SAP Runs SAP: Responsabilizzare il personale con un ambiente di lavoro moderno e digitale
Gestione ordinaria e migrazione di oltre mezzo milione di utenti
SAP SE doveva rivedere il proprio ambiente di lavoro digitale, riducendo al minimo le interruzioni per gli utenti. Grazie a un passaggio fluido a SAP Build Work Zone, dipendenti e utenti esterni ora godono di un’esperienza eccezionale che fornisce un accesso centralizzato intelligente ad applicazioni, processi, contenuti Web, conoscenze e informazioni, ovunque e su qualsiasi dispositivo.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell’azienda |
| High tech | Walldorf, Germania | 111.961 dipendenti |
utenti migrati.
gruppi convertiti in postazioni su SAP Build Work Zone.
di dati migrati.
Senior Product Owner, SAP SE
Soddisfare il bisogno da parte dei dipendenti di un ambiente di lavoro digitale moderno e fruibile
La tecnologia è cambiata drasticamente negli ultimi dieci anni: gli utenti di oggi si aspettano la stessa esperienza elegante, intuitiva e integrata di tipo consumer, mentre lavorano o mentre giocano. E quando gli utenti sono i dipendenti di uno dei più grandi fornitori al mondo di software applicativi aziendali, è possibile sostenere aspettative ancora più elevate.
Ma SAP SE ha scoperto che la decennale distribuzione interna della piattaforma di collaborazione SAP Jam, non più disponibile per l’acquisto e attualmente in modalità di manutenzione, non soddisfaceva più le sue aspettative. I sondaggi tra gli utenti mostravano il calo della soddisfazione interna e dei punteggi sulla fruibilità. I dipendenti desideravano un’interfaccia più rapida e moderna che li aiutasse a diventare più produttivi e connessi e a creare più facilmente siti aziendali.
SAP sapeva che era giunto il momento di portare il proprio ambiente di lavoro digitale interno a un livello superiore. Da qui, la decisione di offrire agli utenti uno strumento per creare siti aziendali intuitivi che consentono di accedere ai contenuti di cui hanno bisogno, da forum e feed a documenti e applicazioni, e di integrare senza problemi dati e processi di applicazioni SAP e di terze parti.
Ma con oltre 600.000 utenti, tra cui 111.000 dipendenti e circa 500.000 utenti esterni, SAP aveva bisogno di rendere il passaggio il più fluido possibile.
Head of Employee Digital Experience, SAP SE
Consentire una transizione quasi impercettibile a un generatore intuitivo di pagine senza codice
SAP ha deciso di passare da SAP Jam a SAP Build Work Zone, soluzione del portfolio SAP Build, che permette agli utenti aziendali di creare app, automatizzare i processi e progettare siti aziendali con la semplicità del drag-and-drop. La nuova soluzione creata con SAP Build Work Zone, illustrata nel diagramma dell’architettura sottostante, offre più capacità e funzioni, tra cui:
Una moderna esperienza di creazione di pagine senza codice con spazio di lavoro intuitivo, editor di temi, intestazione e menu, e funzioni per l’accessibilità
Una community che facilita discussioni di gruppo efficaci e consente a grandi gruppi di utenti, inclusi utenti interni ed esterni come clienti e partner, di scambiare best practice, raccogliere idee e tenersi informati
Hub di supporto che aiutano gli utenti ad accedere più facilmente alle informazioni sulle soluzioni, alle guide su come fare e alle note di rilascio attraverso integrazioni personalizzate con sistemi interni ed esterni
Un punto di expertise che consente lo scambio peer-to-peer su argomenti specifici offrendo un luogo centralizzato per la condivisione di informazioni e conoscenze
Passare a SAP Build Work Zone è stata la scelta intelligente anche per il mantenimento della continuità aziendale e la riduzione al minimo delle richieste a un team IT sovraccarico. Come spiega Eduardo Antunes da Cunha, senior product owner, “non si trattava di una migrazione tradizionale in cui si spostano i dati da un luogo all’altro. Si è trattato di una transizione integrata in cui si converte un’istanza di SAP Jam in una di SAP Build Work Zone eseguendo alcuni script, aggiornando il database e facendo cose che onestamente gli utenti non devono per forza conoscere nel dettaglio. Si conservano gli stessi utenti e contenuti e si converte tutto. I gruppi in SAP Jam diventano postazioni su SAP Build Work Zone, si aggiornano layout e modelli e la base di utenti e gli accessi rimangono invariati.”
Quindi, per esempio, per mantenere le connessioni da SAP Jam ad altri sistemi, il team IT doveva semplicemente aggiornare la parte finale dell’URL per garantire che tutto continuasse a funzionare senza problemi.
Nonostante l’elevato livello di personalizzazione nel vecchio sito SAP Jam, dalle intestazioni alle integrazioni e agli script, il progetto è stato gestito da un team IT molto ridotto. La complessità è stata aumentata dall’ampiezza della migrazione, che ha interessato:
15 milioni di documenti
oltre 40 flussi di lavoro di progetto, dalla formazione HR al coinvolgimento dei clienti, alla conformità e alla sicurezza
circa 30 integrazioni con diversi sistemi
Mettere contenuti e applicazioni a portata di mano degli utenti in modo contestuale
Il cutover a SAP Build Work Zone ha comportato una quantità incredibilmente esigua di interruzioni straordinarie, che non hanno richiesto formazione per la maggior parte degli utenti. Come osserva Antunes da Cunha, “Venerdì, gli utenti lavoravano su SAP Jam. Lunedì hanno effettuato l’accesso ed erano su SAP Build Work Zone.”
Gli utenti si aspettavano un’esperienza nuova e ricca, accessibile da più dispositivi e che offrisse uno spazio di lavoro intuitivo, un editor di temi, un’intestazione e un menu moderni, un generatore di pagine senza codice potenziato con più colonne e layout migliori, e progressi nell’accessibilità. Mentre SAP Jam si concentra sui contenuti Web, SAP Build Work Zone combina contenuti Web e applicazioni aziendali, di SAP o di terze parti. Un passo enorme che aumenta notevolmente la produttività.
Subito dopo la migrazione, diverse migliaia di gruppi funzionavano senza intoppi, consentendo ai dipendenti di completare i task e interagire con clienti, partner e altri stakeholder. Ora, con un unico punto di accesso centrale per i contenuti Web e le applicazioni aziendali, i dipendenti godono di un’esperienza più olistica.
Un nuovo tool che si è rivelato popolare è la scheda di integrazione basata su SAPUI5 con cui accedere direttamente ad applicazioni esterne come Twitter e i tool Q&A. Antunes da Cunha osserva, “Prima, includere un widget personalizzato su una pagina era un processo zoppicante che richiedeva due o tre passaggi. Ora gli utenti possono aggiungere un widget personalizzato in un’unica fase.” Le schede di integrazione riuniscono contenuti che vanno dalle pagine Wiki e Microsoft SharePoint ai repository di documenti in SAP Build Work Zone. Li combinano con informazioni contestuali e significative e li collegano in diverse posizioni, in modo che gli utenti debbano aggiornarli una sola volta.
SAP Build Work Zone contribuisce inoltre all’agilità aziendale perché permette agli utenti di adattare rapidamente il sito in risposta al feedback e alle esigenze aziendali in evoluzione. L’azienda può lanciare le campagne in modo più efficiente, comunicare in maniera più efficace e con una portata più ampia, e incoraggiare una maggiore adozione da parte degli utenti. Inoltre, la trasparenza della comunicazione e la qualità della collaborazione aumentano il coinvolgimento dei dipendenti nella strategia e nella trasformazione aziendale.
L’IT, da parte sua, apprezza il fatto che non solo ha lanciato, ma può anche gestire SAP Build Work Zone impiegando un team ridotto. L’accesso self-service alle conoscenze tramite contenuti, forum e feed ha ridotto il numero di ticket di supporto e il carico di lavoro per l’IT. Nel frattempo, l’abilitazione e l’onboarding più rapidi degli utenti creano benefici non solo per l’IT ma per l’azienda nel suo complesso, per esempio consentendo ai consulenti di fatturare ore ai clienti più rapidamente.
Estendere le funzionalità per un’esperienza sempre più ricca
SAP Build Work Zone rappresenta un passo fondamentale per ottenere un’esperienza di livello enterprise per gli utenti. Sfruttando i vantaggi dell’integrazione e dell’estensibilità di SAP Business Technology Platform, quali configurazioni migliori e con elevata disponibilità, framework di connettività e integrazione più robusti, SAP può contribuire a mettere a prova di futuro lo sviluppo di questa piattaforma strategicamente importante.
Un unico miglioramento pianificato prevede l’inclusione del SAP Fiori launchpad in SAP Build Work Zone. Gli utenti potranno accedere a centinaia di app SAP Fiori (che abbracciano le attività più disparate, dai menu del pranzo alle richieste di ferie e alle buste paga) nel loro nuovo ambiente di lavoro digitale, aumentando ulteriormente la produttività e l’esperienza olistica.
Inoltre, il programma dei lavori prevede l’integrazione di SAP Build Work Zone con la soluzione SAP Build Process Automation e l’ambiente di sviluppo SAP Build Apps. Le varie aree aziendali potranno automatizzare i processi e pubblicare le proprie app in SAP Build Work Zone utilizzando strumenti low-code e no-code, ottenendo un maggiore controllo e lasciando al contempo un’adeguata governance all’IT.
L’azienda inoltre sta cercando di integrare le soluzioni SAP SuccessFactors in modo più approfondito in diversi scenari come l’onboarding, la gestione delle performance e il tracciamento degli obiettivi affinché i dipendenti possano svolgere senza problemi queste attività HR, comodamente dalla propria postazione di lavoro digitale.
Nel frattempo, l’integrazione di SAP Build Work Zone con il software di analisi aiuterà gli utenti a monitorare l’uso delle postazioni e SAP ad apportare ulteriori miglioramenti al suo nuovo ambiente di lavoro digitale.
Con la migrazione a SAP Build Work Zone, SAP ha gettato le basi per il miglioramento continuo del suo nuovo ambiente di lavoro digitale.