Cos'è l'ERP?
L'ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema software che permette alle organizzazioni di snellire i principali processi di business, quali finance, HR, produzione, supply chain, vendite e approvvigionamento, attraverso una visione unificata dell'attività e un'unica fonte di informazioni attendibili.
Introduzione alla pianificazione delle risorse aziendali
Un modo semplice per comprendere l'ERP è raffigurare l'azienda come un organismo. Come un corpo umano, l'azienda ha i suoi processi di base che sono vitali per la sua salute e funzionalità; al posto del sonno o della digestione, pensiamo alla supply chain e alle vendite. Sebbene avvengano in modo indipendente, molti di questi processi sono comunque collegati per il modo in cui influiscono sull'organismo, ossia sull'azienda, nel suo complesso. Ciò significa anche che un eventuale problema a un particolare processo può ripercuotersi sul resto.
Il sistema software ERP funge da sistema nervoso centrale dell'azienda, permettendo di gestire in modo efficiente tutti questi processi e operazioni cruciali collegandoli insieme in un sistema integrato.
La storia e l'evoluzione dell'ERP
I timidi esordi dell'ERP risalgono a oltre un secolo fa, sotto forma di sistema di produzione cartaceo per la programmazione della fabbricazione. All'inizio degli anni '60, le aziende manifatturiere iniziarono ad adottare applicazioni gestionali computerizzate. Queste soluzioni erano già molto più rapide e precise dei processi manuali, ma erano anche costose, limitate nelle funzionalità e ancora piuttosto lente.
Questi primi applicativi sperimentali innescarono lo sviluppo di soluzioni standalone dedicate quali l'elaborazione degli ordini di vendita e la pianificazione dei fabbisogni della produzione (MRP), che il nuovo software ha saputo infine integrare in un unico sistema capace di accrescere l'efficienza operativa. Negli anni '90, l'ERP aveva trasformato il settore tecnologico ponendosi al servizio di un ventaglio più ampio di attività imprenditoriali di vari settori.
Le connessioni Internet sempre più veloci e i nuovi strumenti di sviluppo hanno rivoluzionato ulteriormente le suite ERP. L'introduzione delle soluzioni basate su browser ha aperto la strada al software ERP in cloud, che ha reso più potenti le soluzioni in termini di adozione, ambito di applicazione e funzionalità.
I sistemi ERP di oggi si avvalgono sempre più di tecnologie intelligenti come l'AI, il machine learning, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e i database in-memory, che permettono alle aziende di gestire processi ancora più efficienti, sfruttare conoscenze aggiornate al minuto ricavate da dati transazionali e non strutturati, e restare competitive in un ambiente in rapido cambiamento.
Perché la pianificazione delle risorse aziendali è importante?
Perché in tutta l'organizzazione circoli una sola versione dei fatti in materia di dati occorre che la totalità o quasi dei dati aziendali risieda nel sistema ERP. Per esempio:
Il Finance ha bisogno dell'ERP per chiudere rapidamente le scritture contabili
Le Vendite non possono prescindere dall'ERP per gestire gli ordini dei clienti
La Logistica fa affidamento sul buon funzionamento del software ERP per consegnare i prodotti e i servizi attesi dai clienti
Il Procurement utilizza l'ERP per reperire beni e servizi e gestire le relazioni con i fornitori
La Contabilità fornitori utilizza l'ERP per pagare i fornitori correttamente e puntualmente
Per poter decidere tempestivamente, il management deve avere un quadro istantaneo delle performance aziendali
Le banche, così come gli azionisti, hanno bisogno di documenti contabili accurati, per poter contare su dati affidabili e sulle analisi rese possibili dal sistema ERP
Esempi di ERP per settore
Il modo in cui le organizzazioni si affidano al proprio software ERP varia notevolmente a seconda del settore. Tuttavia, per essere competitive e affermarsi nei rispettivi settori, dall'automotive alla distribuzione all'ingrosso, le imprese hanno bisogno di informazioni precise e in tempo reale.
Esaminiamo alcuni esempi di casi di utilizzo dell'ERP specifici di settore:
Aziende manifatturiere
Le imprese di produzione discreta, per lotti e a processo continuo si affidano all'ERP per soddisfare i criteri di qualità dei prodotti, gestire lo sfruttamento degli impianti, tenere sotto controllo i costi degli straordinari e altro ancora. Le aziende del manifatturiero ottengono inoltre un controllo del magazzino a 360° monitorando i movimenti di stock, individuando con esattezza i prodotti con le migliori e le peggiori performance e gestendo in modo più efficiente l'approvvigionamento.
Retailer
Il retail è stato investito da un'importante trasformazione, che ha visto i negozi fisici fondersi con l'e-commerce e gli altri canali di vendita digitali. Dati coerenti e integrati sono fondamentali per offrire opzioni self-service per l'identificazione, la configurazione, l'acquisto e la spedizione dei prodotti. L'ERP aiuta peraltro gli operatori del commercio a ridurre l'abbandono dei carrelli, migliorare le conversioni nei siti Web e innalzare il valore dell'ordine medio.
Società incentrate sui servizi
I servizi professionali di consulenza contabile, tributaria, ingegneristica e legale hanno bisogno di una tecnologia mobile di ERP potente e in tempo reale per rispettare gli impegni di erogazione delle prestazioni tenendo d'occhio l'integrità finanziaria. Il segreto del successo dei servizi professionali è la capacità di rispettare il calendario gestendo al contempo la redditività dei progetti, l'utilizzo delle risorse e le opportunità di crescita.
Utilities
Le imprese del settore utilities sono costrette a rivedere costantemente i propri beni capitali, non solo per rispondere alla domanda di servizi futuri, ma anche per il rinnovo degli impianti obsolescenti. Senza un ERP, la gestione di questi investimenti in asset diventa un processo complicato e soggetto a errori.
L'ERP giunge in soccorso alle aziende di pubblici servizi anche sotto un altro aspetto cruciale, ossia la previsione dei ricambi. L'indisponibilità delle corrette parti di ricambio durante un guasto è causa di gravi disservizi per il cliente. D'altro canto, l'approvvigionamento di un esubero di ricambi si tradurrebbe in costi eccessivi e scorte obsolete.
Grossisti
I grossisti, gli importatori, le imprese di consegne dirette al punto vendita e di logistica 3PL/4PL puntano a ridurre i costi di distribuzione, rafforzare le rotazioni dello stock e contrarre i tempi del ciclo completo dell'ordine. Per centrare questi obiettivi, devono poter contare sull'integrazione delle funzionalità di gestione del magazzino e di logistica, nonché sull'automazione di processi personalizzati.
Come funzionano i sistemi ERP?
Il sistema ERP è costituito da soluzioni di moduli integrati o applicazioni gestionali che condividono un database tramite il quale sono in connessione e possono dialogare tra loro. Ogni modulo ERP è generalmente focalizzato su un unico settore specifico del business, ma opera di concerto con tutti gli altri utilizzando gli stessi dati allo scopo di soddisfare le esigenze dell'azienda.
Le aziende scelgono la soluzione del modulo che preferiscono, dalla finanza alla logistica, dal procurement all'HR, e possono poi aggiungerne di nuovi e dimensionarli secondo necessità. I sistemi ERP si adattano anche ai requisiti di settori specifici, sia nell'ambito delle funzionalità centrali del sistema, sia tramite estensioni degli applicativi che si integrano con la suite di moduli.
Il sistema software qui raffigurato illustra casi di utilizzo della pianificazione delle risorse d'impresa per le vendite. Sono generalmente disponibili anche moduli per la gestione finanziaria, la produzione, il procurement e la supply chain, solo per citare alcune applicazioni.
Nonostante la gamma vastissima di funzionalità aziendali offerte, per essere efficaci i sistemi ERP attualmente disponibili devono comunque connettersi e sincronizzarsi con altre applicazioni e fonti di dati, quali il software di CRM e HCM, le piattaforme di e-commerce, le soluzioni specifiche di settore e persino altri ERP.
Grazie a questa integrazione le aziende ottengono una visione unificata delle informazioni provenienti da sistemi diversi che permette di innalzare l'efficienza dei processi di business, migliorare la customer experience e facilitare la collaborazione tra team e business partner.
La flessibilità permette al sistema ERP di integrarsi con una vasta gamma di prodotti software tramite connettori o adattatori personalizzati, come le interfacce di programmazione delle applicazioni (API). Altri metodi per l'integrazione ERP sono l'Enterprise Service Bus (ESB) e la moderna formula della piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS).
Tipi di distribuzione dell'ERP
Il sistema ERP prevede generalmente quattro tipi di distribuzione: in cloud, on-premise, a due livelli e ibrido. Ogni tipo presenta vantaggi e svantaggi e le aziende devono individuare l'opzione di distribuzione ERP più adatta alle loro esigenze.
ERP cloud
Con l'ERP cloud, il software risiede in un server remoto di terze parti. È accessibile tramite Internet con la formula del servizio in abbonamento (SaaS), ed è il provider del software a farsi carico della manutenzione, degli aggiornamenti e della sicurezza per conto dell'azienda. Oggigiorno l'ERP cloud rappresenta il metodo di distribuzione più diffuso, perché assicura minori costi iniziali, maggiore scalabilità, più rapidità nell'innovazione e più facilità di integrazione.
ERP on-premise
La soluzione on-premise è il tradizionale modello di distribuzione del software ERP, che consente il più elevato livello di controllo. Il software viene di norma installato in un data center presso la sede dell'azienda. Per quanto indubbiamente vantaggioso, il controllo totale comporta anche l'onere dell'installazione e una manutenzione continua.
ERP a due livelli
Le aziende che subiscono importanti cambiamenti operativi, come fusioni, espansioni o acquisizioni, optano spesso per un modello a due livelli. L'ERP di livello 1, per esempio, può essere un server on-premise presso la sede centrale della società capogruppo, mentre l'ERP di livello 2 potrebbe essere il sistema in cloud delle filiali che gestisce funzioni locali o specializzate. La strategia a due livelli permette alle aziende di avviare un passaggio controllato al cloud, trasferendo funzioni o business unit specifiche senza interferire con le attività operative.
ERP ibrido
Il modello ibrido è un tipo di sistema ERP a due livelli che combina la distribuzione on-premise e quella in cloud per offrire alle aziende la possibilità di scegliere la soluzione ottimale per ogni applicazione. L'ERP cloud ibrido può essere un trampolino di lancio verso un modello a due livelli solo in cloud, lasciando comunque spazio alle applicazioni che dovessero risiedere on-premise per soddisfare normative di settore o requisiti di sicurezza.
Sei vantaggi chiave dell'ERP
Come accennato, i vantaggi dell'implementazione di un sistema ERP variano a seconda del modello di distribuzione. Differenze a parte, per tutte le soluzioni ERP evolute valgono i 6 benefici seguenti:
1. Maggiore produttività
Snellisci e automatizza i processi di core business in modo tale che i membri dell'intera organizzazione possano fare di più con meno risorse
2. Conoscenze più approfondite
Elimina la compartimentazione delle informazioni, affidati a un'unica fonte di informazioni attendibili e ottieni risposte rapide alle questioni aziendali mission-critical
3. Accelerazione della rendicontazione
Riserva una corsia preferenziale ai report di business e finanziari e condividi i risultati in tutta semplicità per trasformare gli insight in azione e migliorare le performance in tempo reale
4. Minori rischi
Massimizza la trasparenza e il controllo dell'azienda, assicura la conformità ai requisiti normativi e attua misure di previsione e prevenzione del rischio
5. Semplificazione dell'IT
Usa applicazioni di ERP integrate che condividono un database comune per semplificare l'IT e far lavorare tutti in modo più semplice
6. Maggiore agilità
Individua le nuove opportunità e reagisci con operazioni efficienti e un accesso agevole a dati in tempo reale
Come faccio a sapere se la mia azienda è pronta per un sistema ERP?
È pratica comune presso molte aziende, specie se piccole, ricorrere in una fase iniziale a semplici strumenti standalone per gestire i propri processi di business, quali QuickBooks o i fogli di calcolo Excel. L'adozione di un sistema ERP potrebbe sembrare inutile, o persino una complicazione in più. Tuttavia, siccome tutte le aziende, grandi o piccole che siano, maturano e si espandono, questi strumenti gestionali potrebbero diventare inefficienti e insostenibili, frenando la scalabilità e ostacolando l'ottimizzazione.
Se ti riconosci nelle situazioni seguenti significa che la tua azienda è cresciuta troppo per i suoi strumenti di gestione ed è pronta per un moderno ERP:
- Troppo tempo assorbito dalle attività ordinarie
Se la gestione di attività giornaliere, come la chiusura dei libri contabili, richiede tempi sempre più lunghi, la colpa potrebbe essere del numero eccessivo di applicazioni eterogenee. Il software ERP integra soluzioni e dati in un unico sistema con un'interfaccia comune, che rende più semplice per le business unit comunicare e svolgere efficacemente il proprio lavoro. - Difficoltà di accesso ai dati aziendali critici
Riesci a trovare risposte facili a quesiti importanti sulla tua attività, quali il fatturato per linea di prodotto o il numero di resi? Se la risposta è "no", significa che la tua operatività è intralciata da sistemi segregati e dall'indisponibilità di metriche e KPI. - Processi di business fuori controllo
Ci sono aree in cui senti che i processi aziendali ti sfuggono di mano? Forse trovi sempre più difficoltà a gestire il magazzino, soddisfare i clienti o tenere a bada i costi. Se è così, è probabile che i tuoi processi aziendali debbano essere ristrutturati per far fronte alla crescita o a priorità che cambiano: situazione ideale per integrare un nuovo software ERP. - Mancanza di processi standardizzati e set di dati duplicati
Se reparti diversi ricorrono tutti ad applicazioni proprie e processi interni per lavorare, è probabile che tu stia sprecando troppo tempo nell'inserimento di dati duplicati. Quando le informazioni non circolano in modo fluido tra i sistemi, la rendicontazione richiede più tempo e gli errori sono più probabili, e a risultarne rallentato è il processo decisionale. - Troppe opportunità perse
Se le business unit impiegano tutto il loro tempo solo a tenere l'azienda in funzione, significa che non c'è spazio di manovra per perseguire potenziali opportunità o innovazioni. Numerosi sistemi ERP includono funzionalità intelligenti come il machine learning e l'analisi predittiva, che rendono più facile individuare e capitalizzare nuove iniziative imprenditoriali remunerative.
Le 10 cose da cercare in un sistema ERP
Le capacità dei moderni sistemi ERP variano spesso in base al settore in cui operano e ai moduli di cui sono composti. Tuttavia, per quanto un ERP possa essere specializzato, possiamo isolare almeno 10 caratteristiche di base che tutti i sistemi di gestione delle risorse dovrebbero avere:
- Un database comune: informazioni centralizzate e un'unica fonte di informazioni attendibili per avere dati coerenti e condivisi e una visione interfunzionale dell'azienda
- Analisi integrata: funzioni analitiche incorporate, BI in self-service, reporting e strumenti per la compliance, il tutto per offrire insight intelligenti a ogni settore dell'azienda
- Rappresentazione grafica dei dati: presentazione delle informazioni fondamentali sotto forma di cruscotti, KPI e analisi "punta e clicca" per favorire decisioni rapide e consapevoli
- Automazione: capacità di automatizzare le mansioni ripetitive con l'automazione robotica dei processi (RPA) avanzata supportata dall'AI e dal machine learning
- Coerenza di UI/UX: veste grafica e fruibilità standardizzate in tutti i moduli, con strumenti intuitivi per la configurazione e la personalizzazione di processi e utenti, inclusi clienti e fornitori
- Integrazione: perfetta continuità tra processi di business e flussi di lavoro, in un quadro di integrazione semplice e aperto con altre soluzioni software e fonti di dati di terze parti
- Nuove tecnologie: supporto per AI generativa e machine learning, assistenti digitali, Internet of Things (IoT), sicurezza e privacy e tecnologia mobile
- Piattaforma tecnologica: un parco tecnologico veloce e stabile per questo investimento a lungo termine, che prevede una piattaforma low-code/no-code, iPaaS, gestione dati e altro ancora
- Supporto internazionale: supporto globale a livello di lingue, valute e prassi e normative aziendali locali, unitamente a supporto tecnico per servizi cloud, formazione e implementazione
- Scelta della modalità di distribuzione: possibilità di scegliere tra le opzioni di distribuzione in cloud, on-premise, a due livelli o ibrida
Non esiste un unico software ERP adatto a tutti
ERP per la piccola impresa
Il software ERP può aiutare una piccola impresa ad andare oltre i fogli di calcolo e a gestire con efficienza ogni aspetto della sua crescita: dalle vendite ai rapporti con i clienti, dalla contabilità alle operazioni. Gli strumenti di ERP per le piccole imprese sono generalmente disponibili nel cloud, veloci da installare e progettati per crescere con il business.
ERP per il midmarket
Il software ERP progettato per imprese di medie dimensioni e filiali si avvale di analisi integrata, implementazione rapida e best practice per decine di processi aziendali. Gli strumenti ERP per la media impresa aiutano le aziende in crescita a dimensionarsi e competere, anche con risorse limitate. I sistemi ERP per l'impresa modulari e in cloud sono una valida scelta anche per le aziende di medie dimensioni con processi complessi o programmi di rapida crescita.
ERP per le grandi imprese
Le grandi aziende con una presenza globale, sia diretta che tramite filiali, necessitano di un sistema ERP robusto e leader di mercato con funzionalità incorporate di AI, machine learning, analisi e automazione intelligente con cui trasformare modelli e processi di business. A seconda delle loro esigenze, le aziende possono optare per sistemi ERP in cloud, on-premise oppure in uno scenario a due livelli o ibrido.
Tendenze dell'ERP da osservare
La trasformazione digitale sta premendo sull'acceleratore. Mentre le tecnologie digitali prendono posto ormai in ogni settore del business, le imprese si concentrano in gran parte sull'eliminazione di tutti quegli elementi di resistenza che rallentano i lavori, inclusi i processi e sistemi obsoleti. Non sorprende, pertanto, che le aziende richiedano sistemi ERP più robusti per contribuire a rimuovere questi ostacoli e aumentare l'agilità.
Man mano che l'innovazione dell'ERP prende slancio, sono quattro le grandi tendenze a cui è bene prestare attenzione:
AI generativa
L'integrazione del software ERP con le funzionalità di AI generativa permette alle aziende di automatizzare le attività manuali adattando, adeguando e ottimizzando contestualmente i processi di base in risposta alle esigenze specifiche dell'azienda.
Oltre ad automatizzare le operazioni e a generare insight, l'AI generativa consente agli utenti non IT di interagire facilmente con il proprio sistema ERP utilizzando comandi e query in linguaggio naturale. Qualsiasi utente può porre una domanda e ottenere immediatamente una risposta basata su tutta la documentazione e i dati disponibili.
Integrazione verticale
Le aziende sono pronte a porre fine al braccio di ferro tra soluzioni di eccellenza e ERP integrato. Le nuove offering promettono il meglio di entrambi i mondi: un sistema ERP completamente integrato con estensioni verticali che permettono alle aziende di ottenere le funzionalità specifiche di cui hanno bisogno evitando spinose questioni di integrazione o di dati chiusi in compartimenti stagni.
Cloud, cloud, cloud
La predilezione per l'ERP in cloud continuerà a essere sempre più marcata, ora che le aziende ne scoprono in massa in vantaggi: l'accesso senza vincoli fisici, la riduzione dei costi di hardware e assistenza tecnica, la maggior sicurezza e l'integrazione con gli altri sistemi. Alla velocità con cui il mercato continua ad accelerare, diventa ancor più essenziale adottare una mentalità rivolta al cloud.
Personalizzazione per l'utente
Addetti, clienti e fornitori sono concordi nell'esigere contenuti e funzionalità che corrispondano ai loro specifici bisogni o interessi e li rendano più produttivi. L'evoluzione dell'assetto demografico della forza lavoro, specie in settori come il manifatturiero, sposta l'attenzione verso piattaforme che richiedono una programmazione minima se non nulla.
Anziché adattarsi al software, gli utenti possono così usufruire delle esperienze che desiderano, oltre alla possibilità di ottenere cruscotti su misura e di accedere a ricerche guidate dall'AI, chat personalizzate e flussi di lavoro personalizzati per tutti i device.
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