University of Toronto: arricchire le esperienze dei dipendenti e costruire una forza lavoro diversificata
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La trasformazione digitale della forza lavoro, finalizzata a ridefinire le esperienze di dipendenti e staff in risposta all'evoluzione delle esigenze di talenti diversificati, è una priorità chiave della University of Toronto. La tabella di marcia di questa trasformazione intende far fronte a esigenze immediate quali la digitalizzazione della didattica e la modernizzazione degli strumenti di recruiting, abilitando al contempo il rinnovo graduale dei sistemi legacy e l'adozione delle funzionalità di HR nel cloud. L'università ha implementato SAP SuccessFactors Human Capital Management Suite per snellire i processi di apprendimento, reclutamento e le attività correlate alle performance.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell'azienda |
| Università e ricerca | Ontario, Canada | 12.000 dipendenti a tempo pieno e 14.000 dipendenti part-time |
piattaforma didattica per tutti i dipendenti dell'ateneo e i collaboratori interinali.
accessi univoci a SAP SuccessFactors Learning.
piattaforma per l'acquisizione e la gestione dei talenti.
Assistant Vice President University Human Resources, University of Toronto
Creazione di esperienze realmente personalizzate per i dipendenti
Tra gli atenei più impegnati al mondo in attività di ricerca, la University of Toronto vede confrontarsi nelle sue aule eminenti studiosi di qualsiasi campo e disciplina per venire a capo delle più urgenti sfide con cui deve misurarsi il mondo di oggi. L'istituto ha raggiunto notorietà per le straordinarie innovazioni introdotte presso il campus e con i partner della città che la ospita, tra cui l'impiego avanzato dell'intelligenza artificiale o il ripristino delle facoltà motorie per persone che le hanno perse.
La natura altamente decentralizzata della University of Toronto l'ha portata nel tempo a utilizzare sistemi disparati e disconnessi, con attività manuali e cartacee nella gestione dell'HR. L'applicazione personalizzata, utilizzata per gestire quella che era una didattica prevalentemente in presenza prima della pandemia da COVID-19, era laboriosa secondo il parere degli utenti e aveva capacità limitate, anche a livello di analytics. L'aspetto più penalizzante, tuttavia, era che non aveva consentito un passaggio repentino alla didattica digitale allo scoppio dell'emergenza sanitaria. Il sito web aveva unicamente funzione di sistema di registrazione alla formazione, senza alcun collegamento esterno, e i dipendenti avevano bisogno di link specifici per iscriversi ai corsi. Per di più, era difficile da gestire e tenere aggiornato. Era carente sul piano della rendicontazione in materia di formazione e non si prestava a garantire la conformità con alcuni regolamenti dell'Ontario.
Costantemente alla ricerca di nuovi prospect capaci di pensare fuori dagli schemi, l'università si ritrovava con un sistema di HR legacy lento, inefficiente e incapace di mettere gli addetti al recruitment in condizione di lavorare al meglio. Per esempio, il sistema di monitoraggio degli aspiranti candidati costringeva gli addetti ad aprire e scaricare manualmente ogni CV e allegato. Così datato, il sistema produceva un impatto negativo sugli aspiranti candidati. I processi di assunzione e formazione avvenivano in modo informale, sostanzialmente su impulso del passaparola e dei contatti personali. Tipicamente compartimentate e puntuali, le soluzioni legacy erano prive delle funzionalità necessarie a supportare le esigenze dell'università, con conseguenti inefficienze nei processi di formazione e reclutamento.
L'università intendeva pertanto mettere a disposizione dei dipendenti un sistema completo di gestione della formazione. Con una forza lavoro intergenerazionale e in perenne evoluzione, la University of Toronto voleva trasformare l'employee experience in risposta a queste diverse aspettative e ai nuovi metodi di formazione e selezione del personale. Aveva necessità di distribuire una tecnologia integrata a livello di istituzione per supportare l'obiettivo della creazione di esperienze coerenti e convincenti per il personale.
Executive Director HR Transformation and Analytics , University of Toronto
L'adozione di soluzioni in cloud per rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti
La University of Toronto ha avviato la distribuzione graduale di SAP SuccessFactors Human Capital Management (HCM) Suite per imporre una veste grafica uniforme all'employee experience dell'intero personale docente e non docente, anche interinale. Ad oggi ha lanciato anche le soluzioni SAP SuccessFactors Learning, SAP SuccessFactors Recruiting e SAP SuccessFactors Performance & Goals.
La University of Toronto ora riesce a promuovere più formazione digitale e sta creando un piano di sviluppo individuale per i dipendenti. SAP SuccessFactors Learning permette ai dipendenti di scegliere programmi di formazione digitali o in aula didattica in linea con i rispettivi obiettivi professionali. Collegando le offerte formative alle competenze, i singoli utenti possono prefigurare chiaramente i propri percorsi di avanzamento di carriera. La stessa università può tracciare le iscrizioni ai corsi di formazione ed estrarre dati con cui informare il processo decisionale.
Per accrescere l'engagement, la University of Toronto ha messo in atto un processo di gestione attiva del cambiamento che prevedeva una serie di scambi con i principali stakeholder dell'esperienza di apprendimento dell'intero istituto. L'università accoglie con entusiasmo l'idea di poter valutare l'efficacia delle sue proposte e di fornire diverse tipologie di programmi finalizzati a incrementare l'adozione in base a quanto emerso dai dati. A ulteriore supporto dei suoi talenti, la strategia del personale ridisegnata dall'ateneo mette la sostenibilità delle persone al centro e in primo piano. Questo principio presuppone l'attitudine a trattare i dipendenti e il loro potenziale come la risorsa più preziosa di cui un'organizzazione dispone per favorire la resilienza, l'agilità e le prestazioni. Comporta una grande attenzione a far sì che gli individui siano sostenuti e valorizzati, anziché sfruttati, sprecati e avviliti. Le soluzioni SAP SuccessFactors sono un fattore abilitante della sostenibilità del personale in aree come la salute e la sicurezza, la fiducia e la trasparenza, l'emancipazione e la crescita, la diversità, equità e inclusione, il benessere e l'equilibrio, la motivazione aziendale e la responsabilità sociale d'impresa.
Executive Director HR Transformation and Analytics, University of Toronto
La creazione di esperienze migliori per i dipendenti
La University of Toronto ha reso più lineari le modalità di erogazione della formazione. Ne hanno tratto beneficio il processo di apprendimento, divenuto più efficace, e i manager, i quali hanno potuto individuare i moduli formativi da suggerire al loro staff. Ora, per esempio, l'università può promuovere proattivamente la formazione obbligatoria sui regolamenti provinciali, tracciare i corsi fruiti dai dipendenti e richiamare gli utenti che non li hanno terminati, il tutto toccando semplicemente un pulsante.
La soluzione SAP SuccessFactors Learning ha consentito all'università di sostituire l'erogazione di corsi in presenza con lo sviluppo di moduli online, e di utilizzare risorse didattiche disponibili in rete. Il risultato è stato un aumento della platea raggiunta dai corsi di formazione e, di conseguenza, una più forte adesione agli obblighi di compliance e una maggiore sensibilizzazione sulle novità apportate in materia di equità, diversità e inclusione. Per i dipendenti, la modalità online è servita a orientare il processo di apprendimento verso un singolo punto di riferimento, in cui esplorare i vai moduli di interesse e reperire i corsi di formazione che i manager indicano loro di seguire. Uno dei maggiori benefici ottenuti dall'implementazione di SAP SuccessFactors Learning è stato di natura esperienziale, dal punto di vista sia dei dipendenti che dei manager. Questi ultimi ora sanno quali corsi sono stati seguiti dai dipendenti e quali competenze hanno acquisito, mentre i primi sanno dove si situano le lacune e come devono muoversi per completare la formazione richiesta dai manager.
L'università stessa ha guadagnato in termini di efficienza nel processo di selezione, potendosi giostrare abilmente tra centinaia o persino migliaia di domande da cui riesce ad aprire e smistare rapidamente i curricula. La piattaforma unificata per l'acquisizione e la gestione dei talenti sta generando migliori esperienze per candidati, dipendenti e addetti HR, oltre ad assicurare trasparenza e facilità di connessione alle opportunità interne di mobilità e formazione. L'implementazione delle soluzioni SAP SuccessFactors Learning e SAP SuccessFactors Recruiting ha aiutato la University of Toronto a far emergere tanto le competenze quanto le lacune di talenti per orientare di conseguenza i programmi di assunzione e formazione e proiettare la sua forza lavoro nel futuro.
Assistant Vice President University Human Resources, University of Toronto
La migrazione alle soluzioni SAP SuccessFactors solutions nel cloud
Volendo passare dai sistemi on-premise al software in cloud per migliorare ulteriormente l'esperienza dei dipendenti, la University of Toronto ha in programma di avvalersi di ulteriori soluzioni SAP SuccessFactors. Avvierà pertanto la migrazione dalla soluzione SAP ERP Human Capital Management alla soluzione SAP SuccessFactors Employee Central per concorrere a rivoluzionare il modo in cui i manager interagiscono con i dipendenti e li rendono più produttivi grazie a strumenti self-service. La tecnologia digitale aprirà la strada all'implementazione di nuovi framework di ruoli professionali e strutture organizzative a supporto di flussi di lavoro avanzati, quali l'assegnazione automatica di corsi di formazione a gruppi selezionati di dipendenti. L'ateneo intende lanciare l'app SAP SuccessFactors Mobile con SAP SuccessFactors Employee Central per consentire a dipendenti e manager di accedere alle informazioni e interagire tra loro faccia a faccia in qualsiasi momento e luogo.
Nei prossimi anni la University of Toronto valuterà l'utilizzo delle soluzioni SAP SuccessFactors Compensation, SAP SuccessFactors Onboarding e SAP SuccessFactors Succession & Development.
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