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Software di business intelligence

Cos'è la business intelligence (BI)?

La maggior parte delle aziende raccoglie ogni giorno enormi volumi di dati aziendali, provenienti da software di Enterprise Resource Planning (ERP), piattaforma di e-commerce, supply chain e da numerose altre fonti interne ed esterne. Per sfruttare efficacemente questi dati e utilizzarli per prendere decisioni informate, necessitano di un moderno sistema di business intelligence (BI).

Definizione di business intelligence

Il termine business intelligence indica i processi e gli strumenti utilizzati per analizzare i dati aziendali, trasformarli in informazioni fruibili e consentire a chiunque all'interno di un'organizzazione di assumere decisioni più informate. Noto anche come sistema di supporto alle decisioni (DSS), un sistema di BI analizza i dati storici e correnti e presenta i risultati sotto forma di report, cruscotti, grafici, diagrammi e mappe facilmente assimilabili e condivisibili all'interno dell'azienda.

 

La BI viene talvolta denominata "analisi descrittiva" perché fornisce una descrizione delle performance attuali e passate di un'azienda. Risponde a domande del tipo “Cosa è successo?” e “Cosa deve cambiare?, senza però approfondire il motivo per cui è successo qualcosa o cosa potrebbe accadere in futuro.

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Software di BI che confronta i conti economici di diversi anni.

Business intelligence vs. analisi aziendale

Business intelligence e analisi aziendale sono due termini che vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Esiste una differenza? Al momento non vi è un'opinione condivisa. Detto questo, una distinzione comune è che la business intelligence si concentra su ciò che è accaduto in passato e su ciò che sta accadendo in questo momento (analisi descrittiva). L'analisi aziendale si focalizza invece sui seguenti quesiti:

  • Perché è accaduta una determinata cosa (analisi diagnostica)
  • Cosa è probabile che accada in futuro (analisi predittiva), e
  • Quale azione deve essere intrapresa per garantire il miglior risultato possibile (analisi prescrittiva)

 

Alla fin fine, però, sia la BI che l'analisi aziendale sono fondamentali, in quanto lavorano in sinergia per fornire alle aziende tutte e quattro le tipologie di analisi (descrittiva, diagnostica, predittiva e prescrittiva) necessarie ai responsabili decisionali per avere una visione d'insieme.

Qual è la differenza tra analisi aziendale e business intelligence? La risposta corretta è: ognuno ha una sua opinione, ma nessuno lo sa con precisione e non dovreste dare importanza alla questione. 

Timo Elliot, Innovation Evangelist, SAP

Indipendentemente dalla denominazione impiegata, ciò che conta è che le organizzazioni dispongano degli strumenti e della tecnologia necessari per ottenere risposte ai loro quesiti aziendali, risolvere il problema in questione o raggiungere un obiettivo specifico. È questa la ragione per cui diversi importanti fornitori di software hanno iniziato a combinare BI e analisi aziendale su un'unica piattaforma cloud, offrendo alle organizzazioni tutte le funzionalità analitiche di cui hanno bisogno in un unico posto e rendendo l'intero dibattito sulla tassonomia più controverso.

Vantaggi principali della business intelligence

Un programma di BI di successo si focalizza su come incrementare i profitti e le performance, individuare i problemi, ottimizzare le attività e numerosi altri obiettivi. Di seguito sono illustrati alcuni dei numerosi vantaggi offerti dalla BI:

  • Ricevere supporto per un processo decisionale basato sui fatti. Gli strumenti di BI consentono a executive, manager e dipendenti di individuare informazioni pertinenti ai loro ruoli e aree di responsabilità e di utilizzarle per prendere decisioni basate su fatti e non su semplici congetture.
  • Acquisire e mantenere un vantaggio competitivo. Grazie a una BI tempestiva, le organizzazioni possono identificare rapidamente nuove tendenze e opportunità e agire di conseguenza. Sono inoltre in grado di valutare le proprie capacità, i propri punti di forza e i propri punti deboli rispetto alla concorrenza e di sfruttare tali informazioni a loro vantaggio.
  • Misurare e tenere traccia delle performance. I cruscotti di BI semplificano il monitoraggio degli indicatori chiave di performance (KPI) e dei progressi compiuti rispetto agli obiettivi definiti e permettono di impostare alert per sapere dove e quando attuare iniziative di miglioramento mirate.      
  • Identificare e definire benchmark. Le soluzioni di BI consentono alle organizzazioni di confrontare le metriche dei loro processi e performance con gli standard di settore, determinare in quali aree sono necessari miglioramenti, definire benchmark significativi e monitorare i progressi rispetto agli obiettivi prefissati.
  • Individuare i problemi per poterli risolvere. Con la BI, gli utenti possono individuare potenziali problemi di business prima che causino danni finanziari, come per esempio colli di bottiglia nella produzione o nella distribuzione, tendenze al rialzo del tasso di abbandono dei clienti, aumento dei costi di manodopera e altro ancora.
  • Operare in modo più efficiente. I sistemi di business intelligence consentono a chiunque di dedicare meno tempo alla ricerca di informazioni, all'analisi dei dati e alla generazione di report. Permettono inoltre di individuare aree di sovrapposizione, duplicazioni o inefficienze tra reparti o filiali supportando la semplificazione delle operazioni.
  • Rendere i dati e il reporting accessibili a tutti. Il software di BI offre interfacce intuitive, report drag-and-drop e cruscotti basati sui ruoli che i membri del team sono in grado di utilizzare autonomamente, senza l'esigenza di codifiche o altre competenze tecniche.
  • Migliorare le esperienze di clienti e dipendenti. Gli utenti BI possono estrarre i dati per individuare schemi di comportamento di clienti e dipendenti, analizzare i feedback e utilizzare informazioni approfondite per personalizzare e migliorare le esperienze.
  • Aumentare i ricavi e la redditività. In ultima analisi, i dati di business intelligence consentono di comprendere meglio in quali aree sono presenti rischi e opportunità, dando la possibilità ai team di apportare adeguamenti redditizi.

Strumenti e sistemi di business intelligence

In un sistema di business intelligence vengono utilizzati molti strumenti diversi. Di seguito sono riportati alcuni di quelli più comuni:

 

Reporting di BI

Il reporting di BI, che presenta dati e informazioni approfondite agli utenti finali con modalità facilmente comprensibili e fruibili, è fondamentale per ogni azienda. I report utilizzano riepiloghi ed elementi visivi come diagrammi e grafici per mostrare agli utenti tendenze nel tempo, relazioni tra variabili e numerosi altri fattori. Essendo anche interattivi, permettono agli utenti di effettuare la scomposizione e l'analisi delle tabelle o di eseguire il drill down dei dati a seconda delle esigenze. I report possono essere automatizzati e inviati regolarmente in base a una pianificazione predeterminata, oppure ad hoc e creati in modo tempestivo.

 

Esecuzione di query

Gli strumenti per l'esecuzione di query consentono agli utenti di porre quesiti aziendali e ottenere risposte tramite interfacce intuitive. Con i moderni strumenti, l'invio di una query può essere altrettanto semplice quanto porre a Google (o a Siri) una domanda del tipo "Dove si stanno verificando ritardi nelle spedizioni?", "Le vendite trimestrali hanno raggiunto gli obiettivi prefissati?", o “Quanti widget sono stati venduti ieri?”

 

Cruscotti di BI

I cruscotti sono uno degli strumenti di BI più diffusi. Utilizzano diagrammi, grafici, tabelle e altri tipi di visualizzazione dati costantemente aggiornati per tenere traccia di KPI predefiniti e altre metriche aziendali e forniscono una panoramica unificata delle performance in tempo pressoché reale. I manager e i dipendenti possono sfruttare le funzionalità interattive per personalizzare le informazioni che desiderano visualizzare, approfondire l'analisi dei dati e condividere i risultati con altri stakeholder.

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Cruscotto di BI che mostra le performance finanziarie in vari paesi e business unit.

Visualizzazione dati

La capacità di visualizzare i dati e di vederli contestualizzati è un'area in cui la BI primeggia in modo assoluto. Grafici, diagrammi, mappe e altri formati visivi danno nuova vita ai dati con modalità facilmente e rapidamente comprensibili. Le tendenze e i valori anomali sono più evidenti. I colori e gli schemi creano un quadro della storia che si cela dietro i dati in un modo che le colonne e le righe di un foglio di calcolo non potrebbero mai fare. In un sistema di BI la visualizzazione dati viene utilizzata nei report, nelle risposte alle query e nei cruscotti.

 

OLAP

L'Online Analytical Processing (OLAP) è una tecnologia che potenzia le funzionalità di esplorazione dati in numerosi sistemi di business intelligence. La tecnologia OLAP consente un'analisi rapida e multidimensionale in enormi volumi di informazioni archiviate in un data warehouse o in un altro archivio dati centrale.   

 

Preparazione dei dati

La preparazione dei dati consiste nel compilare molteplici fonti di dati e, in generale, nel prepararli per l'analisi. Utilizzando un processo denominato estrazione, trasformazione e caricamento (ETL), i dati grezzi vengono puliti, classificati e quindi caricati in un data warehouse. I sistemi di BI efficienti automatizzano molti di questi processi e consentono la definizione di dimensioni e indicatori.

 

Data warehouse

Un data warehouse contiene dati aggregati provenienti da più fonti che sono stati puliti e formattati in modo da renderli accessibili alla BI e ad altri strumenti di analisi.

Esempi di business intelligence in azione

Gli attuali strumenti di BI consentono a qualsiasi utente di un'organizzazione di accedere, analizzare e agire più facilmente sui dati correnti e storici. Ecco alcuni esempi di casi di utilizzo della BI in diverse aree aziendali:

  • BI per il marketing: gli esperti di marketing possono utilizzare la business intelligence per monitorare i risultati delle campagne, come i tassi di apertura delle e-mail, i tassi di clic e le conversioni delle landing page, per poi personalizzare le promozioni future in modo da renderle più efficaci.
  • BI per l'area Finance: i reparti finanziari possono consolidare i dati finanziari e monitorare in tempo reale il flusso di cassa, i margini, le spese, i flussi di entrate e altri fattori. Possono tenere sotto controllo la redditività e prendere decisioni in grado di migliorare gli utili netti.
  • BI per HR: i team HR possono utilizzare la BI per monitorare metriche quali tempi e presenze, tassi di produttività, turnover dei dipendenti e coinvolgimento. Possono inoltre utilizzare la BI per migliorare le decisioni di assunzione, identificare le esigenze di formazione, ottimizzare le pianificazioni del personale e altre attività.

BI tradizionale vs. moderna

La business intelligence, ormai presente da oltre 30 anni, è sempre stata di competenza dell'IT. Le domande venivano presentate al team IT che forniva risposte all'azienda sotto forma di report statico. In caso di domande successive, queste venivano reinviate al team IT e generalmente collocate in fondo alla coda. Questo processo dispendioso in termini di tempo è stato sostituito da una BI moderna, molto più interattiva.

 

I moderni strumenti di BI self-service consentono agli utenti business di interrogare personalmente i dati, creare cruscotti, generare report e condividere i risultati ottenuti da qualsiasi browser Web o dispositivo mobile, il tutto con un coinvolgimento minimo dell'IT. Le recenti tecnologie di intelligenza artificiale (AI) e machine learning hanno semplificato e accelerato ulteriormente questo processo attraverso l'automatizzazione di numerosi processi di BI, tra cui l'esplorazione dei dati e la creazione di report e visualizzazioni.

 

Sempre più spesso le aziende scelgono strumenti di BI basati su cloud che si connettono a un maggior numero di fonti di dati, disponibili 24×7 ovunque si trovino. Inoltre, scelgono soluzioni che offrono una BI integrata, ovvero una BI incorporata direttamente nei workflow e nei processi dando agli utenti la possibilità di assumere sul momento decisioni migliori e contestualizzate.

 

Le attuali piattaforme di BI più moderne combinano business intelligence, analisi avanzata e predittiva e strumenti di pianificazione in un'unica soluzione cloud di analisi. Sono "aumentate" dalle tecnologie di AI e machine learning e possono essere integrate in qualsiasi processo, democratizzando la BI e l'analisi che diventano così accessibili a tutti, non solo dai team IT o dagli analisti professionali.

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Domande frequenti sulla business intelligence

La business intelligence si concentra sull'analisi dei dati passati e correnti per delineare un quadro dello stato attuale dell'azienda. La data science adotta un approccio interdisciplinare all'analisi degli stessi dati, utilizzando algoritmi e modelli statistici per far emergere informazioni nascoste e predittive da dati strutturati e non.

La business intelligence è descrittiva e fornisce informazioni approfondite su ciò che accade in questo momento e su ciò che è accaduto in passato. Analisi aziendale è un termine generale impiegato per le tecniche di analisi dei dati che sono anche in grado di prevedere cosa accadrà e mostrare ciò che è necessario per creare risultati migliori.

Gli strumenti di business intelligence lavorano in sinergia per trasformare i dati in conoscenze immediatamente fruibili. Molti di questi operano “al di sotto della superficie” per preparare, estrarre, archiviare ed elaborare i dati in modo da renderli accessibili ai sistemi di BI. Altri si concentrano sull'aiutare gli utenti aziendali a interagire con i dati e a interpretare i risultati attraverso cruscotti interattivi e visualizzazioni di dati.

Un analista di BI, come suggerisce la qualifica stessa, raccoglie e analizza i dati per poi identificare le aree in cui le aziende possono apportare miglioramenti. Le sue mansioni generali prevedono l'aggiornamento di strumenti e database, la messa a punto di strategie di BI e la comunicazione dei risultati agli stakeholder.

Uno sviluppatore di BI è responsabile della creazione, distribuzione e gestione di interfacce e strumenti di reporting BI concepiti per la risoluzione di problemi specifici all'interno di un'azienda. Un tipico sviluppatore di BI è esperto in ingegneria del software, database e analisi dei dati. Le sue responsabilità includono la traduzione dei requisiti gestionali in requisiti tecnici, l'assistenza nella progettazione dei modelli di dati, la creazione della documentazione tecnica e altro ancora.

 

Sebbene i moderni strumenti di business intelligence offrano un'esperienza self-service predefinita che consente ad analisti business e utenti esperti con background tecnico di individuare le informazioni necessarie per far fronte alle sfide, gli sviluppatori di BI devono comunque occuparsi della governance e della distribuzione scalata di report e cruscotti aziendali affidabili a tutti gli altri utenti business (information worker e responsabili decisionali) che non dispongono di un background tecnico di questo tipo.

Il reporting di BI è la parte della business intelligence incentrata sulla presentazione di dati analizzati sotto forma di cruscotti, report e visualizzazioni di dati che possono essere riepilogati e facilmente condivisi all'interno dell'organizzazione.

La visualizzazione dati è la rappresentazione dei dati attraverso grafici, mappe, cruscotti, diagrammi e altri formati visivi. Consente agli utenti aziendali di visualizzare a colpo d'occhio tendenze, valori anomali e modelli. L'analisi visiva ha un ruolo centrale nel reporting di business intelligence.

Un sistema di supporto alle decisioni è un qualsiasi sistema interattivo computerizzato in grado di raccogliere e analizzare informazioni da enormi volumi di dati, inclusi dati grezzi, documenti e knowledge base. Come suggerisce il nome, i sistemi DSS supportano manager e responsabili della pianificazione nell'assunzione di decisioni informate basate su insight emersi nel corso del processo di analisi.

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