Che cos'è il modello di ambiente di lavoro ibrido?
Il modello di ambiente di lavoro ibrido combina lavoratori a distanza con lavoratori in sede e offre flessibilità per scegliere dove e quando lavorare.
Panoramica del modello di posto di lavoro ibrido
Il modello di ambiente di lavoro ibrido combina il lavoro in ufficio e da remoto con l'obiettivo di offrire flessibilità e supporto ai dipendenti. In un ambiente di lavoro ibrido, i dipendenti godono di maggiore autonomia e di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, accrescendo il proprio coinvolgimento. I datori di lavoro possono sfruttare questo vantaggio creando una forza lavoro più produttiva, sana e stabile.
Tuttavia, l'ambiente di lavoro ibrido non è una semplice formula o una panacea adatta a tutte le sfide attinenti. Un moderno ambiente di lavoro ibrido deve essere implementato in modo strategico, sfruttando le moderne tecnologie HR che favoriscono la connessione, la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti.
Che cos'è il modello di ambiente di lavoro ibrido?
Il modello di ambiente di lavoro ibrido combina i lavoratori da remoto con i lavoratori in sede, con alcuni o tutti i dipendenti che hanno la flessibilità di scegliere dove e quando lavorare. L'orario in ufficio può essere assegnato in base ai giorni, ai team o alle esigenze. Secondo Gartner, "il momento e il luogo in cui il lavoro viene eseguito sarà determinato dai fattori che promuovono i livelli più elevati di produttività e coinvolgimento."
Il modello ibrido non è adatto a tutti i luoghi di lavoro o a ogni settore, è più adatto ai dipendenti il cui lavoro è basato su computer e non deve essere eseguito in loco. Un recente rapporto di McKinsey ha esaminato il lavoro a distanza che può essere fatto senza perdita di produttività. Ha determinato che “circa il 20-25% della forza lavoro nelle economie avanzate potrebbe lavorare da casa tra tre e cinque giorni alla settimana. Questo rappresenta da quattro a cinque volte più lavoro a distanza rispetto a prima della pandemia”.
Il modello di ambiente di lavoro ibrido non nasce come una soluzione temporanea o di ripiego, bensì rappresenta il futuro del mondo dell'occupazione e dei luoghi di lavoro agili e resilienti.
Perché l'ambiente di lavoro ibrido diventerà la nuova norma
Il passaggio al lavoro remoto e ibrido ha avuto inizio molto prima della pandemia ma, come per molte altre cose, il COVID-19 ha accelerato la transizione. Le aziende hanno dovuto superare in fretta un gran numero di sfide, dalla fornitura degli strumenti adeguati alla gestione della produttività e del morale in ambienti di lavoro geograficamente dispersi. Dopo qualche mese, però, era evidente che non si poteva più fare marcia indietro, in quanto i dipendenti prediligevano questa nuova e più flessibile modalità lavorativa.
Ora che alcuni dipendenti stanno rientrando in sede, almeno in modalità part-time, le aziende possono trarre vantaggio dalle lezioni apprese dalle esperienze lavorative da remoto. L'obiettivo è quello di progettare un modello di lavoro ibrido che risponda al meglio alle loro esigenze specifiche.
Le moderne tecnologie HR stanno agevolando il passaggio al lavoro ibrido rendendo possibile la raccolta, la gestione e l'analisi dei dati provenienti da tutti i team, indipendentemente dalla sede. La tecnologia può supportare l'onboarding, l'aggiornamento e la riqualificazione dei dipendenti e, se utilizzata in modo efficace, concedere l'accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno durante il loro percorso, dagli strumenti di collaborazione alle tecnologie cloud.
La "nuova normalità" ideale è un ambiente di lavoro ibrido inclusivo in cui tutti i dipendenti, indipendentemente dal luogo in cui lavorano, sono produttivi, coinvolti e si sentono connessi e inclusi.
I vantaggi di un ambiente di lavoro ibrido
Un ambiente di lavoro ibrido con un approccio all'employee experience che mette le persone in primo piano sfrutta l'evoluzione delle tecnologie HR per diventare flessibile, agile e produttivo. Gartner afferma che "nelle organizzazioni tradizionali in cui i dipendenti lavorano 40 ore a settimana in ufficio, solo il 36% di essi era ad alto rendimento. Quando le organizzazioni migrano a un ambiente di estrema flessibilità in cui i dipendenti hanno la possibilità di scegliere dove, quando e quanto lavorare, il 55% di essi era composto da lavoratori ad alto rendimento.”
- Maggiore produttività dei dipendenti: una serie di fattori contribuiscono a incrementare la produttività: maggiore autonomia nella scelta dell'orario di lavoro e della sede; meno interruzioni a casa che in ufficio; ridefinizione dei tempi di pendolarismo; e l'opportunità di entrare in ufficio nei momenti in cui la collaborazione di persona è migliore.
- Costi generali ridotti: le aziende stanno esaminando le loro strategie immobiliari e le opportunità di ridurre lo spazio per gli uffici o spostare i loro uffici in città più piccole, il che può ridurre i costi generali. I dipendenti ibridi tendono ad essere più coinvolti, il che porta a un minor turnover e riduce anche i costi.
- Miglioramento dell'esperienza dei dipendenti e dell'equilibrio tra vita professionale e vita privata: maggiore flessibilità e autonomia aumentano la soddisfazione e la felicità del lavoro, migliorando così le prestazioni sul lavoro e il benessere generale dei dipendenti. Un'attenzione integrata all'equilibrio lavoro-vita privata aiuta a creare un ambiente di lavoro ibrido di successo.
- Maggiore sicurezza e distanziamento sociale: con le varianti covid-19 che si presume siano una minaccia continua, il modello di ambiente di lavoro ibrido consente di progettare spazi di ufficio per enfatizzare la sicurezza e la sanificazione. Miscelare e abbinare chi è in ufficio – e quando – consente lo spazio per il distanziamento sociale e una maggiore pulizia, il che rende anche più facile se c'è la necessità di eseguire il tracciamento dei contatti.
La tecnologia può anche contribuire a ridurre i rischi per la salute legati alla pandemia. Ad esempio, “i sensori Internet of Things (IoT) possono contare il numero di persone in un edificio per limitare l'occupazione. Possono anche identificare scrivanie che necessitano di sanificazione, in base alla frequenza di utilizzo. L'intelligenza artificiale (IA) può analizzare questi dati per identificare gli spazi che massimizzano la sicurezza dei lavoratori. Può anche analizzare le planimetrie degli edifici per implementare il distanziamento sociale automatico e ridurre i punti di contatto", secondo Forbes.
Le sfide della gestione dei team ibridi
Ciascuna organizzazione si troverà ad affrontare molteplici sfide nella formulazione di un modello di lavoro ibrido di successo. Di seguito sono riportate alcune tra le sfide più comuni affrontate oggi dai responsabili dei team ibridi:
Sviluppare il giusto modello ibrido: poiché ci sono così pochi modelli di lavoro ibridi consolidati da seguire, ogni azienda deve progettare e sviluppare un modello specifico per le proprie esigenze. Questo approccio può anche aver bisogno di essere iterativo in quanto diverse combinazioni e tecnologie sono sperimentate e testate per trovare la migliore soluzione per la situazione e la cultura uniche di ogni azienda.
Aumento dei rischi per la sicurezza: man mano che le imprese si orientano verso modelli ibridi, la sicurezza continuerà ad essere un rischio e una preoccupazione. Con i dipendenti che lavorano da casa utilizzando le proprie reti e potenzialmente i propri dispositivi, i reparti HR e IT dovranno concentrarsi sulla formazione e la sicurezza degli utenti finali.
Gestione efficace delle persone: in una forza lavoro ibrida, i manager devono fare in modo che sia i lavoratori in sede che quelli remoti abbiano le stesse opportunità ed esposizione, comprese le valutazioni basate sul prodotto di lavoro piuttosto che sul processo di lavoro. È importante garantire che i membri del team remoto non si sentano isolati o invisibili e, allo stesso modo, che siano soggetti alle stesse aspettative e responsabilità dei loro colleghi in ufficio.
Isolamento e disconnessione dei dipendenti: i team HR dovranno concentrarsi su come mantenere connessi i dipendenti quando il loro personale lavora ovunque e in qualsiasi momento. Sviluppare opportunità di "raffreddamento virtuale dell'acqua" e altre possibilità per i dipendenti di interagire e connettersi in impostazioni non fisiche sarà fondamentale per progettare un posto di lavoro ibrido sano. Come sarà possibile utilizzare la tecnologia per prendere il polso della forza lavoro e il corso corretto secondo necessità.
Creazione di una connettività senza soluzione di continuità: per evitare disparità, compartimenti stagni e perdita di conoscenze, le aziende devono sviluppare una connettività senza barriere che consenta ai team ibridi di comunicare in modo rapido ed efficiente. Mantenere una fiorente cultura aziendale deve essere un obiettivo intenzionale in un modello di ambiente di lavoro ibrido.
Best practice per l'ambiente di lavoro ibrido
Il passaggio al lavoro a distanza nel 2020 è stato brusco e trainato dalla necessità, ma ora le aziende hanno la possibilità di essere più intenzionali nel loro approccio al modo di lavorare. Secondo Forbes, "lo spazio di lavoro ibrido consiste nell'abilitare il maggior numero possibile di produttività senza costare troppo tempo personale, sacrificio o capacità di controllare la loro giornata lavorativa". Le best practice per lo sviluppo di un modello di ambiente di lavoro ibrido efficace includono:
- Ottenere fin da subito il consenso dei dipendenti
Comunicazione trasparente, tempestiva e frequente
Trasmettere con chiarezza il valore del modello scelto
Consentire ai manager di rispondere alle domande dei propri team
2. Investire negli strumenti, nelle tecnologie e nelle attrezzature più affidabili
Produttività e strumenti di comunicazione abilitati per il mobile e indipendenti dal dispositivo
Fornire attrezzature per lavorare in sicurezza da casa, come grandi monitor, sedie che offrano il giusto sostegno e scrivanie alte.
3. Concentrarsi sulla employee experience e mantenere una cultura positiva e inclusiva
Ricevere i feedback dei dipendenti attraverso strumenti di ascolto e attività dimostrative
4. Organizzare regolari incontri in team e riunioni per la crescita professionale
Utilizzo della tecnologia per organizzare videoconferenze
5. Offrire costanti opportunità di formazione a dipendenti e manager
Comunicare le opportunità di formazione e sviluppo disponibili in tutta l'organizzazione
Offrire contenuti di apprendimento eccellenti in varie modalità per soddisfare le diverse esigenze
6. Monitorare gli obiettivi e le metriche di performance
Migliora le performance dei dipendenti con la gestione degli obiettivi di performance, il dialogo continuo e lo sviluppo continuo
Passaggio a un modello di lavoro ibrido
Nell'ambiente di lavoro del futuro, i dipendenti si integreranno con fluidità in team ibridi, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Questo risultato si ottiene con la definizione di solide strategie di comunicazione e pianificazione, l'abbattimento dei compartimenti stagni e la creazione di un ambiente di lavoro connesso.
I leader HR hanno bisogno di una complessa gamma di strumenti intelligenti a supporto dell'assunzione, dell'onboarding e del coinvolgimento, nonché dei sistemi e degli strumenti necessari per la produttività, l'efficienza e la resilienza dei team in remoto. Gli ambienti di lavoro ibridi che includono servizi in cloud, infrastrutture di sicurezza più solide e strumenti di collaborazione potenziati saranno in grado di soddisfare maggiormente le aspettative dei dipendenti e gli utili netti.