מהי מערכת ניהול ביצועים?
מערכת ניהול ביצועים עוקבת אחר הביצועים של העובדים באופן שהוא עקבי וניתן למדידה.
default
{}
default
{}
primary
default
{}
secondary
סקירת מערכת ניהול ביצועים
מערכת ניהול ביצועים עוקבת אחר הביצועים של העובדים באופן שהוא עקבי וניתן למדידה. המערכת מסתמכת על שילוב של טכנולוגיות ומתודולוגיות כדי להבטיח שאנשים ברחבי הארגון מתואמים עם - ותורמים ל—היעדים האסטרטגיים של העסק.
המערכת משתפת פעולה, כאשר מנהלים ועובדים עובדים יחד כדי לקבוע ציפיות, לזהות יעדי עובד, להגדיר מדידת ביצועים, לשתף הערכות ביצועים של עובדים ולספק משוב.
כאשר מוגדרת כראוי ומוחלת באופן עקבי, מערכת ניהול ביצועים מגדילה את הפרודוקטיביות הכוללת של כוח העבודה. העובדים מושקעים יותר בעבודתם והתחלופה מזערית בעוד שההכנסות לעובד מקסימליות.
מהם האלמנטים העיקריים של מערכת ניהול ביצועים?
ניתן ליישם תוכנת ניהול ביצועים בענן, באתרים או בתוך סביבה היברידית.
פלטפורמת ענן או ענן משאבי אנוש מספקת מגוון יתרונות כולל קיבולות אחסון נתונים גדולות יותר, אבטחה חזקה יותר ושילוב קל יותר עם יישומים משלימים, כגון למידה ופיתוח, פיצויים ומערכות ממוקדות אנשים אחרות.
שלושה תהליכים מרכזיים במערכת ניהול ביצועים
מערכת ניהול ביצועים מסתמכת על שלושה תהליכים עיקריים:
-
תכנן ופעל עם ניהול מטרות
- התאם את ביצועי העובד ליעדים של הארגון.
- הקצה עבודה בעלת משמעות ומימוש כדי להגביר את מעורבות העובדים.
- התאם במהירות יעדים כאשר עדיפויות עסקיות משתנות.
-
מעקב עם ניהול ביצועים מתמשך
- עקוב אחר מטרותיו של כל עובד כדי להבטיח תיאום מתמשך עם מטרות ארגוניות.
- ספק משוב והדרכה כדי לשפר ביצועים.
- הכר בתוצאות טובות בזמן התרחשותן.
-
הערך וזהה באמצעות הערכות ביצועים
- הערך ביצועים באופן עקבי ומדויק.
- הכר ותגמל מבצעים חזקים.
- השתמש בתובנות מונחות נתונים מהמערכת כדי לכמת את הערך שכוח העבודה שלך מספק לעסק.
האבולוציה של מערכות ניהול ביצועים
עסקים מנהלים את הביצועים של יחידים במשך מאות שנים. אך אחד הדגמים הפורמליים הראשונים הוצג במהלך מלחמות העולם הראשונה והשנייה כאשר הצבא היה צריך להבין את החוזקות והיכולות של כל חבר כדי ליידע אסטרטגיות קרב.
עד אמצע המאה ה השתמשו בהערכות ביצועים על ידי עסקים לציון הביצועים של עובדים בודדים ולהקצאת תגמולים.
בשנות השישים החל המוקד לעבור לפיתוח עובדים, שם נערכו דיונים בין עובד למנהלו על מנת לבחון ביצועים ו—שם הועילו - להיכון להוראה ולהכשרה כדי לסייע לעובד להשתפר ו/או להתקדם בקריירה שלו.
בשנות ה התערבו מספר היבטים של תוכנות ניהול ביצועים מסורתיות עקב טכנולוגיה טובה יותר, כגון מחשוב ענן, שיפורים בממשקי המשתמש ובינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה. עם זאת, רוב המערכות ממשיכות להדגיש את הערכת העובדים והתגמול על בסיס רבעוני או שנתי.
בעוד שההכרה נותרה היבט חשוב בניהול ביצועים, עסקים עוברים לגישה הוליסטית יותר, כזו שמספקת משוב והדרכה מתמשכים לעובדים כדי לסייע להם להשיג את יעדיהם.
מי משתמש בתוכנה לניהול ביצועים?
כל חברה עם בסיס עובדים - ללא קשר לתעשייה או לגודל - תיהנה ממערכת ניהול ביצועים.
למרות שכל עובד יתקשר עם המערכת בשלב מסוים, משתמש הכוח הוא ראש הצוות או המנהל עם כפופים ישירים.
- עובדים עובדים עם המנהלים שלהם כדי להגדיר יעדים של עובדים. הם בונים את הערכות הביצועים האישיות של העובדים שלהם במערכת, ומשתתפים במחזורי סקירה של 360 מעלות אם מודל זה נמצא בשימוש.
- אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש מגדירים את התהליכים והמערכות של משאבי אנוש שתומכים במחזור ניהול הביצועים. הם עובדים עם מנהלים ועובדים כדי להבטיח שהתהליכים הוגנים ושכל שלב מתבצע מבעוד מועד.
- מנהלים הם משתמשי הכוח של המערכת וחייבים לוודא שכל עובד משתתף באופן פעיל בתהליך. מנהלים אחראים בסופו של דבר לביצועים של הצוותים שלהם.
מדוע מערכת ניהול ביצועים חשובה?
יחד עם יעילות מוגברת של כוח העבודה, מעורבות גבוהה יותר של עובדים, מחזור נמוך יותר והכנסה מקסימלית לעובד, מערכת ניהול ביצועים שמשולבת כראוי במערכות עסקיות סמוכות יכולה לספק תובנות בעלות ערך שיודיעו על החלטות רחבות יותר של ניהול הון אנושי.
לדוגמה, מערכת ניהול ביצועים מאחסנת ומכמתת נתונים מאינטראקציות של עובד/מנהל כולל שאיפות קריירה פרטניות, סטים של מיומנויות מתאימות והתאמה כוללת לתכנון מציאת מחליף. בעזרת תובנות אלה ניתן להשקיע מימון למידה ופיתוח באופן התומך בצורה הטובה ביותר בצרכי העסק והעובד.
תוכנת ניהול ביצועים מספקת מבט מדויק ובזמן אמת על כוח העבודה המסייע בתכנון ואסטרטגיה של אנשים.
מהם תהליכים מייעלי עבודה בניהול ביצועים?
עקביות ושקיפות הן המפתח למיטוב תהליך ניהול הביצועים. מעגל ניהול היעדים, ניהול ביצועים מתמשך והערכה נמשכים. לאחר השלמת המחזור, זוהו יעדים קיימים וחדשים והמחזור מתחיל שוב.
שיטות עבודה מומלצות כוללות גם מתן משוב מתמשך ואינטראקטיבי במהלך השנה לעומת רק במהלך שלב הערכת הביצועים. שיחות ביצועים צריכות להיות נינוחות ופתוחות. עובדים ומנהלים חייבים להקדיש זמן כדי לחדד מיומנויות אלה אם ברצונם לשפר את האינטראקציות שלהם.
כדי להבטיח שמתודולוגיה עקבית מוחלת על הערכות עבור עובדים בתפקידים דומים ברחבי החברה, יש ליישם תהליך כיול.
התפתחויות ומגמות בניהול ביצועים
ניהול ביצועים מתמשך
ארגונים עוברים מניהול ביצועים מסורתי למודל ניהול ביצועים מתמשך (CPM). תהליך ה-CPM פחות רשמי עם עובדים ומנהלים עוסקים בתדירות גבוהה יותר. דיונים חד-פעמיים מתוכננים באופן קבוע ומשוב מתמשך מסייעים לעובדים להישאר במסלול. עבור מנהלים, אסטרטגיית CPM מקלה על מעקב אחר הישגי העבודה והחולשות של עובד על-ידי טיפול בבעיות כשהן מתרחשות. ניתן להתאים יעדים כשינוי יעדים ארגוניים עבור מודל עבודה גמיש ומגיב. העובדים מקבלים משוב בזמן רב יותר לעומת המתנה של 6 עד 12 חודשים לפגישה רשמית שעשויה להתעלם מהישגים שהתרחשו קודם בתקופת הביצוע. מודל ה-CPM גם מבטל הפתעות ומזרז מחזורי שיפור.
חסרי מקום ועובדי שטח
עובדים חסרי מעש, הידועים גם כעובדי שטח, הם עובדים שמשלימים משימות הרחק משולחן או מטה של חברה ובעלי גישה לא עקבית למערכות פנימיות ולערוצי תקשורת, בניגוד לעובדים מרוחקים ששומרים על גישה למערכות אלו תוך כדי עבודה מהבית. דוגמאות לכך כוללות אנשים שעובדים בתוך מגזר האירוח, משאבי טבע, ייצור ובריאות. לאור אופי עבודתם, עובדים חסרי דסק לרוב לא משתלבים בקלות במערכות קיימות. על הארגונים לוודא שמערכות ניהול הביצועים שלהם מסוגלות לתמוך ביעילות במקטע חשוב זה של כוח האדם.
צוותים דינמיים
מערכות ניהול ביצועים מודרניות חייבות להיות זריזות מספיק כדי להתאים לשינויים בעסק, כולל דינמיקה של הצוות. משמרת יוצאת מדגמי צוות מסורתיים וזריזים למודל דינמי:
שאלות נפוצות של מערכות ניהול ביצועים
מערכת ניהול ביצועים יכולה לסייע בפתרון טווח של בעיות עסקיות, כולל:
- אובדן מועמדים מובילים עקב כישלון בהכרה ובתגמול של מבצעים מובילים
- הפסדים פיננסיים עקב שיטות עבודה לא יעילות שאינן תואמות ליעדים של העסק
- מחסור במתודולוגיה תקנית להנחית החלטות לגבי פיצויים, קידום והפסקת עבודה
- חוסר היכולת להוכיח שהחלטות אלו היו מוצדקות אם היו מאותגרות באופן חוקי
תהליך ניהול הביצועים מורכב מסדרה של שלבים שבהם מנהלים ועובדים מנהלים יעדים, מנטרים ביצועים ומעריכים תוצאות. מערכות ניהול ביצועים מסורתיות עוקבות אחר קדנציה טיפוסית של סקירות רבעוניות, דו-שנתיות או שנתיות. מודל ניהול ביצועים מתמשך תומך בקצב תכוף יותר.
התהליך מתמשך. לאחר ההשלמה, זוהו יעדי עובד קיימים וחדשים והמחזור מתחיל שוב.
ישנם שלושה שלבים בתהליך ניהול הביצועים:
- תכנן ופעל עם ניהול מטרות.
- עקוב עם ניהול ביצועים מתמשך.
- הערך וזהה באמצעות הערכות ביצועים.
שילוב רחב טווח עם מערכות קיימות ארגונים רוצים שפלטפורמות ניהול הביצועים שלהם יספקו ערך גדול יותר לעסק. על-ידי שילוב עם מערכות ברחבי הפעולה, ארגונים יכולים לייעל ולהפוך תהליכים ידניים רבים לצורכים זמן רב כגון תהליכים משפטיים, גיליונות שכר ואחרים. שילובים אלה מספקים מבט רחב יותר על העסק, מה שמאפשר לארגון לפתח תובנות עמוקות יותר שעוזרות ליידע החלטות תפעוליות ואסטרטגיות רחבות יותר.
יישור עם דרישות רגולטוריות כמו ברוב תהליכי התכנון והאסטרטגיה של אנשים, הפעילויות הנתמכות על-ידי ניהול ביצועים חייבות להתרחב מעבר לגבולות האינטראקציות של עובד/מנהל. הפלטפורמה חייבת גם לקיים אינטראקציה עם מגוון מערכות ולתמוך בהן באופן יחסי לשמירת רשומות, אבטחת נתונים ודרישות תאימות רגולטוריות אחרות שמתאימות לחוקים ארגוניים וממשלתיים.
מוצר SAP
גלו את תוכנת ניהול הביצועים
התאם יעדים בכל הארגון שלך ובנה צוותים בעלי ביצועים גבוהים.