Tempo di un aggiornamento ERP? Una guida per la sostituzione del sistema
ERP preesistente
Per comodità dell'utente, questa pagina Web è stata tradotta automaticamente. SAP non fornisce alcuna garanzia circa la correttezza o completezza della traduzione automatica. La pagina web originale inglese può essere trovata utilizzando la mappa del mondo nell'angolo in alto a destra di questa pagina.
Come funziona il tuo sistema ERP?È giunto il momento di un aggiornamento ERP?Probabilmente non ti sono state poste queste domande direttamente (a meno che tu non abbia parlato con un venditore), ma potresti esserti posto quella domanda, se non esplicitamente.C'è un piccolo dubbio sul fatto che il sistema preesistente sia migliore in qualche modo?Probabilmente hai ascoltato alcune storie di successo dell'ERP moderno. O forse è più ovvio di così: forse ci sono nuove cose da fare per i clienti o per stare al passo con la concorrenza che il sistema preesistente non riesce a gestire senza molto tempo e denaro per aggiornamenti o modifiche. In entrambi i casi, è buona prassi di gestione valutare continuamente le prestazioni del sistema e individuare aree di miglioramento o problemi emergenti che potrebbero diventare problemi nel prossimo futuro.
C'è un sistema ERP perfetto?
La risposta breve è “no”. E anche se il sistema perfetto esistesse per le proprie specifiche esigenze in un dato momento, quelle esigenze cambiano continuamente. Pertanto è bene tenersi aggiornati, sapere in che misura l'ERP supporta le esigenze attuali e individuare le tendenze che possono causare problemi.
È alla moda riferirsi ai sistemi installati come "ERP legacy", implicando tecnologie e sistemi obsoleti. Ciò è ingiusto perché molti sistemi installati vengono regolarmente mantenuti, continuamente aggiornati e pienamente in grado di crescere e di adattarsi a esigenze e requisiti mutevoli. Ciò detto, gli aggiornamenti ERP sono facoltativi, anche se fortemente incoraggiati dai fornitori di software. È importante essere sempre aggiornati su correzioni e miglioramenti offerti dal fornitore della soluzione. Se si rilevano problemi o tendenze sfavorevoli, la prima cosa da fare è assicurarsi che il sistema abbia tutti gli aggiornamenti e le release, quindi scoprire se il fornitore dispone di add-on o miglioramenti supplementari che potrebbero risolvere eventuali carenze riscontrate. Determinare cosa sarebbe necessario per implementare tali correzioni in termini di denaro e impegno e utilizzare queste informazioni per valutare il costo di continuare con la soluzione attuale (consultare "Quanto spendi in ERP?" di seguito).
Prova una moderna soluzione ERP cloud
Prova SAP S/4HANA Cloud e scopri i vantaggi di un sistema ERP intelligente.
Il tuo attuale software ERP ti sta rallentando?
In breve, mantenere aggiornato il sistema ERP preesistente. Ma tenere sotto controllo anche le prestazioni del sistema. Esigenze e requisiti cambieranno ed è necessario assicurarsi che il sistema supporti realmente le esigenze dell'azienda e dei clienti.
L'autovalutazione di cui sopra può contribuire a individuare le carenze e i settori che destano preoccupazione, tra cui:
- Il sistema non è in grado di soddisfare nuovi requisiti o pone limiti alle nuove iniziative.
- Non sostiene nuove tecnologie o requisiti, o lo fa solo con difficoltà, costi elevati e ritardi. Il fornitore tarda a incorporare nuove caratteristiche e funzioni.
- Le funzioni sono difficili da imparare e utilizzare, e inibiscono piuttosto che supportare l'efficienza.
- I tempi di risposta sono particolarmente lenti. L'archiviazione e il recupero delle informazioni sono inadeguati, ingombranti o semplicemente non all’altezza delle attuali esigenze in continua espansione.
- Il sistema è costoso e difficile da mantenere e supportare, e non è adeguatamente supportato dal fornitore.
- Se il proprio sistema è davvero un ERP preesistente con un basso supporto da parte del fornitore, o un team di supporto tecnico in diminuzione, programmatori e analisti esperti diventeranno sicuramente più costosi e difficili da trovare man mano che il sistema diventerà obsoleto e inaffidabile.
Questi sono i tipi di problemi che possono evolvere lentamente e non essere riconosciuti per molto tempo. Poi, all’improvviso, diventa evidente che le carenze del sistema stanno causando gravi problemi aziendali e bisogna fare qualcosa.
Quanto spendi in ERP?
Molte aziende sono sorprese quando fanno l'analisi e scoprono quanto realmente costa mantenere in essere e rendere operativo il loro sistema ERP esistente. Può sembrare strano quando le medie imprese osservano molto da vicino le spese nell'ambito delle loro regolari responsabilità di gestione. Ma non è sempre facile distinguere i costi diretti e indiretti associati all'ERP.
Oltre ai corrispettivi mensili e annuali per i fornitori di software e hardware, vi saranno costi continui per servizio e supporto da parte dei vari fornitori di servizi (per esempio, assistenza hardware, consulenza o networking). Assicurarsi di includere i costi di aggiornamento se si è rilevato (o si sospetta) che potrebbero essere necessari aggiornamenti o miglioramenti per risolvere problemi esistenti o previsti, come indicato sopra.
Considerare anche i costi diretti del reparto IT interno, inclusi stipendi e benefit, spazio, utenze e forniture. Prova a distinguere quelli che supportano direttamente l'ERP. Tenere presente che almeno alcuni di questi costi rimarranno dopo l'aggiornamento e l'implementazione di un nuovo sistema, in particolare se si sta sostituendo un sistema on-premise tradizionale con un altro sistema on-premise. La struttura dei costi per il software-as-a-service (SaaS) basato su cloud è diversa, ma sarà comunque necessario un punto di confronto per decidere in modo difendibile se rimanere con il sistema esistente, avviare un aggiornamento ERP o perseguire una sostituzione di sistema preesistente.
Calcolo del ROI in ERP
Ottieni una guida dettagliata su come valutare costi e benefici di un nuovo ERP.
Quanto costerebbe un nuovo sistema?
Temi per il costo potenziale del passaggio a un nuovo sistema ERP? È comprensibile. Un nuovo sistema ERP è probabilmente una delle maggiori spese per attrezzature non produttive che una società effettuerà in un determinato anno. Tuttavia, se considerata nel contesto dei vantaggi disponibili e rispetto all'importo attualmente speso per mantenere il sistema esistente, la maggior parte delle imprese ritiene che il costo sia del tutto ragionevole e giustificabile. Importante pensare in termini di costi del ciclo di vita: il costo totale in un periodo di tempo, come da cinque a sette anni.
Quando si esamina il costo per acquisire e implementare un sistema sostitutivo, tenere presente che i costi di licenza hardware e software sono solo una parte dell'equazione. È inoltre necessario includere quanto segue nella propria valutazione:
- Dispositivi di rete e periferiche come scanner per codici a barre, stazioni di accesso remoto, dispositivi mobili e software client più il supporto.
- Conversione dati e inserimento dati nel nuovo sistema, nonché predisposizione per l'archiviazione e l'accesso ai record storici.
- Preparazione alle catastrofi, inclusi sistemi di backup o failover, risorse di ripristino dei dati, connettività ridondante e comunicazioni.
- Istruzione e formazione per il team di implementazione ERP e tutti gli utenti futuri. (Questo è di fondamentale importanza. Non lesinare qui.)
- Nuova documentazione e sviluppo del workflow.
- Assistenza all'implementazione. Probabilmente il pacchetto includerà un certo livello di assistenza da parte del principale fornitore di sistema, ma si potrebbe voler richiedere ulteriore assistenza da parte di fornitori, consulenti esterni, della propria società di contabilità o altri per alcune o tutte le voci elencate sopra.
- Onere aggiuntivo per i dipendenti durante l'implementazione sotto forma di straordinari, assunzioni temporanee per assistere con mansioni regolari in modo da avere il tempo di lavorare all'implementazione, oppure bonus e altri incentivi per mantenere i lavoratori motivati.
Tenere presente che la struttura dei costi per i sistemi SaaS basati su cloud è molto diversa dal tradizionale approccio di acquisto e implementazione on-premise. Con SaaS, i costi iniziali per l'hardware sono scarsi o nulli, in quanto si tratta essenzialmente di una situazione di abbonamento. Tuttavia, un contratto SaaS di solito include anche gran parte dei costi di manutenzione e supporto, per cui i costi IT interni continuativi saranno notevolmente ridotti. La maggior parte delle aziende ritiene che il costo totale nell'arco di cinque-sette anni con SaaS sarà probabilmente inferiore al costo totale per l'acquisto e il supporto interno all'azienda.
Quando si valuta la decisione di mantenere il proprio sistema esistente o di sostituirlo, considerare i compromessi. Con una nuova soluzione ERP, si avrà un'interfaccia utente moderna, caratteristiche e funzionalità aggiuntive e si migliorerà il proprio vantaggio competitivo, mentre mantenendo il proprio sistema preesistente, si limita la tua capacità di rimanere agile, produttivo e competitivo. Sebbene non si cerchi principalmente risparmi sui costi, le moderne storie di successo dimostrano che i vantaggi del passaggio a un nuovo sistema ERP spesso costano meno e superano i costi dell'implementazione di un aggiornamento.
Come si giustifica finanziariamente un nuovo sistema ERP?
Quando si prende una decisione di queste dimensioni, la maggior parte delle aziende richiede un'analisi costi-benefici sotto forma di dichiarazione sul ROI (Return on Investment). Dal punto di vista dei costi è semplice: sommare i costi previsti come indicato sopra. Per quanto riguarda i benefici, possono esserci risparmi diretti nei costi IT, ma elencare i principali vantaggi richiede all'azienda di prevedere in che modo il sistema cambierà l'ambiente di lavoro e consentirà di migliorare prestazioni, produttività e servizio clienti.
- Miglioramento delle prestazioni: molti progetti di sistema ERP si giustificano in larga misura con i miglioramenti previsti in termini di efficienza (riduzione diretta della manodopera) e di riduzione dei costi (incluse, ma non limitate a, riduzioni delle scorte), e giustamente in quanto si tratta di enormi benefici di ritorno in molte implementazioni ERP di successo. Bisogna essere consapevoli che il sistema non crea questi vantaggi con la sua semplice esistenza nell'azienda. Il sistema organizza, analizza e presenta i dati in modo tale che i manager possano utilizzare meglio le persone e prendere decisioni migliori, il che genererà i grandi vantaggi. Tenere presente questo aspetto quando si finanzia la formazione degli utenti e l'implementazione di procedure migliorate.
- Un servizio clienti migliore: questi vantaggi sono meno diretti ma ancora più preziosi. Servendo meglio i clienti, in teoria si possono aumentare vendite e profitti, la quota di mercato e forse anche i margini perché un buon servizio clienti aggiunge valore al cliente senza aggiungere costi al prodotto stesso. In alcuni casi, i miglioramenti del servizio clienti diventano requisiti di sopravvivenza perché quando un buon cliente o uno nuovo si aspetta funzionalità come l'ordine elettronico o il report elettronico avanzato, il sistema ERP lo deve fornire.
- Cambiamenti sul luogo di lavoro: i sistemi odierni sono progettati per l’usabilità (UX o user experience è l’attuale parola d’ordine) per un accesso rapido e semplice alle informazioni. Poiché il lavoro e il workflow di ogni utente sono unici, i sistemi odierni sono altamente personalizzati per offrire a ogni utente le schermate e i processi di lavoro più efficienti e confortevoli. Si pensi all'elusione dei costi piuttosto che alla riduzione dei costi a questo scopo. Questa maggiore efficienza aiuterà i dipendenti attuali a fare di più e a gestire un volume di affari più elevato senza nuove assunzioni. Non è consigliabile giustificare il sistema sulla base di una riduzione dell'organico: probabilmente non avverrà e la prospettiva della perdita di posti di lavoro non motiverà i lavoratori ad abbracciare il sistema e ad aiutarlo ad avere successo.
La scelta dell'ERP è solo l'inizio
Seguendo i suggerimenti per la valutazione dei sistemi ERP, tenere presente che la sostituzione dei sistemi preesistenti non è un processo semplice o rapido, ma vale la pena investire perché può apportare notevoli vantaggi se adeguatamente selezionato e implementato.
Una domanda che la maggior parte delle aziende ha in cima alla lista a questo punto del processo è “Quanto tempo ci vorrà per selezionare e implementare una sostituzione del sistema preesistente?” Non esiste un'unica risposta a tale domanda: dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'organizzazione, dal fatto che uno o entrambi i sistemi (vecchi e nuovi) siano basati sul cloud, dalle dinamiche dell'azienda e del team di implementazione, dal livello di impegno gestionale nel progetto e dalla quantità di cooperazione o resistenza tra gli utenti, solo per citare alcune delle variabili. Alcune implementazioni possono essere completate in pochi mesi; altre richiedono un anno o più. Un partner di implementazione esperto può aiutare a sviluppare una tempistica realizzabile quando si definisce il piano di progetto nelle prime fasi della pianificazione dell'implementazione.
La sostituzione della struttura di gestione delle informazioni strategiche della tua azienda è destinata ovviamente a creare disagi. Purtroppo questo non può essere completamente evitato, ma le interruzioni possono essere ridotte al minimo con uno sforzo di implementazione ben pianificato e gestito.
Suggerimenti per la valutazione del software
ERP
Zero sulla scelta migliore per la propria azienda con 5 fasi per valutare un ERP.
Altri contenuti in questa serie
SAP Insights Newsletter
Abbonati subito
Acquisisci informazioni approfondite iscrivendoti alla nostra newsletter.