אוטומציית AP: מה זה ואיך זה עובד

העניין הגובר באוטומציה של חשבונות זכאים (AP) משקף באופן מדויק את מצב הרוח הכללי בקרב המנהיגים העסקיים של ימינו: בעוד שיש הרבה הזדמנויות חדשות שם, התחרות מעולם לא הייתה גרועה יותר ואין פשוט יותר מרחב תמרון להליכים ארדים או פעולות לא יעילות. עם היכולות המדהימות המונעות על-ידי AI של טכנולוגיות מודרניות, והתמקדות רבה יותר בלאי ואסטרטגיה, אוטומציית תהליכים נכנסה באמת לתוך שלה - וחברות מממשות במהירות את הכוח שלה להוציא אותן אל מתחת למשקל של שיטות עבודה כבדות נייר ומשימות חשבונאות ידניות נוטות לשגיאות.

בסקר האחרון שלהם, המכון לפעולות פיננסיות ומנהיגות (IFOL) מצא כי 56% מצוותי AP בילו למעלה מ-10 שעות בשבוע על עיבוד ידני של חשבוניות בלבד. וכמו שכולם יודעים, הזנת נתונים מסוג זה יכולה להוביל לשגיאות שעלות לכם כסף וזמן. למעשה, אם אתה משהו כמו המשיבים בדוח IFOL זה, אתה מסכים שהדירוג של "שגיאות נתונים, חריגות וסתירות" יהיה ליד החלק העליון של החששות החשבונאיים שלך. תודה, אלה סוגי האתגרים שאוטומציה של חשבונות זכאים יכולה להתמודד איתם בקלות.

מהי אוטומציית AP?

אוטומציה של חשבונות זכאים משתמשת בטכנולוגיות עוצמתיות המונעות על-ידי AI כדי לסייע לך לפשט ולהרחיב את תהליכי החשבונות הזכאים שלך מקצה לקצה. הוא מתחיל בחשבוניות אלקטרוניות, שניתן לקבל אותן באמצעות פורטל, ישירות מספק, או להמיר מנייר לפורמטים דיגיטליים. לאחר מכן, התהליך מאפשר לך לאמת נתוני אב במהירות ולהתאים בצורה חלקה חשבוניות מול מסמכי רכש כגון הזמנות רכש וקבלות טובין - מה שמוביל לאישורים מהירים ולתשלומים בזמן.

תהליך זה מפחית את הצורך בהתערבות ידנית, שלאחר מכן מוריד את הסיכון לשגיאות ומרחיב את היעילות הכוללת. פתרונות אוטומציית AP הטובים ביותר תומכים בעיבוד נתונים בזמן אמת וקבלת החלטות בטוחה—הקריטיות לשמירה על תזרים מזומנים ובריאות פיננסית בתוך הארגון שלך. וכאשר אתה מהיר ומדויק יותר בפעולות העיבוד, זה לא רק מפשט את הפעולות שלך אלא גם מחזק את קשרי הספקים שלך.

פיטולים של חשבונות זכאים מבוססי נייר

תהליכי AP ידניים ומבוססי נייר יכולים לגרור את היעילות התפעולית של הארגון שלך. הם קובעים את הזמינות של מידע על סטאטוס חשבונית ותשלום עבור הספקים שלך ואתה. הם מתנקזים משאבים עקב טיפול ידני, הזנת נתונים והתאמה. וכאשר הצוותים שלכם רודפים אחרי ניירות ומכניסים קריאות לסטאטוס תשלום, הם לא מבצעים משימות אסטרטגיות ולוחצות יותר. זה יכול להוביל לספקים נלחצים ואומללים - ושיש להם השפעה ישירה על העסק שלך, מכוח המשא ומתן שלך ועד ליכולת שלך למנף הנחות תשלום מוקדם.

הטבות אוטומציית AP

מהירות. דיוק. יעילות. אלה הדברים הראשונים שאנשים משייכים לאוטומציה של תהליך. אבל כאשר פתרונות עסקיים משולבים מזווגים לתהליכים מייעלי עבודה מודרניים של AP, התוצאה מתרחבת מעבר לסביבת AP ומסייעת לתמוך בשיתוף פעולה ונראות גדולים יותר בכל הצוותים ובעלי העניין שלך. להלן רק כמה מהיתרונות המרכזיים שתוכל לממש כאשר אתה ממכן את כל תהליך החשבונית עד תשלום שלך לאוטומטי:

• יעילות משופרת: על-ידי ייעול משמעותי ומשמעותי של תהליך הנפקת החשבונית והתשלום, אוטומציית AP מפחיתה את הזמן הדרוש לאישורים ומגדילה את הפרודוקטיביות הכוללת.
• עלויות מופחתות: אוטומציה מקצצת באופן משמעותי את עלות עיבוד החשבוניות על-ידי צמצום קלט ידני ועלויות עבודה משויכות, יחד עם הפחתת הוצאות הקשורות לאחסון מסמכים וטיפול בהם.
• ניהול תזרים מזומנים טוב יותר: אוטומציית תהליך AP מובילה למחזורי תשלום מהירים יותר, הזדמנויות להנחות תשלום מוקדם ותובנות לפי דרישה למאזנים שכולם עוזרים להגביר את ההון החוזר ולמטב את תזרים המזומנים.
• קשרי ספקים משופרים: מעבר להבטחת תשלומים בזמן, אוטומציית AP גובה את הדרך לתהליכים צפויים מחדש וערוצי תקשורת אמינים - בניית קשרי ספקים ושביעות רצון טובים יותר.
• עקביות עם תקנות גלובליות: על-ידי ריכוז נתוני תאימות מעודכנים מרחבי העולם, ניתן להפחית משמעותית את הסיכון ולהעצים החלטות מהירות יותר כאשר הזדמנויות גלובליות חדשות דופקות.
• דיוק מוגבר: רוב השגיאות אינן מכוונות… אך לא כולן. כלי אוטומציה משולבים של AP יכולים לסייע לך למנוע שגיאות מקריות—ולציין הונאה - לפני שהן מתרחשות.
• נהל חשבוניות וחשבוניות שאינן של הזמנות רכש עבור שירותים: המשמעות של העוצמה של בינה מלאכותית ולמידת מכונה היא שמערכות אוטומציית AP של היום יכולות לאחד ולעבד מגוון סטים של נתונים נפרדים, ללא פעימה חסרה.

מהי אוטומציית תהליך של חשבונות זכאים?

אוטומציית תהליך של חשבונות זכאים היא שיטה לצמצום ההתערבות האנושית וביטול משימות נוטות לשגיאות מתהליך חשבונות זכאים - או חשבונות זכאים -. זה נעשה על-ידי שימוש בתוכנת חשבונות זכאים המשולבת עם רשת עסקית מקוונת שמחברת שותפי סחר באופן דיגיטלי.

כיצד עובדת אוטומציית תהליך של חשבונות זכאים?

כלי אוטומציה של תהליך מוקדם היו יותר כמו רובוטים של שורת הרכבה מכל דבר אחר. הם עשו דבר אחד שוב ושוב ולא הגיבו טוב לסטיות או למורכבויות כלשהן. המוחות ב-AI ובמוחות מחוברים לענן בפתרונות AP של היום אוכלים מורכבות לארוחת בוקר. הם לומדים כשהם הולכים ומעבדים סוגים שונים של נתונים בקלות—אספקת תהליכי עבודה הניתנים להתאמה אישית ודיווח לפי דרישה. להלן כמה מהשחקנים הראשיים במערכות האוטומציה של AP הטובות ביותר כיום:

• בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה (ML): עם טכנולוגיות אלה בליבה שלהן, מערכות אוטומציית AP משתפרות לאורך זמן על-ידי למידה מנתונים היסטוריים. הדבר מאפשר התחלה מהירה של אף תהליכי העבודה המורכבים ביותר - שיפור הדיוק והמהירות על פני הלוח.
• זיהוי תווים אופטי (OCR): OCR ממיר תמונות של טקסט מוקלד, בכתב יד או מודפס לטקסט מקודד מכונה, בדרך כלל ממסמך סרוק. היישום של AI שיפר במידה ניכרת את הדיוק והגמישות של היכולות שלו.
• Rbotic Process Automation (RPA): במקום רובוטים פיזיים, RPA משתמש ברובוטי תוכנה (בוטים) כדי לבצע אוטומציה של משימות ידניות שחוזרות על עצמן. כמו כל השאר, הבוטים האלה התפתחו במידה רבה בשנים האחרונות וכעת הם יכולים להתמודד עם משימות מורכבות ובלתי צפויות יותר.
• אוטומציה של תהליך עבודה דיגיטלי: הדבר כולל יצירה של נתיבים אוטומטיים לאישור חשבוניות, כאשר חשבוניות מנותבות אלקטרונית על בסיס קריטריונים ספציפיים כגון סכום חשבונית, ספק או מרכז עלות - כך שהאדם הנכון יכול לאשר את החשבונית הנכונה בזמן הנכון.
• חילופי נתונים אלקטרוניים (EDI): EDI מאפשר החלפה ממוחשבת למחשב של מסמכים עסקיים בפורמט אלקטרוני תקני בין שותפים עסקיים. זה עוזר להגביר את הדיוק והמהירות - וגם מעצים בקרות פרטיות ואבטחה מחמירות יותר.

אילו משימות של חשבונות זכאים ניתן לבצע אוטומציה?

לכל חברה יהיו פרוטוקולים ותהליכי עבודה ייחודיים משלה. הרשימה שלהלן פשוט מפרטת חלק מהמשימות שהאוטומטיות הנפוצות ביותר:

• הזנת נתונים ולכידת חשבוניות: בדרך כלל, טכנולוגיית OCR המשולבת עם AI משמשת ללכידת נתוני חשבונית במהירות ובדייקנות, כמו גם כל מסמך נייר אחר שיש לבצע עבורו דיגיטציה.
• התאמת חשבוניות ובדיקת תקינות: מערכות אוטומטיות תואמות לחשבוניות עם הזמנות רכש וקבלות תואמות, ומאמתות את הדיוק לפני המשך העיבוד. זה מבטיח שהתשלומים מבוצעים רק עבור תנועות מאומתות, ובכך משפרים את הבקרה הפיננסית.
• ניתוב אישור ותהליכי עבודה: נקבעו כללים מוגדרים מראש עבור תהליכי אישור חשבונית, מה שמוודא שהמסמכים הנכונים עוברים לאנשים הנכונים (עם רמת האבטחה הנכונה).
• תזמון וביצוע של תשלומים: מערכות אוטומטיות מתזמנות תשלומים בהתבסס על מועדי פירעון ואסטרטגיות תזרים מזומנים של חברה. לאחר מכן הם מבצעים תשלומים, מנהלים העברות קרנות אלקטרוניות, ממטבים משאבים פיננסיים ועומדים בתקנות אזוריות.

כיצד להפוך חשבונות זכאים לאוטומטיים

זה לא כשלי מערכות שמדרבנים פרויקטים של טרנספורמציה דיגיטלית - זה תכנון גרוע ותקשורת לקויה. אסטרטגיות מוכחות אלו יכולות לסייע לך ליצור ולבצע פרויקט אוטומציית AP מוצלח:

• הערך תהליכי חשבונות זכאים עדכניים וזהה פערים: התחל בבדיקה מעמיקה של תהליכי חשבונות זכאים הקיימים שלך כדי לזהות חוסר יעילות ותחומים שיכולים ליהנות מאוטומציה. הערכה זו תסייע להצביע על צרכים ספציפיים ותגדיר את השלב עבור פתרון אוטומציה מותאם אישית.
• בחר את תוכנת אוטומציית AP הנכונה: בחר תוכנה שמתאימה לצרכים הספציפיים של הארגון שלך. התחשב בגורמים כגון תאימות עם מערכות קיימות, קלות שימוש, יכולת הרחבה ויכולת לתמוך בפעולות גלובליות, במידת הצורך.
• הגדר לכידת חשבוניות דיגיטליות (OCR והנפקת חשבוניות אלקטרוניות): יישם טכנולוגיות כמו OCR והנפקת חשבוניות אלקטרוניות כדי לעבור מפורמטים מבוססי נייר לפורמט דיגיטלי, תהליך בסיסי עבור הפחתת הזנת נתונים ידנית והגדלת הדיוק.
• קבע תצורה של תהליכי עבודה אוטומטיים והיררכיות אישור: בסס כללים ותהליכי עבודה ברורים עבור עיבוד חשבוניות ואישורים. יש לתכנן אותם כדי לייעל תהליכים, להפחית עיכובים ולהבטיח תאימות למדיניות החברה.
• בנו אסטרטגיית תקשורת, משוב והדרכה חזקה: אינטגרציות התוכנה הטובות ביותר קורות כאשר מנהלים לוקחים זמן כדי ללמוד את נקודות הכאב ומאחלים רשימות של כל צוותי הליבה שלהם. הקדש זמן כדי לתקשר את היעדים והרציונל של החברה שלך מלמעלה למטה לבחירת פתרונות חדשים. בנה מחדש תפקידים ותחומי אחריות כדי לוודא שהאוטומציה לא לוקחת משרות, אלא שהיא משחררת את הצוותים שלך לפתח מיומנויות אסטרטגיות וניתנות לשיווק יותר.

כיצד לבחור תוכנת אוטומציית AP

כשאתה מתמודד מול תחרות חסרת תקדים וכוחות שוק לא בטוחים, אתה צריך לתפוס כל הזדמנות שאתה יכול להיות רזה ומהיר יותר, ולהשיג תובנה מונחית-נתונים ונראות רבה יותר לכל חלק בפעולתך. טכנולוגיות ש - רק לפני כמה שנים - היו "נחמדות שיש" הפכו כעת לחיוניות. חשוב יותר מתמיד שתפתחו אסטרטגיה מושכלת וארוכת טווח לבניית תיק טכנולוגיה שעונה בדיוק על הצרכים הייחודיים שלכם, ומאפשר בקלות להתרחב ולציר עם הנוף העסקי המוסט. להלן רק כמה מהשלבים המעורבים בהערכת תוכנת אוטומציית AP:

• הבן את דרישות תהליך ה-AP שלך: הגדר בבירור את צורכי האוטומציה שלך, כולל מאפיינים חיוניים שיטפלו באתגרים ספציפיים בתוך התהליכים הנוכחיים שלך.
• הערך יכולת הרחבה וגמישות: ודא שהתוכנה יכולה להתאים לצמיחה ולהתאים אותה לתהליכים עסקיים ותקנות משתנים.
• הבטח יכולות שילוב עם מערכות קיימות: התוכנה צריכה להשתלב בצורה חלקה עם מערכות ה-ERP והפיננסיות הקיימות שלך כדי לשמור על עקביות נתונים ולפשט פעולות בין פונקציות עסקיות.
• תעדף ידידותיות למשתמש וממשקים אינטואיטיביים: בחר תוכנה עם ממשק אינטואיטיבי כדי למזער את עקומת הלמידה ולמקסם את שיעורי האימוץ בקרב הצוות שלך. ידידותיות למשתמש היא המפתח למינוף מלא של מאפייני התוכנה.
• העריכו את מאפייני האבטחה והתאימות: חיוני שלתוכנה יהיו אמצעי אבטחה חזקים להגנה על נתונים פיננסיים רגישים - ושהיא תומכת בתאימות לדרישות הרגולטוריות בכל המדינות שבהן החברה שלך פועלת.
• בדוק את המוניטין ושירותי התמיכה של הספק: חקור את המוניטין של הספק בשוק ואת איכות תמיכת הלקוחות שלו. שירות לקוחות אמין חיוני לפתרון בעיות מהיר ולהבטחת ביצועי מערכת מתמשכים.

שתף מאמר זה

גלה תוכן קשור

קרא עוד