סקירת מערכת מעקב אחר מועמד

מערכת מעקב אחר מועמדים (ATS) היא יישום תוכנה למשאבי אנוש (HR) שמסייעת לארגונים לנהל משימות גיוס וגיוס באופן דיגיטלי. הוא משמש כבסיס הנתונים המרכזי עבור פרטי משרה ומגיש מועמדות שבהם דרישות עבודה, פרסומים והגשות מועמדות מנוהלות ומגישי מועמדות מסוננים ונבחרים.

ATS תומך בביצועים של משימות נפוצות כגון יצירת תיאורי משרות, פרסום משרות באתרי קריירה ולוחות דרושים, סריקת résumé, תזמון ראיונות, איסוף משוב, ביצוע בדיקות רקע ויצירת מכתבי הצעה עם חתימות אלקטרוניות.

המערכת גם מנהלת את החוויה עבור מגישי מועמדות לעבודה. זה כולל חיפוש עבודות, הגשת מועמדות מקוונת ובדיקת הסטאטוס של יישום, כמו גם יצירת הודעות למגישי מועמדות.

מה עושה מערכת מעקב אחר מגישי מועמדות?

ATS משמש כבסיס נתונים עבור מגישי מועמדות לעבודה, אוטומציה וניהול של תהליכי העבודה המשויכים לתהליך הגיוס. הוא מאפשר למנהלים מגייסים ומגייסים לקצץ בנפח הרזומים שהתקבלו כדי שיוכלו למקד את זמנם במפונים המוכשרים ביותר.

עם היכולת לתכנת כללים עסקיים לתוך ATS, חברות יכולות לוודא שהן עוקבות אחר נוהלי העבודה של עבודה מומלצים תוך הבטחת שליחת מגישי מועמדות לנתונים אישיים.

מי משתמש במערכת מעקב אחר מועמד?

חברות בכל הגדלים והתעשיות משתמשות במערכות מעקב אחר מועמדים כדי לארגן, לחפש ולתקשר עם מגישי מועמדות לעבודה ולנהל את תהליך הגשת המועמדות למשרה שלהם. בעוד שבעבר התחום של חברות Fortune 500 גדול יותר עקב עלויות קשורות ודרישות תשתית, כיום ארגונים קטנים יותר יכולים למנף את החיסכון בעלויות של הצעות תוכנה כשירות (SaaS) בענן.

למה ATS חשוב?

ATS מאיץ את תהליך הגיוס. על-ידי מעבר מתהליכים לא מקוונים ומבוססי נייר לתהליך דיגיטלי אוטומטי, משימות גיוס וגיוס הן יעילות, משחררות זמן ומבטיחות תהליכי גיוס הוגנים ומתאימים ביותר.

להלן מספר דוגמאות לאופן שבו מערכת מעקב אחר מועמדים יכולה להפיק תועלת מארגון:

• עוד מגישי מועמדות: מערכת ATS מקלה על מחפשי עבודה לחפש משרות ולהגיש מועמדות באופן מקוון, מה שמגדיל את המספר הכולל של הגשות מועמדות.
• מחזורי גיוס מהירים: מגייסים יכולים לחפש במהירות את כל צבר המועמדים, לבחור מועמדים בעלי עניין ולהשקיע את זמנם בעבודה בעלת ערך גבוה יותר כגון ראיונות סינון, הפניות והצעות.
• שיתוף פעולה גדול יותר עם בעלי עניין: במהלך שלב הריאיון, מנהלים מגייסים בודקים ומספקים משוב על מועמדים במסגרת ה-ATS. ניתן לקבוע תצורה לכללים עסקיים כדי להפוך את ההתקדמות של מועמדים לאוטומטית באמצעות שלבי הסינון והגיוס.

האבולוציה של מערכות מעקב אחר מועמדים

לפני האינטרנט פורסמו פתיחות משרות בעיתונים מסווגים ובפרסומים בתעשייה. התהליך היה מבוסס נייר, דבר שהפך אותו לצורך זמן וקשה לניהול. מגישי מועמדות למשרה לא יכלו לקבוע בקלות את הסטאטוס של הגשת המועמדות. מגייסים ומנהלים מגייסים - בשל היקף הגזרה של פניות להעתקה קשה - לא הצליחו לזהות את המועמדים המוסמכים ביותר.

באמצעות טכנולוגיות דיגיטליות ומקוונות, הגשת מועמדות לעבודה הפכה לקלה הרבה יותר. אתרי תעסוקה גלובליים קידמו הזדמנויות עבודה לאנשים ברחבי העולם. לפתע הגיוס הפך לעסק נפח.

המערכות הראשונות למעקב אחר מועמדים פותחו בסוף שנות התשעים ושוכנו בשטחים. המערכות התמקדו בעיבוד ואחסון המספר העצום של הרזומות שהתקבלו תוך הבטחת ציות ועקביות בפרקטיקות הגיוס. מגייסים ומנהלים מגייסים גם הרגישו את ההשפעה של נפח גבוה כל כך של יישומים ועד מהרה מערכות אלה התפתחו לתמיכה בסינון מקדים, סריקת résumé, ניתוח, הודעות אוטומטיות וכלי ניתוח.

כיום, מערכות מעקב אחר מועמדים נפרסות בעיקר בענן ומוצעות כתוכנה כשירות, או SaaS, פתרון, עם יכולות בינה מלאכותית. ATS מבוסס ענן מבטל עלויות יישום כבדות ותהליכים לא יעילים, ומפחית את התלות ב-IT.

טכנולוגיית ATS התפתחה כדי לתמוך בדרישות גיוס מודרניות, שיכולות לכלול:

• תהליכי עבודה נתמכים על-ידי AI: פשטו את הגיוס באמצעות התאמה מונחית-AI, סינון אוטומטי, תזמון ראיונות וניהול הצעות דיגיטלי כדי להאיץ החלטות ולתמוך בתכנון כוח עבודה.
• גיוס וירטואלי: תמיכה במקומות עבודה מרוחקים ובמאמצי גיוס, כגון אתרי קריירה, תקשורת מועמדים, הצעות וראיונות.
• גיוס המוני: משיכה, מסך וגיוס נפחים גדולים של מועמדים במהירות לתעשיות ספציפיות, כגון בריאות, מכולת, מסחר אלקטרוני והייטק.
• נפחי מועמדים גבוהים: סנן נפחים גדולים של מועמדים עבור פתיחות ספציפיות.
• גיוס פנימי: זהה עובדים לקידום קידום פנימי.
• גיוון והכללה: הקפד להתאים ליוזמות הגיוס של חברה ולנהלי גיוס לא מוטים.

ATS תומך בתהליך הגיוס מפרסום משרה שפתוחה להצגה של מכתב הצעה. מאחר שנתוני הגיוס הם נתונים אישיים, מערכות מעקב אחר מועמדים מסייעות גם לחברות להישאר תואמות לחקיקה של הגנת נתונים כגון GDPR.

מקרי שימוש עבור ATS

מגייסים הם המשתמשים הפעילים ביותר של ATS. הם משתמשים במערכת על בסיס יומי כדי לנהל דרישות גיוס, לפרסם משרות פנויות, לסקור מגישי מועמדות ולנהל את ההתקדמות של מועמדים דרך שלבי הגיוס והגיוס.

מנהלים מגייסים משתמשים ב-ATS כדי להשתתף בתהליך הגיוס. המערכת מספקת להם גישה ישירה לדרישות גיוס פעילות כדי לסקור תיאורי משרות, מגישי מועמדות ומערכי Résumés ולראות את הסטאטוס של כל מועמד. מידע נוצר מה-ATS כדי להכין ולערוך ראיונות, וכן לאחסן משוב כמותי ואיכותי בעקבות ראיון.

מגישי מועמדות למשרות משתמשים ב-ATS כדי לחפש ולהגיש מועמדות למשרות, לבדוק סטאטוס הגשת מועמדות ולקבל הצעות משרה.

מה לחפש כשאתה שוקל ATS?

מערכות מעקב אחר מועמדים מוצעות כפתרונות עצמאיים או עשויות להיכלל כחלק מפלטפורמת תוכנה לגיוס מקצה לקצה הכוללת יכולות לניהול קשרי מועמדים (CRM).

תוכנת CRM משמשת לרוב במקביל ל-ATS. אך בניגוד ל-ATS, מערכות אלה משמשות כדי למשוך כישרונות ולבנות קשרים עם מועמדים שעברו למעמד של מועמד. מערכות ניהול קשרי מועמדים מתמקדות במעורבות מועמדים וביצירת חוויית גיוס חיובית כוללת.

חלק מהארגונים מעדיפים את הפשטות של הגשת מועמדות עצמאית ל-ATS עבור ניהול נתוני מועמדים. עם זאת, אפשרות זו מציגה כמה מגבלות. בעוד שמספיקות לעיבוד מועמדים פעילים, מערכות אלה אינן מספקות את היכולות הנדרשות לעיסוק וטיפוח מועמדים פסיביים.

תוכנת גיוס הכוללת פונקציונליות ATS ו-CRM מספקת את הגמישות והיעילות הגדולות ביותר לאורך כל המסע בין מועמד למועמד. ההטבות המשולבות כוללות:

• גישה לאתרי אינטרנט מתקדמים של קריירה
• דפי נחיתה מותאמים
• קמפיינים שיווקיים בדוא"ל
• מאגרי כישרונות גדולים יותר
• עניין ומעורבות גדולים יותר ממועמדים ברשימה קצרה
• מחזורי גיוס מהירים יותר
• שיתוף פעולה גדול יותר עם בעלי עניין פנימיים

פתרון גיוס מקצה לקצה מפחית עלויות ומבטל את המורכבות של ניהול מערכות מרובות במקביל.

שיקולים נוספים כוללים:

• מדרגיות: צורכי הגיוס של ארגון ישתנו, כך שהתוכנה חייבת להיות זריזה וניתנת להרחבה.
• שילוב: קבע מראש כיצד תשתלב הטכנולוגיה עם תוכנות גיוס אחרות וכן עם התשתית הטכנולוגית הכוללת של משאבי אנוש. שילובים אלה יתמכו בביטול תהליכי נתונים ידניים וביכולת לשלב נתוני גיוס עם נתוני עובדים.
• דרישות המשתמש: שקול את כל המשתמשים - מגישי מועמדות, מגייסים, מנהלים מגייסים - וודא שה-ATS מסוגל לספק חוויה יעילה וחיובית לכולם.

מהן היכולות של פלטפורמת גיוס מקצה לקצה הכוללת ATS ו-CRM?

להלן סקירה של המאפיינים והפונקציות המשולבים שניתן למנף באמצעות פתרון גיוס מקיף:

רישום משרה

• צור תיאורי משרה המדגישים כשירויות מועדפות.
• זהה הטיה מגדרית ובוחן ביצועים של משכורת באמצעות סריקות אוטומטיות.
• צור אתר אינטרנט ממותג על-ידי מעסיק עבור מחפשי עבודה.
• בנה ונהל פרסומים באתרי קריירה ובלוחות דרושים.
• השתמש ביישומים שניתן לקבוע את תצורתם לכל דרישה (הגשת מועמדות לנייד, הגשת מועמדות מהירה, ריבוי שלבים).

בודק מגישי מועמדות

• חפש יישומים פנימיים וחיצוניים באמצעות בסיס נתונים יחיד.
• קבע תצורה של שאלות סינון לפני יישום עבור כל פרסום.
• בצעו אוטומציה לאחסון וניתוח של נתוני résumé, כולל ניתוח.
• קבל התראות והתראות מותאמות אישית עבור כל תפקיד.
• ספק גישה מאובטחת לסוכנויות צד שלישי.
• הפק דוחות וכלי ניתוח בזמן אמת לאורך כל תהליך הגיוס.

מראיין מועמדים

• תזמן ראיונות ועקוב אחר התקדמות.
• אוסף משוב ומאחד אוטומטית דירוגי מועמדים.
• מספק גישה מאובטחת לפורטל מועמדים לקבלת מידע וסטאטוס נוכחיים.

גיוס ושילוב עובד חדש

• גש לטפסים ולתבניות ממותגות עם נתונים שמולאו מראש.
• צור והצג מכתבי הצעה עם יכולות חתימה אלקטרונית לסיבוב מהיר יותר.
• הפוך את תהליך פעולת Onboarding לאוטומטי.

מתי ארגון צריך ליישם ATS?

יישום ATS צריך להילקח בחשבון על-ידי ארגונים שצומחים במהירות ויש להם יעדי גיוס שאפתניים שמתאימים לאסטרטגיה העסקית הכוללת. דרישות נוספות יכולות לכלול התמקדות בסט מיומנויות מיוחד או בתפקיד שנמצא בביקוש גבוה, תמיכה במאמצי גיוס מסיביים או פתרון חוסר יעילות משמעותי בתוך משאבי אנוש שבו מודל נתונים מרוכז ותהליכי עבודה אוטומטיים יחסכו זמן וכסף. חוסר היעילות יכול להיות:

• מאמצי גיוס נמצאים במעקב בגיליון אלקטרוני.
• יש לשלוח את אותו פרסום משרות ידנית ללוחות דרושים מרובים.
• הזמן מושקע בסקירת נפח גדול של יישומים לא רלוונטיים.
• קשה להשיג משוב והחלטות מצוות הגיוס.
• משאבים פנימיים אינם זמינים לבנייה, אחזקה או שיפור של אתר קריירה קיים.
• מדידת ערך הגיוס קשה ולא עקבי.

מתי עלי לשדרג את ה-ATS שלי?

ארגונים רבים בוחרים לשדרג מ-ATS קיים לפלטפורמת תוכנה לגיוס מקצה לקצה, כולל יכולות מעורבות מועמדים ב-CRM.

ATS מיושן יכול לגרום לחוסר יעילות של משאבי אנוש הבאים:

• אותה הגשת מועמדות למשרה מוגשת לכל פתיחת עבודה.
• שיעור הורדה גדול מתרחש בתהליך הגיוס.
• טיפוח ומעורבות מועמדים קשים ולא יעילים.
• נוכחות הטיה לא מודעת אינה ידועה.
• אסטרטגיות גיוס ספציפיות, גיוס המוני כזה, התקדמות פנימית וגיוס וירטואלי, קשות אם אינן בלתי אפשריות.

מערכות מעקב אחר מועמדים, במיוחד כאשר הן משולבות בפתרונות גיוס מקצה לקצה, מספקות פלטפורמה מודרנית ומאובטחת עבור משאבי אנוש כדי למשוך, לזהות, לערב ולגייס את המועמדים הטובים ביותר. ATS מבטל תהליכים ידניים שצורכים זמן רב כך שמאמצי הגיוס יוכלו להסתנכרן באופן מושלם עם הצמיחה החזויה של החברה.