Cos'è un sistema di gestione finanziaria (FMS)?

Per FMS s'intendono il software e i processi utilizzati per gestire entrate, le spese e i cespiti di un'organizzazione.

Panoramica del sistema di gestione finanziaria

Le prime registrazioni contabili, rinvenute tra le rovine dell'antica Mesopotamia, risalgono a 7.000 anni fa. Sono antecedenti all'invenzione della ruota di oltre 3.000 anni e testimoniano l'importanza storica e culturale del commercio e degli scambi nell'evoluzione della società umana. È, tuttavia, solo alla fine del XV secolo che abbiamo assistito alla nascita della contabilità moderna, con la diffusione della contabilità a partita doppia inventata dal matematico italiano Luca Pacioli. Questa invenzione, che ha dato vita a un rudimentale sistema di gestione finanziaria, ha consentito alle aziende di tenere traccia sia della situazione attuale (debito) che di quella futura (credito). Ovviamente, i moderni sistemi di gestione finanziaria sarebbero irriconoscibili per il Signor Pacioli.

Definizione di sistema di gestione finanziaria

Per sistema di gestione finanziaria si intendono il software e i processi utilizzati per gestire entrate, spese e cespiti di un'organizzazione. Oltre a supportare le operazioni finanziarie quotidiane, lo scopo di un sistema di gestione finanziaria è quello di massimizzare i profitti e garantire la sostenibilità a lungo termine dell'azienda. Esso consente ai team finanziari di:

  • Semplificare la fatturazione e l'incasso delle fatture

  • Ottimizzare il flusso di cassa giornaliero, mensile e annuale

  • Mantenere audit trail e garantire la conformità alle norme contabili

  • Automatizzare i processi finanziari e ridurre gli errori contabili

  • Migliorare budgeting, previsioni e pianificazione

  • Accelerare la chiusura finanziaria e le attività di reporting

  • E molto altro ancora

Il software di gestione finanziaria potrebbe far parte di un sistema di Enterprise Resource Planning (ERP) aziendale, che consolida i dati finanziari e operativi e fornisce ai team una visione completa dell'azienda. Più applicazioni finanziarie stand-alone possono anche essere combinate per creare un sistema di gestione finanziaria end-to-end. I CFO scelgono sempre più spesso software di gestione finanziaria e ERP in cloud, in grado di scalare rapidamente e gestire la crescita, oltre a fornire funzionalità per diverse aree geografiche, lingue, valute e normative.

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Screenshot che mostra come i sistemi di gestione finanziaria consentono di monitorare e gestire gli scostamenti di spesa.

Componenti fondamentali di un sistema di gestione finanziaria

Un sistema di gestione finanziaria efficace offre alle aziende una suite completa di software di contabilità e una fonte univoca di informazioni attendibili. Il sistema include numerosi strumenti diversi, che possono essere raggruppati nelle quattro categorie seguenti:

  • Contabilità generale e chiusura finanziaria: questi strumenti per la chiusura contabile e finanziaria supportano attività fondamentali di tenuta dei libri quali contabilità generale, contabilità fornitori (AP), contabilità clienti (AR) e calcolo delle retribuzioni. Aiutano i team a generare report, a creare rendiconti finanziari per entrate, spese e saldi e a effettuare le chiusure contabili in modo rapido e agevole. Le funzionalità di gestione fiscale consentono inoltre di garantire l'accuratezza e la conformità fiscale.

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Sistema di gestione finanziaria che mostra lo stato della contabilità clienti.

  • Gestione di entrate, liquidità e tesoreria: grazie agli strumenti di gestione contabile delle entrate, i team finanziari possono automatizzare i processi di fatturazione, visualizzare i pagamenti aggiornati al minuto e garantire la conformità alle normative legali per la rilevazione dei ricavi, come IFRS 15. Gli strumenti di gestione della liquidità e della tesoreria consentono ai team di prevedere il flusso di cassa, migliorare la liquidità e mitigare il rischio in modo proattivo. Questo software si integra anche con i sistemi bancari, consentendo agli utenti di acquisire visibilità in tempo reale sui saldi bancari e semplificare la riconciliazione nei conti.

  • Pianificazione e analisi finanziaria: questo set di strumenti per la pianificazione, le previsioni, il budgeting e l'analisi aiuta i CFO e i loro team a supportare la solidità finanziaria generale dell'azienda. Il software FP&A è fondamentale per l'analisi dei costi e della redditività, il miglioramento delle performance, la previsione e la simulazione di condizioni future, e fornisce inoltre ai team dirigenziali un supporto alle decisioni rapido e accurato. Supporta inoltre la pianificazione multi-scenario e la collaborazione tra la divisione finanziaria e gli altri reparti.

  • Governance, risk e compliance: gli strumenti GRC consentono ai team di allineare le attività dell'organizzazione agli obiettivi aziendali, identificare e mitigare i diversi tipi di rischio e garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti, dal GDPR e SOX agli accordi commerciali internazionali. Sincronizzando i dati tra le attività di corporate governance, gestione del rischio e compliance, le aziende possono operare in modo più efficiente, far fronte alle incertezze e agire con integrità.

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Il software GRC aiuta le aziende a monitorare e gestire la disponibilità di capitale e i rischi correlati.

Trasformazione digitale dell'area Finance e nuove tecnologie

La maggior parte delle aziende si trova ancora nelle primissime fasi di implementazione delle tecnologie digitali quali il cloud, l'analisi aumentata, l'automazione dei processi robotici (RPA), l'intelligenza artificiale (AI) e la blockchain per i processi finanziari, ma, essendo alla soglia di un importante cambiamento, è soggetta a forti pressioni. Non solo i CFO e i relativi team sono tenuti a fornire un rapido supporto decisionale all'azienda, ma gli insegnamenti tratti dalla pandemia di Covid-19 impongono anche ai leader di accelerare i processi di trasformazione finanziaria e l'adozione di nuove tecnologie.

 

È facile capire perché. I vantaggi della trasformazione digitale dei processi finanziari, come l'instant intelligence, la modellazione predittiva altamente accurata e processi automatizzati e più agili, sono i fattori propulsivi di cui hanno bisogno le aziende per guidare il cambiamento e adattarsi alla nuova normalità. In particolare, l'AI è la forza trainante verso la trasformazione dell'area Finance, in quanto permette di rivoluzionare completamente l'analisi finanziaria, l'automazione e ogni singolo processo, dalle attività di chiusura finanziaria alla mitigazione del rischio fino alla compliance.

Nel prossimo decennio, l'AI ottimizzerà o trasformerà pressoché qualsiasi attività nel settore finanziario.
Gartner

  • Gestione finanziaria su cloud: oltre alla scalabilità, all'efficienza in termini di costi e alla capacità di connettersi a un maggior numero di fonti di Big Data, la gestione finanziaria basata sul cloud offre un accesso sicuro al sistema da qualsiasi luogo, aspetto particolarmente importante quando i dipendenti lavorano in remoto. Il cloud è anche il passaggio, nonché il prerequisito, per accedere alle nuove tecnologie intelligenti come l'AI, il machine learning e la blockchain.

  • Analisi finanziaria avanzata: l'analisi finanziaria supportata dall'AI e dal machine learning è in grado di estrarre in tempo pressoché reale enormi quantità di dati strutturati e non, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Questo tipo di analisi offre ai professionisti finanziari la capacità di creare previsioni e piani più accurati, modellare scenari futuri, comprendere l'impatto finanziario delle potenziali decisioni, generare report on-demand e prevedere rischi e opportunità. In definitiva, l'analisi finanziaria avanzata può essere utilizzata per guidare l'azienda nella giusta direzione e garantire la sostenibilità a lungo termine.

  • Automazione finanziaria: il 90% dei controller aziendali utilizzerà presto una combinazione di RPA e AI per automatizzare ogni attività, dai report finanziari alla chiusura, dalla preparazione fiscale al calcolo delle retribuzioni. I bot RPA non solo automatizzano le attività ripetitive consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, ma sono anche in grado di completare più rapidamente il lavoro, ridurre costi ed errori, ottimizzare i workflow e organizzare le attività tra team di persone e bot.

  • Blockchain: nel settore finanziario, la tecnologia blockchain offre nuovi livelli di trasparenza, efficienza e sicurezza. Per esempio, i team finanziari possono utilizzare la blockchain per creare un unico libro contabile immutabile che sia sempre aggiornato e non richieda riconciliazioni. È inoltre possibile utilizzare contratti smart basati su blockchain, contratti che vengono eseguiti automaticamente una volta soddisfatte le condizioni predeterminate, per automatizzare e accelerare attività quali l'elaborazione dei pagamenti e la conformità alle normative.

N. 1

l'analisi finanziaria avanzata è stata una priorità assoluta per i leader dell'area Finance nel 2020

Gartner 

80

%

dei leader dell'area Finance ha implementato o ha in previsione di implementare l'RPA

Gartner 

I migliori sistemi di gestione finanziaria basati su cloud ora integrano tecnologie intelligenti come analisi avanzata, AI, machine learning e blockchain direttamente nei loro strumenti, accelerando considerevolmente la trasformazione dell'area Finance e offrendo un rapido time-to-value e ROI.

FAQ sulla gestione finanziaria

La gestione contabile è una delle componenti di un sistema di gestione finanziaria. Un sistema di gestione contabile supporta le esigenze di tenuta contabile dell'azienda; le app di gestione contabile alimentano direttamente la contabilità generale (GL), che include la contabilità fornitori, la contabilità clienti e il calcolo delle retribuzioni. Un sistema di gestione finanziaria include strumenti per la gestione di tutti gli aspetti finanziari dell'organizzazione, tra cui gestione tesoreria e liquidità, contabilità costi, pianificazione strategica, analisi e previsioni finanziarie, governance e altro ancora.

L'Enterprise Resource Planning (ERP) è una suite integrata di software di gestione aziendale progettata per fornire l'ampia gamma di funzionalità necessarie a un'azienda. Le applicazioni finanziarie, quali contabilità, reporting e gestione della tesoreria, sono elementi chiave di una suite ERP e un buon punto di partenza per migliorare la gestione dei processi finanziari.

La contabilità clienti è la funzione aziendale responsabile della gestione delle entrate, ovvero il denaro dovuto dai clienti per acquisti e il credito concesso ai clienti sotto forma di condizioni di pagamento. La contabilità clienti inizia dalla fatturazione, gestisce gli incassi e tiene traccia degli importi dovuti, dei pagamenti insoluti e della cronologia dei pagamenti.

La contabilità fornitori è la funzione aziendale che tiene traccia e gestisce gli importi dovuti a fornitori, subappaltatori, finanziatori e altre parti esterne. Il processo di gestione del debito inizia generalmente dal riconoscimento della fattura d'acquisto e termina con il pagamento. La contabilità fornitori tiene traccia degli importi dovuti e a chi spettano, delle scadenze, dei pagamenti effettuati e dei requisiti di cassa.

La gestione dei ricavi ha come obiettivo l'incremento delle entrate attraverso un'accurata previsione della domanda e del comportamento dei consumatori, l'ottimizzazione dei prodotti, la determinazione dei prezzi, la promozione e la distribuzione, tutti processi finalizzati al conseguimento di risultati finanziari ottimali.

Con gestione dei crediti, sottoinsieme del processo di contabilità clienti, s'intende principalmente il processo di riscossione, ovvero le comunicazioni con coloro che devono denaro alla società e le attività di riscossione intraprese per garantire il pagamento.

Con riconciliazione si intende il processo di confronto dei record in due o più fonti o repository al fine di identificare eventuali differenze, determinare quale sia quello corretto e allineare i record. Alcuni esempi includono il confronto degli inserimenti in contabilità generale con i documenti originali e il confronto degli estratti conto bancari con i pagamenti ricevuti ed effettuati.

In linea generale, un sistema di gestione contabile è il meccanismo utilizzato per tenere traccia dei flussi di denaro in entrata e in uscita da un'azienda. Spesso, il termine fa riferimento a un insieme di applicazioni software che tengono traccia delle attività finanziarie. Le funzioni di base o i moduli software di ERP Finance comprendono contabilità generale, contabilità fornitori e contabilità clienti. Le funzioni opzionali includono il calcolo delle retribuzioni, la gestione della liquidità, la riscossione dei crediti e altre ancora.

La pianificazione e analisi finanziaria è un insieme di attività di pianificazione, previsione, budgeting e analisi che supportano la solidità finanziaria generale di un'azienda. Gli strumenti di FP&A aiutano i team finanziari a fornire un rapido supporto decisionale al team dirigenziale, a creare previsioni e modelli finanziari dettagliati, a pianificare molteplici scenari, a identificare e valutare nuove opportunità di guadagno e altro ancora.

Il flusso di cassa è il movimento di cassa in entrata e in uscita dall'azienda. Il denaro in entrata proveniente dalle vendite viene depositato su conti bancari e utilizzato in altri investimenti liquidi fino a quando non viene speso per materiali, paghe, liquidazione di prestiti e altre spese. Il Rendiconto del flusso di cassa, uno dei tre report finanziari di base (Reddito, Bilancio, Flusso di cassa), tiene traccia delle modifiche apportate alla cassa di un'organizzazione durante un periodo contabile: saldo iniziale, entrata di cassa, pagamenti in uscita, saldo finale.

La gestione della liquidità è il processo di incasso e gestione dei flussi di cassa. Incentrata sulla liquidità disponibile sui conti bancari e di investimento, la gestione della liquidità determina dove viene collocato il contante in entrata e come viene allocato al capitale circolante, agli investimenti, alla riserva di liquidità o ad altre disposizioni.

Simile alla gestione della liquidità, la gestione della tesoreria è la gestione dei fondi all'interno dell'organizzazione, incentrata sul capitale circolante, con l'obiettivo di mantenere la liquidità e sfruttare al meglio i fondi per ottimizzare le performance dell'azienda.

La rendicontazione spese è un modulo che tiene traccia e conto delle spese aziendali. Nella maggior parte dei casi, un dipendente che svolge attività all'esterno della sede aziendale è tenuto a rendicontare tutte le spese sostenute durante tale attività, come per esempio trasporto, vitto e alloggio. Le spese vengono pagate direttamente con i fondi aziendali o dalla persona in questione e rendicontate a fini di rimborso.

Quando un dipendente paga spese aziendali con fondi personali, presenta la rendicontazione di tali spese all'azienda in modo che quest'ultima possa rimborsarlo. Si tratta di una pratica comune per spese sostenute durante trasferte per fini commerciali, meeting e convention, installazione e assistenza di attrezzature, e così via. Può anche applicarsi a materiali di consumo o forniture necessarie per completare un progetto nel caso in cui l'acquisto diretto risulti più rapido rispetto al passaggio attraverso i normali canali di acquisto.

T&E è l'acronimo di Travel & Expense, ovvero gestione delle spese di trasferta. Un dipendente in trasferta per scopi commerciali è tenuto a rendicontare i costi sostenuti per trasporto, vitto, alloggio e altre spese utilizzando un report T&E della società (cartaceo o elettronico). Le spese possono essere pagate direttamente dall'azienda (conto dell'agenzia di viaggi o carta di credito aziendale) o dal dipendente e rendicontate a fini di rimborso.

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