Western Sugar: automazione dell'elaborazione delle fatture con l'AI per rendere felici coltivatori e fornitori

Western Sugar Cooperative vanta oltre un secolo di storia come produttore di zucchero negli Stati Uniti, con 135.000 acri di base distribuiti tra Colorado, Nebraska, Wyoming e Montana. La cooperativa è composta da oltre 700 coltivatori e azionisti che vantano una lunga tradizione familiare nella produzione di zucchero di barbabietola; alcuni sono di quarta o addirittura quinta generazione. Molti di loro, nati e cresciuti nelle zone delle coltivazioni, hanno trasmesso di generazione in generazione lo stile di vita fatto di lavoro intenso e giornate lunghe tipico della coltivazione delle barbabietole da zucchero. I dipendenti di Western Sugar non sono da meno: alcuni dei quali vantano una permanenza di oltre 50 anni nella cooperativa.

Con attività in quattro Stati, quattro impianti di trasformazione e imballaggio, otto depositi, 43 stazioni di ricezione delle barbabietole e una capacità di lavorazione annua di 3,6 milioni di tonnellate, Western Sugar produce ogni anno oltre 10 milioni di quintali di zucchero.

Per i coltivatori della cooperativa, i margini sono estremamente ridotti e la loro stabilità finanziaria, l'efficienza operativa e le relazioni commerciali dipendono da pagamenti puntuali e precisi da parte di Western Sugar. Erik Frank, coltivatore della cooperativa e vicepresidente della Colorado Sugarbeet Growers Association, sottolinea quanto sia essenziale per Western Sugar gestire contabilità e stock in modo efficace.

"I coltivatori ricevono i pagamenti una volta all'anno, ma devo sostenere costi giornalieri legati a input produttivi e manodopera che gravano sulle risorse finanziarie dell'azienda agricola. Gestire questo flusso di cassa durante tutto l'anno è difficile, soprattutto considerando che abbiamo dipendenti che fanno affidamento su di noi per il loro sostentamento. Pertanto, come coltivatori, i ritardi nei pagamenti possono compromettere gravemente la nostra capacità di coprire le spese, come la retribuzione dei dipendenti o dei fornitori. Poiché la maggior parte dei coltivatori ricorre a finanziamenti esterni o prestiti commerciali per far fronte ai periodi di mancanza di liquidità, questi ritardi possono comportare il mancato pagamento delle rate di tali prestiti, con un conseguente aumento delle spese e dei costi complessivi del business".

Ma poiché i fornitori consegnavano spesso le fatture cartacee a mano agli uffici locali della cooperativa, dove venivano elaborate e pagate manualmente, si verificavano spesso ritardi ed errori nei pagamenti, con ripercussioni sulla capacità dei fornitori di adempiere ai propri obblighi.