רכישה מול רכש - יודעים את ההבדלים

כשמשווים רכש ורכש, זה פחות על האופן שבו הם שונים, ויותר על האופן שבו הם משתלבים יחד. רכש הוא פרקטיקה עוקפת; זו המסגרת הפרוצדורלית והאנליטית שעומדת בבסיס פעילויות ניהול ההוצאות שלך. הרכישה מגיעה מאוחר יותר בתהליך זה, כאשר בדיקת הנאותות הושלמה והגיע הזמן להתחיל בפועל ולהשלים את הטרנזקציות.

לפני עשרים שנה, צוותי רכש ורכש הסתמכו יותר על גיליונות אלקטרוניים וניתוח ידני, מה שהגביל את הסוגים ונפח התובנות שברשותם. כיום, טכנולוגיה מתקדמת ותוכנה מאפשרת לבעלי עניין לפעול בבינה גדולה יותר ולאתר הזדמנויות אסטרטגיות שמרוויחות לעסק בכללותו. במאמר זה נבחן את שתי הפעילויות דרך עדשת הפרקטיקות המודרניות.

מהו רכש?

רכש מיועד למיקור ורכישת טובין ושירותים כדי לענות על צרכים עסקיים מידיים וארוכי טווח. מטרות הליבה שלו כוללות מיטוב של בסיס האספקה, ניהול עלויות לאורך מחזור החיים של טובין שנרכשו ואחזקה של קשרים חזקים עם ספקים קריטיים. תהליכי הרכש והטכנולוגיות היעילים ביותר הופכים ניהול הזמנות והזמנת הובלה לאוטומטיים ומשלבים נתונים כדי לסייע בהגברת היעילות, השקיפות והתאימות תוך תמיכה ביעדים עסקיים רחבים יותר.

שלבים בסיסיים בתהליך הרכישה

בעוד שלכל חברה יש הליכים תפעוליים ייחודיים, תהליך הרכש כולל בדרך כלל את השלבים הבאים:

• זיהוי ובדיקת תקינות של צרכים: תהליך זה מתחיל בהערכה מעמיקה של הצרכים הספציפיים של מחלקות שונות בחברה שלך, כדי לוודא שמאמצי הרכש שלך מתואמים כראוי גם עם היעדים העסקיים הרחבים שלך וגם עם הדרישות התפעוליות שלך.
• מחקר ובחירה של ספקים באמצעות מיקור אסטרטגי: תהליכי המיקור האסטרטגי הטובים ביותר חזקים ומונעים נתונים. הם כרוכים במאמץ מחקרי מאורגן לזיהוי ספקים פוטנציאליים ולהערכתם על סמך קריטריוני הליבה שלך (כגון ערך, מהימנות, אתיקה ואיכות).
• ניהול קטגוריות: זה כרוך בארגון ההוצאה שלך לקבוצות נפרדות של מוצרים או שירותים כדי למזער עלויות וסיכונים ולוודא שאתה מממש את הערך הטוב ביותר עבור כל רכישה. הוא ממנף כלי ניתוח של הוצאות כדי לזהות הזדמנויות לחיסכון ולמטב משא ומתן עם ספקים.
• משא ומתן וניהול חוזים: במהלך שלב זה, תנהל משא ומתן על התנאים השולטים בתנועות שלך עם הספק שלך. זה כולל בדרך כלל תמחור, לו"ז אספקה, תקני איכות ודרכים שבהן תטפל בכל שינוי או מחלוקת.
• ניהול והערכה מתמשכים של קשרי ספקים: תהליך רכש חזק אינו מסתיים בחוזה חתום אלא כרוך בהערכה מתמשכת וניהול קשרי ספקים. מלבד ביסוס תקנים, הדבר כרוך בתגובה מהירה לכל בעיה והגדרת השלכות ברורות על אי ציות.

מהו רכש?

רכש הוא הרכיב התנועתי יותר ברכש, המתמקד ברכישת הטובין והשירותים בפועל החיוניים כדי לשמור על גלגול. פונקציה זו כוללת אינטראקציה ישירה עם ספקים לצורך ביצוע הזמנות וניהול אספקות ותשלומים. צוותי הרכש היעילים ביותר יישארו גם הם מעל הספקים כדי לוודא שהם מקבלים את המחירים הטובים ביותר ואת אפשרויות המימוש.

שלבים בסיסיים בתהליך הרכש

• דרישת רכש ואישור: המחזור מתחיל ב"דרישת רכש", מסמך פנימי שהונפק על ידי מחלקה או אדם, אשר לאחר מכן יש לבדוק ולאשר אותו על-ידי בעלי עניין ייעודיים כדי לוודא שהבקשה מתיישרת עם אילוצים תקציביים וצרכים עסקיים.
• בחירת ספק והשמת הזמנה: לאחר אישור, מחלקת הרכש מבקשת ומעריכה הצעות מחיר או הצעות מחיר מספקים כדי לקבוע את ההתאמה הטובה ביותר מבחינת מחיר, איכות, תנאי אספקה וקריטריונים אחרים. לאחר מכן מונפקת הזמנת רכש רשמית, תוך ביסוס הסכם חוזי המציין את הפרמטרים והתנאים המוסכמים עבור המכירה.
• קבלה והתאמה של טובין/שירותים: ברגע שטובין או שירותים מסופקים, מחלקת הרכש בודקת ומוודאת שהכול עומד במפרטים ותקני האיכות שנקבעו בחוזה - ועוסקת ישירות עם הספק כדי לפתור בעיות או אי-התאמות כלשהן.
• עיבוד תשלום: השלב האחרון כולל עיבוד מחלקת החשבונות הזכאים של התשלום בהתאם לתנאים המוסכמים, ובכך השלמת מחזור הרכש.

רכישה מול רכש: הפרשי מפתח

כבר דנו בכמה מדרכי הביג-תמונה שרכש ורכש קשורות ביניהן. להלן כמה מההבדלים הגרעיניים יותר בין שני המונחים הבאים:

• היקף ומיקוד

  • הרכישה כוללת הכול החל מזיהוי ובדיקת תקינות של צרכים עסקיים ועד בחירת ספקים, ניהול משא ומתן על חוזים וניהול קשרים מתמשכים. המיקוד ברכש הוא במיקסום ערך עבור הארגון לאורך זמן, לא רק מבחינת חיסכון בעלויות אלא גם איכות מוצר משופרת, אספקת שירות, שביעות רצון הלקוחות וחדשנות ספקים.
  • לעומת זאת, הרכש הוא יותר "ברגע". היא כוללת את הפעילויות הספציפיות של הזמנת טובין ושירותים, קבלתם, בדיקתם לאיכות ודיוק ועיבוד תשלומים. הרכש מתמקד בעיקר ביעילות וביעילות של תהליך הקנייה, בדגש על בקרת עלויות, היצמדות לתקציבים ואספקה בזמן של טובין ושירותים.

• משך זמן תהליך

  • רכש הוא תהליך מתמשך ומחזורי הכולל תכנון וניהול ארוכי טווח. הוא דורש הערכה והתאמה רציפות כדי לענות על הצרכים העסקיים ותנאי השוק המשתנים.
  • רכישה, מצד שני, היא בדרך כלל תהליך קצר יותר וייחודי למשימה. מחזור הרכש מסתיים ברגע שהטובין או השירותים מתקבלים והספקים משולמים (למרות שסקירות ביצועים וניתוח הוצאות עשויים להשפיע על החלטות רכש עתידיות).

• קבלת החלטות

  • הרכש כולל גם קבלת החלטות וגם אספקת מידע ותובנות כדי ליידע החלטות אלה. מהקומה העליונה ועד לרצפת הייצור, חברות מסתמכות על מודיעין מצוותי הרכש שלהן כדי לסייע להן לבצע בחירות מהירות ובטוחות שתואמות את העלות הארגונית, הסיכון, הקיימות ומטרות התאימות.
  • המטרה העיקרית של צוותי רכש היא למלא צרכים מיידיים ביעילות, בתוך אילוצי תקציב, ולפי ה-"חמש זכויות" של רכישה: האיכות, הכמות, המחיר, המקום והזמן הנכונים.

• קשרים עם ספקים

  • הרכש שואף לבנות קשרי ספקים המציעים יתרונות תחרותיים לאורך זמן ולתרום לצמיחה ולהצלחה הדדית. ניהול קשרים זה כולל הערכות קבועות, שיתוף פעולה בשיפורים ומאמצי פיתוח משותפים.
  • בזמן שרכישה בהחלט כוללת אלמנטים של ניהול קשרי ספקים (SRM), היא בדרך כלל מציגה את הקשרים האלה דרך עדשות ממוקדות משימות וטרנזקציות יותר. הדגש הוא על מימוש תנאי החוזה במקום לפתח קשרים אסטרטגיים עמוקים יותר.

• ניהול סיכונים ותאימות

  • רכש בדרך כלל לוקח תצוגה רחבה יותר מקצה לקצה של סיכון, כולל בעיות גלובליות שעלולות לגרום להפרעה בשרשרת האספקה, מגוון מורכב של בעיות תאימות ורגולטוריות ושינויים ואירועים בשוק באופן כללי. הוא משלב הערכות סיכונים מקיפות ואסטרטגיות מיתון סיכונים בתהליכי בחירת הספק והניהול.
  • בעוד שרכש עשוי לחפוף לסוגיות הרחבות אלו, הוא מתמקד בעיקר בסיכונים תפעוליים הקשורים לאספקה, תאימות מפרט ותהליכי תשלום. המטרה היא לוודא שפעולות יומיומיות ממוטבות - לא משובשות - על ידי פעילויות רכישה.

מהי תוכנת רכישה אלקטרונית וכיצד היא יכולה לעזור?

תוכנת רכש אלקטרוני היא פלטפורמה מותקנת מקומית או מבוססת-ענן שמאפשרת את הטיפול האלקטרוני בתהליכי רכש שונים. זה כולל אוטומציה של מיקור, יצירת דרישות, ניהול הזמנות רכש, עיבוד חשבוניות, ניהול ספקים ועוד. על-ידי שילוב תהליכים אלה בפלטפורמה אחת מאוחדת, תוכנת רכש אלקטרוני מציעה גישה מלוכדת ויעילה יותר לניהול משימות רכש. הוא הופך רכש באופן דיגיטלי לתהליך יעיל המונע על-ידי נתונים שמביא ליתרונות רבים לעסק שלך:

• יעילות עלות: על-ידי אוטומציה של משימות רכש שגרתיות, כגון הנפקת הזמנות רכש ועיבוד חשבוניות, ניתן למזער את ההיבטים עתירי העבודה של הרכש כדי להניע תוצאות מהירות ומדויקות יותר ולהפחית את עלויות הניהול. בנוסף, תוכנת רכישה אלקטרונית בדרך כלל מספקת כלים טובים יותר עבור מעקב אחר הוצאות וניהול תקציב, ומסייעת לך להישאר במגבלות פיננסיות תוך מיטוב ההוצאות שלך.
• מיטוב תהליכים: מאפיינים כגון הזמנות רכש אלקטרוניות, תהליכי עבודה אוטומטיים של אישור ותשלומים אלקטרוניים משולבים מזרזים את תהליך הרכש, מפחיתים זמני מחזור ממיקור לתשלום וגם את הפוטנציאל לשגיאות. היעילות המוגברת הזו לא רק חוסכת זמן אלא גם משפרת את הפרודוקטיביות של הצוותים שלך.
• נראות משופרת: על-ידי איחוד סטים של נתונים שונים (בין מספר מערכות) לפתרונות מקיף של רכש אלקטרוני, לוח מחוונים מעניק לצוותים תצוגה עמוקה יותר לכל הרמות של שרשרת האספקה. זה מאפשר מעקב אחר הוצאות מדויק יותר וניתוח מונע על-ידי AI בזמן אמת.
• ניהול ספקים: המערכות הטובות ביותר כוללות מאפיינים לניהול מידע על ספקים, מעקב אחר ביצועי ספקים וטיפוח קשרי ספקים טובים יותר. באמצעות פלטפורמה מרוכזת ומחוברת, כלים אלה מאפשרים גישה לנתוני ספק לפי דרישה ותקשורת ושיתוף פעולה טובים יותר עם הספקים שלך.
• ניהול סיכונים: תאימות ומיתון סיכונים משופרים על ידי תקנון תהליכים והתאמה לתקנות מס, ממשל וקיימות הן מקומית והן גלובלית. נתיבי ביקורת חזקים ונראות שרשרת אספקה מרובת שכבות תומכים עוד יותר בתגובות פרואקטיביות לסיכון. בנוסף, מערכות אלה מאפשרות לך לעקוב אחר ביצועי הספק ולתחזק רשומות מפורטות, ומגנות עוד יותר על העסק שלך מפני נזק.
• החלטה אסטרטגית ותמיכה במיקור: פתרונות רכש המופעלים על-ידי AI תומכים ביוזמות מיקור אסטרטגי, כולל תכנון דרישות חומרים. הם מספקים כלי ניתוח ותובנות מפורטים שניתן להשתמש בהם עבור כל דבר מבחירת הספקים והמוצרים הנכונים ועד לביצוע יעיל יותר של פעילויות רכש.

קרא עוד