Cos'è la pianificazione della forza lavoro?
La pianificazione della forza lavoro è il processo volto a garantire che un'organizzazione abbia le persone giuste al posto giusto al momento giusto.
Panoramica della pianificazione della forza lavoro
La pianificazione della forza lavoro si è evoluta da semplice funzione operativa a impegno strategico fondamentale, che abbraccia l'intera organizzazione e sostiene il raggiungimento di obiettivi aziendali più ampi. Così come negli sport ad altissimo livello, dove il trionfo o la sconfitta si giocano in una frazione di secondo, nel clima economico volatile di oggi le opportunità si presentano o svaniscono in un istante. Soluzioni di pianificazione potenti e ottimizzate ti aiutano allora ad analizzare, comprendere, predisporre e prevedere. Quando riesci a vedere cosa c'è dietro l'angolo, hai ottenuto quel vantaggio competitivo che ti permette di stare sempre un passo avanti.
pianificazione risorse umane definizione
Ogni definizione di gestione della forza lavoro non può non tenere conto del cambiamento che sta investendo il panorama occupazionale. Un recente studio congiunto condotto da MIT e Deloitte mostra come attualmente i lavoratori temporanei e da remoto rappresentino circa il 30% del personale di molte aziende, e salgono al 50% nell'industria tecnologica e in altri comparti. Anche le nuove tendenze sociali e culturali stanno producendo un impatto enorme sulla definizione di gestione della forza lavoro moderna. Nella sostanza, la gestione della forza lavoro (o WFM, workforce management) è un insieme organico e integrato di processi e strumenti che concorrono all'azione di pianificazione, gestione e monitoraggio del lavoro dei dipendenti, in termini di tempi e presenze, orari del personale e conformità alle leggi sul lavoro. Oggi, tuttavia, le prassi e le soluzioni di WFM devono anche fornire risorse che favoriscano l'adattamento ai cambiamenti di stile di vita e aspettative della forza lavoro, oltre che al suo benessere e coinvolgimento.
Un approccio strategico alla pianificazione della forza lavoro
Negli ultimi anni abbiamo assistito a un progresso vertiginoso della tecnologia informatica e software, segnato per esempio dall'ascesa della connettività cloud istantanea, del machine learning e delle soluzioni potenziate dall'AI. Siamo stati inoltre attraversati da un cambiamento travolgente nei modelli del lavoro, con un recente studio universitario che prevede che entro il 2025 fino al 70% degli impiegati statunitensi lavorerà a distanza almeno cinque giorni al mese. Sul fronte sociale e ambientale ci troviamo di fronte a fenomeni crescenti di polarizzazione culturale, economie volatili, volubilità nei comportamenti dei consumatori, oltre a un intensificarsi degli eventi meteorologici e climatici estremi.
Per la tua azienda, una qualsiasi di queste tendenze potrebbe comportare una serie di rischi e di opportunità. Considerate nel loro complesso, potrebbero scatenare un effetto travolgente. Non è più sufficiente “assumere e trattenere”. Per affrontare queste numerose sfide della modernità, le organizzazioni di oggi sono chiamate a potenziare i processi di pianificazione della forza lavoro operativa con un approccio più strategico e orientato al futuro. Si tratta in sostanza di allineare le strategie di selezione del personale e gestione dei talenti agli obiettivi e ai target aziendali. La pianificazione strategica della forza lavoro si basa su obiettivi ben definiti, una corretta comunicazione e soluzioni software dedicate. Diventa così possibile affrontare proattivamente il deficit di talenti, promuovere l'equità, supportare l'efficienza, gestire la pianificazione delle successioni e ottimizzare l'allocazione della forza lavoro.
I vantaggi pratici della pianificazione della forza lavoro
Il successo di qualsiasi organizzazione HR si misura non solo con il risultato operativo, ma anche con lo sviluppo di un ambiente di lavoro in continuo miglioramento. Le soluzioni di pianificazione della forza lavoro possono aiutarti a raggiungere questi due obiettivi correlati ottimizzando alcune delle tue attività di core HR.
Recupero del deficit di talenti: valutando il fabbisogno futuro di talenti e analizzando le capacità attuali, il tuo team HR può sia individuare e colmare le lacune di talenti, sia stabilire strategie mirate per il reclutamento, la formazione e lo sviluppo. Così facendo crei le premesse per poter disporre dei talenti giusti quando necessario.
Pianificazione degli scenari per la resilienza futura: la pianificazione degli scenari è un sistema senza rischi per esplorare una varietà di situazioni potenziali in modalità virtuale, e prepararsi di conseguenza. Oltre a favorire la preparazione e la resilienza, in questo modo permetti ai tuoi team di elaborare una serie di piani di emergenza concreti come risposta rapida ed efficace a un ampio spettro di situazioni di crisi e di opportunità.
Maggiore produttività: ottimizzando l'allocazione del personale e dei talenti, i processi di pianificazione della forza lavoro contribuiscono a far sì che i dipendenti si dedichino ad attività che valorizzano al meglio le loro competenze e il loro potenziale. Allineando le capacità della forza lavoro agli obiettivi di lungo e breve periodo, puoi innalzare le performance e la produttività generale.
Mitigazione del rischio: difficoltà di approvvigionamento, carenza di personale e varie altre criticità possono tradursi in rischi e perdite. I processi e le soluzioni di pianificazione della forza lavoro possono aiutarti a minimizzare queste minacce supportando la pianificazione degli scenari, il reclutamento predittivo e la capacità di integrare in tempo reale le informazioni relative alla forza lavoro in tutti i reparti. Ciò significa che quando si presenta una situazione a rischio, hai tutti i mezzi per rispondere e adattarti, evitando reazioni scomposte e fenomeni di panico.
Risparmi sui costi: la pianificazione della forza lavoro sostiene un'allocazione più efficiente del personale, evitandoti il rischio di assumere in eccesso o in difetto. Permette inoltre di ridurre al minimo la burocrazia nel reclutamento e i costosi ritardi nell'onboarding. La produttività e l'efficienza possono essere potenziate facendo in modo che le competenze giuste siano nel posto giusto e offrendo una guida basata sui dati ai compiti e ai lavori ripetitivi che potrebbero essere ottimizzati attraverso l'automazione.
Agilità della forza lavoro: i cambiamenti del mercato che una volta richiedevano mesi o anni ora possono avvenire nel giro di pochi giorni. Alcune competenze diventano obsolete praticamente da un giorno all'altro, mentre il bisogno di altre capacità emerge altrettanto rapidamente. Oggi devi essere in grado di aggiornare e riqualificare il personale on-demand, e garantire che i tuoi team HR abbiano una visione trasversale e lucida sull'intero quadro in perenne evoluzione di esigenze di allocazione del personale e modelli di business.
Il ruolo degli strumenti per la pianificazione della forza lavoro
Lo stratega militare del XVI secolo Takeda Shingen una volta disse: “Sapere non è potere, ma solo potenziale. Applicare il sapere diventa potere”. E questo antico adagio rivive 500 anni dopo nella tua azienda, quando tutti i reparti raccolgono e archiviano conoscenze e dati preziosi di ogni tipo, per poi lasciarli in un cantone. Solo e soltanto quando vengono analizzati, applicati e integrati, questi utili dati interaziendali possono contribuire a rendere più efficienti le tue operazioni di HR.
Le migliori soluzioni per la pianificazione della forza lavoro gettano un ponte tra i silos per offrire una prospettiva più completa. Sfruttando la potenza dell'AI, le soluzioni possono aiutarti ad anticipare il fabbisogno futuro di talenti, a ottimizzare l'allocazione della forza lavoro e ad allinearla agli obiettivi aziendali. Forte delle informazioni integrate provenienti da tutti i settori dell'organizzazione, il tuo team HR acquisisce la capacità di fornire insight più rapidi e assumere decisioni con maggior sicurezza.
Pianificazione strategica della forza lavoro in azione
Sono molte e complesse le responsabilità che ricadono oggi sui team HR. Le soluzioni strategiche di pianificazione della forza lavoro possono contribuire a supportare e ottimizzare queste responsabilità in vari modi:
- Gestione della crescita rapida: il software di pianificazione della forza lavoro è in grado di prevedere il numero e le tipologie dei ruoli da ricoprire. Potendo prevedere accuratamente il fabbisogno di talenti, sei in condizione di elaborare una strategia economica per il reclutamento e la formazione, sulla base di un'analisi predittiva.
- Certezza di equità nel processo di reclutamento: negli ultimi cinque anni il numero di cause legali sul posto di lavoro è salito clamorosamente, e la maggior parte di tali casi (la più onerosa) è correlata proprio a questioni di equità e diversità. Le soluzioni di pianificazione della forza lavoro hanno la capacità di analizzare i dati della forza lavoro, segnalando i rischi potenziali e formulando raccomandazioni per la conformità.
- Gestione dell'elevato turnover dei dipendenti: tra riferimenti puramente aneddotici e le amplificazioni iperboliche dei social media, non è facile risalire alla fonte dei tuoi problemi di avvicendamento del personale. Gli strumenti di pianificazione della forza lavoro permettono di fondere e analizzare set di dati strutturati e non strutturati, oltre a feedback dei dipendenti, per fornire insight e suggerimenti con cui migliorare la fidelizzazione e la soddisfazione dei dipendenti.
- Semplificazione della pianificazione delle successioni: quando un valido dipendente lascia la tua azienda, riempire il vuoto che si crea può diventare una questione stressante e politicamente scomoda. Le soluzioni di pianificazione della forza lavoro riescono egregiamente a ottenere una misura obiettiva e imparziale dei candidati, siano essi interni o esterni, con cui aiutarti a compiere una scelta equa per i tuoi team e vantaggiosa per gli obiettivi aziendali.
- Gestione del fabbisogno di forza lavoro stagionale: se in alcune circostanze il fabbisogno di personale temporaneo stagionale è prevedibile, in altre può dipendere dal lancio di un prodotto o di una tendenza imprevista. In un caso come nell'altro, pianificando accuratamente le variazioni stagionali della domanda puoi ridurre al minimo i costi del lavoro e massimizzare l'efficienza operativa.
- Mantenimento di stipendi competitivi: considerato il carattere generalmente segreto dei dati salariali, è tradizionalmente difficile ottenere una percezione accurata dei livelli salariali correnti nei diversi settori e ruoli. Le soluzioni di pianificazione della forza lavoro sono in grado di elaborare e analizzare set di dati disparati provenienti da fonti sia interne che esterne allo scopo di generare stime salariali aggiornate e precise.
- Garanzia di conformità: attraverso gli strumenti di pianificazione della forza lavoro puoi accedere, archiviare, aggiornare e confrontare una varietà di dati su leggi e norme sul lavoro, quote, contratti e altri obblighi di conformità. Hai anche il vantaggio delle impostazioni regionalizzate per avere la certezza che le operazioni globali siano tutelate nella stessa misura.
- Elaborazione di efficaci programmi di formazione: per poter mettere a punto programmi di formazione su misura sempre più mirati, devi sapere quali sono gli aspetti più urgenti sui quali vuoi formare le persone. Individuando le competenze e le carenze di conoscenze, la pianificazione della forza lavoro permette ai team HR di elaborare programmi di formazione on-demand con cui soddisfare al meglio le esigenze in tempo reale del tuo personale e delle tue operazioni.