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Addetto ai reparti produttivi intento a consultare un piano di S&OP

Cos'è la S&OP (Sales and Operations Planning)?

La S&OP, o pianificazione delle vendite e delle operations, è un processo gestionale integrato finalizzato a orientare il consenso organizzativo attorno al bilanciamento di domanda e offerta. Il meccanismo di pianificazione, che scatta generalmente con periodicità mensile, allinea le aree operative – quali vendite, marketing, sviluppo di prodotto, fabbricazione, approvvigionamento, finanza e contabilità – affinché operino di concerto verso il conseguimento degli obiettivi finanziari e organizzativi. 

 

Il processo di pianificazione delle vendite e delle operations si traduce in un piano operativo e un piano della domanda, sempre aggiornati e in progress, normalmente proiettati sui 18-36 mesi futuri. Ottimizzando le risorse per soddisfare al meglio la domanda e massimizzando al contempo ricavi e profitti, la S&OP consente una gestione ancora più efficace e resiliente della supply chain, aspetto quanto mai determinante nei periodi di crisi.  

Di tutti i processi interfunzionali, la S&OP è il più importante e critico. Se correttamente eseguita, la S&OP assicura un ritorno importante in termini di aumento dei ricavi e della redditività.

Micheal Youssef, Senior Director Analyst, Gartner

Perché la pianificazione delle vendite e delle operations è importante oggi?

Sebbene le procedure di S&OP siano in uso da decenni, l'introduzione delle tecnologie intelligenti come l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning le hanno trasformate in processi più evoluti. In un passato neanche troppo remoto, per la pianificazione delle vendite e delle attività operative i team dirigenziali si affidavano a una combinazione di fogli di calcolo e applicazioni a compartimenti stagni. I fogli di calcolo sono tuttavia uno strumento statico e inefficiente, perché non permettono di eseguire scenari ipotetici, non mettono le aziende in condizione di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato, né supportano la pianificazione quando coinvolge molteplici divisioni e sedi. Non si può del resto pretendere efficienza ed efficacia da applicazioni non esplicitamente progettate per supportare i processi di S&OP. 

 

Se correttamente eseguita, la S&OP consente alle aziende di adottare un approccio olistico alla pianificazione con cui sfruttare ogni opportunità e mitigare i rischi. Facendo in modo che nel processo di pianificazione si tenga conto anche delle capacità e dei vincoli delle aree operative, la S&OP genera un programma ottimizzato a livello globale che permette all'azienda di fornire i prodotti richiesti dai clienti rendendo al contempo più mirata la sua strategia complessiva.

 

Le soluzioni di S&OP integrano dati in tempo reale, incluso il comportamento degli utenti e le informazioni relative al mercato, rendendo possibile una gestione giornaliera delle variazioni a livello di domanda e offerta. Il software S&OP supporta anche funzionalità di analisi avanzata e simulazione ipotetica che snelliscono l'analisi e la configurazione di situazioni teoriche senza i tempi e i rischi associati alle sperimentazioni sul campo. Per navigare nella complessità dell'ambiente e negli ingenti volumi di dati coinvolti, le soluzioni S&OP attualmente disponibili si basano su un software in cloud di nuova generazione supportato dall'intelligenza artificiale e dalle tecnologie di machine learning. 

I cinque principali vantaggi della S&OP

In quanto processo collaborativo che cerca un punto d'incontro tra offerta e domanda, la S&OP comporta una serie di vantaggi: 

  1. Maggiore redditività: il processo di S&OP concorre a mantenere un piano coesivo e bilanciato. Favorisce un eccellente servizio clienti, alleggerisce il magazzino, riduce gli sprechi e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi finanziari – elementi decisamente preziosi in un contesto di supply chain tutt'altro che stabile.  
  2. Processo decisionale più incisivo: avvalendosi degli strumenti software di S&OP, chi si occupa di pianificazione può condurre simulazioni delle variazioni di domanda e offerta durante l'intero ciclo di pianificazione – oltre a eseguire analisi di scenari ipotetici che permettono di affinare il processo decisionale. Gli stessi strumenti di simulazione offrono un supporto decisionale giornaliero a chi si occupa di pianificazione che può così adattarsi a un ambiente di domanda e offerta in continua evoluzione. 
  3. Un processo di pianificazione più breve: un software evoluto e un approccio alla S&OP supportato dalla tecnologia rendono più strutturato il processo di pianificazione e automatizzano gran parte delle operazioni di raccolta, analisi ed elaborazione dei dati necessarie per rendere facilmente accessibili a chi si occupa di pianificazione le informazioni su cui agire. Il processo ne trae inoltre vantaggio in termini di accuratezza, qualità dei risultati e accelerazione del ciclo complessivo di S&OP. 
  4. Migliore collaborazione tra reparti: la S&OP promuove la collaborazione interdipartimentale per consentire l'elaborazione di piani allineati in ogni area funzionale e nell'intera organizzazione. Migliorando la comunicazione, la S&OP abbatte i silos dipartimentali, crea consenso e mantiene più team focalizzati sul raggiungimento degli stessi obiettivi. 
  5. Ciclo continuo di feedback: la struttura S&OP genera di routine una serie sistematica di report e misurazioni delle effettive prestazioni rispetto ai piani. I team possono così intervenire rapidamente per correggere eventuali disallineamenti tra i reparti e perfezionare senza soluzione di continuità i piani operativi e strategici.

S&OP in azione

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Come funziona il processo di S&OP?

Nonostante le differenze dovute alle esigenze e alle dinamiche di ciascuna organizzazione, il processo di pianificazione delle vendite e delle operations segue nel suo complesso questa progressione:

Schema del processo di S&OP
  • Preparazione dello workspace: durante questa fase di raccolta dei dati vengono acquisite informazioni sulle prestazioni del piano in atto, vengono analizzate le tendenze e viene valutata l'accuratezza delle previsioni. È importante specificare chi sarà coinvolto in questa fase del processo e assegnare i compiti utilizzando gli strumenti di pianificazione visiva online. 
  • Pianificazione della domanda: una volta approntato lo spazio di lavoro, vengono generate le previsioni statistiche aggiornate. In queste elaborazioni confluiscono informazioni in una combinazione olistica che va dagli eventi di vendita una tantum alle nuove tendenze di mercato, da nuove immissioni di prodotti alle variazioni di prezzo – oltre a indicazioni di intelligence come le mosse dei concorrenti e le influenze economiche o demografiche esterne. Il risultato è un piano della domanda basato sul consenso.
  • Pianificazione dell'offerta: il piano dell'offerta deve controbilanciare gli obiettivi di customer service – per esempio soddisfare la domanda, garantire consegne puntuali e contabilizzare i resi – rispetto allo stock e ai costi operativi. Riporta inoltre nel dettaglio l'utilizzo delle risorse e indica eventuali conflitti, vincoli di risorse, impossibilità di soddisfare i fabbisogni e i livelli di servizio che ne risultano. Il piano si traduce in una proiezione delle scorte sull'intero orizzonte temporale.  
  • Riesame e riconciliazione del piano: una volta generati i piani della domanda e offerta, il team di pianificazione, con la partecipazione dei decisori di ogni area funzionale dell'organizzazione, riesamina i piani per perfezionarli e migliorarli mediante strumenti di analisi e simulazione. È in questa sede che si raggiunge il consenso sugli eventuali correttivi da apportare per utilizzare meglio le risorse, soddisfare la domanda attesa e realizzare gli scopi e gli obiettivi finanziari. 
  • Finalizzazione e rilascio del piano S&OP: la fase finale del processo S&OP consiste nel presentare al senior management i piani ottimizzati e finalizzati affinché possano essere approvati e rilasciati per l'implementazione. 

Screenshot di software per la pianificazione delle vendite e delle operations.

Integrazione della S&OP con altri sistemi in cloud

La pianificazione delle vendite e delle operations è valida nella misura in cui lo sono i dati su cui si basa. Se i dati sono racchiusi in silos, le imprese non hanno modo di accedere alle informazioni migliori e più accurate per corroborare le loro previsioni e raggiungere i loro obiettivi. 

 

Fortunatamente, gran parte dei dati necessari può essere recuperata dal sistema o dai sistemi ERP sui cui si appoggia l'organizzazione, il che spiega l'importanza cruciale di un ambiente S&OP/ERP completamente integrato. La S&OP trae inoltre vantaggio dall'integrazione o dall'interfaccia con altre fonti di dati, quali CRM, ingegneria, sistemi stand-alone e database esterni. La profondità dell'integrazione S&OP gioca a favore dell'integrità della supply chain nel suo complesso, da cui le imprese possono trarre un sicuro vantaggio competitivo. 

Come scegliere il giusto software S&OP

Nell’attuale contesto di instabilità delle supply chain e di dispersione della forza lavoro, è indispensabile disporre di potenti strumenti software di S&OP accessibili a tutti gli utenti, ovunque si trovino. Tali strumenti di S&OP devono potersi integrare perfettamente con l'ERP e altri sistemi, nonché con altre soluzioni di pianificazione della supply chain – quali la gestione della domanda, la pianificazione dello stock, la pianificazione della risposta e dell'offerta, l'MRP basato sulla domanda e le "torri di controllo" della supply chain. 

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