Cos'è un sistema HRMS?
Un sistema HRMS (human resource management system) aiuta le aziende a gestire e automatizzare i processi di core HR e fornisce funzionalità di gestione dei talenti.
Definizione del sistema di gestione delle risorse umane (HRMS)
HRMS sta per Human Resources Management System, ossia sistema di gestione delle risorse umane , spesso indicato come software per la gestione del capitale umano (HCM). Le aziende si avvalgono dell'HRMS per digitalizzare, automatizzare e centralizzare i processi di HR core, quali l'archiviazione dei dati dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit, gli orari e le presenze, nonché il calcolo delle retribuzioni. L'HRMS fornisce inoltre funzionalità di gestione dei talenti quali selezione del personale, onboarding, gestione delle performance, pianificazione degli obiettivi, apprendimento e formazione, retribuzione e pianificazione delle successioni.
Un moderno sistema di gestione delle risorse umane consente la sostituzione dei tradizionali processi cartacei e basati sui fogli di calcolo ad alta intensità di lavoro manuale. In questo modo, i membri del team HR sono in grado di ridurre l'errore umano e possono concentrarsi su attività di valore superiore e maggiormente gratificanti.
Storia dei sistemi di gestione delle risorse umane
Negli anni '70, le aziende più grandi avviarono la digitalizzazione di alcuni dei loro processi di base, in particolare funzioni pesanti e soggette a errori come il calcolo delle retribuzioni e la contabilità, ma questi primi sistemi di gestione delle risorse umane si rivelarono di portata limitata. Negli anni '90, un mainframe computing più potente e l'avvento di Internet hanno permesso alle aziende di digitalizzare e automatizzare un numero crescente di funzioni HR core come la gestione dei record, l'amministrazione dei benefit e i flussi di lavoro per la selezione del personale.
Grazie alla crescita delle tecnologie intelligenti e della connettività in cloud, gli attuali processi HR non si limitano più ai dati transazionali. Un moderno sistema di gestione delle risorse umane può acquisire e integrare dati per adeguare le strutture di reporting in tempo reale a seconda delle variazioni regionali nella conformità a livello di normative, leggi e infrastrutture. Questi sistemi automatizzano anche il flusso di lavoro e sfruttano l'intelligenza artificiale (AI) per creare processi più intelligenti e semplificati.
HRMS, HRIS e HCM – dare un senso alle sigle
I sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS), i sistemi informativi per risorse umane (HRIS - Human Resource Information Systems) e la gestione del capitale umano (HCM - Human Capital Management) sono termini HR spesso utilizzati in modo intercambiabile, pur presentando alcune differenze fondamentali.
L'HRIS viene creato in base a un database di informazioni sui dipendenti e utilizzato per supportare i processi HR core più lineari e quantitativi nella struttura, come l'elaborazione del calcolo della retribuzione o la gestione di orari e presenze.
In confronto, l'HRMS è un sistema più onnicomprensivo in grado di contenere tutte le strutture di gestione dei dati di un HRIS e incorporare la gestione dei talenti e funzionalità più complesse e qualitative. Per consentire la personalizzazione e l'automazione intelligente delle funzioni, le migliori soluzioni HRMS si avvalgono di tecnologie intelligenti come l'AI, il machine learning e la connettività in cloud.
HCM è un termine generico che descrive l'ampia gamma di pratiche e software utilizzati da un'organizzazione per gestire la propria forza lavoro, dall'assunzione al pensionamento. Il sistema HCM viene spesso definito come sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) e include il software HRIS. Grazie ai progressi tecnologici e alla connettività, le aziende sono ora in grado di ottenere un preciso quadro end-to-end della propria forza lavoro da ogni punto di vista. Ciò ha consentito alle aziende di realizzare il valore misurabile di dare priorità all'employee experience e di utilizzare un approccio che privilegia il personale in modo da sostenere la funzionalità amministrativa HR circostante. Questo approccio più olistico rappresenta un cambiamento nella definizione delle priorità e nella gestione dei processi HR.
Perché il software HRMS è così importante oggi?
Per molti anni, le aziende hanno valutato l'uso di nuove tecnologie e modalità per automatizzare al meglio i processi HR. L'arrivo della pandemia ha prodotto cambiamenti radicali e senza precedenti alla forza lavoro. I team HR sono stati improvvisamente costretti a iniziare a utilizzare nuove tecnologie per supportare e gestire una forza lavoro remota e distribuita.
Inizialmente, molte di queste transizioni si sono rivelate problematiche, ma ora, a più di un anno di distanza, i leader HR sono diventati più creativi e flessibili nelle proprie attività. Secondo un articolo della SHRM, questo aspetto ha avuto risvolti positivi. Con l'intera forza lavoro passata in modalità remota quasi da un giorno all'altro, i team HR sono diventati i "primi soccorritori" del mondo del business e molti altri reparti e responsabili di team hanno seguito le loro orme. In seguito alla pandemia, molte aziende hanno preso atto della preziosità dei dati e delle analisi del personale presenti nei propri reparti HR e di come queste informazioni potessero aiutarle a formulare decisioni e strategie in tutta l'azienda.
Attualmente, il software HRMS è una risorsa preziosa in grado di aiutare le aziende a organizzare, comprendere e snellire un mondo del lavoro in rapida evoluzione. Le soluzioni HRMS riuniscono in un unico luogo i processi HR complessi, offrendo alle aziende archiviazione centralizzata dei dati dei dipendenti, funzionalità di automazione, AI integrata e analisi avanzate. Le funzionalità sofisticate e intuitive di gestione dei talenti contribuiscono inoltre a garantire che le aziende provvedano ad assumere, sviluppare e trattenere i migliori talenti nei rispettivi settori.
Chi utilizza il software HRMS?
Molte delle aree elencate di seguito sono state da sempre separate in compartimenti stagni: il feedback o i nuovi dati presenti in un'area non sarebbero stati necessariamente trasmessi a un'altra. Un HRMS moderno non solo ottimizza e migliora i processi per ognuno di questi professionisti, ma garantisce anche che i dati raccolti e il feedback forniti vengano condivisi; inoltre, è in grado di informare il grande gruppo di analitycs del personale.
Professionisti HR: per i team HR, l'utilità di un sistema HRMS spazia dall'editing di base e dall'accesso ai dati dei dipendenti fino alla presentazione di report complessi basati sui dati e all'automazione di sofisticate attività di gestione dei talenti.
Responsabili della selezione: gli strumenti HRMS offrono ai responsabili della selezione del personale un portale centralizzato da cui pubblicare le richieste di lavoro, coltivare e reperire i candidati, nonché personalizzare e accedere alle funzioni di onboarding.
Manager: i manager possono utilizzare il software HRMS dai propri dispositivi mobili per supervisionare la struttura del team, tenere traccia di orari e assenze, approvare le richieste di ferie e permessi, nonché monitorare la performance dei dipendenti per determinare se necessitano di supporto o feedback volti ad agevolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Dipendenti: un singolo portale intuitivo consente ai dipendenti di elaborare i propri dati personali, visualizzare gli organigrammi, inserire richieste di ferie e permessi, accedere agli incarichi formativi e persino gestire gli obiettivi professionali e i piani di sviluppo personali.
Candidati: grazie ai nuovi portali HRMS dedicati, i candidati possono cercare e candidarsi per un lavoro, tenere traccia dello stato delle candidature e accettare offerte digitali mediante firma elettronica.
Componenti del software HRMS
Il software HRMS può offrire chiarezza e semplificazione. L'unificazione dei dati della forza lavoro in un unico luogo non solo semplifica le cose per l'azienda, ma mette a disposizione anche informazioni e analisi provenienti da fonti e reparti diversi volte a fornire raccomandazioni e report sempre più accurati e fruibili.
Di seguito sono riportati i vari elementi di una soluzione HRMS:
HRIS: Core HR e calcolo della retribuzione
Self-service per i dipendenti: gli strumenti HRIS aiutano sia i dipendenti che i responsabili dei team a eliminare la confusione tra attività amministrative HR preesistenti e cartacee. Le funzionalità self-service e compatibili con il mobile aiutano ad aumentare la produttività e la trasparenza della forza lavoro in molteplici aree, quali la gestione dei dati dei dipendenti, il reporting e l'analisi, gli orari e le presenze e il calcolo delle retribuzioni.
Gestione dei benefit: con l'aumento dei modelli basati su ambienti di lavoro ibridi, le aziende faticano più che mai a tenere il passo con i numerosi requisiti in materia di benefit negli Stati Uniti. L'amministrazione automatizzata dei benefit può alleviare il carico di documentazione per i team HR, rendendoli liberi di fornire consigli e orientamenti esperti che i dipendenti ritengono importanti in queste aree cruciali della loro vita. I portali self-service e compatibili con il mobile dei dipendenti consentono inoltre ai lavoratori di tenere sott'occhio i benefit per se stessi e le loro famiglie.
Gestione orari: la dispersione delle retribuzioni deriva da pratiche imprecise di rilevazione tempi da parte di dipendenti e manager e può costare alle aziende fino al 2,5% delle spese totali per il calcolo delle retribuzioni. Anche se talvolta intenzionale, è spesso dovuta a errori di sistemi obsoleti e a pratiche manuali imprecise. Fortunatamente, però, si tratta di una delle aree di perdita operativa più evitabili e può essere notevolmente mitigata con l'utilizzo di soluzioni software HR intelligenti. Gli strumenti HRMS sono altamente personalizzabili e possono essere sincronizzati con festività, ratei e altre regole aziendali. I calcoli automatici di orari e retribuzione sono integrati con le funzioni di calcolo della retribuzione e i dipendenti vi hanno accesso in modalità self-service per ottenere una visione completa della propria rilevazione dei tempi.
Gestione dei talenti
Selezione del personale e onboarding: le soluzioni HRMS possono aiutare i datori di lavoro a ottimizzare il processo di selezione del personale per assicurarsi di poter scoprire e attrarre i migliori talenti. Si tratta di un supporto più vantaggioso per il sourcing globale dei talenti e la gestione delle relazioni con i candidati. Questo strumento supporta inoltre un più completo sistema di monitoraggio delle potenziali assunzioni e processi semplificati per la pianificazione delle successioni. Inoltre, nel caso dei neoassunti, gli strumenti di onboarding HRMS possono fornire un portale per i nuovi dipendenti che include flussi di lavoro automatizzati e non cartacei e un processo di formazione e onboarding più coinvolgente e personalizzato.
Gestione delle performance e delle retribuzioni: la gestione delle performance può rivelarsi una sfida impegnativa e richiede alle aziende di bilanciare i dati qualitativi e quantitativi rimanendo al contempo obiettivi. Gli strumenti HRMS possono aiutare a guidare le finalità e le valutazioni dei dipendenti, fornendo una gestione continua delle performance insieme alla pianificazione guidata delle azioni. Anche la gestione delle retribuzioni può rivelarsi una proposta complicata, in quanto richiede la valutazione di molteplici fattori sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Il software HRMS può aiutare a supportare la pianificazione e la progettazione delle retribuzioni in maniera efficace.
Apprendimento e sviluppo professionale: la crescita e lo sviluppo della carriera sono un aspetto cruciale dell'employee experience. Gli strumenti di HRMS sfruttano la tecnologia intelligente per offrire un'esperienza di apprendimento più personalizzata e coinvolgente, creando collegamenti tra persone, informazioni ed esperti all'interno dell'azienda e non solo. In questo modo, i dipendenti sono in grado di strutturare meglio i propri obiettivi di pianificazione del tempo e della carriera. La formazione obbligatoria e i corsi sulla compliance possono essere facilmente programmati, mentre gli obiettivi più a lungo termine, come lo sviluppo della leadership e la pianificazione delle successioni, possono essere incorporati nei calendari in modi che meglio si adattano alle esigenze e agli impegni specifici di ciascun dipendente.
Gestione delle performance di vendita: come può confermare qualsiasi dirigente aziendale, i team di vendita rendono al massimo quando si dedicano alle vendite e coltivano opportunità. Il sistema HRMS consente alle aziende di snellire e gestire centralmente questioni correlate alle vendite, per esempio commissioni, territori e quote, e persino performance degli agenti.
Analisi e pianificazione della forza lavoro: gli insight basati sui dati sono fondamentali per allineare l'HR alla strategia aziendale generale. Con metriche e KPI, report, modellazione predittiva della forza lavoro e analisi potenziate dall'AI, i responsabili dell'area HR possono supportare meglio la pianificazione strategica e operativa, nonché il budgeting e la gestione delle performance
Gestione dell'employee experience: prestando maggiore attenzione all'employee experience, le aziende devono individuare modi innovativi per comprendere meglio le percezioni e le sensazioni dei dipendenti in merito alla loro esperienza di lavoro, dal primo all'ultimo giorno. Le tecnologie e gli strumenti Voice of the Employee (VoE) sviluppati per acquisire queste informazioni includono valutazioni dei feedback a 360 gradi, sondaggi, analisi dei comportamenti e delle opinioni e altro ancora. Grazie a questi insight, le organizzazioni possono personalizzare le esperienze di ciascun dipendente lungo l'intero ciclo di vita, massimizzando coinvolgimento e produttività.
I sistemi HRM e i prossimi passi verso la trasformazione digitale nell'HR
Oltre a correre rischi inevitabili, la trasformazione digitale nell'HR e qualsiasi cambiamento operativo radicale incontreranno sempre qualche ostacolo e inerzia iniziale. Il modo migliore per prepararsi a un cambiamento operativo è iniziare a condividere e comunicare informazioni relative agli scopi e agli obiettivi del progetto. Una volta definite le linee di comunicazione aperte tra i responsabili dei team, i dirigenti e gli specialisti HR è possibile iniziare ad abbattere le barriere. Una gestione del cambiamento efficace e strategie di pianificazione solide consentono di preparare al meglio i team per ottenere il consenso fin da subito.
L'elenco seguente mette in luce alcuni punti salienti della checklist durante l'avvio della trasformazione digitale dell'HR.
Integrità dei dati: prima di iniziare il processo di migrazione dei dati, assicurati di disporre delle risorse adeguate e di aggiornare o riqualificare i tuoi talenti IT per assolvere questa attività e ridurre al minimo l'errore umano.
Costi e impegno: quantifica i requisiti di processo in tutte le aree dell'azienda interessate, includendo l'implementazione le integrazioni. Identifica tempistiche e budget realistici per garantire il successo dell'implementazione.
Esigenze attuali e future: lavora a stretto contatto con i responsabili di reparto e dei team fin dall'inizio per assicurarti di comprenderne sfide, obiettivi e requisiti specifici. Assicurati che il tuo HRMS si adatti alla crescita per soddisfare le esigenze in continua evoluzione di tutti gli stakeholder.
Conformità: definisci requisiti di natura normativa, occupazionale e legale e accertati che il nuovo sistema supporti tali esigenze in tutte le regioni.
Preparazione al lancio: coinvolgi subito il team HR per aiutarti a sviluppare programmi e obiettivi di formazione. Stabilisci scadenze mensili per garantire che tutti gli amministratori, i manager e i dipendenti siano adeguatamente formati e pronti a sfruttare tutto il valore del nuovo sistema HRMS.