מה RPA עושה

RPA משתמש בבוטים של תוכנה כדי לבצע אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן שצורכות בדרך כלל זמן עבור בני אדם. משימות אלה פשוטות ומבוססות כללים, כלומר הן עוקבות אחר הוראות מוגדרות מראש ומובנות להשלמת משימות.

הבוטים האלה מתקשרים עם יישומים באותה דרך שבני אדם עושים - על ידי לחיצה על לחצנים, הזנת נתונים והעברת קבצים - אבל הם מבצעים את הפעולות האלה הרבה יותר מהר ועם פחות שגיאות.

משימות RPA נפוצות כוללות:

• הזנת נתונים ושליפה: אוטומציה של קלט חוזר ואחזור נתונים.
• טיפול בקבצים ומסמכים: מנהל קבצים ותהליכים.
• השוואה ובדיקת תקינות נתונים: מבטיח דיוק בין מערכות.
• יצירת דוח: אוסף ומהדר נתונים בדוחות.
• עיבוד תנועה: מבצע פעולות שגרתיות במערכות עסקיות.

באופן קריטי, RPA פועלת ברמת ממשק המשתמש, מה שאומר שהיא לא משנה את המערכות הבסיסיות או דורשת שילובים מורכבים. במקום זאת, הוא עובד בצורה חלקה ביישומים קיימים כדי לפשט תהליכי עבודה ולשפר יעילות.

למה RPA חשוב

עובדי המשרד מבלים שעות בכל שבוע במשימות שחוזרות על עצמן כמו הזנת נתונים ואישורים, שדורשות מעט יצירתיות או חשיבה ביקורתית. אם משימות אלה אוטומטיות, עובדים יכולים להתמקד בעבודה בעלת ערך גבוה יותר כגון טיפול בלקוחות, פתרון בעיות וניתוח עסקי.

בוטים של RPA יכולים גם למלא תפקיד חיוני בטרנספורמציה הדיגיטלית של חברה, מכיוון שהם עובדים בכל יישום בערימה טכנולוגית, כולל מערכות מדור קודם. מכיוון שהם מחקים פעולות אנוש בממשק המשתמש, ארגונים לא זקוקים למשאבי IT נרחבים, תוכנה מותאמת אישית או גישת API לאוטומציה של תהליכים.

כיצד RPA עובד

RPA פועלת באמצעות בוטים של תוכנה, שהם תוכניות שנועדו לבצע פעולות ספציפיות ללא התערבות אנושית. תוכנת RPA המותקנת על שולחנות עבודה או שרתים בונה, פורסת ומנהלת בוטים הפועלים בין יישומים, אתרי אינטרנט וכלים פנימיים.

כדי לבצע משימות, הבוטים האלה מחקים התנהגות אנושית על המסך - לחיצה על לחצנים, בחירת תפריטים והזנת טקסט בדיוק כפי שאדם היה. מפתחי Citizen יכולים לרשום רצף של שלבים בזמן ביצוע משימה, והמערכת ממירה פעולות אלו לתהליכי עבודה הניתנים לחזרה שבוטים מבצעים ביעילות ובדייקנות. תהליך זה ידוע כרישום תהליך עבודה.

לאחר יצירת תהליך עבודה, מפתח אזרח יכול לשתף פעולה עם מפתח תוכנה כדי להבטיח שהוא עומד בתכנות תהליכים מייעלי עבודה ודרישות האבטחה של הארגון שלהם.

סוגי RPA

ישנם שני סוגים עיקריים של RPA:

• RPA ללא השגחה: בוטים מפעילים תהליכים באופן עצמאי, תוך אינטראקציה ישירה עם מערכות מחשב. לוחות זמנים או תנאים ספציפיים מפעילים תהליכי עבודה להפעלה.
• RPA נוכח: בוטים עובדים עם בני אדם על תהליכים מורכבים יותר שאי אפשר לבצע להם אוטומציה מלאה. בני אדם יוזמים את תהליכי העבודה לפי הצורך.

יישומי RPA משותפים: דוגמאות ומקרי שימוש

מגוון רחב של תעשיות ופונקציות עסקיות מיישמות RPA על התהליכים שלהן. עדכון רשומות לקוח הוא מקרה שימוש RPA משותף. להלן מספר דוגמאות שבהן הוא מספק ערך משמעותי:

כספים

צוותי חשבונאות משתמשים בבוטים לא מפוקחים כדי לשלוף נתונים מחשבוניות ולהזין אותם למערכות ERP, להתאים דפי מצב חשבון בנק עם רשומות פנימיות וליצור דוחות פיננסיים בלוח זמנים. בוטים אלה פועלים ברקע ללא כל קלט אנושי לעיבוד נפחים גבוהים של מסמכים.

משאבי אנוש

מגייסים עובדים לצד בוטים נוכחים כדי לייצר מכתבי הצעות תעסוקה, לנהל שילוב עובד חדש ולעדכן רשומות עובדים, מה שמפחית זמן סבב באופן דרמטי.

פעולות

יצרנים וצוותי שרשרת אספקה משתמשים בבוטים ללא השגחה וגם בבוטים משתתפים. בוטים לא מפוקחים מטפלים במשימות שגרתיות כמו עדכון הזמנות רכש של מלאי ועיבוד הזמנות רכש, בעוד שבוטים משתתפים מסייעים בתהליכי עבודה מורכבים יותר כמו טיפול בחריגות.

תמיכת לקוחות

חברות עם רשתות לקוחות גדולות מרוויחות מבוטים לא מפוקחים שמעבדים הזמנות ומקלים על כרטיסי תמיכה 24/7. שינוי זה בנטל מאפשר לסוכנים אנושיים להתמקד באינטראקציות מורכבות יותר עם לקוחות.

החל מפרודוקטיביות מוגברת ועד פחות שגיאות, מקרי שימוש אלה של RPA מדגישים כיצד בוטים מספקים ערך ניתן למדידה בין ארגונים.

אוטומציה חכמה משופרת של RPA ו-AI

מעבר לבוטים המסורתיים, סוכנים המונעים על-ידי AI משתמשים כעת בבינה מלאכותית יצרנית כדי לסיבה באמצעות נתונים לא מובנים (לדוגמה, פירוש הכוונה לדוא"ל) לפני הפעלת תהליך עבודה של RPA. כתוצאה מכך, ארגונים יכולים לבצע אוטומציה לתהליכי עבודה מורכבים יותר, כולל עיבוד חשבוניות בפורמטים מרובים, שליפת תובנות ממסמכים ומתן מענה לפקודות קול או טקסט.

במילים אחרות, RPA חכם מרחיב אוטומציה מעבר לתהליכי עבודה מובנים, ומאפשר אוטומציה של משימות שדרשו בעבר שיקול דעת אנושי. היפראוטומציה לוקחת זאת הלאה על-ידי מטרה לנהל תהליכים עסקיים שלמים. היא משלבת RPA חכם עם כריית תהליכים וכלי ניתוח כדי ליצור מערכת אקולוגית מחוברת של אוטומציה.

היפראוטומציה גם מחפשת באופן רציף דרכים לאוטומציה ומיטוב. גישה פרואקטיבית זו מניעה יעילות ומאיצה את הטרנספורמציה הדיגיטלית בכל הארגון.

תכנון גישת RPA

גישה מוצלחת ל-RPA מתחילה בהערכה אסטרטגית של תהליכי עבודה קיימים. זהה תהליכים ומקרי שימוש שבהם האוטומציה לא חוסכת זמן בלבד, אלא מסירה צווארי בקבוק תפעוליים ומשפרת את חוויית הלקוח. המטרה היא לזהות תהליכים חוזרים, מבוססי כללים ונפח גבוה כדי לתעדף היכן שהאוטומציה מספקת את ההשפעה המשמעותית ביותר על יעילות וחיסכון בעלויות.

ארגונים יכולים אז לעצב ולפרוס בוטים באמצעות פלטפורמות RPA מודרניות עם כלי פיתוח בקידוד נמוך, מה שמאפשר לעובדים שאינם טכניים לבנות ולהפעיל בוטים עבור המשימות שלהם.

תכנון ביצועים ויכולת הרחבה הוא חיוני. מנהיגים צריכים לצפות ניהול של מאות או אלפי תהליכי עבודה אוטומטיים לאורך זמן. הערכה מחדש ומיטוב מתמשכים מוודאים שהאוטומציות נשארות מתואמות לצרכים העסקיים המשתנים ומספקות ערך ארוך טווח.

אתגרים ומגבלות

בעוד RPA מציעה יתרונות משמעותיים, ארגונים צריכים לצפות לאתגרים מסוימים.

תחזוקה יכולה להיות תובענית מכיוון שבוטים מסתמכים על אלמנטים של ממשק משתמש, כלומר שגם שינויי יישומים קלים יכולים להפריע לאוטומציות. כדי להבטיח אמינות, עדכונים שוטפים, ניטור רציף ופיקוח חזק הם חיוניים.

חריגות כגון נתונים חסרים, הפרות כלל או שגיאות מערכת מהוות גם הן אתגר. פתרון שלהם דורש לעתים קרובות התערבות אנושית, שיכולה להאט תהליכים אם אינה מנוהלת כראוי.

בנוסף, דירוג RPA במספר מחלקות או תהליכי עבודה מורכבים יכול להיות קשה. ארגונים נתקלים לעתים בבעיות שילוב וזקוקים למסגרות פיקוח כדי לנהל פריסות בוטים גדולות.

כדי להתגבר על אתגרי דירוג, מנהיגים מאמצים אסטרטגיות אוטומציה של clean core באמצעות פלטפורמות כמו SAP Build כדי להבטיח שבוטים יישארו יציבים גם במהלך שדרוגי מערכת גדולים.

שאלות נפוצות