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Personale distribuito in teleconferenza virtuale

Che cos'è una forza lavoro distribuita?

Una forza lavoro distribuita è costituita da lavoratori in remoto che vengono "distribuiti" in più sedi al di fuori del luogo di lavoro tradizionale e centralizzato. La composizione di un team distribuito presuppone una notevole variabilità. È possibile lavorare a distanza in modo permanente, o solo occasionalmente. I dipendenti possono vivere vicino agli uffici centrali e presenziare per le riunioni, oppure possono essere distanti diversi chilometri e fusi orari. I membri di una forza lavoro distribuita, tuttavia, condividono la necessità di essere connessi in tempo reale l'uno all'altro e a tutte le risorse e gli strumenti aziendali a disposizione dei lavoratori in sede.

 

Se i team distribuiti sono composti da lavoratori in remoto, qual è la differenza tra un'azienda distribuita e una che dispone semplicemente di team o lavoratori in remoto? La risposta sta nel proprio grado di impegno verso la trasformazione dell'ambiente di lavoro, sia dal punto di vista digitale che gestionale. Il 2020 ha portato con sé molti cambiamenti nel mondo del lavoro tradizionale. Le aziende realmente distribuite stanno rispondendo a questa sfida sfruttando le moderne tecnologie dell'ambiente di lavoro ed elaborando processi HR e di business più resilienti e agili.

I membri di una forza lavoro distribuita, tuttavia, condividono la necessità di essere connessi in tempo reale l'uno all'altro e a tutte le risorse e gli strumenti aziendali a disposizione dei lavoratori in sede. 

I team in remoto e un mondo del lavoro in piena evoluzione

Numerose aziende intenzionate a modernizzare gradualmente le strutture della forza lavoro facevano ancora affidamento a sistemi e processi obsoleti all'avvento del COVID-19, e in quel momento sono state catapultate negli anni 2020 con l'impellente necessità di trasformare l'ambiente di lavoro e le operazioni HR.

 

Per determinare l'impatto del COVID-19 sulla forza lavoro Gartner ha condotto un sondaggio su oltre 200 leader HR senior prima e dopo la pandemia. Questi hanno dichiarato che prima della pandemia il 30% circa dei dipendenti lavorava a distanza almeno una parte del tempo. Nell'aprile del 2020, la percentuale era salita fino all'81%. 

 

Tradizionalmente, sono stati i dipendenti a guidare le tendenze verso i team distribuiti, mentre numerose aziende si dimostravano restie ad abbracciare il lavoro a distanza. Dopo diversi mesi in cui i team in remoto hanno appreso e si sono adattati a questa nuova modalità lavorativa era evidente che, nonostante il futuro ritorno alla normalità, questo passaggio verso la forza lavoro distribuita sarebbe rimasto in vigore. All'inizio di giugno 2020, PricewaterhouseCoopers ha condotto un' indagine a 360 gradi sul lavoro a distanza. Il successivo report mostra "che una settimana lavorativa flessibile e permanente... gode di ampio sostegno." L'85% degli impiegati desidera lavorare a distanza almeno un giorno alla settimana e il 55% degli executive senior prevede che questa tendenza non cambierà anche quando avremo superato l'emergenza COVID-19.   

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Vantaggi di una forza lavoro remota

Molto prima dell'avvento del COVID-19, la globalizzazione e i miglioramenti nelle tecnologie dell'ambiente di lavoro avevano iniziato a guidare un aumento costante del numero di dipendenti a distanza. Secondo Tech Republic, il numero di lavoratori in remoto è aumentato del 159% tra il 2005 e il 2017 e registra una crescita esponenziale da allora. 

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Tuttavia, alcune aziende mostravano scetticismo e riluttanza a espandere la propria forza lavoro distribuita al di fuori della sede fisica. A loro avviso, la mancanza delle tradizionali strutture e della supervisione individuale di un luogo di lavoro centrale avrebbe comportato l'inefficienza dei dipendenti. Si temeva inoltre che i team HR non disponessero dei sistemi necessari per fornire un supporto completo, che includesse la formazione, il benessere e le valutazioni delle performance ai lavoratori esterni. In un 'indagine Gartner del 2020, i leader HR hanno dichiarato che "la sfida maggiore deriva dalla mancanza di infrastrutture tecnologiche e dalla scarsa dimestichezza con le nuove modalità lavorative." 

 

Con l'arrivo della pandemia, il tempo per discutere sui vantaggi o sulle tempistiche della distribuzione della forza lavoro era scaduto; spettava a noi decidere se accettarla o meno. Da anni esistono studi e rapporti che dimostrano i vantaggi della flessibilità del "lavoro ovunque", sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Col passare dei mesi, iniziò a emergere tutta una nuova serie di statistiche eloquenti sul lavoro a distanza. Questi dati confermano quanto detto fin dall'inizio: quando ai dipendenti viene concessa flessibilità e indipendenza, essi non deludono le aspettative. Un 'indagine di McKinsey di metà 2020 registra un aumento fino al 55% dei fattori di employee experience, tra cui il raggiungimento degli obiettivi, il riconoscimento del lavoro, il coinvolgimento e il rapporto con l'azienda e la soddisfazione professionale.  

Quando ai dipendenti viene concessa flessibilità e indipendenza, essi non deludono le aspettative.

Alcuni dei vantaggi dei team in remoto includono: 

  • Aumento di produttività: molti report e statistiche recenti dimostrano che i team in remoto ottengono risultati ottimali in termini di performance ed efficienza. Prendendo spunto da solide fonti di dati, un articolo del 2020 pubblicato sulla rivista Forbes registra un aumento della produttività del 35% tra i lavoratori in remoto.  
  • Benessere maggiore: nel sondaggio annuale di FlexJobs è emerso che oltre l’85% degli intervistati ritiene che lavorare da casa favorisca il benessere e la cura personale. Durante il lavoro a distanza, oltre il 50% degli intervistati richiede meno giorni di malattia e registra minori tempi di inattività.  
  • Riduzione del turnover: spostamenti ingestibili, ambienti di lavoro affollati e stressanti spesso si traducono in alti tassi di logoramento dei dipendenti, anche tra chi esprime soddisfazione per il proprio posto di lavoro. Come sottolineato dalla rivista Forbes nel giugno 2020, le aziende con la flessibilità del lavoro a distanza registrano una riduzione del turnover pari al 25%.   
  • Espansione dell'accesso ai talenti: il lavoro a distanza apre opportunità alle persone con disabilità o con problemi di mobilità. Sostiene gli individui che necessitano di modalità lavorative più flessibili, come i genitori con bambini piccoli.  Amplia inoltre il pool di talenti includendo gli individui impossibilitati a vivere o trasferirsi a una distanza compatibile con il pendolarismo.   
  • Riduzione dei costi generali: un recente report ha elaborato e analizzato le statistiche sul lavoro a distanza provenienti dall' Ufficio statunitense per la gestione e il bilancio. È emerso che per ogni dipendente che lavora a distanza - anche solo il 50% del tempo - le aziende risparmiano in media 11.000 dollari all'anno sui costi generali associati e sullo spazio ufficio. Lo stesso report mostra che i dipendenti in remoto risparmiano fino a 7.000 dollari all'anno lavorando da casa.  
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Team distribuiti: come funzionano?

Naturalmente, esisteranno sempre lavori manuali impossibili da svolgere a distanza. Tuttavia, le moderne tecnologie stanno rapidamente espandendo il numero di lavori gestibili da una forza lavoro distribuita. Per avere successo, i team in remoto devono essere in grado di collaborare, comunicare e interagire tra loro e con tutti i sistemi operativi all'interno dell'azienda garantendo la stessa efficacia dell'ambiente di lavoro fisico centralizzato. A tal proposito occorre stabilire un equilibrio tra le moderne tecnologie dell'ambiente di lavoro e una gestione resiliente ed efficace.

 

I team distribuiti si affidano a sistemi aziendali e a soluzioni software efficaci e agili. L'intelligenza artificiale (AI) consente ai team distribuiti non solo di accedere ai dati e ai sistemi connessi, ma anche di utilizzare tali informazioni in tempo reale e in modo determinante. Altre tecnologie supportate dall'AI, come sensori e chatbot, consentono ai responsabili dei team e agli specialisti HR di rimanere connessi con i dipendenti in remoto tramite il cloud. Attività come formazione, valutazione delle performance e monitoraggio del benessere in azienda possono essere personalizzate e gestite senza soluzione di continuità in tutta la forza lavoro distribuita.  

 

Per svolgere il proprio lavoro, i dipendenti in remoto hanno senza dubbio bisogno di tecnologie potenti e sistemi aziendali robusti . Ma più di ogni altra cosa, il loro successo dipende da strategie di gestione reattive e resilienti.

 

Strategie di gestione della forza lavoro distribuita  

  • Gestisci le aspettative. Molti lavoratori distribuiti si trovano a proprio agio con le tecnologie collaborative, altri invece potrebbero aver bisogno di ulteriore assistenza. È importante che manager e responsabili HR comunichino chiaramente le aspettative e offrano un comodo accesso al supporto e alla formazione tecnica, in base alla necessità.  
  • Sii reattivo. La gestione dei team distribuiti richiede un approccio dedicato alla fornitura di feedback e mentorship. Ad esempio, invece di valutazioni formali delle performance in persona , molti responsabili dei team in remoto di successo stanno pianificando incontri online settimanali. Questo processo più informale può consentire ai manager di stare al passo con i carichi di lavoro dei membri del team senza ricorrere alla microgestione.  
  • Promuovi la fiducia e il lavoro di squadra. I manager devono trovare metodi innovativi per motivare i dipendenti in remoto e fare in modo che tutti partecipino allo stesso modo. Le moderne tecnologie dell'ambiente di lavoro si fondano sul supporto della collaborazione, della trasparenza e della responsabilità, evitando che i team si sentano sotto controllo.  
  • Dai priorità al benessere dei dipendenti. Il lavoro a distanza comporta una serie di sfide legate al benessere. Per facilitare la transizione verso un nuovo modo di lavorare, i responsabili dei team distribuiti e i responsabili HR possono utilizzare tecnologie connesse sull'ambiente di lavoro volte allo sviluppo di programmi di benessere dedicati alle esigenze dei lavoratori in remoto.  

Il futuro del lavoro a distanza e della forza lavoro distribuita

In un periodo di incertezza globale, le aziende guardano al futuro , adottando soluzioni in grado di rendere i team e l'organizzazione più resilienti e competitivi. La pandemia ha accelerato la trasformazione dell'ambiente di lavoro per le imprese molto più di quanto previsto inizialmente. Attraverso l'utilizzo delle moderne tecnologie digitali e la pianificazione strategica della forza lavoro, le aziende distribuite stanno predisponendo l'ambiente di lavoro del futuro. 

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