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Cos'è un sistema di gestione dei talenti (TMS)?

Un sistema di gestione dei talenti, o TMS, è una piattaforma software integrata che supporta i processi chiave di gestione dei talenti, inclusi la selezione del personale, l'onboarding dei dipendenti, la gestione delle prestazioni, la formazione e lo sviluppo professionale, la gestione della retribuzione e la pianificazione delle successioni. Questi processi, e le capacità tecniche che li supportano, vengono solitamente forniti tramite moduli software. In questo modo, le aziende possono iniziare con le funzionalità necessarie e aggiungerne di nuove di pari passo con la loro crescita.

 

E, cosa ancora più importante, grazie a un TMS, un'organizzazione può collegare la pianificazione delle risorse umane alla propria strategia aziendale. Questo garantisce l'impiego di misure proattive per fornire il talento necessario a sostegno degli obiettivi attuali e futuri dell'azienda.

Definizione della gestione dei talenti: la pratica di supporto dell'intero ciclo di vita dei dipendenti, dall'acquisizione iniziale dei candidati fino alla pianificazione della successione.

Come funziona un sistema di gestione dei talenti?

Un TMS integra tutti i moduli necessari ad attrarre, assumere e sviluppare i dipendenti. Sebbene sia comune fare riferimento a singoli moduli – per esempio di selezione del personale o di gestione delle prestazioni – come a sistemi di gestione dei talenti, i moduli indipendenti non dispongono delle variegate capacità di un sistema integrato vero e proprio, il quale supporta l'intero ciclo di vita dei talenti e i relativi processi, dall'acquisizione iniziale dei candidati fino alla pianificazione della successione.

 

I sistemi di gestione dei talenti solitamente vengono eseguiti nel cloud. Una  piattaforma cloud offre una serie di vantaggi, tra cui maggiori capacità di archiviazione dei dati, una sicurezza più solida e un'integrazione più semplice con le applicazioni complementari, quali calcolo delle retribuzioni, programmi di formazione, pianificazione delle carriere e altri sistemi, oltre all'archiviazione sicura dei dati dei dipendenti (per esempio dati personali, dati demografici e retribuzione).

 

Quelli che seguono sono i processi principali di gestione dei talenti supportati:

Gli elementi fondamentali di un sistema di gestione dei talenti.

Diagramma del sistema di gestione dei talenti
  1. Pianifica. Assicurati che le strategie per i talenti siano in linea con le esigenze dell'azienda. Collabora con i leadership team per comprendere gli obiettivi aziendali, quindi assicurati che la strategia per i talenti supporti questi risultati.
  2. Seleziona i candidati. Individua i talenti a livello globale, coltiva i candidati durante l'intero processo di selezione del personale e sfrutta l'efficienza di un sistema completo di gestione e monitoraggio dei candidati. 
  3. Effettua l'onboarding dei dipendenti. Ottimizza il coinvolgimento dei nuovi assunti con un portale di onboarding dedicato. Integra rapidamente i dipendenti con processi non cartacei dedicati ai nuovi assunti. Automatizza i flussi di lavoro per l'onboarding, l'offboarding e il cross-boarding. 
  4. Gestisci le prestazioni dei dipendenti. Aiuta i dipendenti nella gestione dei loro obiettivi. Utilizza la pianificazione guidata delle azioni per la gestione continua delle prestazioni.
  5. Pianifica e progetta modelli di retribuzione. Premia e riconosci i performer migliori. 
  6. Sviluppa e fidelizza i dipendenti. Fornisci esperienze moderne e coinvolgenti ai fruitori della formazione. Pianifica e svolgi formazione sulla conformità. Sviluppa piani di successione proattivi e coltiva attivamente i leader.

L'evoluzione dei sistemi di gestione dei talenti

Durante gli anni '80 e i primi anni '90, la gestione dei talenti era incentrata principalmente sullo sviluppo di talenti interni, determinando un numero eccessivo di ruoli di middle management. Durante la crisi economica, le aziende operarono una ristrutturazione e posero una maggiore attenzione sull'attrazione di talenti esterni. Tuttavia, alla fine degli anni '90 le aziende si resero conto che l'assunzione di dipendenti esperti avveniva a un tasso pressoché identico a quello di perdita di tali dipendenti. Questo portò a una nuova consapevolezza dell'importanza di fidelizzare e coltivare il personale esistente.

A questo punto i processi HR vennero incorporati, ma senza un modello centralizzato, ogni traccia finiva in compartimenti stagni e le informazioni risultavano spesso obsolete. I responsabili delle HR e delle assunzioni si trovavano a gestire flussi di lavoro cartacei e laboriosi che lasciavano poco tempo alle iniziative strategiche.

 

I sistemi completi di gestione dei talenti furono creati per integrate tutti i moduli HR relativi ai talenti all'interno di una sola piattaforma. I flussi di lavoro divennero automatizzati e digitali e generarono efficienza nell'intera organizzazione.

 

Oggi i sistemi di gestione dei talenti vengono utilizzati dalle aziende di tutto il mondo e in tutti i settori. Terex, azienda leader nel suo settore, utilizza un TMS per supportare la diversificazione della forza lavoro grazie alla semplificazione e all'ottimizzazione delle attività HR per un maggior coinvolgimento.

 

Un TMS inoltre aiuta le organizzazioni ad affrontare le sfide uniche e moderne relative alla gestione dei talenti nel 21o secolo. Ad esempio:

  • Formazione, aggiornamento e riqualificazione: individuare le lacune nelle competenze. Definire i percorsi di formazione e di riqualificazione per guidare i dipendenti verso ruoli nuovi o più evoluti.
  • Diversità e inclusione: implementare piani di reperimento diversificato e di sviluppo dei candidati. Offrire uno sviluppo proattivo e continuo per ottenere e coltivare una forza lavoro diversificata.
  • Lavoro da remoto: modificare i meccanismi di supporto dei dipendenti per far spazio ai lavoratori da remoto. Fornire nuovi modelli di interazione per garantire l'ottimizzazione del coinvolgimento di manager e dipendenti.

Vantaggi delle soluzioni di gestione dei talenti

Da una prospettiva aziendale, un sistema di gestione dei talenti offre una serie di vantaggi che comprendono:

  • Un modello di dati integrato e centralizzato per tutte le attività di gestione dei talenti
  • Strategie di selezione del personale in linea con gli obiettivi dell'azienda
  • Onboarding, fidelizzazione e sviluppo dei dipendenti migliori
  • Maggiore coinvolgimento di manager e dipendenti e processi di retribuzione, opinioni e premi

 

I vantaggi specifici per gli utenti comprendono:

  • Responsabili delle assunzioni: una migliore gestione dell'intero processo tramite siti Web per posizioni aperte, annunci di lavoro, candidature, screening dei candidati e offerte di lavoro. I candidati possono accedere ed esplorare i siti Web per posizioni aperte, candidarsi ai ruoli di interesse ed essere coinvolti all'interno di un portale dedicato per colloqui e offerte di lavoro.

Guarda come il responsabile della selezione e dell'assunzione del personale può assumere più rapidamente i talenti migliori.

  • Candidati: trova facilmente gli annunci pubblicati tramite siti Web per posizioni aperte, càndidati ai ruoli di interesse e rimani coinvolto all'interno di un portale dedicato per colloqui e offerte di lavoro.

Guarda come il responsabile della selezione e dell'assunzione del personale può offrire la migliore esperienza ai candidati.

  • Risorse umane: coordina tutte le attività di gestione dei talenti senza soluzione di continuità. Utilizza la potente analisi dei dati per guidare le decisioni aziendali. Genera report dettagliati per condividere stati e risultati. Crea piani di retribuzione e garantisci facilmente la conformità con le norme governative e di settore.

Guarda come il reparto HR può consentire una pianificazione basata su informazioni dettagliate.

  • Manager: collabora in modo proattivo con i responsabili della selezione per una maggiore efficienza. Accogli i nuovi assunti e aiutali a integrarsi rapidamente. Gestisci le retribuzioni per interi team. Utilizza processi ottimizzati per monitorare le attività, le prestazioni e il feedback costante di tutti i dipendenti assegnati. Allinea gli obiettivi di prestazione personali a quelli aziendali. Usa strumenti di premi e riconoscimenti per ottimizzare il coinvolgimento dei dipendenti.

Guarda come i manager possono guidare i dipendenti ad avere successo.

  • Dipendenti: accedi con facilità alle informazioni e agli incarichi, tra cui obiettivi, premi, valutazioni delle prestazioni, informazioni su retribuzioni e benefit e percorsi di apprendimento specifici dei singoli obiettivi di carriera. Riconosci i pari e riscatta i premi e gli altri benefit relativi ai risultati e alle prestazioni eccezionali.

Scopri come offrire un'esperienza coinvolgente che consenta ai dipendenti di realizzare tutto il proprio potenziale.

Capacità di un sistema di gestione dei talenti

Un TMS consente a un'organizzazione di implementare una strategia completa per i talenti, in linea con gli obiettivi dell'azienda. Ad esempio:

  • Selezione del personale: attrai e assumi i candidati migliori che, a loro volta, diventano dipendenti con alte prestazioni; in questo modo, aumenti la produttività e rafforzi l'organizzazione.
  • Sviluppo: genera competenze e team flessibili per migliorare le prestazioni aziendali. Individua e coltiva leader forti per la crescita continua.
  • Fidelizzazione: aiuta i dipendenti a fare carriera aumentando il coinvolgimento e la fidelizzazione. 

Una soluzione di gestione dei talenti offre, inoltre, efficienza operativa grazie a un modello centralizzato per la pianificazione, la condivisione dei dati e altre interazioni. I flussi di lavoro digitali sostituiscono i processi manuali e offline per una maggiore efficienza del back-end e per consentire al personale HR di concentrarsi su lavori di maggior valore.

 

Le attività associate a un TMS generano dati personali e riservati che vengono archiviati dal sistema in un database sicuro. Potenti capacità di analisi e reporting contribuiscono a guidare la pianificazione strategica, per garantire che l'azienda raggiunga i propri obiettivi di talento a breve e lungo termine.

 

Con un sistema di gestione dei talenti, l'azienda è in grado di pianificare, misurare e comunicare facilmente i risultati dei talenti e il valore complessivo per l'azienda.

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Domande frequenti sui sistemi di gestione dei talenti

Praticamente tutti i membri di un'organizzazione utilizzano un sistema di gestione dei talenti, compresi i responsabili della selezione, i candidati, il personale delle risorse umane, i manager e i dipendenti.

Un sistema di gestione dei talenti risolve problemi aziendali persistenti, quali:

  • Flussi di lavoro manuali e dispendiosi in termini di tempo per le attività di selezione del personale, onboarding, prestazioni, apprendimento, retribuzione e successione
  • Mancanza di continuità tra i sistemi con archivi di dati a compartimenti stagni
  • Coinvolgimento dei manager insufficiente
  • Tassi elevati di turnover di dipendenti
  • Ridotto numero di candidati per le posizioni aperte
  • Continua sorveglianza della conformità con il diritto societario e del lavoro.

Un sistema di gestione dei talenti deve essere agile per adattarsi ai rapidi cambiamenti della strategia aziendale complessiva. Stabilisci in anticipo come integrare il sistema con le altre applicazioni e all'interno dell'infrastruttura delle risorse umane nel suo complesso. Infine, considera l'esperienza di ciascuno stakeholder e garantisci che il TMS soddisfi le esigenze di questi utenti.

Oggi, la maggior parte dei sistemi di gestione dei talenti viene implementata nel cloud. Questo modello di implementazione consente una maggiore scalabilità e offre, tra l'altro, capacità superiori di sicurezza e archiviazione. Inoltre, supporta un modello aziendale basato sul software-as-a-service (SaaS) che rende possibile l'accesso anche alle piccole e medie aziende con un livello minore di operazioni.

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