesse (soprattutto globali) traggono vantaggio dalle soluzioni MEIO, che si fondano sui principi di base dell'ottimizzazione tradizionale dello stock, ma che utilizzano le moderne tecnologie cloud e di supply chain per ottenere un'immagine in tempo reale più centralizzata delle operazioni globali. Una soluzione MEIO efficace raccomanda i livelli ottimali di inventario a ogni anello, o livello, della supply chain e in questo modo ottimizza l'equilibrio dello stock contemporaneamente in più ubicazioni.
Grazie a un approccio MEIO, i produttori possono analizzare le previsioni della domanda con una visione complessiva della supply chain. E mentre le aziende sono alle prese con l’effetto Amazon, le soluzioni MEIO le aiutano a gestire gli odierni stock, più piccoli e distribuiti in più ubicazioni.
Inizia a utilizzare le best practice di pianificazione dello stock
Le tecnologie moderne e le soluzioni intelligenti possono offrire enormi vantaggi in ogni area della gestione della supply chain, ma, alla fine, sono le pratiche e le persone che permettono a un'azienda di funzionare. La connettività cloud ti consente di connetterti ai team e ai partner della supply chain in tutto il mondo, quindi approfitta di quella visibilità condividendo e premiando le pratiche ottimali e le strategie efficienti di pianificazione dello stock.
- Utilizza solide tecniche di previsione della domanda. La previsione della domanda è un fattore chiave per guidare la definizione di strategie di gestione dello stock e di altri processi delle aziende, quali l'acquisto delle risorse, la logistica in entrata, la produzione, la pianificazione finanziaria e la valutazione dei rischi.
- Rendi il tuo budget per lo stock una priorità del primo trimestre. Ogni azienda passa attraverso cicli e cambiamenti durante tutto l'anno. Con la definizione di un budget per lo stock trimestre per trimestre, i responsabili della pianificazione della supply chain possono fissare obiettivi e KPI più realistici e raggiungibili.
- Implementa sistemi standard di revisione dello stock.
I sistemi di revisione possono essere personalizzati per i diversi tipi di stock e contribuiscono a migliorare l'efficienza e a ottimizzare i flussi di lavoro. Non è raro che le organizzazioni complesse utilizzino sistemi diversi all'interno della propria azienda. Il punto principale è la coerenza e l'elaborazione di un piano. Esistono due tipi principali di sistemi di revisione dello stock:
Sistema di revisione continua: in questo modello vengono ordinate le stesse quantità di articoli a ogni ciclo e i responsabili della gestione dello stock devono monitorarne i livelli in modo continuo e rifornire gli stock ogni volta che la quantità di un articolo scende al di sotto di un determinato livello.
Revisione periodica: in questo modello, i responsabili della gestione dello stock ordinano i prodotti nello stesso momento all'interno di ogni ciclo aziendale. Alla fine del ciclo, viene ordinato lo stock necessario in base ai livelli di qualità attuali. Questo sistema non utilizza livelli di riordino fissi e offre un'efficienza maggiore per i prodotti a movimentazione più lenta.
- Ascolta i tuoi clienti. Molte aziende ascoltano solo quelli che urlano più forte e finiscono per prendere decisioni basate sul feedback che riesce a farsi sentire di più. Le migliori soluzioni software per la gestione dello stock sono quelle in grado di raccogliere e analizzare regolarmente i dati di tutti i clienti e gli acquirenti e di offrire in tempo reale informazioni approfondite e raccomandazioni su quegli input. Questo aiuta gli sforzi di ottimizzazione dello stock perché garantisce che le decisioni in materia di gestione dello stock siano informate e basate sui dati.
- Utilizza i principi Just-in-Time (JIT) e on-demand. Un ciclo di vita dei prodotti più breve che mai e la crescente domanda di velocità e personalizzazione da parte dei consumatori impongono un'ottimizzazione rapida e agile dello stock. Tecnologie quali la stampa 3D e l'automazione robotica consentono alle aziende di avere stock virtuali. La produzione e la logistica della supply chain operano sempre più utilizzando reti di provider e fornitori on-demand. Con un software intelligente, i responsabili della gestione dello stock possono prendere decisioni di ottimizzazione dello stock in tempo reale, con la sicurezza derivante dal supporto offerto dai dati.
Prossimi passi verso la pianificazione e l'ottimizzazione dello stock
Come per qualsiasi trasformazione aziendale, è importante stabilire una buona comunicazione tra l'ottimizzazione dello stock e il team della supply chain. Inizia abbattendo i compartimenti stagni, sviluppando solide strategie di comunicazione e gestione del cambiamento e dialogando con i responsabili del tuo team. All'interno della tua forza lavoro c'è una miniera d'oro di informazioni sui rischi e le opportunità attuali, che possono essere sfruttate per definire strategie implementabili di pianificazione e ottimizzazione dello stock. I fornitori di software possono anche aiutarti a sviluppare una road map per iniziare il tuo percorso di ottimizzazione dello stock.
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