Che cos'è un sistema di gestione delle performance?
Un sistema di gestione delle performance consente di monitorare le performance dei dipendenti in modo coerente e misurabile.
Panoramica del sistema di gestione delle prestazioni
Un sistema di gestione delle performance consente di monitorare le performance dei dipendenti in modo coerente e misurabile. Il sistema si basa su una combinazione di tecnologie e metodologie volte a garantire che tutto il personale dell'organizzazione sia in linea e contribuisca agli obiettivi strategici dell'azienda.
Il sistema collabora con i manager e i dipendenti che uniscono le forze per definire le aspettative, identificare gli obiettivi dei dipendenti, determinare la misurazione delle performance, condividere le valutazioni e le revisioni dei dipendenti e fornire feedback.
Se definito correttamente e applicato in modo coerente, un sistema di gestione delle performance accresce la produttività complessiva della forza lavoro. Questo si traduce in un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, nella drastica riduzione del turnover e, di conseguenza, nella massimizzazione dei ricavi per dipendente.
Un sistema di gestione delle performance consente di monitorare le performance dei dipendenti in modo coerente e misurabile.
Quali sono i fattori chiave di un sistema di gestione delle performance?
Il software di gestione delle performance può essere implementato nel cloud, on-premise o in ambienti ibridi.
Una piattaforma cloud o cloud HR offre una serie di vantaggi, tra cui una maggiore capacità di archiviazione dei dati, una sicurezza più solida e un'integrazione più semplice con applicazioni complementari, quali formazione e sviluppo, retribuzione e altri sistemi incentrati sulle persone.
I tre processi chiave in un sistema di gestione delle performance
Un sistema di gestione delle performance si basa su tre processi chiave:
- Pianifica e agisci con la gestione degli obiettivi
Allinea le performance dei dipendenti agli obiettivi dell'organizzazione.
Assegna incarichi significativi e gratificanti per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.
Adatta con rapidità gli obiettivi quando le priorità aziendali cambiano.
- Monitora con la gestione continuativa delle performance
Monitora gli obiettivi di ciascun dipendente per garantire il continuo allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione.
Fornisci feedback e istruzioni per migliorare le prestazioni.
Valorizza i buoni risultati nel momento in cui si verificano.
- Valuta e riconosci attraverso le valutazioni delle performance
Valuta le performance in modo coerente e accurato.
Riconosci e premia i lavoratori ad alto rendimento.
Utilizza gli insight basati sui dati del sistema per quantificare il valore prodotto dalla forza lavoro per l'azienda.
L'evoluzione dei sistemi di gestione delle performance
Le imprese gestiscono le performance degli individui da secoli. Tuttavia, uno dei primi modelli formalizzati fu introdotto durante la prima e la seconda guerra mondiale, quando l'esercito aveva bisogno di comprendere i punti forti e le capacità di ciascun membro per elaborare le strategie di battaglia.
Verso la metà del secolo, le valutazioni delle performance venivano utilizzate dalle aziende per giudicare l'operato dei singoli lavoratori e assegnare ricompense.
Negli anni '60, l'attenzione iniziò a spostarsi verso lo sviluppo del personale: il dipendente e il rispettivo responsabile tenevano discussioni per rivedere le performance e, se del caso, per istituire l'insegnamento e la formazione opportuni al fine di aiutare il dipendente a migliorare e/o crescere professionalmente.
Negli anni successivi, alcuni aspetti del tradizionale software di gestione delle performance hanno subito una grande evoluzione grazie a tecnologie più avanzate come il cloud computing, miglioramenti nelle interfacce utente, intelligenza artificiale (AI) e machine learning. Tuttavia, la maggior parte dei sistemi continua a promuovere la valutazione e la ricompensa dei dipendenti su base trimestrale o annuale.
Sebbene il riconoscimento resti un aspetto importante della gestione delle performance, le aziende si stanno orientando verso un approccio più olistico basato su feedback continui e linee guida utili ai dipendenti per raggiungere i propri obiettivi.
Chi utilizza il software di gestione delle performance?
Qualsiasi azienda con un organico di dipendenti, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni, beneficerà di un sistema di gestione delle performance.
Anche se ogni dipendente interagirà con il sistema in un dato momento, gli utenti esperti sono il responsabile del team o il manager con i referenti diretti.
I dipendenti lavorano con i propri manager per definire i gli obiettivi. Elaborano le revisioni delle performance dei singoli dipendenti all'interno del sistema e, se il modello è in uso, partecipano a cicli di revisione a 360 gradi.
I professionisti HR definiscono i processi e i sistemi HR che supportano il ciclo di gestione delle performance. Lavorano a fianco di manager e dipendenti per garantire che i processi siano equi e che ogni fase venga eseguita in modo tempestivo.
I manager sono gli utenti esperti del sistema e devono garantire che ogni dipendente partecipi attivamente al processo. I manager sono inoltre responsabili delle performance dei rispettivi team.
Perché un sistema di gestione delle performance è importante?
Unitamente all'aumento della produttività della forza lavoro, al maggiore coinvolgimento dei dipendenti, alla riduzione del turnover e alla massimizzazione dei ricavi per dipendente, un sistema di gestione delle performance adeguatamente integrato con i sistemi aziendali adiacenti può fornire informazioni preziose che guideranno il processo decisionale su scala più ampia in relazione alla gestione del capitale umano.
Ad esempio, un sistema di gestione delle performance archivia e quantifica i dati delle interazioni tra dipendenti e manager, incluse le aspirazioni di carriera individuali, le serie di competenze appropriate e l'idoneità generale alla pianificazione delle successioni. Queste informazioni consentono di investire i finanziamenti per la formazione e lo sviluppo per supportare al meglio le esigenze dell'azienda e del dipendente.
Il software di gestione delle performance offre una visione accurata e in tempo reale della forza lavoro che favorisce la pianificazione e la strategia del personale.
Quali sono le best practice di gestione delle performance?
La coerenza e la trasparenza sono fondamentali per ottimizzare il processo di gestione delle performance. Il ciclo di gestione degli obiettivi, la gestione continua delle performance e la valutazione sono in corso. Una volta completato il ciclo, vengono identificati gli obiettivi esistenti e nuovi e il ciclo ricomincia.
Le best practice includono anche l'invio di feedback continui e interattivi durante tutto l'anno rispetto al solo periodo di valutazione delle performance. Le conversazioni in materia di performance devono essere rilassate e amichevoli. Se desiderano migliorare le interazioni, i dipendenti e i manager devono prendersi il tempo necessario per affinare queste competenze.
Per garantire l'applicazione di una metodologia coerente alle valutazioni dei lavoratori con ruoli simili in tutta l'azienda occorre mettere in atto un processo di calibrazione.
Sviluppi e tendenze nella gestione delle performance
Gestione continuativa delle performance
Le organizzazioni stanno passando da una gestione tradizionale delle performance a un modello di gestione continuativa delle performance (CPM). Il processo CPM è di natura meno formale e prevede interazioni più frequenti tra dipendenti e manager. La pianificazione regolare di discussioni individuali e la fornitura continua di feedback aiutano i lavoratori a rimanere sulla strada giusta. Per i manager, una strategia di gestione continuativa delle performance semplifica il monitoraggio dei risultati e dei punti deboli di un dipendente, affrontando i problemi nel momento in cui si verificano. Gli obiettivi possono essere adattati in base a quelli aziendali, ottenendo un modello di lavoro agile e reattivo. I dipendenti ricevono feedback più tempestivi, anziché attendere 6-12 mesi per una riunione formale che potrebbe trascurare i risultati conseguiti nel periodo della performance in esame. Il modello CPM elimina anche le sorprese e accelera i cicli di miglioramento.
Lavoratori senza scrivania e operatori sul campo
I lavoratori senza scrivania, noti anche come operatori sul campo, sono dipendenti che svolgono attività lontano dalla scrivania o dalle mura aziendali e hanno un accesso non uniforme ai sistemi interni e ai canali di comunicazione, a differenza dei dipendenti in remoto che mantengono l'accesso a questi sistemi mentre lavorano da casa. Gli esempi includono le persone che si occupano di ospitalità, risorse naturali, produzione e assistenza sanitaria. Data la natura del loro lavoro, i dipendenti senza scrivania non si adattano facilmente ai sistemi esistenti. Le organizzazioni sono tenute a garantire che i propri sistemi di gestione delle performance siano in grado di supportare con efficacia questo segmento consistente della forza lavoro.
Team dinamici
I moderni sistemi di gestione delle performance devono essere sufficientemente agili da adattarsi ai cambiamenti del business, comprese le dinamiche dei team. È attualmente in corso il passaggio da modelli di team tradizionali e agili a modelli dinamici:
| Tradizionale | Agile | Dinamico |
| Responsabile nominato formalmente (ad es. responsabile tecnico) | Responsabile nominato formalmente (ad es. scrum master) | Autogestione, in genere nessun leader nominato formalmente |
| Flusso di lavoro prevedibile, operando in modo corretto o sbagliato | Flusso di lavoro imprevedibile, focus e obiettivi in continuo cambiamento | Flussi di lavoro in rapida evoluzione man mano che vengono introdotte, implementate e modificate nuove idee |
| I membri del team condividono lo stesso ruolo e la stessa area di competenza | Metodologia formale agile con riunioni e scatti di pianificazione quotidiani | Adesione interfunzionale, spesso in evoluzione |
| Incoraggia una mentalità di errore rapido e uno sviluppo iterativo volto a correggere la rotta con efficacia | Può non seguire metodologie/protocolli definiti, preserva i valori di una metodologia agile in cui il fallimento fa da spinta per l'innovazione | |
| Struttura organica del team, che si scioglie dopo il completamento di un progetto |