CTT: un pacchetto integrato di soluzioni nel cloud per creare un vantaggio competitivo nel futuro
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Da cinque secoli il servizio postale di CTT crea collegamenti in Portogallo e nel mondo intero. Con le soluzioni RISE with SAP e SAP Billing and Revenue Innovation Management ha ora digitalizzato i processi e automatizzato i sistemi di calcolo delle fatture, confermandosi una realtà agile, capace di cogliere opportunità e di perpetuare la sua incredibile storia.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell’azienda |
| Pubblica amministrazione | Lisbona, Portogallo | 12.200 dipendenti |
di tracciabilità dei processi di fatturazione.
di processi aziendali standardizzati.
Direttore IT di Gruppo, CTT Correios de Portugal S.A.
La semplificazione della fatturazione in un’impresa agile che guarda al futuro
Sono poche le aziende che possono vantare una tradizione antica e prestigiosa come quella di CTT Correios de Portugal S.A., le cui origini risalgono al lontano 1520. Maggiore operatore postale del Portogallo, CTT gestisce oltre 1.000 uffici postali sul territorio nazionale, al servizio di una popolazione di oltre 10 milioni di abitanti. Il gruppo CTT, nel quale confluiscono le aziende Banco CTT, CTT Express e Dott, fornisce servizi di posta tradizionale, corriere, e-commerce e soluzioni finanziarie in tutto il mondo.
Con la tendenza dei consumatori a scambiare meno lettere e a ricevere più pacchi, negli ultimi tempi i servizi postali e di corriere hanno subito una trasformazione radicale. Parallelamente all’esplosione della popolarità dell’e-commerce, dal 2010 CTT ha registrato un incremento dell’83% dei volumi annui di pacchi, fino a raggiungere i 18 milioni di unità all’anno. Nel frattempo, la concorrenza con i fornitori rivali di servizi di consegna si è fatta sempre più agguerrita, e CTT si è trovata costretta ad adattarsi alle nuove esigenze dei clienti, soprattutto di consegne in 24 ore e tracciamento in tempo reale.
Questa esigenza di flessibilità si scontrava tuttavia con l’infrastruttura dell’ERP del gruppo, fortemente personalizzata date le oltre 100 integrazioni con sistemi di terze parti e nuove caratteristiche create utilizzando codice speciale. La conseguente complessità rendeva difficile non solo rispondere rapidamente alle esigenze del business, ma anche cogliere le opportunità di guadagno. Per esempio, occorrevano 10 ore per creare una fattura per ciascuna società e 24 ore per portare a termine il ciclo mensile di calcolo delle fatture. Le eventuali rettifiche comportavano un massiccio intervento manuale, e i processi di fatturazione erano talmente complessi da essere gestiti dall’IT anziché dai team finanziari.
La tariffazione nel settore dei pacchi è di per sé una materia complicata, visto il numero di variabili da prendere in considerazione, quali distanza, peso, dimensioni e servizi speciali. CTT sapeva che questa complessità si sarebbe fatalmente aggravata con l’espansione ai servizi bancari e ad altre attività estranee al settore pacchi.
Per semplificare le operazioni di fatturazione, evitare perdite di ricavi e affermarsi in un mercato in piena evoluzione, CTT aveva la necessità di trasferire i processi aziendali di base su una piattaforma digitale e di automatizzare i workflow di calcolo delle fatture. Come spiega Nuno Carreira Silva, direttore IT di gruppo, “Le nuove tendenze del mercato richiedono una profonda trasformazione del settore postale. Per sviluppare i nuovi prodotti e servizi innovativi che i clienti esigono e, soprattutto, immetterli rapidamente sul mercato, è indispensabile dotarsi di capacità digitali.”
Direttore IT di Gruppo, CTT Correios de Portugal S.A.
Soluzioni perfettamente integrate per un quadro unico della fatturazione
È un rapporto di fiducia di lunga data quello che lega CTT a SAP, dopo oltre 20 anni di utilizzo delle sue soluzioni. L’azienda ha deciso di utilizzare RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition in combinazione con SAP Billing and Revenue Innovation Management per ottenere la scalabilità di cui aveva bisogno per elaborare con precisione complessi dati di fatturazione.
Sempre con le parole di Nuno Carreira Silva, “Siamo convinti che SAP sia il numero uno nel settore ERP, e il passaggio a RISE with SAP ci ha consentito di sfruttare il nostro investimento esistente. Dei vari sistemi di fatturazione presi in considerazione, solo SAP Billing and Revenue Innovation Management rispondeva a tutti i nostri requisiti funzionali. Un altro importante fattore decisivo è stato l’integrazione con SAP S/4HANA Cloud Private Edition.”
L’azienda si è resa conto che l’integrazione standard tra SAP S/4HANA Cloud Private Edition e SAP Billing and Revenue Innovation Management avrebbe contribuito a rafforzare l’efficienza in un nuovo ambiente basato su workflow digitali automatizzati.
In aggiunta, l’integrazione di SAP Billing and Revenue Innovation Management con la soluzione SAP Convergent Mediation by DigitalRoute, già in possesso dell’azienda, avrebbe consolidato le informazioni di fatturazione delle diverse aree aziendali in un’unica panoramica, favorendo la trasparenza e accelerando l’elaborazione. Il nuovo sistema di contabilità ed emissione delle fatture avrebbe inoltre reso possibile una maggiore flessibilità nel calcolo delle fatture permettendo a CTT di acquisire gli eventi logistici a livello granulare e di monetizzarli in modi diversi.
Per ridurre al minimo il rischio di interferenze con l’operatività, il gruppo ha adottato un approccio graduale, implementando in una prima fase l’offering RISE with SAP per il settore pacchi e Banco CTT, per poi passare alle altre aziende. Lavorando al fianco di SAP, ha consolidato molteplici sistemi legacy su RISE with SAP, andando a coprire i processi aziendali di base e mettendo a disposizione degli utenti dell’intero gruppo un’interfaccia intuitiva e workflow di facile utilizzo basati sulla user experience SAP Fiori.
Direttore IT di Gruppo, CTT Correios de Portugal S.A.
Adattamento rapido per rispondere a esigenze in evoluzione di clienti e mercato
Grazie a RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition e a SAP Billing and Revenue Innovation Management, i processi aziendali di base di CTT ora sono connessi, digitali e potenziati da workflow automatizzati, riducendo le complessità e innalzando l’efficienza. CTT è in grado di reagire più rapidamente alle nuove esigenze del business e alle opportunità di guadagno che si presentano, introducendo prontamente offerte innovative per compensare il calo dei volumi nella posta tradizionale.
Per esempio, il nuovo servizio espresso di spedizione pacchi che utilizza la funzione di agevolazione di SAP Billing and Revenue Innovation Management permette ai clienti di pagare le spedizioni di pacchi come servizio prepagato. Inoltre, integrando l’applicazione SAP Extended Warehouse Management con le app SAP Fiori, l’azienda ha messo a punto un nuovo ed efficiente processo mobile che, secondo Nuno Carreira Silva, l’aiuterà ad affermarsi come fornitore terzo di servizi logistici. L’azienda può includere automaticamente i servizi logistici in una fattura raccogliendo agevolmente i dati dei processi di magazzino e trasformandoli in voci fatturabili.
Con un sistema di fatturazione standard, CTT ha introdotto una fonte unica di informazioni attendibili e rafforzato la trasparenza. La flessibilità ottenuta le permette di supportare modelli di tariffazione diversi, ad esempio per voci ricorrenti, una tantum e a consumo. Il team di fatturazione, che ora copre il 100% dei processi di fatturazione al posto dell’IT, può effettuare calcoli accurati utilizzando dati validi di addebito e tracciare in modo completo i processi di fatturazione a partire da una fonte unica. Automatizzati e accelerati, i processi aziendali hanno permesso ai dipendenti di operare con maggiore produttività e precisione, creando fatture in appena due ore e riducendo di un giorno il processo mensile di chiusura finanziaria.
L’aspetto ancor più interessante è che l’azienda ha potuto incrementare notevolmente il numero di eventi quotidiani in SAP Convergent Mediation by DigitalRoute, portandoli a 800.000, potendo così fatturare correttamente i clienti durante le stagioni di punta come il periodo delle vacanze, e arginando così le perdite di ricavi.
Sul versante dell’operatività del reparto IT, SAP S/4HANA Cloud Private Edition funge da repository di dati principale per i sistemi di terze parti, che vengono integrati tramite API al posto delle tradizionali connessioni punto-punto. In questo modo si è potuto dimezzare il numero di interfacce, semplificando l’infrastruttura di sistema, abbattendo il costo totale di proprietà e riducendo il lead time delle nuove implementazioni. CTT non dipende più dal codice personalizzato legacy per sviluppare e implementare nuove funzionalità. In termini di manutenzione IT, prosegue Nuno Carreira Silva, “Ci affidiamo a SAP per garantire la perfetta operatività del nostro ambiente software SAP. Non dobbiamo più controllare se il problema è nella CPU o nei nostri parametri di sistema: ora tutto fa capo a SAP.
La distribuzione di tecnologie intelligenti in un nuovo capitolo della sua storia
Guardando in prospettiva, CTT ha in programma di portare avanti l’opera di perfezionamento dei processi aziendali e di potenziamento delle soluzioni SAP per far fronte a nuove esigenze di business. Scopo principale dell’azienda è preservare la scalabilità della nuova infrastruttura e continuare a sostenere il business con funzionalità standard. Una tappa fondamentale riguarda la migrazione a RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition dei sistemi IT ancora rimasti on-premise.
L’azienda sta collaborando con SAP anche nello studio di nuovi metodi di utilizzo di SAP Business Technology Platform per potenziare la nuova infrastruttura. I progetti in corso riguardano il possibile sfruttamento delle funzionalità dell’AI di SAP Billing and Revenue Innovation Management attraverso il ricorso al copilota Joule. Come puntualizza Nuno Carreira Silva, “Poter chattare con Joule sugli articoli addebitati e fatturabili sarà come un sogno che si avvera.”
Da mezzo millennio, CTT ha costruito il suo successo sulla capacità di adattarsi alle esigenze dei clienti e alle richieste del mercato in costante mutamento. Con un ambiente IT integrato basato sulle soluzioni SAP, l’azienda ha tutte le carte in regola per rispondere con intelligenza alle nuove sfide che si presenteranno nei prossimi 500 anni.