Cos'è il Master Data Management (MDM)?
La gestione dei dati anagrafici (MDM) è il processo di creazione e mantenimento di un unico record anagrafico per ogni persona, luogo e oggetto di un'azienda.
Panoramica della gestione dei dati anagrafici
La maggior parte delle aziende oggi gestisce centinaia di applicazioni e sistemi diversi, come ERP, HCM e CRM, che interessano diversi reparti. Poiché così tante persone toccano i dati in questi sistemi, è facile compartimentarli, duplicarli, non essere aggiornati o addirittura contraddittori. E come tutti sanno, i dati errati portano a un pessimo processo decisionale. Per soddisfare la necessità di informazioni tempestive e accurate, anche con l'aumento delle fonti di dati, le aziende si rivolgono alla gestione dei dati anagrafici (MDM).
Master data management definizione
La gestione dei dati anagrafici è il processo di creazione e mantenimento di un unico record anagrafico, o fonte unica di informazioni attendibili, per ogni persona, luogo e oggetto di un'azienda. Grazie all'MDM, le organizzazioni ottengono una visione attuale e affidabile dei dati chiave che possono essere condivisi in tutta l'azienda e utilizzati per migliorare il reporting, il processo decisionale e l'efficienza dei processi.
Cosa sono i dati anagrafici?
I dati anagrafici sono tutti i dati mission-critical per la gestione di un'azienda. Descrivono persone (clienti, dipendenti e fornitori), luoghi (uffici e sedi) e cose (prodotti e cespiti). I dati anagrafici sono generalmente una piccola percentuale di tutti i dati aziendali, ma sono tra quelli più complessi e preziosi di un'organizzazione.
Esempi di dati anagrafici sono:
Dati anagrafici cliente: includono tutti i dati fondamentali necessari per avviare transazioni commerciali con i clienti, dalle informazioni di contatto allo storico acquisti e alle condizioni di pagamento. La gestione dei dati anagrafici per questo dominio include la pulizia e la standardizzazione dei dati in ERP, CRM e altri sistemi. Per esempio, il nome e l'indirizzo dello stesso cliente potrebbero esistere sia in un sistema ERP che in CRM ma essere inseriti in due modi diversi, come Via Montenapoleone 10, V. Montenapoleone n° 10 o Via Montenapoleone, 10. L'MDM riconcilia queste differenze e offre una visione unica di ogni cliente che può essere utilizzata per personalizzare le campagne marketing, offrire esperienze migliori e altro ancora. In alcune organizzazioni, i dati anagrafici del cliente includono anche i dati di dipendenti, pazienti e fornitori.
Dati anagrafici fornitore: includono tutti i dati dei conti fornitori, i contratti, le policy, i prezzi e altro. Sono al centro di tutte le più importanti attività di approvvigionamento: dalla pianificazione e determinazione della fonte d'acquisto ai contratti fino agli acquisti. Dati anagrafici del fornitore puliti e affidabili sono fondamentali, per esempio, per rispondere a domande sulla spesa, sui prezzi o sulle prestazioni dei fornitori.
Dati anagrafici sede: gli attributi chiave relativi alle ubicazioni fisiche di agenzie, uffici, centri di distribuzione e punti vendita sono contenuti nei dati di localizzazione di un’azienda. Una volta connesse ad altri domini di dati, queste informazioni possono aiutare a sostenere il processo decisionale basato sulla posizione, come determinare il giusto assortimento di prodotti per un determinato punto vendita.
Dati anagrafici prodotto: includono gli attributi quali codice prodotto, categoria, prezzo, caratteristiche, distinte base e tutti gli altri dati necessari. Con gli utilizzi nei processi di vendita, marketing, supply chain e ciclo di vita dello sviluppo dei prodotti, questi dati devono essere affidabili e accurati.
Dati anagrafici cespite: descrivono i cespiti e le immobilizzazioni immateriali di un’azienda, quali stock, attrezzature e marchi. Generalmente includono attributi quali parametri e valori di ammortamento, classi cespiti, informazioni sul leasing e altro ancora. Dati anagrafici cespite imprecisi possono portare all'utilizzo e alla gestione di cespiti al di sotto della media. Per esempio, i dati anagrafici delle attrezzature vengono utilizzati nei processi di manutenzione predittiva, quindi se sono errati, lo sarebbero anche le previsioni.
Perché la gestione dei dati anagrafici è così importante?
Oltre ad aiutare un'organizzazione a prendere decisioni valide e a rispondere alle domande chiave, la gestione dei dati anagrafici offre una serie di altri vantaggi. Per citarne solo alcuni:
Riduzione di errori e ridondanze nei dati in più applicazioni. Se le stesse informazioni, per esempio un record cliente, vengono inserite da team diversi in modo incoerente, MDM unirà e riconcilierà la duplicazione.
Migliori informazioni analitiche e decisioni basate sui dati. Il detto "garbage in, garbage out" è vero qui. Se i dati analizzati non sono accurati, i risultati non saranno corretti.
Processi aziendali semplificati e maggiore efficienza. È possibile utilizzare dati anagrafici coerenti e di alta qualità per velocizzare e automatizzare scenari aziendali end-to-end quali il lead-to-cash, il source-to-pay e il design-to-operate.
Maggiore trasparenza e conformità alla privacy dei dati e ad altre normative. Il GDPR, per esempio, offre alle persone un maggiore controllo sulle modalità di raccolta, gestione e condivisione delle loro informazioni. Senza MDM, i record possono essere frammentati in molteplici compartimenti stagni dei reparti, rendendo difficile la conformità.
Supporto per fusioni e acquisizioni con un processo semplificato per la fusione e la riconciliazione di più asset di dati.
I dati sono fondamentali per potenziare i processi aziendali digitali e i dati anagrafici sono la base su cui si basano tutti gli altri dati. Le organizzazioni che dispongono di dati anagrafici accurati e coerenti si trovano in una posizione migliore per ottenere i risultati sperati.
Il software di gestione dei dati anagrafici può aiutarti a consolidare e governare i record.
Come funziona: framework e processi MDM
Un framework per la gestione dei dati anagrafici funziona per garantire che tutte le informazioni siano accurate e semanticamente coerenti. Si compone di due parti: creazione di un record dati anagrafici iniziale e poi il relativo mantenimento.
Creazione di record anagrafici: questo processo inizia identificando i database e le applicazioni che contengono dati che devono essere inclusi nel record anagrafico. Vengono quindi definiti tutti gli attributi o le caratteristiche, quali il colore, le dimensioni e i materiali del prodotto. Infine, i dati vengono confrontati, riconciliati in caso di incoerenze e riunificati in presenza di più record.
Mantenimento dei dati anagrafici: questo processo prevede ripulitura, trasformazione e integrazione di nuovi dati man mano che vengono aggiunti alla lista principale per mantenere la consistenza e la qualità dei record. Alcune soluzioni di gestione dei dati anagrafici oggi possono automatizzare e accelerare molti aspetti di questo processo.
È importante notare che qualsiasi processo per la gestione dei dati anagrafici deve essere eseguito secondo i principi e le policy di governance dei dati di un'organizzazione. Essi descrivono in che modo tutti i dati aziendali devono essere archiviati, gestiti e salvaguardati, e da chi, e questo include i dati anagrafici.
Best practice per una strategia vincente di gestione dei dati anagrafici
Una moderna strategia di gestione dei dati anagrafici (master data management, MDM) include strumenti, tecnologie e best practice per garantire che tutti gli stakeholder possano avere fiducia nella qualità degli insight basati sui dati e nella velocità con cui agire.
Ecco alcuni modi per costruire una strategia vincente:
Creare un framework di governance dei dati, se non esiste già. Come accennato in precedenza, le attività MDM dovrebbero essere svolte e applicate seguendo le linee guida di governance dei dati al fine di garantire la gestione e la conformità dei dati stessi.
Sfruttare l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning. Alcuni fornitori offrono software e strumenti MDM che utilizzano queste funzionalità per automatizzare il processo di controllo dei nuovi dati per verificarne l'accuratezza, confrontarli con i record attuali e riconciliarli.
Gestire più domini in un'istanza. È possibile trovare soluzioni incentrate sulla gestione di un solo dominio, per esempio i dati anagrafici del cliente o del prodotto. Il software migliore, tuttavia, è in grado di integrare e gestire tutti i domini di un’azienda in un unico sistema, spesso nel cloud. Ciò aiuta a ridurre i costi, a rendere il personale più produttivo e a supportare casi di utilizzo flessibili.
Gestire i dati anagrafici nel cloud. Le piattaforme cloud possono contribuire ad aumentare produttività ed efficienza consentendo la raccolta, la corrispondenza, la fusione e la pulizia dei dati provenienti da diverse applicazioni, in modo rapido, semplice e su vasta scala. Sono inoltre dotati di robusti aggiornamenti automatici e di sicurezza.
Integrare la gestione dei dati anagrafici e la governance dei dati. Combinando un'unica fonte di dati anagrafici con la governance centralizzata dei dati in un'unica soluzione, è più facile applicare le policy e la conformità, nonché definire, convalidare e monitorare le regole di business e gli attributi dei dati anagrafici.
La gestione dei dati anagrafici è uno sforzo continuo, non un progetto fatto e finito. Man mano che l'azienda cresce, anche il volume dei dati crescono. Ma con la tecnologia intelligente basata sul cloud, gli strumenti e i workflow, questi processi MDM diventano molto più efficienti.
Domande frequenti sulla gestione dei dati anagrafici
Gestire i dati nel modo giusto
Semplificare la gestione e la governance dei dati anagrafici con un'unica ed efficace soluzione.
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