Conformità HR e gestione del rischio per la forza lavoro globale
Com'è esattamente un ambiente lavorativo moderno? È la postazione di lavoro in ufficio o il tavolo della cucina? È nella stessa città della sede centrale o in un'altra zona – o addirittura un altro paese? Con una forza lavoro globale che cresce nelle sue componenti ibrida e remota, i datori di lavoro devono ingegnarsi in modi nuovi e innovativi per garantire che gli standard di benessere, sicurezza e tutela siano garantiti anche all'interno delle abitazioni private dei dipendenti.
Le aziende operano del resto in un ambiente di accresciuto rischio legale. Nel 2021 i costi delle transazioni per class-action sul posto di lavoro hanno raggiunto un massimo storico, in un quadro che, secondo Forbes, “… non fa dormire sonni tranquilli ai dirigenti e agli uffici legali delle grandi aziende.” E con la maggiore attenzione rivolta in tutto il mondo ai temi della discriminazione, del genere e della parità salariale, le aziende si trovano sotto la lente d'ingrandimento.
Dal consiglio di amministrazione ai reparti produttivi, le aziende dei cinque continenti si rivolgono ai team di Risorse Umane per avere la certezza di non tradire le aspettative sociali e di compliance. La buona notizia è che, a ben guardare, l'intento stesso delle misure di risk management e di conformità dell'HR è quello di tutelare i dipendenti, tenendoli coinvolti, al riparo dagli infortuni, rispettati, gratificati e felici sul lavoro. Pertanto, se da un lato concorrono alla conformità dell'HR, dall'altro, e senza contraddizione alcuna, le soluzioni e le tecnologie smart per le Risorse Umane favoriscono un'esperienza dei dipendenti più sicura e appagante.
Cos'è la conformità dell'HR?
Indipendentemente dal luogo in cui si trovano fisicamente i dipendenti e dal ruolo che rivestono in seno a un'organizzazione, la conformità dell'HR ha lo scopo di garantire e verificare che un complesso articolato di norme venga rispettato sistematicamente.
Sono generalmente tre le forme di conformità dell'HR su cui le aziende sono chiamate a rivolgere l'attenzione, senza distinzioni geografiche o di settore economico.
- Legale
Le disposizioni legislative e regolamentari della conformità legale sono perlopiù fissate e attuate dagli organi amministrativi di ciascun paese. Nelle leggi nazionali trovano tendenzialmente espressione questioni di ampio respiro quali l'età lavorativa minima, la discriminazione o il salario minimo. Laddove pertinente, la conformità legale deve anche incorporare il diritto del lavoro internazionale, oltre alle diverse leggi regionali che esistono negli Stati o province di uno stesso paese. In una federazione, può accadere che le leggi internazionali o regionali non coincidano con quelle federali. Spetta al team HR sapere quali leggi prevalgono sulle altre ed essere sempre aggiornato su ogni modifica apportata a tali normative. La posta in gioco è alta nella conformità legale e la mancata adesione può comportare in alcuni casi procedimenti penali, oltre a un grave rischio reputazionale. - Normativa
Le disposizioni della conformità normativa sono stabilite da specifici organismi di regolamentazione (spesso pubblici) istituiti presso una determinata regione o paese. Nel Regno Unito, per esempio, l'Health and Safety Executive può stabilire vari mandati non negoziabili in materia di sicurezza sul luogo di lavoro. Altri organismi ufficiali di questo tipo possono introdurre norme in materia di formazione obbligatoria per determinati tipi di ruoli o altri orientamenti molto specifici rivolti a settori mirati. Un ulteriore complesso di regolamenti può essere emesso da organismi indipendenti come i sindacati o da norme di governance tecnologica come il GDPR, che, per esempio, detta i diritti e le modalità d'uso dei dati dei dipendenti. - Contrattuale
Le disposizioni di compliance contrattuali sono generalmente una combinazione di regole e orientamenti specifici delle aziende a cui si affiancano disposizioni di conformità legale e normativa ribadite anche in sede contrattuale. Se, per esempio, una norma del diritto del lavoro nazionale proibisce giornate lavorative più lunghe di un certo numero di ore, i contratti dei dipendenti dell'azienda in questione potrebbero contenere clausole in tal senso, a cui il dipendente è tenuto ad acconsentire. In sostanza, le aziende hanno la facoltà di scrivere ciò che vogliono nei propri accordi contrattuali, purché sia conforme alle disposizioni legislative e normative che prevalgono su di esse in ogni regione in cui operano.
Alcune questioni chiave nella conformità dell'HR
La compliance chiama le aziende di oggi a confrontarsi con questioni in rapido cambiamento ed evoluzione. I reparti di HR devono non solo dimostrarsi abili a gestire gli obiettivi di business di ampio respiro, ma anche essere disponibili a gestire le relazioni sul luogo di lavoro e affrontare le varie questioni correnti che si presentano giorno dopo giorno.
- Cybersicurezza e protezione dei dati. Il dipendente remoto ha portato con sé con un rischio inedito per la privacy e la sicurezza. Le imprese devono garantire di poter offrire un ambiente di lavoro che tuteli tanto la privacy dei dipendenti quanto la sicurezza dell'azienda. A ciò si aggiungano le nuove reti IoT e cloud che collegano i lavoratori a dispositivi e impianti e gli impongono di seguire e comprendere chiaramente protocolli di formazione e sicurezza estremamente specifici.
- Sicurezza sul posto di lavoro. Durante il COVID-19 gran parte della forza lavoro globale ha iniziato a lavorare da casa praticamente da un giorno all'altro, e i cambiamenti di policy e conformità che altrimenti avrebbero richiesto anni per essere assimilati, sono stati per forza di cose implementati nel giro di pochi giorni, lasciando i leader dell'HR incerti sui parametri con cui disciplinare (tra le altre cose) questioni come gli standard per l'ambiente lavorativo dell'home office e come gestire le richieste di indennizzo dei dipendenti rimasti a lavorare a casa.
- Inquadramento dei lavoratori. In passato, i team di HR hanno tradizionalmente evitato di fare appello a collaboratori esterni e lavoratori occasionali, lasciando il compito ai responsabili di reparto, più informati sulle proprie esigenze specifiche. Tuttavia, in un clima di accresciuta complessità e litigiosità, le aziende si rivolgono con sempre maggior frequenza ai team di HR per assicurare sistematicità e conformità in materia di inquadramento e assunzione di tali lavoratori a contratto. L'errato inquadramento dei collaboratori esterni sta creando conseguenze sempre più gravi per le aziende, non solo negli Stati Uniti, ma anche nell'UE e in altre zone del mondo.
- Lavoratori distribuiti fisicamente. La tendenza verso il ricorso alla forza lavoro remota e ibrida registra anche casi frequenti di lavoratori che lasciano la giurisdizione della propria sede. Per i team di HR questo significa dover sciogliere i nodi delle differenze regionali in materia di assistenza sanitaria, equità salariale, pensionamento e altre norme sul lavoro. In un simile scenario diventa più difficile anche imporre una formazione obbligatoria e altre attività in sede di onboarding e sviluppo professionale che prima sarebbe stato possibile espletare in presenza.
- Equità salariale, diversità e diritti dei lavoratori: con l'espressione "Great Resignation" si richiama il radicale cambio di rotta negli atteggiamenti e nelle priorità dei lavoratori che in numerose aree del mondo ha portato a un tasso di abbandono senza precedenti sul mercato del lavoro. Quello che un tempo era un “mercato nelle mani dei compratori” vede oggi i dipendenti dare prova di consapevolezza e sensibilità ben più acute rispetto all'infinità di tematiche sociali e occupazionali. Molti dei più grandi datori del lavoro mondiali si sono trovati così costretti a ripensare le politiche esistenti, vuoi spontaneamente, vuoi sotto la spinta di nuovi o più pressanti regolamenti e protocolli politici, legali e regolamentari.
Automazione del trattamento dati
Un software HR flessibile e in cloud semplifica gli adempimenti relativi ai dati delle Risorse Umane automatizzando le operazioni e i servizi di gestione su una singola piattaforma globale in un processo che si articola in tre punti.
1. Trasmissione dei dati
I dati devono essere forniti ai vari enti di regolamentazione per soddisfare normative come la rendicontazione del gap retributivo di genere o dei compensi dei CEO
2. Analisi dei dati
Set di dati di varia natura devono essere analizzati per avere la certezza che tutte le aree del tuo business aderiscano alle disposizioni legislative e regolamentari in materia di salario minimo, formazione obbligatoria o rispetto delle norme su benefit e pensioni.
3. Protezione dei dati
I dati dei dipendenti devono essere protetti sia contro le violazioni della sicurezza che contro il trattamento improprio. Le misure e i protocolli di sicurezza sono in una fase di rapida evoluzione e progresso, mentre normative come il GDPR richiedono una implementazione diligente e frequenti aggiornamenti.
Il costo della mancata conformità – e i vantaggi di una soluzione corretta
Sono circa 20 anni che il report annuale Seyfarth Workplace Class Action Litigation tiene traccia in tutto il mondo delle vertenze collettive legate ai contenziosi sui luoghi di lavoro, offrendo così una panoramica informativa sulle tendenze e i cambiamenti che attraversano questo settore. Dalle risultanze emerge che il 2021 è stato un anno senza precedenti per il contenzioso del lavoro, con il più alto numero di cause portate avanti nell'ambito di class action e i più elevati importi monetari da quando esiste lo studio. Già il 2020 aveva registrato transazioni record, con le tre cause legali sul luogo di lavoro più costose della storia, tutte incentrate su casi di comportamenti scorretti o molestie da parte di dirigenti, con indennizzi di entità tale da recare gravi danni a grandi società.
Le cause più spesso oggetto di procedimenti contenziosi e relative composizioni continuano a riguardare questioni di parità salariale e inquadramento dei dipendenti, con le differenze tra lavoratori a retribuzione oraria e salariati e i problemi degli straordinari. Negli ultimi anni le aziende stanno assistendo a una netta impennata delle richieste di risarcimento per varie forme di discriminazione, in un quadro reso ancora più complesso dalle tematiche di genere. E se il contenzioso del lavoro è lesivo e poco piacevole per tutte le parti coinvolte, le cause per discriminazione o diseguaglianze tendono a sfociare in danni reputazionali di vasta portata, da cui le aziende si riprendono solo a costo di grandi sforzi e fatica.
Ovviamente, i singoli team di HR potrebbero avvertire un senso di smarrimento dinanzi all'evoluzione del panorama della conformità, ma si tratta di tendenze e atteggiamenti che stanno attraversando i luoghi di lavoro dell'intero globo e che coinvolgono tutti, nessuno escluso. Volendo vedere il lato positivo, mai come ora le aziende hanno avuto tanto accesso a tecnologie intelligenti e a strumenti potenti che consentono loro di stare al passo con gli adempimenti di HR, tutelandosi contro i rischi – e soprattutto facendo sì che i dipendenti si sentano al sicuro, accuditi e in condizione di portare avanti il business dell'innovazione e della crescita.
Come le tecnologie smart trasformano il rischio nell'HR
- I dati pertinenti sono integrati in ogni settore dell'azienda. Specie se integrate con i sistemi ERP più evoluti, le tecnologie di HR, smart e centralizzate, permettono di accedere a una rendicontazione accurata in tempo reale indipendentemente dal dipartimento o dall'angolo del mondo in cui si trova un dipendente. Sia che si tratti di convalidare una domanda di conformità dell'IT o di decidere chi necessita di aggiornamenti professionali nei reparti produttivi, i team di HR hanno bisogno di strumenti adatti a ogni dispositivo da poter personalizzare secondo necessità, con cui accedere ai dati dei reparti pertinenti senza ritardi o zone cieche.
- Gli aggiornamenti di conformità vengono aggiornati in tempo reale. Per preservare la conformità, i datori di lavoro devono essere aggiornati al minuto non solo sulle variazioni di stato dei dipendenti, ma anche sulle modifiche a disposizioni e normative legali, regolamentari e contrattuali. Le moderne tecnologie di HR possono servire a:
- Automatizzare il rilevamento, la notifica e l'implementazione di ogni novità o variazione nelle normative del business globale
- Nel business globale, sfruttare framework di localizzazione e relazionarsi con esperti di prodotti software regionali che conoscono i regolamenti specifici di regioni e paesi
- Individuare e avvisare automaticamente il datore di lavoro in caso di variazioni di stato dei dipendenti
- Tenere calendari e registri di completamento della formazione e certificazione obbligatoria dei dipendenti
Migliora l'adesione alle normative e riduci i rischi legali automatizzando la formazione sulla conformità.
- La privacy dei dipendenti è tutelata. I diritti relativi all'uso e alla tutela dei dati dei dipendenti variano da regione a regione e i relativi adempimenti di conformità sono talora estremamente complicati. Le aziende migliori sono del resto perfettamente consapevoli di quanto sia importante salvaguardare la sicurezza dei loro dipendenti e costruire una cultura della fiducia. I sistemi più evoluti per la gestione dell'HR aiutano le aziende a tutelare i dati del personale con totale riservatezza, trasparenza e adesione aggiornata al minuto alle più recenti normative in materia di compliance, a cui si aggiungono i controlli di audit per consolidare fiducia e certezza.
- Il calcolo delle retribuzioni è standardizzato e automatizzato a livello globale. Ciò significa che tutte le leggi, i regolamenti e i criteri di conformità vigenti nelle regioni operative di un'azienda vengono standardizzate e aggiornate automaticamente. I controlli globali end-to-end di audit ed elaborazione del calcolo delle retribuzioni permettono di ridurre il rischio e i costi operativi. I sistemi di calcolo delle retribuzioni sono collegati all'area Finance secondo un'architettura unificata che permette di ridurre le attività manuali laboriose e soggette a errore di condivisione dei dati e offre un quadro più solido ed esatto di paghe e benefit.
- I dipendenti vivono un'esperienza di HR omogenea in tutto il mondo. Standardizzare l'employee experience e fare in modo che il personale si senta sostenuto ovunque si trovi a operare sono due delle strategie chiave con cui le soluzioni connesse di HR contribuiscono a trattenere e mostrare attenzione per i dipendenti, oltre a limitare il rischio di insoddisfazione e di vertenze.
I prossimi passi la conformità globale dell'HR
È fuor di dubbio che il ricorso alle tecnologie smart può fare la sua parte per contenere il rischio di mancata conformità e instaurare un ambiente lavorativo sistematicamente positivo in qualsiasi azienda. Sappiamo comunque tutti per cosa sta la “H” di HR ed è soprattutto innegabile che l'esercizio delle Risorse Umane resta radicato nelle relazioni, nella comunicazione e nel coinvolgimento umano. Lungo il percorso che ti porterà a trasformare e rendere più moderna la tua forza lavoro, sarà importante definire fin dal principio eccellenti strategie di gestione del cambiamento e comunicarle con chiarezza a tutti i collaboratori. Il punto di partenza sarà quello di abbattere i silos umani e di sistema e parlare con i team leader di ogni area operativa per far emergere tanto le zone a maggior rischio quanto le opportunità più stimolanti per la crescita e il miglioramento a breve e lungo termine.
Quando sarai pronto per compiere il passo, cerca soluzioni di HR cloud che oltre ad essere facili da usare siano anche pensate per integrarsi appieno in ogni aspetto della tua organizzazione, indipendentemente dal luogo, dall'inquadramento dei lavoratori o dal reparto.
Conformità dell'HR: sei pronto?
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