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Uomo intento a esaminare dati su un tablet

Cos'è l'ERP cloud?

La sigla ERP (Enterprise Resource Planning) è stata introdotta negli anni '90 per indicare un software in grado di gestire e automatizzare a 360° i processi gestionali di un'azienda, dalla contabilità alle vendite, passando per la produzione. A quei tempi i sistemi ERP venivano implementati presso le sedi fisiche dei clienti, nei server dei loro data center interni. Poi sono arrivati gli anni 2000, e con l'introduzione dell'ERP cloud tutto è cambiato.

Cos'è il software ERP cloud?

L'ERP cloud è il software di pianificazione delle risorse d'impresa, o enterprise resource planning, accessibile tramite Internet. Autentica dorsale informatica, o “cervello” di un'azienda, il software ERP cloud mette a disposizione funzionalità avanzate per tutti i processi di base di una organizzazione.

 

Ospitato sulla piattaforma di cloud computing del provider prescelto, l'ERP cloud viene generalmente distribuito "come servizio" (software-as-a-service o SaaS ERP). Anziché acquistare il software, i clienti lo noleggiano con la formula dell'abbonamento annuale o mensile. Non sono previsti costi di investimento iniziali – ed è il vendor a occuparsi delle procedure di manutenzione degli applicativi, aggiornamenti e innovazione, archiviazione dei dati e sicurezza. 

ERP cloud vs. ERP on-premise

L'ERP cloud, o ERP SaaS, è ospitato sulla piattaforma cloud del tuo provider ed è gestito dal suo team IT. Nella versione on-premise, invece, l'ERP è installato direttamente nell'hardware di tua proprietà e la gestione è di competenza dei tuoi specialisti informatici o di un partner.

 

Le aziende si stanno rivolgendo con sempre maggior convinzione al cloud. Il 63% delle imprese coinvolte in un recente sondaggio ha dichiarato di preferire il software di  ERP cloud all'ERP on-premise.  

Quali sono i 10 principali vantaggi dell'ERP cloud?

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali basati su cloud si articolano generalmente in moduli integrati rivolti alla gestione finanziaria, alla produzione, alla gestione della supply chain, ai servizi professionali e altro. Offrono un ampio ventaglio di vantaggi per il business.

 

Questi i 10 più importanti: 

I principali vantaggi di un moderno sistema di ERP cloud

Schema che descrive i 10 principali vantaggi dell'ERP cloud
 
  1. Miglioramento continuo del business:sono molte le aziende che decidono di passare al software ERP in cloud per migliorare le operazioni, cambiare modelli e processi di business obsoleti e introdurre nuove funzionalità a supporto delle migliori pratiche aziendali. L'ERP cloud migliora e accelera non solo le pratiche finanziarie e contabili, ma anche le operazioni di business in ogni settore dell'azienda – con vantaggi che possono estendersi anche ai partner commerciali e alle reti d'impresa.
  2. Costi inferiori: con un servizio in abbonamento si eliminano i costi iniziali di acquisto dell'hardware e del software ERP. Un analogo ridimensionamento spetta ai costi ricorrenti per l'IT e il relativo personale, in quanto le spese di aggiornamento e manutenzione sono gestite dal fornitore. Se si pensa soprattutto a una distribuzione dell'ERP in cloud pubblico, i risparmi sui costi possono raggiungere cifre significative.
  3. Implementazione rapida e flessibile: i tempi di lancio di un sistema ERP cloud sono molto più rapidi, essendo il fornitore SaaS a occuparsi delle installazioni hardware e software e a mettere a disposizione personale dedicato con esperienza in gestione dei data center. Le applicazioni aziendali di ERP cloud si possono configurare con facilità, come le app mobili del mercato consumer. Grazie all'interfaccia utente intuitiva, imparare a usare l'app è semplice e veloce, il che accelera i tempi di passaggio alla produttività e consente alle aziende di cogliere nuove opportunità.
  4. Semplicità e automazione: con un moderno ERP cloud, le aziende possono consolidare le varie applicazioni standalone legacy, standardizzare e integrare tutte le applicazioni esistenti e nuove e abbandonare sistemi disconnessi. Possono inoltre semplificare i flussi di lavoro, automatizzare i processi in modo intelligente e raggiungere nuove efficienze ad ogni livello del business.
  5. Nuove funzionalità: i vendor di prodotti ERP cloud forniscono nuove funzionalità e miglioramenti delle applicazioni a tutte le aziende che utilizzano il loro software attraverso aggiornamenti continui e un certo numero di release generali all'anno. Dato che gli aggiornamenti vengono distribuiti a tutti i clienti contemporaneamente, sai che non perderai mai un'opportunità in attesa che il tuo vendor aggiorni il tuo sistema ERP personalizzato. Inoltre, se più clienti avvertono esigenze comuni, possono convincere il fornitore dell'ERP ad apportare le modifiche richieste. Il risultato è un ritmo di innovazione complessivamente più reattivo – e molto più rapido. 
  6. Migliori insight: i moderni sistemi ERP cloud sono stati studiati nella loro architettura per liberare i Big Data e far emergere così informazioni nascoste da set di dati voluminosi e complessi. Gli stessi strumenti di reporting presenti nei sistemi ERP preesistenti non consentono le analisi integrate e in tempo reale disponibili invece tramite il cloud – proprio quelle che si rivelano cruciali ai fini di un più valido processo decisionale. La capacità di osservare le tendenze, prevedere i cambiamenti e automatizzare i processi migliora l'utilizzo delle risorse e rafforza enormemente il servizio clienti.  
  7. Supporto per ERP mobile: le aziende di oggi si trovano a dover concedere l'accesso alle informazioni a dipendenti, subfornitori, fornitori e clienti – ovunque e in qualsiasi momento. Ne consegue la necessità di un supporto di protezione ai dispositivi mobili. Il mobile nasce assieme ai prodotti ERP SaaS come funzionalità integrata, anziché come componente aggiuntivo. Il design responsivo con cui le moderne interfacce utente (UI) si adattano allo schermo dei dispositivi mobili è fondamentale per gli utenti.
  8. Accesso alle nuove tecnologie: per innalzare la produttività, nelle moderne soluzioni ERP SaaS vengono integrate tecnologie intelligenti. Si tratta in particolare dell'intelligenza artificiale (AI), del machine learning e dell'Internet of Things (IoT), che consente a dispositivi come macchinari o sensori di trasmettere dati alle applicazioni attraverso il cloud per avere un aggiornamento continuo sul loro stato.    
  9. Maggiore profondità di sicurezza: con i sistemi di ERP cloud, la sicurezza, i backup dei dati e gli interventi di disaster recovery sono nelle mani di professionisti esperti che vi si dedicano a tempo pieno. I vendor di soluzioni cloud garantiscono generalmente la migliore sicurezza dei dati che esista; nelle grandi e medie imprese le violazioni colpiscono infatti soprattutto i sistemi on-premise. Essendo più completi, connessi e collaborativi, i sistemi ERP cloud non sono esposti alle vulnerabilità dei punti di integrazione e riducono i rischi associati alle infrastrutture multivendor. 
  10. Scalabilità: tanto più è difficile prevedere la crescita, quanto più importante è la scalabilità. Con una soluzione di ERP SaaS puoi aggiungere in tutta semplicità nuova potenza di calcolo o capacità di archiviazione dati nel momento in cui attraversi una fase di rapida crescita, evitando di sostenere ingenti esborsi.

 

I moderni sistemi di ERP cloud migliorano l'operatività, sostengono il cambiamento dei modelli e processi di business obsoleti e introducono nuove funzionalità a supporto delle migliori pratiche aziendali.

L'importanza dell'ERP cloud per le medie imprese

L'ERP è al centro di qualsiasi settore di una media impresa. Un valido sistema di ERP cloud è in grado di automatizzare i processi in modo intelligente, di produrre insight basati sull'AI e il machine learning, di aiutare le aziende a rinnovare i modelli di business e molto altro ancora. 

 

Oltre a questi vantaggi, sono tre i motivi principiali per cui così tante medie imprese si rivolgono all'ERP basato su cloud:

  1. Maggiore agilità: l'agilità è importante soprattutto per le imprese di media grandezza con un potenziale di crescita. Si tratta di aziende spesso specializzate nei rispettivi settori, che lavorano in segmenti verticali come, per esempio, i servizi professionali. Stringono relazioni profonde con i clienti. Per crescere rapidamente devono cogliere ogni opportunità, aprendo nuove sedi, lanciando nuovi prodotti e servizi, operando acquisizioni o reagendo agli insuccessi della concorrenza.

    Un sistema di vecchia generazione, privo di flessibilità e non facilmente espandibile, è destinato a ostacolare la crescita, in quanto incapace di fornire le informazioni necessarie per assumere decisioni con sufficiente rapidità. In un'azienda che si affida a sistemi di reporting indipendenti, molti dei quali ricorrono ad accorgimenti ad-hoc o a fogli di calcolo Excel per aggirare la mancanza di integrazione, è difficile per i reparti condividere informazioni e collaborare per raggiungere obiettivi comuni soggetti al fattore tempo. 

  2. Visibilità nel flusso di cassa: i dirigenti al vertice delle medie imprese si mostrano tendenzialmente molto attenti ai costi. La linfa vitale delle medie imprese è il cash flow, e il miglioramento del margine di profitto è spesso una priorità assoluta. La costituzione di riserve di bilancio con cui alimentare la crescita presuppone un occhio attento sul capitale circolante, sulle spese operative e sugli investimenti. Ma nulla di tutto questo è possibile operando in compartimenti stagni. L'ERP cloud integra i processi di contabilità con le operazioni di business, sia interne che esterne, in modo che il sistema possa tener conto di tutto, e con assoluta precisione. 

    Le medie imprese sono ormai tutte dotate di sistemi di contabilità di vario genere, ma il più delle volte questi non riescono a fornire informazioni immediate e di importanza cruciale sul flusso di cassa e sulla redditività. Spesso non soddisfano le esigenze attuali del business, né si integrano con altri sistemi. 

  3. Facilità di integrazione delle applicazioni: le medie imprese sono note in genere per la rapidità con cui riescono ad adottare soluzioni puntuali per specifiche esigenze operative – quali il software per call center o sistemi di assistenza in loco – ma anche per la scarsa propensione a modificare l'ERP di base. Tuttavia, è proprio l'aggiunta di queste soluzioni in corsa a gravare pesantemente su costi e complessità, trattandosi di strumenti che non si collegano facilmente al sistema ERP. Con l'avvento del moderno ERP cloud tutto questo sta cambiando, inducendo sempre più imprese in crescita a rimettere in discussione la propria posizione in materia di sistemi gestionali. Sono sempre più numerose le aziende che optano per la facilità di integrazione, la scalabilità e l'agilità offerte dall'ERP cloud.

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L'ERP SaaS è sicuro?

Con tutte le notizie che circolano su virus e violazioni di dati è lecito chiedersi se l'ERP cloud sia sicuro. Non esiste sistema impenetrabile ai tentativi di effrazione, ma è certo che il grado di sicurezza di ogni sistema dipende da come è stato distribuito e da chi lo gestisce.

 

Ecco alcuni punti chiave da considerare:

  • Furto di dati: è uno degli argomenti di più stretta attualità, dati i recenti episodi di grandi aziende che si sono viste sottrarre file di dati e compromettere le informazioni private dei clienti. Entrando tuttavia nel dettaglio delle violazioni si può osservare come si tratti il più delle volte di dati archiviati presso le sedi delle aziende, anziché nel cloud.
  • Perdita di dati: smarrire interi file è un'autentica sciagura, che tuttavia si può verificare in caso di calamità naturali, cancellazione involontaria di dati o crash di sistema. I dati potranno essere recuperati solo se sottoposti a sessioni regolari e frequenti di backup. Con l'ERP cloud i provider di infrastrutture attuano programmi di backup periodici e ridondanti presso locali distaccati. In caso di perdita di dati, il ripristino può essere effettuato facilmente e i sistemi tornano rapidamente a funzionare.
  • Sicurezza: assicure il giusto livello di protezione è della massima importanza. Le medie imprese dispongono in genere di un numero limitato di addetti IT, chiamati peraltro a occuparsi dell'infrastruttura, di aggiornamenti di sistema e di problemi degli utenti. Sono rare le medie imprese dotate di uno staff preposto a tempo pieno alla sicurezza informatica. Le aziende che si affidano a provider di ERP cloud di reputazione certa possono contare automaticamente su professionisti esperti in sicurezza, disponibili su chiamata 24×7 e responsabili del mantenimento di tutti gli aggiornamenti e procedure di sicurezza.

Per tutti questi motivi l'ERP cloud rappresenta per le medie imprese un'opzione più sicura rispetto alla distribuzione on-premise.

Schermata di prodotto ERP che mostra come gestire i livelli di buffer

Muovi i primi passi con un sistema ERP basato su cloud

L'ERP cloud è una soluzione matura e comprovata attualmente in uso presso migliaia di aziende in tutto il mondo (tra cui probabilmente molti tuoi concorrenti).

 

Le aziende che scelgono l'ERP cloud riescono a riservare una corsia preferenziale ai loro programmi di trasformazione, potendo usufruire di un accesso immediato e continuo a strumenti capaci di stimolare il cambiamento, e avendo la flessibilità e la potenza necessarie per agire quando se ne presenta l'opportunità. 

 

Per le aziende in crescita, la transizione al cloud è un passaggio inevitabile per far compiere un salto di qualità al loro business. I riscontri in termini di accelerazione dei processi, migliori informazioni e rapidità del ROI emergono con chiarezza dai report di analisti (Gartner, Aberdeen, Forrester e altri) e dalle testimonianze di successo di clienti che operano nel tuo stesso settore.

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