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Manager e dipendente durante la valutazione delle performance

10 modi per migliorare il processo di gestione delle performance

La valutazione delle performance, come è risaputo, è un dinosauro incapace di portare vantaggi alle persone, ai manager o all'organizzazione. Tutti noi ricordiamo un momento in cui abbiamo ricevuto una brillante valutazione dei dipendenti, ma senza aumenti di stipendio, oppure un elogio poco entusiastico che ha portato a una promozione.

 

Inoltre, il processo di gestione delle performance spesso richiede molto tempo, in quanto i manager inviano messaggi di posta elettronica obsoleti per comunicare la valutazione. Se hai mai lavorato in una startup, un CEO giovane e appassionato potrebbe aver istituito estese valutazioni a 360 gradi dei dipendenti, che richiedevano a tutti di trascorrere giorni a sviluppare valutazioni approfondite del personale a tutti i livelli dell'organizzazione. Nel frattempo, alcune startup non si avvalgono delle valutazioni dei dipendenti o delle performance.

 

 

Indipendentemente dall'approccio, la pandemia di COVID-19 ha lasciato dipendenti e manager senza interazione diretta per mesi, rendendo difficile immaginare qualsiasi tipo di sistema efficace per la valutazione delle performance nell'attuale panorama aziendale. È quindi giunto il momento di accantonare il pensiero convenzionale.

Che cos'è il processo di gestione delle performance?

Il processo di gestione delle performance consiste in una serie di fasi in cui manager e dipendenti gestiscono gli obiettivi, monitorano le performance e valutano i risultati. I sistemi tradizionali di gestione delle performance eseguono le revisioni con cadenza trimestrale, semestrale o annuale. Un modello di gestione continuativa delle performance prevede l'utilizzo di tecnologie prestazionali per fissare e monitorare gli obiettivi in modo aperto ed efficiente in tempo reale, nonché supportare il coaching, il feedback e l'allineamento continuo seguendo il cambiamento delle priorità.

 

Il processo è in corso. Una volta completato, vengono identificati gli obiettivi dei dipendenti esistenti e nuovi e il ciclo ricomincia. 

Schema delle fasi di un processo di gestione continuativa delle performance.

Schema delle fasi di un processo di gestione continuativa delle performance.

Ridefinire il processo di gestione delle performance: inizia dagli obiettivi

Le valutazioni delle performance possono essere preziose per tutti, in quanto un sistema solido e integrato può aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, migliorando i processi e i risultati aziendali. Si tratta quindi di ripensare la gestione delle performance non come un muscolo atrofizzato da flettere una volta ogni sei mesi, bensì come uno da allenare sempre, in modo da rendere più forti i membri nell'organizzazione. Questo risultato non si ottiene con il ripensamento delle valutazioni delle performance, ma con il più ampio concetto di obiettivi di performance.

 

Gli obiettivi devono riversarsi a cascata dall'alto ed essere visibili a tutti. In altre parole, un manager potrebbe perseguire una serie di obiettivi e ogni referente diretto avrà un insieme di obiettivi che rientrano in quelli del manager. In un sistema di gestione continuativa delle performance, quando un individuo porta a termine un obiettivo viene semplicemente spuntata una casella nel sistema, in modo che i colleghi e il manager sappiano che quel tassello del puzzle dell'obiettivo è completo. Gli obiettivi a cascata possono essere aggiornati o adattati a seconda dei cambiamenti di strategia o delle risposte alle interruzioni. E, soprattutto, il tempo di valutazione presuppone una visibilità rapida e completa in termini di chi ha realizzato cosa e quando. In altre parole, il miglioramento della gestione delle performance non interessa il ripensamento del processo di valutazione, bensì il processo di definizione e raggiungimento degli obiettivi.

Assicurati che gli obiettivi dei dipendenti e del team siano allineati agli obiettivi generali dell'azienda, in modo da massimizzare il successo dell'organizzazione.

Fasi tipiche del processo di gestione delle performance

  1. Definizione degli obiettivi: non si tratta solo di rispettare le scadenze. Gli obiettivi consentono alle persone di fissare in modo collaborativo traguardi individuali e di team nell'ambito di un'azienda in continua evoluzione. 
  2. Feedback e coaching: raggiungere gli obiettivi è una  cosa, ma è fondamentale anche il modo in cui li raggiungiamo. Ecco perché i leader aziendali dovrebbero implementare pratiche adottabili dai dipendenti per ottenere un feedback sul loro operato e sulle aree in cui possono migliorare.
  3. Valutazione delle performance: i manager e i rispettivi team devono essere attrezzati per valutare equamente le performance dei dipendenti e il loro contributo in relazione alle priorità aziendali. In questo modo sarà possibile definire gli obiettivi futuri.

10 suggerimenti per migliorare il processo di gestione delle performance

Naturalmente, l'evoluzione del pensiero sulla valutazione delle prestazioni non viene compiuta da un giorno all'altro. Di seguito sono riportati 10 suggerimenti diretti per migliorare il processo di gestione delle performance.  

  1. Inizia gradualmente, meglio se con un solo reparto. Prova un nuovo sistema basato su obiettivi a cascata con un reparto o una funzione aziendale, come IT o finanza, anziché implementare il nuovo processo di valutazione simultaneamente per tutti. Con quest'unica funzione, annota le conoscenze chiave e adatta il nuovo sistema di gestione delle performance in base alle necessità, prima di implementarlo in altri reparti. Quando l'intera azienda utilizza il nuovo sistema, significa che l'operazione ha avuto esito positivo.
  2. Sfrutta la tecnologia, in particolare per gli obiettivi a cascata. Tenere traccia dei responsabili delle varie attività dovrebbe essere facile. Questo non significa utilizzare un foglio di calcolo Google. Utilizza uno strumento per le performance semplice e intuitivo in grado di offrire ampia visibilità e facile accesso per tutti, in modo che il completamento o la modifica di un obiettivo diventi una questione di secondi. Se hai iniziato con un reparto probabilmente soggetto a uno o più cambiamenti di metà anno in termini di obiettivi, avrai la possibilità di testare la tecnologia in un contesto fluido e reale. 
  3. Applica le nozioni apprese con la gestione continua delle performance alle valutazioni di fine anno. Se ti affidi a un sistema di gestione continuativa delle performance, assicurati di sfruttarne la potenza nel tempo e nel luogo in cui conta davvero , ovvero durante la valutazione di fine anno. Utilizza il sistema per comunicare e segnalare le valutazioni dei dipendenti e confrontare l'esperienza con il processo di valutazione dell'anno precedente. In cosa è migliorato e quali sono state le carenze? 
  4. La semplicità è essenziale. Inizia con modelli di obiettivi standard e modificali per adattarli a ciascun reparto. Numerose aziende sono alla ricerca degli stessi tipi di feedback positivi, come essere un ottimo giocatore di squadra, un buon comunicatore o un efficace project manager. I moderni strumenti di gestione delle performance possono offrire modelli di obiettivi già completi per l'80%, il che agevola l'adattamento al processo e il suo utilizzo quotidiano.  
  5. Ascolta il tuo personale. Scopri le percezioni del personale in relazione al nuovo sistema, dai dipendenti di 1° livello fino alla dirigenza. La gestione continuativa delle performance aiuta le persone a svolgere meglio il proprio lavoro? Osserva anche il business. Le persone più ancorate ai propri obiettivi su base continuativa garantiscono risultati aziendali migliori? La fidelizzazione è maggiore? Implementa parametri HR che illustrino le performance del nuovo sistema.
  6. Sfrutta la tecnologia per ottenere informazioni approfondite e identificare tempestivamente i problemi. Gli argomenti dispersivi o irrilevanti scritti o citati durante il processo di gestione delle performance non sono utili e possono implicare responsabilità per l'azienda. L'implementazione di una funzione di scansione legale consentirà al sistema di valutazione delle performance di contrassegnare determinate parole caricate dal manager, in particolare una terminologia problematica che potrebbe portare a valutazioni incomplete o controversie legali lungo la linea.
  7. Mostra lungimiranza e promuovi un ecosistema più ampio. Non pensare solo a quali reparti o funzioni implementerai un processo di gestione delle performance potenziato. Pensa a come potenziare il sistema di gestione delle performance con altre applicazioni in cloud per creare un'esperienza complessiva migliore, come l'integrazione di soluzioni di apprendimento e qualificazione. In questo modo potrai integrare un processo di gestione delle performance potenziato in una strategia HR più ampia, in grado di offrire una visione maggiore dell'organizzazione e un'esperienza migliore per le persone.   
  8. Forma sia i manager che i dipendenti per ottenere consenso. I manager sono i custodi del nuovo processo. Se, una volta implementato il nuovo sistema in tutta l'azienda, i manager si mostrano dubbiosi e non ne illustrano il valore, anche i dipendenti saranno poco convinti. Sia i manager che i dipendenti devono essere in grado di incorporare facilmente il nuovo sistema nella propria routine quotidiana, oltre a credere nel suo valore. Ecco perché anche l'appoggio dei dirigenti è fondamentale. 
  9. Fai in modo che il nuovo processo promuova premi e riconoscimenti. Un sistema efficace di valutazione delle performance non deve presentare ambiguità sulla natura del legame tra prestazioni e compensazione o riconoscimento. Nel tempo, l'HR dovrà verificare la capacità del sistema di premiare in modo coerente chi, come e con quale frequenza. Affinché venga accolto con successo, il processo deve essere equo.
  10. Cercare sempre di migliorare. La valutazione delle performance non sarà mai perfetta, quindi osserva i dati e discuti con le persone su ciò che ha funzionato bene e su ciò che necessita di miglioramenti, dopo di che apporta gli opportuni adeguamenti. Più ti impegni per migliorare il processo, più è probabile che la motivazione e il coinvolgimento dei dipendenti aumentino sia in relazione al sistema che al loro lavoro. 

Il pensiero evoluto e l'adozione di un nuovo processo efficace e agile richiedono un sistema in grado di sostenerlo. Anche l'idea di utilizzare sistemi obsoleti, inefficaci e inefficienti - o non agire affatto - non è un'opzione percorribile. Le aziende che possono collegare un sistema di gestione delle performance potenziato a risultati aziendali migliori si distingueranno rapidamente da quelle che hanno scelto l'autocompiacimento rispetto allo status quo.

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Domande frequenti sulla gestione delle performance

La gestione delle performance consiste nel processo di allineamento da parte di un manager e del suo referente diretto a una serie di obiettivi, nonché nella definizione delle modalità di valutazione dei dipendenti rispetto a tali obiettivi. Pertanto è fondamentale che gli obiettivi di una persona siano SMART (specifici, misurabili, realizzabili, realistici e tempestivi) e che il manager e il dipendente si incontrino regolarmente - ogni tre, sei mesi o annualmente - per valutare l'efficacia di questa persona nel raggiungimento degli obiettivi concordati. Quando gli obiettivi non vengono raggiunti, è importante che sia il manager che il dipendente concordino i cambiamenti da apportare utili a migliorare le performance.

 

Oltre a riunioni e accordi regolari sulla definizione e sull'adattamento degli obiettivi, dipendenti e manager dovrebbero rivedere e concordare tattiche specifiche da adottare per raggiungere ciascun obiettivo. Quando gli obiettivi si allineano chiaramente agli obiettivi aziendali più ampi, le persone comprendono meglio lo scopo e il motivo delle loro attività.

 

L'elemento più importante del processo di gestione delle performance è forse la revisione, in cui un dipendente viene valutato in base ai suoi obiettivi. È fondamentale che le valutazioni brevi avvengano a intervalli regolari nel corso dell'anno, con una revisione completa dei dipendenti dopo 12 mesi. Unitamente a una valutazione misurabile, occorre prendere in considerazione altri fattori, quali agilità, creatività e collegialità.

 

Un altro elemento chiave del processo di gestione delle performance è la definizione di nuovi obiettivi per il futuro dopo il completamento della revisione di fine anno. Come per gli obiettivi dell’anno precedente, anche i nuovi obiettivi devono essere SMART. 

La tecnologia è essenziale per il processo di gestione delle performance considerando tre fattori chiave: trasparenza, efficienza ed equità. È inoltre scalabile e flessibile nel lungo periodo. Ciò significa che, man mano che gli obiettivi più ampi dell'organizzazione evolvono nel tempo, il processo di gestione delle performance basato sulla tecnologia può evolvere allo stesso tempo. La tecnologia consente anche la malleabilità: il quadro per la gestione delle performance nelle divisioni IT e marketing potrebbe essere lo stesso, ma i parametri e i tipi di obiettivi valutati potrebbero essere diversi. Un processo di gestione delle performance basato sulla tecnologia consente alle organizzazioni di soddisfare le esigenze di individui e funzioni allo stesso modo, preservando gli elementi chiave di trasparenza, efficienza ed equità.

  • Trasparenza: quando il processo di gestione delle performance viene supportato dalla tecnologia, è chiaro a tutti gli stakeholder, dal singolo al CEO, chi è responsabile del raggiungimento di quali obiettivi e quando. Questo non solo elimina ogni ambiguità, ma tutela anche l'organizzazione dalla responsabilità, in quanto le performance oggetto di valutazione sono chiaramente visibili a tutti. 
  • Efficienza: grazie alla tecnologia che alimenta il processo, la gestione delle performance garantisce maggiore fluidità e rapidità. Gli intoppi amministrativi vengono debellati e le valutazioni avvengono in modo tempestivo e accurato. Inoltre, per completare il processo, i manager non hanno bisogno di consultare le e-mail per ottenere ulteriori informazioni. Tutti gli input sulla gestione delle performance vengono salvati in un unico luogo, consentendo un accesso semplice e un riferimento rapido. Le aziende possono inoltre sfruttare tecnologie come automazione e machine learning per promuovere la conformità e ridurre al minimo gli aspetti ripetitivi del processo di gestione delle performance. 
  • Equità: quando la tecnologia rafforza il processo di gestione delle performance, a beneficiarne è l'equità. In altre parole, persone diverse in luoghi diversi che svolgono ruoli simili saranno valutate nello stesso modo e secondo gli stessi insiemi di parametri. Quanto più equo risulta il processo di gestione delle performance, tanto più l'organizzazione si sente meritocratica, diventando un luogo ideale in cui le persone possono crescere professionalmente.

Un sistema di gestione delle performance consente di monitorare le performance dei dipendenti in modo coerente e misurabile. Il sistema si basa su una combinazione di tecnologie e metodologie volte a garantire che tutto il personale dell'organizzazione sia in linea e contribuisca agli obiettivi strategici dell'azienda.

Un quadro permanente di gestione delle performance prevede l'utilizzo di tecnologie prestazionali per fissare e monitorare gli obiettivi in modo aperto ed efficiente in tempo reale, nonché supportare il coaching, il feedback e l'allineamento continuo seguendo il cambiamento delle priorità. Scopri tutti i dettagli di questa strategia di gestione delle performance.

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