Che cos’è l'HRIS?
HRIS è l'acronimo di Human Resources Information System. Le aziende utilizzano i sistemi HRIS per gestire e automatizzare i processi di HR core, come il calcolo delle retribuzioni, il monitoraggio dei tempi e l'amministrazione dei benefit per i dipendenti.
Panoramica del sistema informativo per le risorse umane
I sistemi HRIS (o sistemi informativi per le risorse umane) sono stati una delle prime soluzioni software commerciali sviluppate negli anni '80. Perché? L'HR è stato, e rimane tuttora, uno dei reparti più impegnativi sul piano amministrativo per qualsiasi organizzazione. Oltre a essere gravato da enormi quantità di documenti cartacei e registri per la tenuta contabile, il personale delle Risorse Umane è anche responsabile di alcune delle informazioni più preziose e vulnerabili sulla forza lavoro e sui candidati.
Da allora la tecnologia si è certamente molto evoluta. Le moderne soluzioni HRIS possono automatizzare i flussi di lavoro, integrare il feedback e adeguare le strutture di reporting, in tempo reale, in base ai cambiamenti sopraggiunti nelle regole aziendali o nel quadro normativo. Inoltre, proponendo una user experience di tipo consumer e funzionalità flessibili, i moderni sistemi HRIS sono tanto efficienti e facili da usare quanto potenti e agili.
Il miglior software HRIS in assoluto è quello distribuito nel cloud, in quanto offre una serie di vantaggi che vanno dalle maggiori capacità di archiviazione dei dati a una sicurezza più solida e una più semplice integrazione con le applicazioni complementari, quali calcolo delle retribuzioni, monitoraggio degli aspiranti candidati e altri sistemi HR.
Definizione del sistema informativo delle risorse umane (HRIS)
Un sistema informativo per le risorse umane (HRIS) aiuta le aziende a gestire e automatizzare i processi di core HR. Questi sistemi software HR supportano la gestione dei benefit, dei tempi e delle presenze, il calcolo delle retribuzioni e altri flussi di lavoro, nonché l'archiviazione dei dati dei dipendenti, quali informazioni personali, demografiche e sulla retribuzione.
HRIS, HRMS e HCM a confronto
HCM è un termine generico che comprende le pratiche, le politiche, i processi e il software in uso presso un'organizzazione per gestire la forza lavoro, dall'assunzione al pensionamento. Una suite HCM è spesso indicata come sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) e include il software HRIS.
I sistemi informativi per le risorse umane (HRIS) utilizzano i database dei dipendenti per supportare i processi di core HR che per natura sono più lineari e quantitativi, come il calcolo delle retribuzioni o la gestione di orari e presenze. L'HRMS si riferisce invece a una soluzione più onnicomprensiva in grado non solo di contenere un HRIS, ma anche di incorporare funzionalità più complesse e qualitative impiegate nella gestione dei talenti.
Ad esempio, un HRIS può concorrere ad automatizzare e snellire processi come la rilevazione dei tempi dei dipendenti. Una volta integrati in un sistema HRMS, questi dati possono essere analizzati per migliorare la produttività e la pianificazione e, di conseguenza, anche per automatizzare in modo ancora più efficiente le attività in ambito di HRIS.
Sapere quale di queste soluzioni software sia migliore per te non è in realtà così difficile come potrebbe sembrare. Si tratta semplicemente di guardare con attenzione a dove si trova la tua azienda e a che punto vorresti essere a lungo termine. E poi scegliere soluzioni HR che possano esserti utili oggi e crescere con te domani.
Cosa fanno i sistemi informativi HR?
Le migliori soluzioni HRIS in cloud supportano una varietà di processi e interazioni delle Risorse Umane. La tecnologia offre l'automazione intelligente dei flussi di lavoro in tutta l'azienda, tra cui:
Amministrazione dei benefit
Gestione automatizzata dei benefit
Capacità self-service per i dipendenti di accedere, modificare e ottenere informazioni sui benefit
Tempi e presenze
Gestione accurata delle assenze dei dipendenti
Aumento dell'efficienza amministrativa con profili temporali per determinare giorni di ferie, orari di lavoro e premi.
Calcoli automatici di ore lavorate e retribuzione in base al profilo del dipendente
Digitalizzando i processi relativi a orari e presenze, le organizzazioni possono automatizzare e semplificare il monitoraggio globale dei tempi dei dipendenti e rispettare gli adempimenti normativi.
Localizzazione integrata
Allineamento alle normative e alle pratiche aziendali specifiche del paese in cui si opera con modifiche legali e normative automatiche
Inventario completo dei requisiti di globalizzazione e localizzazione per i singoli paesi
Employee Self-Service
Funzionalità self-service che aumentano la produttività della forza lavoro
Dati di HR integrati su un'unica piattaforma
Informazioni fondamentali HR tracciabili sulla base dei requisiti specifici del paese
Metti a disposizione dei dipendenti una pagina di profilo personalizzata, in cui possono gestire e visualizzare i benefit, richiedere ferie o permessi e altro ancora
Strutture organizzative
Analisi per informazioni approfondite in tempo reale su tutta la forza lavoro
Individua le posizioni critiche e adegua rapidamente la forza lavoro per colmare le lacune
Rappresentazione grafica degli organigrammi
La gerarchia e i dati dei dipendenti sono facili da trovare in un sistema HRIS.
I vantaggi di un sistema HRIS cloud
Oltre alle funzionalità di base di un moderno HRIS, i sistemi in cloud si integrano più facilmente con i tuoi sistemi esistenti. Sono scalabili e possono essere potenziati più facilmente con funzioni innovative e caratteristiche di sicurezza.
Di seguito sono riportati alcuni dei tipici vantaggi apportati da un sistema HRIS cloud integrato:
Rende più rapida e accurata l'amministrazione delle Risorse Umane. Quando si ha a che fare con i mezzi di sussistenza delle persone, non c’è margine di errore. Grazie alla sua capacità di automatizzare e snellire le attività amministrative, il software HRIS può risparmiare ai team HR i disagi causati dai ritardi e dalle imprecisioni dei sistemi manuali e cartacei.
Migliora l'employee experience.I datori di lavoro a volte dimenticano quanto sia importante per i loro team poter consultare lo stato di benefit, pagamenti e ferie e permessi. Gli strumenti HRIS permettono ai dipendenti di accedere direttamente alle proprie informazioni personali, produrre report e presentare richieste, il tutto senza il disagio e il tempo necessari per passare attraverso il reparto HR.
Migliora l'efficienza. Le soluzioni HRIS offrono una vasta gamma di strumenti self-service che riducono notevolmente la necessità di moduli e processi di approvazione basati su e-mail e cartacei. Pianificazioni, flussi di lavoro, richieste di ferie e permessi e altro ancora possono essere automatizzati e gestiti in tempo reale e all'istante.
Supporta la conformità. Con un aumento del lavoro a distanza e uno spostamento culturale verso una maggiore consapevolezza e propensione al contenzioso, le aziende devono essere sicure di essere in linea con le normative globali in materia di lavoro e occupazione. L'HRIS in cloud aiuta a garantire che tutte le attività HR rientrino nei limiti di conformità e siano di supporto alla forza lavoro.
Mette al sicuro. All'interno dei file HR si trovano alcuni dei dati più sensibili e preziosi dell'azienda, inclusi i dati e i dettagli medici e finanziari dei dipendenti. In passato, quando questi dati venivano archiviati su laptop o database non protetti, c'era un rischio sempre presente di compromissione. I sistemi HRIS integrati di oggi dispongono di protocolli di sicurezza avanzati integrati per minimizzare i rischi per la cibersecurity.
Il supporto dell'integrazione HRIS in cloud ai processi di base dell'HR
Per quanto i sistemi HRIS aiutino a centralizzare e snellire i processi e l'amministrazione HR, ci sono molte altre funzioni fondamentali che vengono svolte simultaneamente, come la selezione del personale, la formazione e la pianificazione. E non devi essere uno specialista HR per capire quanto possa essere utile unificare e centralizzare tutte queste funzioni essenziali. Tuttavia, quando le organizzazioni lavorano con sistemi preesistenti e applicazioni software HR disconnesse, sono costrette a utilizzare processi manuali per ricercare strumenti e informazioni in tutti i silos organizzativi.
I migliori sistemi HRIS cloud non si limitano a consentire l'integrazione con il core ERP, in quanto sono creati appositamente per tale sistema. Per esempio, un sistema ERP cloud gestisce un'ampia gamma di attività aziendali correnti ed è concepito per integrare una moltitudine di processi di business di svariata natura. Unificando i dati interaziendali, gli ERP mettono a disposizione un'unica fonte affidabile di informazioni e ne garantiscono l'integrità. Ecco perché, una volta che i tuoi processi di core HR e HRIS vengono integrati con la velocità e la capacità analitica di un moderno ERP basato sull'AI, riesci a ottenere il meglio dell'uno e dell'altro sistema.
Esempi di HRIS in azione
Fino a solo pochi anni fa, erano soprattutto le grandi organizzazioni a fare uso delle soluzioni HRIS. Tuttavia, con la crescente diffusione dei sistemi integrati in cloud, è diventato sempre più possibile anche per le organizzazioni di dimensioni inferiori e in crescita sfruttare i vantaggi e le efficienze di un HRIS.
Di seguito vengono illustrati alcuni esempi di aziende che sono riuscite a ottimizzare i processi HR con le soluzioni SAP SuccessFactors.
Al servizio delle aziende agricole di Stati Uniti e Canada da oltre 20 anni, Growmark deve gestire una forza lavoro diversificata e ampiamente distribuita. L'azienda si affida alle soluzioni SAP SuccessFactors per integrare e automatizzare i processi che accompagnano l'intero ciclo di vita dei dipendenti. Il risultato è che GROWMARK riesce a eseguire processi HR efficienti, attraendo e sviluppando i talenti necessari per aiutare i clienti ad affermarsi.
Kmart Group ha rivoluzionato lo shopping in Australia, Nuova Zelanda e Asia offrendo un'ampia scelta di prodotti a prezzi scontati. Quando l'azienda ha avuto necessità di reinventare il proprio sistema HR, si è rivolta alle soluzioni SAP SuccessFactors per trasformare le esperienze dei dipendenti e rivoluzionare il futuro del lavoro in oltre 500 punti vendita Kmart, Target e Catch.
Esplora il software HRIS oggi
Le aziende moderne sono alla ricerca di una soluzione di core HR unificata, globale, che offra una user experience di tipo consumer e supporti l'automazione e l'analisi dei dati in tempo reale. Con una forza lavoro sempre più distribuita, il software HRIS deve anch'esso globalizzarsi assicurando localizzazione e conformità approfondite per una molteplicità di paesi. E man mano che i modelli di business si avvicendano ed evolvono, le aziende esigono l'agilità e la semplicità offerte da un'ampia gamma di funzioni predefinite pertinenti ed estremamente funzionali, che le aiutino a implementare nuovi processi e applicazioni in modo affidabile e rapido.