Strategie e best practice di gestione delle performance – a prova di futuro per la tua forza lavoro
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Quando sarà il momento di una revisione della performance, sia i dipendenti che i manager probabilmente lasceranno un sospiro. Le valutazioni dei dipendenti tendono a richiedere molto tempo, con manager e dipendenti che trascorrono il tempo a rottamare le e-mail per esempi di successi e carenze. E chiunque abbia lavorato nella forza lavoro da tempo sufficiente per sperimentare la gestione delle performance in diverse aziende ha ricevuto un feedback limitato, seguito da un forte guadagno retributivo o da lodi e retribuzioni limitate.
Una valutazione della performance può sembrare una scatola nera, motivo per cui alcune aziende abbandonano del tutto le valutazioni dei dipendenti. È difficile incolparli, soprattutto se, a causa della pandemia di COVID-19 o di un cambiamento non correlato nella strategia aziendale, il manager e il dipendente non interagiscono da mesi, facendo una valutazione nel migliore dei casi imbarazzante.
Le aziende dovrebbero invece rivalutare il proprio approccio strategico e prendere in considerazione lo spostamento di alcune funzioni e ruoli verso la gestione continua delle performance (a volte indicata come CPM, ma spesso confusa con altre sigle). Si tratta di un approccio sempre attivo che rappresenta una forma più intelligente e più rapida di valutazione delle prestazioni a vantaggio sia delle persone che dell'azienda.
Un approccio sempre attivo potrebbe sembrare un concetto spaventoso, ma una volta che tutti lo capiscono e come aiuta la loro carriera, è un'idea facile da abbracciare. Non solo la gestione continua delle performance richiede meno tempo, ma elimina anche le ambiguità e crea una cultura della fiducia che si estende all'interno e all'interno dell'organizzazione. E questo è sempre un bene per gli affari.
Qual è il processo tradizionale di gestione delle performance?
Il modello classico di gestione delle performance prevede la collaborazione tra manager e dipendenti all'inizio dell'anno per la definizione di una serie di obiettivi e l'allineamento alla misurazione rispetto a tali obiettivi. Periodicamente, trimestralmente o due volte all'anno, il manager e il dipendente si incontrano per determinare i progressi compiuti rispetto agli obiettivi.
Un cambiamento nella strategia di gestione delle performance
A un livello elevato, un framework continuo per la gestione delle performance non consiste nel fare continuamente valutazioni dei dipendenti. Si tratta di utilizzare la tecnologia delle performance per fissare e tracciare gli obiettivi in modo aperto ed efficiente in tempo reale e per supportare il coaching, il feedback e l'allineamento continui in quanto le priorità cambiano nel tempo. Poi è chiaro chi ha completato cosa e quando; se un task è stato ridefinito o non è stato completato, tutte le persone coinvolte capiscono quando o perché.
Schema delle fasi in un processo continuo di gestione delle performance.
Con il tempo, questa strategia ha meno voglia di avere obiettivi e più di avere una lista di cose da fare, che la maggior parte di tutti ha già. Da lì, diventa più facile ripiegare in tutti gli altri aspetti della gestione delle performance dei dipendenti che possono aiutare le persone a sentire che il processo di revisione è meno oneroso e più vantaggioso. La retribuzione può essere legata direttamente ad aree di performance e di iniziativa, e i programmi di coaching e feedback possono riguardare le aree in cui le persone devono migliorare o vogliono progredire nella loro carriera.
Affermare a un dipendente "Quest'anno hai fatto un ottimo lavoro" non è particolarmente utile se i dettagli non sono chiari sia per il manager che per il lavoratore, soprattutto se il destinatario di tale feedback sta cercando di migliorare ancora di più. Essenzialmente, il CPM diventa il nemico dell'ambiguità e un gradito aiuto per chiunque cerchi di crescere e diventare più vincente.
Che cos'è la gestione continua delle performance? Un approccio strategico alla gestione delle performance dei dipendenti meno simile a una revisione formale e più simile a una lista di cose da fare.
Quando le organizzazioni adottano un modello CPM, diversi cambiamenti si materializzano rapidamente insieme alla creazione di un ambiente di responsabilità e di una vera meritocrazia. In primo luogo, la fidelizzazione migliora perché le persone si sentono più soddisfatte del proprio lavoro e della loro crescita, soprattutto se gli obiettivi raggiungono chiaramente un insieme forte di valori ambientali o sociali che l'azienda ha intrecciato nella sua strategia. Inoltre, i tassi di mobilità interna e di promozione migliorano perché le persone sono in grado di riconoscere i percorsi per spostarsi in nuove posizioni di interesse. Più in generale, le persone diventano più produttive perché l'intero sistema è orientato verso una comunicazione efficace dei risultati. Quando si utilizza un sistema di gestione delle performance continuo, la revisione annuale praticamente “si scrive” dal momento che tutte le informazioni di supporto sui risultati dell’anno sono già pienamente documentate. È quindi facile tracciare una linea diretta dalla revisione annuale alla pianificazione della retribuzione.
Come implementare la gestione continua delle performance
È importante notare che un'azienda non deve passare da un processo di revisione assente o tradizionale a un CPM da un giorno all'altro. Richiede tempo e una strategia completa con alcuni pilastri chiave, tutti abilitati con la giusta tecnologia, in modo che la gestione delle performance diventi più semplice, rapida e trasparente.
Ecco alcune best practice chiave per la gestione delle performance dei dipendenti:
1. Impostare obiettivi a cascata.
In un moderno sistema di performance management gli obiettivi partono dai vertici, con il C-level, per poi scendere a cascata. Sotto ogni obiettivo c'è un insieme di attività che sono necessarie per il completamento, e, in teoria, qualsiasi individuo può rintracciare le proprie attività e i propri obiettivi fino ai primi posti. Mentre le persone completano le loro attività, si limitano a controllarle. E se a un certo punto l'azienda deve cambiare, può farlo senza ambiguità o ritardo, poiché la tecnologia consente una rapida revisione e distribuzione di nuovi obiettivi e KPI, dall'alto verso il basso.
Gli obiettivi a cascata aiutano a garantire che gli obiettivi di dipendenti e team siano allineati con gli obiettivi generali dell'azienda per massimizzare il successo dell'organizzazione.
2. Aggiungere l'apprendimento al mix.
La definizione degli obiettivi non dovrebbe limitarsi all'idea di centrare gli obiettivi solo per il bene dell'azienda. Gli obiettivi personali contano tanto quanto gli obiettivi aziendali. L'inserimento di iniziative di miglioramento delle competenze e di formazione nel framework di performance management dimostra che l'organizzazione si preoccupa della crescita professionale di ogni individuo. Inoltre, tenere traccia dello sviluppo delle persone e dell'espansione delle loro competenze amplia un bacino di talenti interni e crea una forza lavoro più motivata e agile pronta ad adattarsi di fronte al cambiamento.
3. Semplice e vai alla mobilità.
La facilità d'uso è uno degli aspetti più importanti di qualsiasi software di performance management. Uno dei maggiori inibitori di qualsiasi strategia di performance è la complessità. Laddove le cose diventano difficili e richiedono tempo, l'adozione cala. Qualsiasi sistema deve essere basato sul cloud e disporre di un'interfaccia di facile utilizzo, in modo che le persone passino meno tempo a compilare le revisioni. Meglio ancora, mettere la soluzione di gestione delle performance sugli smartphone delle persone semplifica il tracciamento, il cambiamento o il completamento di un'attività o di un obiettivo come l'invio di un testo.
Modifica alla gestione delle performance dei dipendenti necessaria, ma non immediata
Quanto più le persone capiscono i propri obiettivi e i propri traguardi, tanto più comprenderanno che la gestione delle performance va a proprio vantaggio tanto quanto a quella dell'azienda. Quando le revisioni delle prestazioni richiedono troppo tempo o vengono contorte, le persone e l'organizzazione possono iniziare a diventare prive di scrupoli. Questo è il motivo per cui è importante adottare un nuovo approccio in modo strategico e ad un ritmo confortevole.
Poiché le revisioni annuali dei dipendenti sono in corso da così tanto tempo nella loro forma per lo più imperfetta, è molto difficile cambiare il comportamento e, in ultima analisi, un'intera cultura. Spesso la gente ha paura di esprimere critiche costruttive e di riceverla. Ma se un'organizzazione inizia in un reparto in cui c'è il più grande desiderio di una cultura di feedback continuo e crescita, alla fine una strategia continua di gestione delle performance diventa solo una parte della vita quotidiana. E il sistema può essere evoluto o iterato – in base all’ascolto dei dipendenti e all’azione del loro feedback – mentre si rivolge ad altri reparti e discipline.
In un periodo più o meno definito dalla disconnessione e dal continuo mutamento delle strategie, non c'è una situazione migliore in cui iniziare a istituire un nuovo approccio alla gestione delle performance e sfruttare la tecnologia per ottenere risultati positivi. Se i metodi tradizionali di valutazione delle prestazioni delle persone (o anche non di fastidio) non erano efficaci in condizioni di business normali, di certo non lo sono ora, e probabilmente non lo saranno mai.
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FAQ sulla gestione delle performance
La gestione delle performance è il processo di allineamento di un manager e di un subordinato diretto a una serie di obiettivi, nonché il modo in cui il dipendente deve essere misurato a fronte di tali obiettivi. In orari regolari (tradizionalmente trimestrali, ogni sei mesi o annualmente), il manager e il dipendente si incontrano per determinare l'efficacia della persona nel raggiungimento degli obiettivi concordati e, in caso contrario, le modifiche da apportare per migliorare le prestazioni.
In un processo continuo di gestione delle performance, gli obiettivi sono fissati a livello aziendale. Questi obiettivi vengono quindi suddivisi in componenti, o “a cascata” attraverso le funzioni appropriate. I manager attribuiscono quindi gli obiettivi ai dipendenti responsabili delle attività o degli obiettivi che sono stati assegnati a cascata, ma i dipendenti creano anche i propri obiettivi aziendali e personali per integrare gli obiettivi più grandi. Le persone rivedono regolarmente i propri obiettivi con i propri manager e discutono le tattiche su come raggiungerli. Quando i dipendenti completano i propri obiettivi, esiste una chiara catena di come ogni obiettivo contribuisce a obiettivi più ampi originati a livello aziendale.
In un processo di gestione delle prestazioni tradizionale, gli obiettivi sono generalmente fissati all'inizio dell'anno. Le brevi valutazioni possono avvenire in orari regolari durante tutto l’anno, ma una revisione completa dei dipendenti tende a avvenire dopo 12 mesi, quando la persona viene valutata in termini di raggiungimento dei propri obiettivi. Possono entrare in considerazione anche altri fattori, come l'agilità, la creatività e la collegialità.
Nelle revisioni 360, i dipendenti tendono a rivedersi a vicenda, di solito all'interno del proprio reparto e persino del proprio manager. Queste recensioni tendono a svolgersi su base semestrale o annuale e tendono ad essere anonime. Tuttavia, sono considerati un buon modo per i colleghi di migliorare le loro interazioni reciproche al fine di promuovere un ambiente più collaborativo e produttivo.
Nella gestione continua delle performance, la misurazione rispetto ai propri obiettivi avviene su base continua. Quando le persone raggiungono un obiettivo, lo contrassegnano semplicemente come completo. Questo poi informa il manager che l'obiettivo è raggiunto; e questo può essere radioprodotto fino al C-level, identificando quali pezzi di strategie e obiettivi più grandi vengono raggiunti e quali no. Quando arriva il momento della revisione annuale, è facile capire quali obiettivi sono stati raggiunti e quali no.
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