Gruppo Helvetia: Con SAP SuccessFactors per preparare l'HR al futuro
Unificare i servizi HR per dare forma alla trasformazione digitale
Con oltre 12.000 dipendenti in 6 diversi paesi, la gestione dei talenti poneva una sfida non da poco per Helvetia. Senza una visione d'insieme della forza lavoro del gruppo, come era possibile presidiare i vari ruoli con i profili giusti? Sostituendo sistemi eterogenei con un singolo portale di HR basato sulle soluzioni SAP SuccessFactors e SAP BTP, Helvetia ora riesce ad avere maggiore trasparenza ed efficienza, migliorando al contempo l'employee experience.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell'azienda | Partner |
| Settore assicurativo | San Gallo, Svizzera (sede centrale) | Più di 12.000 dipendenti in tutta Europa | BearingPoint e HR Campus |
Visibilità sui dati dei dipendenti
Trasparenza
Costo totale di proprietà
Direttore Operazioni HR, Helvetia Svizzera
Una presa di posizione netta
Fondata nel 1858, Helvetia si è affermata nel tempo come grande gruppo assicurativo europeo che oggi può contare su oltre 12.000 dipendenti e più di 7 milioni di clienti. Operatore leader sul mercato assicurativo svizzero, Helvetia è anche presente in Austria, Francia, Germania, Italia e Spagna.
Sulla scia del successo degli ultimi 165 anni, Helvetia sa che per conseguire i suoi obiettivi strategici deve puntare sui dipendenti, sulla digitalizzazione, sulla cultura delle performance e sull'eccellenza tecnica.
In una prospettiva di HR, questa posizione poneva una sfida, perché ogni paese aveva in atto i propri processi e sistemi locali per il core HR, la gestione del personale e altre applicazioni delle Risorse Umane. L'integrazione tra questi sistemi era limitata, così come era difficile ottenere una visione unificata della forza lavoro.
Lo ribadisce Jochen Hübner, Direttore delle Operazione HR presso Helvetia Svizzera: “In presenza di così tanti sistemi eterogenei era difficile persino ottenere una visione di base di come venivano gestiti i colloqui con i dipendenti e la gestione delle performance, per esempio. Non solo: molti di questi sistemi appartenevano a versioni precedenti, con interfacce utente obsolete.”
Un periodo di forte crescita interna e internazionale ha reso ancora più evidente la necessità di una visibilità a livello di gruppo. Man mano che il gruppo si espandeva, reperire e far crescere talenti per presidiare posizioni critiche diventava sempre più complicato. Per sostenere lo sviluppo dei dipendenti e la pianificazione delle successioni, il CdA necessitava di una maggiore visibilità sulla pipeline dei talenti in ogni area del business.
Incaricato di creare una piattaforma centralizzata per la gestione dei talenti, il team di Operazioni HR si è reso conto ben presto che il compito sarebbe stato più vasto. “È emerso presto con chiarezza che avremmo dovuto pensare più in grande, senza limitarci alla gestione dei talenti”, spiega Hübner. “Dovevamo condurre una revisione profonda dell'infrastruttura informatica dell'HR a livello di gruppo, così abbiamo intrapreso un percorso più generale di digitalizzazione delle Risorse Umane.”
Direttore Operazioni HR, Helvetia Svizzera
Ripensare l'HR
Come primo passo, il team centrale delle Operazioni HR di Helvetia si è confrontato con gli omologhi di ogni paese per elaborare una visione di gruppo per il futuro dell'HR.
“La nostra vision è mettere dipendenti e manager in condizione di accedere a sistemi, servizi e dati di HR in qualunque momento e da qualsiasi luogo”, continua Hübner. “Per realizzarla, puntiamo ad armonizzare e allineare a livello di gruppo i processi di HR su una singola piattaforma entro la fine del 2025.”
Al termine di un periodo di valutazioni approfondite, Helvetia ha scelto SAP SuccessFactors Human Experience Management (HXM) Suite come base per la sua nuova piattaforma. “Abbiamo perlustrato il mercato alla ricerca di una suite HR olistica e SAP SuccessFactors calzava a pennello, con i vari moduli che coprono l'intero ciclo di vita dei dipendenti”, ricorda Hübner.
Operando al fianco del partner di implementazione HR Campus, Helvetia ha iniziato con SAP SuccessFactors Employee Central prima di distribuire le soluzioni SAP SuccessFactors per i processi di recruiting, performance e obiettivi, successione sviluppo, retribuzioni, formazione e monitoraggio dei tempi a supporto dei settori operativi svizzeri.
Sempre in Svizzera, Helvetia ha integrato SAP SuccessFactors Employee Central con PeopleDoc, la sua piattaforma di erogazione servizi HR e gestione documentale. “Ci siamo rivolti a PeopleDoc per la gestione dei ticket dell'assistenza HR oltre che per gestire i fascicoli personali dei dipendenti, quindi per noi è un'applicazione cruciale”, spiega Hübner. “Anche se è un'applicazione di terze parti, è stato facile integrare PeopleDoc con SAP SuccessFactors Employee Central tramite SAP Integration Suite, disponibile con SAP Business Technology Platform, con il risultato che i dati ora circolano liberamente tra le due soluzioni.”
Attualmente SAP SuccessFactors Employee Central è in fase di distribuzione anche in Francia. Il gruppo di lavoro è impegnato nell'implementazione della soluzione anche in Austria, Italia e Spagna, con l'obiettivo di portarla a termine entro fine 2023. Helvetia punta ad avere tutti i moduli operativi in tutti paesi entro la fine del 2025.
Direttore Operazioni HR, Helvetia Svizzera
Un solo gruppo, un solo HR
Quando il rollout sarà completo, Helvetia si affiderà a SAP SuccessFactors per gestire l'HR a livello di gruppo. Il gruppo sta già constatando i benefici di una piattaforma centralizzata in Svizzera, dove Helvetia ha sostituito un quadro eterogeneo di soluzioni, e procedure manuali, on-premise e in cloud con un unico portale web in self-service.
Sempre in Svizzera, per esempio, SAP SuccessFactors Time Tracking ora fornisce servizi in self-service di gestione tempi e presenze, con la possibilità per tutti i 3.800 dipendenti nazionali di registrare velocemente le ore lavorate con la timbratura in entrata e in uscita sul portale web, una funzionalità particolarmente apprezzata dai dipendenti. L'integrazione del monitoraggio dei tempi in SAP SuccessFactors è stata accolta con grande favore dai dipendenti, poiché fornisce un accesso centrale anche a tutti gli altri processi di HR. Con un modello di lavoro flessibile come quello promosso da Helvetia, la possibilità di tracciare orari e presenze diventa cruciale per assicurare precisione e trasparenza.
“Il feedback degli utenti per SAP SuccessFactors Time Tracking è stato molto positivo, perché è molto più facile da usare del sistema precedente”, conferma Hübner. “Stando a quanto riferito, i dipendenti apprezzano la possibilità di accedere facilmente al timesheet, che mostra l'impatto diretto del lavoro registrato sugli straordinari e sul monte ore. Se un dipendente ha un'effettiva esigenza di lavorare oltre l'orario previsto, vi sono autorizzazioni specifiche che i manager devono concedere in via preliminare, e questo per far sì che i dipendenti mantengano un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata.”
“SAP SuccessFactors Employee Central funge da fonte unica attendibile per i dati aziendali e del personale”, afferma Hübner. “I dipendenti hanno accesso diretto ai propri dati personali, e possono aggiornarli in qualsiasi momento. I manager possono ottenere una panoramica istantanea dei loro reparti, incluse le revisioni e gli obiettivi delle prestazioni, i colloqui con i dipendenti e lo storico della formazione. I dirigenti senior e i membri del consiglio di amministrazione hanno una visibilità nettamente migliore sulla pipeline dei talenti, il che facilita la pianificazione delle successioni e il reclutamento interno. L'efficienza e la facilità con cui il personale può accedere ai dati HR e gestirli è straordinaria.”
Aggiunge poi: “Sostituire così tanti sistemi disparati con una moderna soluzione in cloud ha ridotto notevolmente i costi di esercizio. Una volta che anche i quattro paesi rimanenti saranno operativi con SAP SuccessFactors Employee Central, avremo un'unica soluzione con un unico modello di licenza, e sfrutteremo i vantaggi di economie scala ancora più grandi”.
Direttore Operazioni HR, Helvetia Svizzera
Puntare più in alto
Entro il 2025 le soluzioni SAP SuccessFactors saranno utilizzate dai dipendenti di Svizzera, Austria, Francia, Germania, Italia e Spagna. Helvetia ha inoltre in programma di distribuire l'app SAP SuccessFactors Mobile per rendere sempre più pratiche le funzioni HR in self-service per la forza lavoro.
In Svizzera Helvetia è già all'opera per portare la soluzione SAP HCM Payroll attualmente on-premise su SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, realizzando così ulteriori sinergie.
L'accesso diretto ai dati HR ha già rafforzato notevolmente la trasparenza, aspetto sul quale Helvetia punta con particolare convinzione. “Vogliamo sfruttare al massimo le potenzialità dell'analisi del personale”, ribadisce Hübner. “Vogliamo rendere più efficienti i team, i manager e i senior leader dell'HR con migliori cruscotti, una migliore rendicontazione e migliori analytics, affinché possano scavare più a fondo nei dati. Così facendo li metteremo in condizione di prendere decisioni strategiche più consapevoli.”
In un futuro meno immediato, Helvetia ha in programma la realizzazione di una strategia di ascolto per capire meglio le aspirazioni e le necessità della sua forza lavoro. Il gruppo prevede di lanciare un progetto pilota con l'utilizzo delle soluzioni di gestione dell'employee experience SAP by Qualtrics per raccogliere feedback e improntare una linea d'azione basata sugli insight finalizzata a offrire un'esperienza sempre migliore ai dipendenti.
Partner in primo piano
Oltre a essere SAP Gold Partner, BearingPoint è una società di consulenza gestionale e tecnologica radicata in Europa ma con un raggio d'azione globale. Per saperne di più, visita www.bearingpoint.com
HR Campus è SAP Gold Partner e partner certificato per SAP SuccessFactors Solution Operations, con attività in Svizzera e Liechtenstein. Per saperne di più, visita www.hr-campus.ch/en