Consigli per valutare un software ERP
Pronto/a per l'upgrade del sistema ERP? Concentrati sulla scelta migliore per le esigenze della tua organizzazione con questa metodologia in 5 fasi per valutare il software ERP.
Panoramica
Sono letteralmente centinaia i sistemi ERP tra cui scegliere, con un'ampia gamma di funzionalità, punti di forza, punti deboli, applicabilità e prezzi. La scelta della soluzione giusta può apparire effettivamente sconfortante, ma un processo sistematico di confronto dei sistemi ERP può portare il tuo team a una buona decisione in un lasso di tempo ragionevole.
La metodologia comprovata nel tempo qui illustrata può aiutarti a scegliere con certezza la soluzione più adatta alle specifiche esigenze della tua azienda. Si tratta di una procedura apparentemente elementare, ma le aziende che intraprendono il processo di selezione dei fornitori di ERP senza seguire questi passaggi logici vanno spesso incontro a ritardi, costi aggiuntivi e personalizzazioni evitabili. Al contrario, le aziende che si affidano alle migliori pratiche di valutazione dell'ERP beneficiano generalmente di una maggiore fluidità nei processi di selezione e nelle successive implementazioni. Di conseguenza, possono giovarsi più rapidamente dei vantaggi di un moderno sistema ERP e competere con maggiore efficacia in un mondo digitale.
Metodologia a cinque fasi per la valutazione dei sistemi ERP
Una volta che l'azienda ha deciso di abbandonare il sistema ERP legacy, il primo passo è quello di mettere insieme un team di progetto con cui guidare il processo di confronto, selezione e implementazione del software ERP. Il team inizia il suo lavoro elaborando un piano iniziale, che in questa fase si delinea piuttosto come una strategia generale.
Il processo di selezione del fornitore ERP può essere sintetizzato in queste cinque fasi:
Diagramma che illustra le cinque fasi principali del processo di valutazione dell'ERP
1. Definizione dei requisiti dell'ERP
Ai tuoi potenziali fornitori ERP dovrai descrivere la tua organizzazione e le sue esigenze, affinché possano configurare e confezionare adeguatamente la soluzione appropriata e stabilirne il prezzo. Puoi iniziare individuando le principali risorse online, per esempio dimostrazioni di prodotto e blog, che illustrano la storia della tua azienda.
Descrivi la tua azienda e i suoi processi in modo generale, evitando di stilare lunghi elenchi di requisiti e processi specifici. Informa i potenziali fornitori circa le dimensioni del tuo business, il giro d'affari e le transazioni, la complessità dei vari processi ed eventuali caratteristiche o fattori specifici. Concentrati su quei processi e requisiti che conferiscono alla tua azienda un vantaggio competitivo. Sono questi gli aspetti destinati a differenziare i sistemi candidati l'uno dall'altro e che ti indurranno a esaminare attentamente la possibilità di configurazione di ciascun sistema per supportare quei particolari processi e funzioni.
Descrivi gli elementi del tuo sistema attuale che ti piacciono e che vorresti quantomeno poter gestire con il nuovo sistema. Non tralasciare le cose che il tuo sistema esistente non fa (o non fa bene). Sottolinea eventuali applicazioni, funzioni o modifiche personalizzate che devono essere trattate mediante funzionalità standard o semplici aggiustamenti (non modifiche) nel nuovo sistema. In altre parole, concentrati su tutto ciò che caratterizza in modo specifico il tuo business, facendo conto che gli aspetti di routine vadano da sé. (Avrai modo di verificare questa ipotesi nelle dimostrazioni e nelle valutazioni finali più prossime al punto della decisione.)
Concentrati su tutto ciò che caratterizza in modo specifico il tuo business, facendo conto che gli aspetti di routine vadano da sé.
Suggerimenti chiave per definire i tuoi requisiti di ERP
Non affidarti alle liste di controllo dei requisiti dei sistemi ERP. Le checklist, vecchia pratica standard del settore, non distinguono a sufficienza le soluzioni l'una dall'altra e non aiutano realmente a operare una scelta corretta. Nella maggior parte dei casi, le voci di questi elenchi si riferiscono a funzioni e caratteristiche che in una certa misura sono presenti in ogni sistema, e i fornitori in gara tendono ovviamente a spuntare la casella “sì” con un'interpretazione piuttosto benevola delle funzionalità del proprio sistema.
Scegli le persone giuste per il tuo team di progetto. L'elencazione dei requisiti non è un lavoro da poco. Richiede la mano di membri del team che siano dediti all'organizzazione, conoscano bene l'azienda e abbiano il tempo da dedicare al progetto. Evita la tentazione di imbottire la squadra di persone piene di entusiasmo ma con poca esperienza.
Assicurati che la tua richiesta di offerta includa queste informazioni:
La descrizione della tua attività e dei relativi processi
Quello che il tuo sistema attuale fa bene
Quello che invece non fa bene come vorresti
Le altre cose che vuoi che faccia il nuovo sistema (in ordine di importanza)
2. La richiesta di offerta per l'ERP
La fase successiva consiste nell'invio degli inviti a rispondere a un gruppo selezionato di fornitori. Il numero di inviti da inviare non è prestabilito, ma considera che per ciascun interlocutore chiamato in causa dovrai condurre un esame dettagliato. L'esperienza dimostra che quanto minore è il numero di potenziali fornitori e quanto più dettagliate sono le informazioni fornite, tanto migliori sono le risposte. Nella prima rosa è preferibile individuare una dozzina (al massimo) dei migliori candidati.
L’esperienza dimostra che quanto minore è il numero di potenziali fornitori e quanto più dettagliate sono le informazioni fornite, tanto migliori sono le risposte.
Dal canto loro, i fornitori di ERP dovranno proporre un sistema che comprenda le funzionalità e le caratteristiche atte a soddisfare i requisiti da te indicati. Le proposte conterranno anche informazioni sull'azienda, i prodotti, l'esperienza sul campo, le risorse che assegneranno alla tua implementazione e altre informazioni destinate a conquistare la tua fiducia (e quindi il contratto).
Come fare quindi per individuare la dozzina (al massimo) di candidati su cui concentrare la tua opera di selezione? Come sfoltire un elenco da centinaia di fornitori ERP a una manciata di nominativi? Inizia con le pubblicazioni di settore che citano “storie di successo ERP”. (Tieni presente che con tutta probabilità tali pubblicazioni non ti parleranno mai di difficoltà o insuccessi, quindi relativizza queste informazioni). Utilizza i tuoi contatti nel settore (associazioni e gruppi di imprese, per esempio) per reperire altri professionisti che potrebbero avere avuto recenti esperienze di selezione e implementazione di ERP.
Esistono anche numerose rubriche online, strumenti e servizi di selezione dei sistemi che possono aiutarti a individuare il software che abbia le funzionalità di cui hai bisogno e/o si sia dimostrato valido nel tuo settore.
Per una consulenza personalizzata, puoi affidarti alla filiale di consulenza della società del tuo cliente o rivolgerti a un consulente indipendente nella tua zona e/o nel tuo settore. Verifica in tal caso il background e le affiliazioni di tali soggetti, per essere certo che siano veramente indipendenti e non associati a uno o più fornitori di ERP.
Puoi decidere di includere particolari fornitori di sistemi ERP che risultino di interesse per altri motivi. Può accadere, per esempio, che uno o più dei tuoi clienti più grandi e importanti utilizzino un determinato sistema ERP e ti abbiano incoraggiato a seguirli nella loro scelta. O magari la tua azienda fa parte di un gruppo o di una associazione che ha scelto una data piattaforma ERP come “standard”. Ottieni una proposta dal provider consigliato, ma quando si tratterà di decidere dovrai riservare a tutte le proposte una valutazione equa e imparziale.
Suggerimenti chiave per la tua richiesta di offerta di ERP
Assicurati che tutti i soggetti interessati identifichino i propri requisiti. La tua RFP deve raccogliere il contributo di tutti gli stakeholder, altrimenti il rischio è che venga scelto un sistema ERP utile solo ad alcune delle tue funzioni aziendali e costringa altre aree a investire in sistemi standalone. Valuta sistemi che siano funzionali per l'intera azienda e utilizza il calendario di implementazione per distribuire prima i moduli prioritari.
Fai attenzione al ranking dei requisiti. Spesso l'RFP è suddivisa in aree funzionali, con sezioni da compilare a cura di ogni reparto. Ogni area (dalle Risorse Umane ai settori operativi) è di norma perfettamente in grado di stilare una graduatoria delle funzionalità per la propria business unit, ma tali priorità potrebbero non essere allineate agli obiettivi generali dell'azienda. Spetta al team di valutazione del progetto adeguare le priorità secondo una prospettiva più ampia. Quali requisiti sono cruciali, importanti o semplicemente auspicabili?
Controlla la disponibilità effettiva delle caratteristiche. Grazie ai loro grandi reparti marketing, le aziende di software a volte vendono prodotti ancora non completamente sviluppati e testati. Conduci una ricerca sulle caratteristiche “in arrivo in una release futura” rispetto a quelle già utilizzate dai clienti di riferimento. Va benissimo considerare le caratteristiche in fase di sviluppo, ma per il buon esito del tuo progetto non scommettere su caratteristiche essenziali ancora non disponibili.
Valuta i tuoi processi. I processi integrati nel pacchetto software ERP sono considerati “best practice”. Gli esperti in materia di consulenza e implementazione ERP ti diranno che è quasi sempre meglio cambiare la procedura per adattarla al software (riconoscendo l'aspetto “best practice”) piuttosto che cambiare il software per adattarlo alla procedura esistente. Tuttavia, la decisione spetta a te. Ricordati però che i nuovi processi possono promuovere i miglioramenti e i vantaggi ottenuti da un nuovo sistema. Ricorda inoltre che tutti i moderni software ERP sono personalizzabili, nel senso che lasciano una notevole flessibilità per modificare layout e flusso delle schermate, procedure, caratteristiche e trattamento dei dati e altro ancora, senza modificare il codice.
Prendi in esame il ROI del tuo ERP. La maggior parte delle aziende richiede l'analisi del ritorno sugli investimenti (ROI) dell'ERP come prerequisito per autorizzare e finanziare qualsiasi progetto importante. Come suggerisce il nome, si tratta della sommatoria dei costi correlati all'acquisto e all'implementazione del nuovo sistema, più le differenze di costo operativo rispetto al sistema esistente. Il ROI tiene conto anche dei vantaggi oltre ai risparmi diretti sui costi, tra cui migliori prestazioni, un migliore servizio clienti e la produttività sul posto di lavoro.
3. Prima bozza di valutazione dell'ERP
La valutazione si articola in due fasi. In questa prima fase, tutte le proposte vengono valutate allo scopo di accertarne il grado di adattabilità all'ambiente e ai requisiti enunciati nella tua RFP. (Non avviene in questa sede il confronto dei fornitori, che rientra nella seconda fase della valutazione.)
L'obiettivo a questo punto è eliminare quelli che non soddisfano i tuoi criteri e stilare una graduatoria di quelli che sembrano fare al caso. Il risultato è una ristretta rosa delle migliori proposte. Queste, e solo queste, saranno sottoposte a una valutazione dettagliata che porterà alla scelta finale.
Se hai molte risposte da esaminare, i dettagli tenderanno a confondersi, rendendo difficile ricordare quali risposte all'RFP sono particolarmente forti (o deboli) e in quali aree. Una scala di classificazione numerica può aiutare ad avere un quadro chiaro e a documentare il processo decisionale.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili per questa fase di documentazione:
Predisponi un modulo o un foglio di calcolo in modo tale che i revisori possano valutare ogni proposta secondo i criteri principali specificati nell'RFP. Chiedi ai revisori di assegnare a ciascun criterio di valutazione un punteggio numerico (la scala può essere da uno a dieci, da uno a cinque, da uno a tre o qualsiasi livello di granularità riterrai opportuno). Potrai avvalerti di quanti revisori vorrai.
Lascia spazio per le note e le eventuali domande riguardo alla risposta da porre in seguito. Potrebbe essere opportuno chiedere chiarimenti in questa fase o attendere la valutazione dettagliata delle proposte della prima rosa. Attribuisci una ponderazione a ciascun criterio in base alla criticità della funzione o del processo per il tuo business.
Moltiplica il punteggio assegnato da ciascun revisore per la ponderazione di ogni criterio e calcola un punteggio totale di ogni fornitore. Il più delle volte vedrai diverse risposte posizionate in prossimità dell'estremità superiore della scala, altre un po' più distanti e solo poche che rimarranno escluse. A questo punto dovresti avere la tua rosa di candidati finalisti (teoricamente da tre a cinque) per la valutazione finale.
Vi sono buone probabilità che tu riesca a identificare i candidati migliori, ma se le cose non fossero così chiare, torna alle valutazioni individuali e discutine con il team.
Suggerimenti chiave per valutazioni preliminari dell'ERP
Tratta ogni potenziale fornitore allo stesso modo. Non accettare dimostrazioni dal vivo, incontri speciali di persona o visite in loco, a meno che tu non sia disposto a offrire lo stesso trattamento a tutti i fornitori: è importante mantenere condizioni di parità. Una pratica comune consiste nell'organizzare una "conferenza degli offerenti" presso la tua struttura per presentare tutti i potenziali fornitori e rispondere alle loro domande (di fronte a tutti).
Tieni presente che una proposta è un documento di vendita. Le risposte conterranno le informazioni da te richieste e altro. Supponiamo che ogni asserzione sia veritiera; durante il processo di valutazione hai la possibilità di verificarle tutte, o quanto meno la maggior parte. Tieni comunque presente che gli autori delle proposte risponderanno alle tue domande in modo tale da mettere i loro prodotti nella luce più favorevole.
Cerca i valori anomali. Presta particolare attenzione ai criteri in cui le valutazioni mostrano scarti consistenti. Se un revisore valuta una proposta con un ottimo giudizio secondo un criterio e un altro la valuta molto negativamente, forse è il caso di approfondire. Interroga entrambi i revisori in modo costruttivo e non minaccioso per scoprire cosa pensava ciascuno di essi. Probabilmente uno o entrambi hanno notato qualcosa che gli altri esaminatori hanno ignorato o non hanno considerato importante. A seguito di queste discussioni potresti trovarti nella necessità di modificare le valutazioni relative a un criterio specifico, il che potrebbe alterare le graduatorie generali.
4. Confronto tra i vari ERP e valutazione dettagliata
Una volta identificati i tre-cinque finalisti, è il momento di mettersi al lavoro per verificare le loro asserzioni e validare le referenze.
Come avviare le valutazioni dei sistemi ERP
Mettiti in contatto con ognuno dei potenziali provider e dagli la buona notizia: sono entrati nella rosa finale! (Se non ti mette a disagio, puoi anche dire quanti sono gli altri finalisti ammessi e persino svelare i nominativi delle aziende contro cui competono).
In alcuni casi, potresti anche chiedere loro di perfezionare le loro proposte.
Parla con (o visita) gli utenti esistenti del sistema, preferibilmente nel tuo settore (o in un mercato simile) e di aziende di dimensioni simili alla tua.
Procurati referenze se i fornitori non le hanno già fornite. (I fornitori potrebbero esitare a fornire referenze per problemi di concorrenza. Dovresti comunque insistere. Rassicurali sul fatto che firmerai e rispetterai accordi di non divulgazione).
Come gestire le dimostrazioni dei sistemi ERP
Questo è anche il momento di invitare i candidati della rosa finale a eseguire dimostrazioni dettagliate dei propri sistemi, ma prima devi controllare queste demo.
Fornisci a ciascun candidato uno script o un elenco di funzioni che desideri visionare con largo anticipo rispetto al programma della dimostrazione. Tutti i potenziali fornitori dovrebbero ricevere lo stesso elenco.
Consenti loro di mostrare le caratteristiche speciali che desiderano mettere in luce solo dopo che ti hanno mostrato le funzionalità e i processi delineati nella RFP.
Assicurati che lo script o l'elenco includa i requisiti esclusivi identificati nella fase uno. I sistemi ERP trattano i processi normali allo stesso modo; sono le eccezioni ai processi normali a porre la sfida. (Per esempio, la possibilità di inserire ordini per articoli non in inventario; l'obbligo di vendere gruppi o articoli in pacchetti, kit o set; oppure la capacità di supportare un processo esclusivo di riconciliazione delle fatture).
Nel corso della demo, vorrai vedere come configurare e personalizzare il software a supporto dei tuoi processi e delle tue procedure uniche. Detto questo, mantieni la dovuta apertura mentale, anche perché in quelle funzioni standard potresti scoprire alcune best practice capaci di migliorare le operazioni e i risultati nella tua azienda.
In linea teorica, il dimostratore dovrebbe essere in grado di mostrare le funzioni del sistema utilizzando i tuoi stessi dati. Questo non è sempre possibile, ma quando lo è, ti permetterà di capire molto meglio come funzionerebbe il sistema nel tuo ambiente.
Suggerimenti chiave per la tua valutazione dettagliata dell'ERP
Non lasciarti abbagliare dalle dimostrazioni. I professionisti specializzati nella dimostrazione di software sono in genere molto esperti e hanno una spiccata personalità. Il loro obiettivo è conquistarti e venderti il loro software. Non farti distrarre dalla persona o dal suo eloquio, per quanto possa essere gradevole. Concentrati sul modo in cui i processi di business vanno incontro alle tue esigenze.
Sfrutta al massimo le visite presso le referenze. Scegli con attenzione i soggetti che intendi incontrare. Effettua una breve chiamata al tuo ospite per assicurarti che abbia implementato il software e abbia realizzato i benefici promessi. Accordati su ciò che verrà mostrato a te e alle persone che incontrerai durante il sopralluogo. Una volta sul posto, valuta attentamente se il buon esito ottenuto in quella azienda è replicabile nel tuo ambiente. Poni anche domande scomode: “Quali sono state le vostre più grosse sorprese?” e “Se doveste farlo di nuovo, cosa fareste in modo diverso?”
Continua a porre domande. Incoraggia il team che insieme a te deve operare la scelta a porre domande, anche solo per chiarire le risposte. Questo non solo in sede di revisione dell'RFP, ma anche nel corso delle dimostrazioni; solo così ridurrete significativamente i rischi di sorprese sgradevoli in futuro. È questo il momento di far emergere tutte le risposte, anche quelle che non ti piacciono, prima che inizino le trattative. Tieni inoltre presente che in questa fase ottieni risposte a titolo gratuito, quindi è l'occasione per apprendere il più possibile. Una volta che inizi a implementare il prodotto, potrebbe essere necessario attendere l'intervento dell'assistenza o persino pagare per ottenere una risposta alle tue domande.
5. Scelta dell'ERP e contratto
Una volta completate le valutazioni dettagliate, è probabile che restino due o tre fornitori che soddisfano i tuoi criteri. Scegli quello che ritieni più adatto alle tue esigenze attuali e future, ma non escludere definitivamente gli altri. Spiegagli piuttosto che, per quanto adatti, non sono la tua prima scelta; questo lascia la porta aperta nel caso in cui le trattative con il candidato numero uno non procedano come previsto.
Ora puoi iniziare a negoziare i dettagli del contratto con il candidato principale. Nella maggior parte dei casi, le aziende sanno che questo è un passaggio che "dovrebbe funzionare". Ma come in ogni altra fase del processo di valutazione e selezione dell'ERP, anche qui potresti incontrare brutte sorprese.
Il potere negoziale ora è dalla tua parte. Tuttavia, faresti bene a considerare il fornitore alla stregua di un partner che concorre al successo futuro della tua azienda, piuttosto che come a un avversario nella trattativa. Punta a un accordo equo che offra a entrambe le parti l'incentivo ad avere un sistema che funzioni in modo efficiente ed efficace.
Ogni aspetto dell'implementazione del sistema e del supporto continuo dovrebbe essere discusso e documentato, specificando il prezzo, il responsabile e, in alcuni casi, il tempo impiegato. Gli aspetti del contratto da considerare sono molteplici, per esempio (ma non solo):
Acquisto iniziale, leasing o licenza di hardware e software
Implementazione dell'hardware e del software (specificando cosa significa "implementare")
Costo e tempi del pilot in sala conferenze (prima o dopo il pagamento del software)
Costi di formazione iniziale e continua
Supporto continuo di manutenzione di hardware e software (specificando il livello)
Conversione e integrazione dei dati con altri sistemi
Reti e sicurezza
Personalizzazioni (iniziali e con le release future)
Suggerimenti chiave per la scelta finale del software ERP
Non annunciare la tua scelta finale prima delle trattative. Al termine della fase di valutazione dettagliata, il tuo team potrebbe manifestare il desiderio di dichiarare un “vincitore”. Tuttavia, informare il candidato principale che è il “prescelto” non è nell’interesse dell’azienda. Non è insolito che dal processo di negoziazione emergano sorprese, tali anche da indurre a rivedere la tua scelta.
Pianifica per il lungo periodo. Anche nella frenesia di iniziare, assicurati di esaminare attentamente i costi a lungo termine, in modo che le tue stime siano corrette e che le cifre del ROI dell'ERP non vengano distorte. Alcuni fornitori offrono più servizi gratuiti per un periodo più lungo, mentre altri possono esternalizzare il supporto a lungo termine a una società che addebiterà ogni intervento. Alcuni provider prevedono un tetto agli aumenti tariffari per la manutenzione o l'abbonamento annuale, mentre molti non lo fanno. Altri propongono una tariffa contenuta per l'abbonamento SaaS (software-as-a-service), ma dopo qualche anno iniziano ad aumentarla in modo significativo. Alcuni fornitori propongono un aggiornamento annuale ma nessun supporto di rilievo nel processo di aggiornamento. Rivolgi domande ed esigi risposte per iscritto per assicurarti di tracciare un quadro chiaro dei tuoi costi a lungo termine.
L'importanza del lavoro di squadra
Il fattore più importante nel successo del processo di valutazione del sistema ERP è il team di progetto. Questo gruppo di lavoro dovrebbe essere istituito in una fase precoce e svolgere un ruolo trainante nello sviluppo, nella distribuzione e nella valutazione dell'RFP, oltre che nella scelta del nuovo sistema ERP.
Secondo la nostra esperienza, quando un team si trova nel pieno di indagini e valutazioni dettagliate, spesso finisce per prendere scorciatoie. Se invece segue queste cinque fasi e presta attenzione alle lezioni apprese, il team di progetto sarà in grado di giungere alla soluzione ottimale per soddisfare le esigenze della tua azienda, ora e per il futuro.
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