Cos'è la pianificazione e analisi finanziaria (FP&A)?
L'FP&A è un insieme di attività di pianificazione, previsione, budgeting e analisi che supportano le decisioni e la solidità finanziaria di un'azienda.
Panoramica della funzione di pianificazione e analisi finanziaria
Chi desidera prosperare ed essere concorrenziale nel mondo imprenditoriale di oggi, deve essere in grado di cambiare rotta rapidamente e di sviluppare una strategia aziendale snella e resiliente. Agli analisti e ai professionisti della pianificazione finanziaria viene chiesto di cogliere ciò che solitamente passa inosservato e di fornire insight accurati e basati sui dati per contribuire a processi decisionali e di pianificazione affidabili per l'intera azienda.
Significato e definizione di FP&A
La pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) è un insieme di attività di pianificazione, previsione, budgeting e analisi che supporta le principali decisioni di business e la solidità finanziaria complessiva di un'azienda. Con un software di FP&A aziendale, i team finanziari possono combinare dati finanziari, operativi ed esterni (come tendenze di mercato) in un unico posto. La capacità di analizzare tutti questi dati permette all'area Finance di fare emergere le informazioni strategiche approfondite di cui ha bisogno per pianificare il futuro e promuovere processi decisionali più redditizi.
Gli strumenti di FP&A consentono ai professionisti finanziari di:
Offrire ai dirigenti aziendali consulenze e analisi finanziarie rapide e accurate
Prevedere l'impatto di potenziali decisioni sul flusso di cassa e sulla redditività
Valutare e monitorare eventuali investimenti e la solidità finanziaria complessiva dell'azienda
Creare e mantenere previsioni e modelli finanziari dettagliati
Elaborare piani finanziari agili e integrati che tengano conto di più scenari
Collaborare con i reparti per redigere e consolidare i budget
Allineare la strategia aziendale all'esecuzione e tenere traccia delle performance
Identificare e valutare nuove opportunità di guadagno e rischio
E molto altro ancora
Le funzionalità di pianificazione e analisi finanziaria rientrano generalmente in un sistema di gestione finanziaria più ampio, che include anche funzionalità per la contabilità, la gestione delle entrate e del flusso di cassa, la governance, risk e compliance (GRC) e altri processi finanziari chiave. In alternativa, la FP&A può far parte di una soluzione di analisi indipendente integrata con altri sistemi aziendali, come l'ERP. In ogni caso, la FP&A ha subito negli anni una notevole evoluzione con il passaggio da semplici fogli elettronici e calcoli manuali a soluzioni moderne basate sul cloud che sfruttano l'intelligenza artificiale (AI), l'automazione e l'analisi avanzata per far fronte alle sfide finanziarie di un mondo in rapida evoluzione.
La nascita della xP&A
Nel 2020 Gartner ha introdotto il concetto di xP&A, che è l'acronimo di Extended Planning and Analysis. La xP&A prende il meglio della pianificazione e analisi finanziaria (FP&A), come le funzioni di pianificazione continua, previsione, analisi avanzata e monitoraggio delle performance, e le estende all'intera azienda, abbattendo i compartimenti stagni tra i reparti e sincronizzando i piani operativi. Le soluzioni xP&A basate sul cloud mettono in collegamento le persone e unificano i dati delle aree operative principali, quali finance, supply chain, HR e vendite.
Le principali fasi del processo FP&A
Il processo FP&A comporta un ciclo continuo di raccolta e analisi dei dati. Con la crescita e l'espansione delle aziende in nuovi mercati, e in un periodo caratterizzato da un'elevata volatilità dei mercati e da rapidi cambiamenti, il processo diventa più complesso. La necessità di raccogliere più dati ed eseguire un maggior numero di analisi ha spinto molte imprese di medie e grandi dimensioni a creare divisioni FP&A dedicate all'interno dei loro reparti finanziari. Tuttavia, nonostante le crescenti complessità, il processo di FP&A include tuttora le stesse quattro fasi fondamentali:
1. Raccolta, consolidamento e verifica dei dati La prima fase del processo di FP&A consiste nel raccogliere i dati finanziari e operativi da sistemi ERP, data warehouse e altre soluzioni aziendali. Possono essere raccolti anche dati esterni all'azienda, come dati demografici, economici e di mercato di portata più ampia. Una volta raccolti tutti i dati necessari, si procede al consolidamento, alla standardizzazione e alla verifica. L'accuratezza di piani, previsioni, budget e analisi dipende interamente dalla qualità e dalla completezza dei dati utilizzati, pertanto questa fase è della massima importanza. Essendo anche molto dispendiosa in termini di tempo, le aziende si affidano ora a soluzioni supportate dall'AI in grado di automatizzare molte di queste attività.
2. Pianificazione e previsioni In questa fase, gli analisti FP&A utilizzano i dati preparati per creare previsioni finanziarie che mostrino le performance dell'azienda in futuro e confermino se è stata intrapresa la giusta direzione. Le previsioni finanziarie includono previsioni di vendita, proiezioni del flusso di cassa e altro ancora. I modelli di previsione finanziaria vengono utilizzati anche per testare diversi scenari, simulare l'impatto delle diverse variabili e determinare la migliore linea d'azione per ottenere i risultati desiderati. I metodi di pianificazione finanziaria più comunemente utilizzati possono essere:
Pianificazione predittiva: con la pianificazione predittiva, i professionisti FP&A creano un modello basandosi su enormi volumi di dati di performance passate e lo utilizzano per prevedere le performance future. L'analisi predittiva potenzia gli strumenti di pianificazione, soprattutto quando è integrata in un'unica soluzione e aumentata dall'AI e dal machine learning.
Pianificazione basata su fattori: nella pianificazione basata su fattori, gli analisti identificano i fattori di business chiave di un'azienda (ovvero gli aspetti più importanti per il suo successo), quindi creano una serie di piani che mostrano matematicamente in che modo i fattori di business sarebbero influenzati da diverse variabili.
Pianificazione multi-scenario: la pianificazione con analisi dello scenario è attualmente il metodo di pianificazione utilizzato in misura sempre crescente dalle aziende. Nella pianificazione multi-scenario, gli analisti formulano ipotesi su ciò che potrebbe accadere in futuro. Prevedono le conseguenze per poi creare un piano che possa far fronte a ogni scenario plausibile. Questa tipologia di previsioni e modelli finanziari è utilizzata per mettere a punto i piani finanziari e operativi necessari per raggiungere gli obiettivi strategici generali dell'azienda, come entrate e utili netti a breve e a lungo termine.
3. Budgeting Nella fase di budgeting, i professionisti FP&A stimano le spese necessarie per eseguire il piano aziendale in base alle entrate ricavate dal piano strategico. Assegnano quindi un budget di spesa a ogni business unit o funzione, così come le entrate e il flusso di cassa che dovrebbero essere generate. L'azienda collabora con ogni reparto e successivamente raggruppa i budget concordati in un unico budget principale. In generale, il budget aziendale viene creato annualmente con aggiornamenti effettuati trimestralmente al variare delle condizioni finanziarie. Tuttavia, per far fronte alla volatilità delle condizioni di mercato, ora molte imprese hanno adottato cicli di budget continui, aggiornati in modo frequente con previsioni e proiezioni continue. Alcune organizzazioni hanno anche adottato un budgeting a base zero, che evita surplus e spese eccessive attraverso la costante valutazione delle spese necessarie e di quelle non necessarie.
4. Monitoraggio e analisi delle performance Per fornire consulenza e supporto decisionale all'azienda, i team FP&A analizzano i dati finanziari e assicurano il monitoraggio delle performance, inclusi vendite, spese, profitto, capitale circolante, flusso di cassa e altri KPI, su base continuativa. Rispondono a query ad hoc e traducono i numeri in una narrazione, o storia di dati, per aiutare i responsabili decisionali a comprendere una situazione e ad agire in modo ponderato.
Gli analisti FP&A generano anche report e visualizzazioni dati a cadenza regolare, e conducono attività come l'analisi della redditività che include proiezioni di profitti futuri e può rispondere a domande del tipo "Quali prodotti e servizi saranno più redditizi il prossimo anno e in questo momento?" o "Dobbiamo esternalizzare la produzione o mantenerla internamente?".
Soluzioni e tecnologie FP&A all'avanguardia
Nel 2020 la FP&A ha rappresentato una priorità assoluta per i CFO e i leader finanziari ed è facile capirne il motivo. L'automazione, l'intelligenza artificiale e il cloud stanno cambiando le regole del gioco, rendendo più accurati e più efficienti i piani, i budget e le previsioni. Le aziende che utilizzano queste tecnologie nelle loro attività di FP&A dispongono di una sfera di cristallo molto più realistica di quella della concorrenza. Si tratta di un enorme vantaggio.
Cloud: il software FP&A è sempre stato implementato on-premise, ma le soluzioni basate su cloud offrono numerose opportunità. Consentono un accesso, da qualsiasi luogo, a un maggior numero di fonti di Big Data rispetto alle controparti on-premise, semplificano la collaborazione e sono scalabili ed economicamente vantaggiose. Le recenti innovazioni introdotte nella sicurezza del cloud hanno anche reso, in molti casi, i dati più sicuri rispetto all'archiviazione on-premise.
AI e machine learning: gli strumenti di pianificazione e analisi finanziaria potenziati dall'AI e dal machine learning offrono enormi benefici agli analisti FP&A. Non solo consentono agli utenti di analizzare diverse tipologie di Big Data da un maggior numero di fonti, ma possono anche far emergere tendenze, schemi, correlazioni e insight che potrebbero altrimenti passare inosservati. L'AI e il machine learning migliorano considerevolmente l'accuratezza delle previsioni finanziarie e potenziano l'analisi predittiva, il reporting self-service e la pianificazione multi-scenario.
Automazione robotica dei processi: in genere gli analisti FP&A dedicano molto tempo alle attività di sourcing, aggregazione e formattazione dei dati. L'RPA, supportata dall'AI e dal machine learning, automatizza molte di queste attività manuali, accelerando i tempi di elaborazione e riducendo gli errori durante le operazioni. Consentendo inoltre di automatizzare l'analisi, le previsioni, la modellazione predittiva e la generazione di report, permette ai membri del team di spostare l'attenzione su attività a maggior valore aggiunto, come l'interpretazione dei risultati e la fornitura di consulenze per il business.
Il futuro dell'FP&A
Dall'instabilità delle supply chain all'incertezza economica e politica, la storia recente ci ha dimostrato che l'unico aspetto del quale possiamo essere sicuri è il cambiamento. Per affrontare queste sfide, i reparti finanziari di oggi devono avere accesso alle informazioni e ai dati giusti e ottenerli al momento giusto.
Per le aziende moderne cresce l'urgenza di implementare soluzioni e strumenti di FP&A intelligenti, supportati dall'AI e dall'analitica avanzata. I leader finanziari e aziendali di oggi si affidano a informazioni basate sui dati per automatizzare e snellire i processi, prendere decisioni più informate e prepararsi per un futuro di pianificazione autonoma.
Man mano che la rapidità e la competitività del business aumentano, le aziende devono poter fare previsioni sempre più immediate e precise. Oltre a dover lavorare con budget più snelli, hanno anche l'esigenza di trovare soluzioni nuove e creative per incrementare la redditività, la resilienza e la continuità aziendale.
I responsabili finanziari di tutto il mondo si stanno impegnando a fondo per abbattere le barriere che si frappongono all'adozione tecnologica, attraverso l'attuazione di strategie distribuite di governance dei dati e la creazione di "versioni di informazioni sufficientemente attendibili" per andare incontro al futuro con fiducia e forza.
In sintesi
Le soluzioni di FP&A continueranno a evolversi di pari passo con la maggiore competitività e complessità delle aziende consentendo loro di far fronte alle nuove sfide:
Gli strumenti di FP&A si integreranno perfettamente con un numero ancora maggiore di fonti di dati e sistemi aziendali.
Le piattaforme basate su cloud diventeranno il metodo di distribuzione prescelto per il software FP&A.
Le soluzioni di AI miglioreranno la velocità, l'accuratezza e l'efficienza dei processi di FP&A.
La pianificazione e analisi estesa (xP&A) contribuirà a eliminare gli ostacoli alla collaborazione, sia all'interno che all'esterno dell'azienda.
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