מעבר לשיטות רכש תנועתיות

הרכש התפתח מרכישה תנועתית ושמירת רשומות למשמעת ניהולית מרובת היבטים. כיום, הוא דורש כישורים טקטיים, אנליטיים ובינאישיים. רכש נשאר התהליך של מחקר, מיקור, רכש, קבלה, בדיקה ואישור תשלום עבור כל הטובין והשירותים שהעסק צריך להפעיל. החל מחומרי גלם ומכונות וכלה בדמי ייעוץ ושולחנות כנסים, מעורבת קבוצה חשובה זו.

בנוסף לעדיפויות של בלימת עלויות, הרכש ממלא יותר ויותר תפקיד גדול יותר באסטרטגיית ההכנסה של הארגון. במקביל, לצוות עמוס זה יש הזדמנויות ולחצים נוספים של שרשרת אספקה גלובלית לניווט, יחד עם ציפיות הלקוחות למהירות ושקיפות. זה מבקש מעסקים לחפש דרכים חדשות לייעול תהליכים והגנה על נתוני החברה.

הגדרה והטבות של רכש שיתופי

רכש שיתופי מתייחס להתאמה אסטרטגית ולשילוב של פעילויות רכש בין מחלקות פנימיות, ספקים ושותפים חיצוניים. הגישה יכולה למנף כוח קנייה קולקטיבי ולסייע לחברות להפחית עלויות, לשפר יעילות, להרחיב נראות ולחזק את התאימות.

במקום לפעול במכלים, המשתתפים חולקים מידע כדי לפשט את המיקור, הקבלנות, הרכש, ניהול הספקים והתשלומים. בהקשר של מערכות תוכנה לתכנון משאבים ארגוניים (ERP), ניתן לשלב רכש שיתופי באמצעות פלטפורמות דיגיטליות כגון SAP Business Network. פתרונות אלה, מקוריים לענן, פועלים כ-Hub לחיבור קניינים וספקים בזמן אמת, לאוטומציה של טרנזקציות ולטיפוח שיתוף פעולה. הדבר גורם לחיכוך פחות למרות שקניינים, שותפים וספקים עשויים להפעיל פעולות על פתרונות חומרה ותוכנה שונים.

מדוע רכישה שיתופית כבר אינה אופציונלית

אנשי רכש נדחקים בין הזמינות הלא ברורה של חומרים לבין הוצאה של מלאי נוסף למלאי עקב עלויות עולות. עם זאת, צוותי רכש חייבים לבצע את כל העבודה בזמן שנותר תואם ובמסגרת התקציב. לפתע, תפקיד תפעולי היסטורי משפיע כעת ישירות על תוצאות עסקיות. כדי להצליח, הם מחפשים כלים ותהליכים חדשים שיסייעו לצוותים פנימיים לעשות יותר בכל יום ללא הוצאות יתר.

מודלי רכש מסורתיים מתקשים לעמוד בקצב ההפרעות הגלובליות, השינויים הרגולטוריים ועליית ציפיות הלקוחות. הם מאופיינים בתהליכים ידניים, כלים מדור קודם ושיטות תקשורת מקוטעות.

אפילו ארגונים המפעילים מערכות ERP מודרניות מבוססות-ענן ניתנים לאתגר על-ידי חוסר שקיפות בתהליכים ובצירי הזמן של הספקים שלהם. התוצאה היא יכולת מוגבלת לצפייה יעילה במלאי ובסטאטוס ההזמנות או התשלומים, בין היתר.

כדי לגשר על הפער, צוותי רכש ברחבי העולם מרחיבים את פתרונות ה-ERP שלהם כדי לשתף באופן מאובטח עם ספקים ולהפוך נתונים לאוטומטיים בפלטפורמות ענן המיועדות לרכש שיתופי ופונקציות שרשרת אספקה אחרות. זה עוסק באתגרים משותפים ומספק יתרונות, כגון:

• הרחבת הנראות על-ידי מתן אפשרות לכל הצדדים לראות את הסטאטוס של כל תנועה.
• הפחתת זמני מחזור על-ידי אוטומציה של הזמנות רכש, חשבוניות ותשלומים.
• שיפור קשרי ספקים באמצעות מעקב אחר ביצועים ויעדים משותפים.
• מיתון סיכונים באמצעות שיתוף פעולה פרואקטיבי ותכנון תלות.

היכולות החדשות האלה מאפשרות לצוותים לעבור מתפעול תנועתי לפעולות אסטרטגיות, מה שהופך את הרכש השיתופי ללא רק מועיל, אלא חיוני.

תפקידי מפתח, תהליכים ובעלי עניין בשיתוף פעולה ברכש

לפני התחייבות תקציבית לפתרון שיתוף פעולה ברכש, שינוי תהליכי עבודה או מעורבות של תמיכת IT, חשוב להעריך מי יצטרך להיות מעורב והעיתוי המוצע.

בניית מקרה עסקי לשיתוף פעולה ברכש מונע על-ידי מספר גורמים: החברה מזהה את הצורך שלה במודרניזציה, דחיפה לקראת הנפקת חשבוניות אלקטרוניות ליעילות תפעולית, תקנות מס הדורשות הנפקת חשבוניות אלקטרוניות וחיסכון ארוך טווח שניתן להשקיע מחדש בתחום אחר של העסק.

דיון והקדמה מתרחשים בדרך כלל לאחר שפרויקט ראשי להעברת נתונים של ענן פועל באופן חלק במשך פרק זמן מסוים. מומלץ לחקור ולהציג סמני KPI חיוביים בעת פגישה עם בעלי עניין כדי להמחיש את הערך של שדרוגי המודרניזציה האחרונים.

בנוסף למחלקת הרכש, הדבר עשוי לכלול:

• מימון שעוקב אחר הוצאת רכש, תקצוב תחזיות, מבטיח תאימות פיננסית ותומך בניתוחי עלות הטבה.
• משפטית ותאימות הסוקרת חוזים עבור כל בעיה הקשורה לעמידה בדרישות הרגולטוריות ותקני המדיניות הפנימית.
• תפעול וניהול שרשרת אספקה המתאם שיטות לוגיסטיקה, מלאי, פרטי אספקה ורכש.
• אנליסטים של מערכות ו-IT לשקול את הפתרון המתאים ביותר לצורכי החברה ולפקח על שילוב נתונים עם ספק פלטפורמת רכש.

כלי שיתוף פעולה ברכש: מאפיינים ומערכת אקולוגית

כלי שיתוף הפעולה העדכניים ביותר של רכש הם ארכיטקטורות מבוססות ענן המופעלות על-ידי API שתומכות ביכולת הרחבה, יכולת פעולה הדדית וחילופי נתונים בזמן אמת. עם זאת, חברות שעדיין פועלות באתר או סביבות היברידיות יכולות גם לנצל את הכלים המודרניים האלה באמצעות תוכנת ביניים ומחברים.

בעוד שפלטפורמות הרכש חדשות יחסית, היכולות שהן מאפשרות מקבלות את תשומת לבם של אנשי מקצוע בתחום הכספים וניהול האספקה. לדוגמה, SAP Business Network תומכת ביותר משלושה מיליון עסקים כדי לבצע תנועות ולשתף פעולה אחד עם השני. משתמשים נהנים מאוטומציית תהליכים חוסכי זמן ומעריכים שהפלטפורמה פותרת בעיות תאימות ושילוב. משתתפים מגדירים את הסביבות העסקיות שלהם כדי לשלוח ולקבל נתונים עם כל אחד אחר ברשת, ללא קשר לאיזו מערכת ERP הם משתמשים. אם הספקים או הספקים של החברה לא נמצאים עדיין ברשת, ניתן לשלוח הזמנות להצטרף בקלות - לעתים קרובות בחינם.

זהו שיפור מסומן על פני תהליכים ישנים יותר כגון חילופי נתונים אלקטרוניים (EDI) ושליחת גיליונות אלקטרוניים הלוך ושוב באמצעות דוא"ל. בעוד ש-EDI מאפשר לספקים ולקניינים להחליף הזמנות רכש וחשבוניות באופן אלקטרוני, הארכיטקטורה הקשיחה שלה לא מאפשרת אוטומציית דיוק או בדיקות תאימות. את אלה יש לבצע באופן ידני גם על ידי השולח וגם על-ידי המקבל, מה שמוסיף זמן ומציג את ההזדמנות לשגיאות. מערכות EDI גם לא יכולות לבצע ניתוח של הנתונים הכלולים במסמכים או לייצר דיווח בעל תובנות. יכולות רכש שיתופיות פותרות רבות מנקודות כאב אלו.

מאפייני ערך מוסף לחיפוש בפתרון שיתוף פעולה ברכש כוללים:

• שיתוף מסמכים: הפעל הזמנות רכש אלקטרוניות, חשבוניות, תשלומים ואישורים אוטומטיים.
• גילוי רשת: חפש ספקים חדשים שעונים על קריטריונים או דירוגים מסוימים, רישום צורכי מיקור, קבלת הצעות מחיר ועוד.
• פורטלים של שירות עצמי של ספק: אפשר לספקים לנהל פרופילים, להגיב לבקשות להצעת מחיר, להפוך הזמנות רכש לחשבוניות ולשלוח חשבוניות, וגם לעקוב אחר הזמנות.
• לוחות מחוונים לכלים אנליטיים: ספק תובנות על הוצאות, ביצועי ספק ויעילות תהליך.
• ניהול תהליך עבודה: בצע אוטומציה לאישורים, הסלמות וטיפול בחריגות.
• מעקות בטיחות בתאימות: התאם הזמנות רכש וחשבוניות, ודא שהזמנות וחשבוניות תואמות לפרמטרים וחוזים של קניין, השתמש בספקים מאושרים לפי מדינה וענה על הדרישות הרגולטוריות.
• שילוב עם מערכות ERP: ודא עקביות נתונים ומנע את ההזנה הידנית ביותר בסביבות ERP.

פלטפורמות רכש שיתופי מאפשרות טרנזקציות מאובטחות, ללא מגע ותיאום בזמן אמת. הם חלק ממערכת אקולוגית רחבה יותר הכוללת רשתות מיקור, לוגיסטיקה ובינת נכסים - היוצרים שרשרת אספקה דיגיטלית מאוחדת.

הצעות רכש משותפות לשיתוף פעולה שיש להימנע מהן

למרות היתרונות הרבים של פלטפורמות שיתוף פעולה ברכש, קבלת קנייה עדיין יכולה להיות מאתגרת. זאת בדרך כלל ממספר סיבות: עייפות טרנספורמציה, עיתוי, התנגדות ספקים או מחסור בנתוני תשואה להשקעה. זה מובן בהתחשב במספר הצוותים המעורבים, התכנון הטכני וההשקעה הראשונית.

עם זאת, מנהלי רכש מפוארים יכולים להתייחס לחששות אלה על ידי חינוך בעלי עניין באמצעות נקודות כאב מוחשיות ותוצאות חיוביות. דוגמאות כוללות:

מחסור בשילוב: מערכות מנותקות מעכבות תזרים נתונים ונראות.
פתרון: השתמש בפלטפורמה מקומית ERP כדי להבטיח שילוב חלק.

השתתפות מוגבלת של ספקים: ייתכן שהספקים יהיו איטיים לאימוץ פלטפורמות דיגיטליות.
פתרון: הציעו תמיכה בשילוב עובדים חדשים והדגישו הטבות הדדיות כגון תשלומים מהירים יותר ושגיאות מופחתות. הם עשויים לגלות שרבים מהספקים והלקוחות שלהם כבר נמצאים ברשת.

סיכוני אבטחה ותאימות: שיתוף נתונים בין ארגונים מציג פגיעות.
פתרון: בחרו פלטפורמה עם אישורי אבטחה, מעקב ביקורת ותאימות חזקים.

חוסר נראות: מערכות נפרדות דורשות תהליכי רכש ידניים מרובים.
פתרון: אפשר חוזים של עריכה משותפת, הנפקת חשבוניות אלקטרוניות ומעקב אחר ביצועים במערכת משותפת.

עלויות נוספות: ייתכן שמנהיגות לא תהיה נוטה להקצות תקציב נוסף.
פתרון: הפעל תוכנית ניסיונית וספק סטטיסטיקת ROI מאומתת למכירת השקעה נוספת.

אם מנהיגות עדיין לא משתכנעת, דיווחי צד שלישי עלולים להסב את ההססנות שלהם. לפי המאמר הלבן של IDC Business Value, "הערך העסקי של SAP Business Network — עבור ארגוני קניינים, "¹ לקוחות יכולים לצפות להחזרות תשואה להשקעה חיוביות בצורה של:

• מהירות הגעה לשוק מהירה יותר.
• אספקת הזמנה ומוצר מהירה יותר.
• שילוב שותפים חדש מהיר יותר.
• אספקת מסמך מהירה יותר.
• שימוש מוגבר בהזמנות רכש אלקטרוניות.
• הפחתה בזמני מחזור של אישור חשבונית.
• חשבוניות נוספות עובדו ללא חריגה.

משאבים אחרים של צד שלישי שעשויים לסייע הם חישוב הערך העסקי IDC² והספר הלבן של IDC Business Value, "הערך העסקי של SAP Business Network — עבור ארגונים מוכרים."³ לאחר אישור הקנייה, הגיע הזמן לבנות מפת דרכים כדי לעבור מתהליכים מבוססים לתהליכי עבודה חוסכי זמן.

פיתוח מפת דרכים לשיתוף פעולה עבור מובילי רכש

למרות ששילוב פתרון שיתוף פעולה ברכש הוא ביצוע קל בהשוואה להעברת ענן ברחבי החברה, בניית מפת דרכים אסטרטגית מומלצת לתוצאות מיטביות. תרגיל זה מאפשר לכל הצדדים לחשוב לעומק על צרכיהם, דרישותיהם וציפיותיהם. זה גם הזמן המתאים לתכנן כל צעד או הכשרה של ניהול שינויים. העובדים מוכנים להשתמש בכלי שיתוף הפעולה החדשים ברכש ברגע שיהיו זמינים. השלבים המוצעים שיש להביא בחשבון הם:

1. הערך חלות נוכחית: הערך תהליכי רכש קיימים, מערכות ומעורבות בעלי עניין. במה הכי מתקשה הצוות שלך? אילו שלבים נוטים ביותר לשגיאה או תקשורת שגויה? מה הצוות לא רוצה לשנות?
2. הגדר יעדי שיתוף פעולה: להתאים לעדיפויות עסקיות כגון חיסכון בעלויות, זריזות או קיימות. מה העדיפויות שלך? איך תגדיר הצלחה? הנפקת חשבוניות מהירה יותר? פחות שגיאות? שרשרת אספקה גמישה יותר?
3. בחר את הפלטפורמה הנכונה: בחר כלים המשתלבים עם מערכת ה-ERP שלך ותומך בצרכי שיתוף הפעולה שלך. האם יש ספקים או ספקים שכבר משתמשים בפלטפורמת רכש? אם לא, יש לוודא שהם יכולים להצטרף בקלות, ולכן האימוץ סביר יותר.
4. צרו מעורבות של בעלי עניין: היו מעורבים רכש, כספים, IT וספקים בשלב מוקדם של התהליך כדי לקבל את הקלט שלהם, לענות על שאלות ולאבטח קנייה. בחר את פלטפורמת הרכש המתאימה ביותר לצרכים של כולם.
5. פיילוט ואיטרציה: התחל בקבוצה קטנה של ספקים או קטגוריות, מדוד תוצאות ועדן. לדוגמה, אם ספק מפתח כבר ברשת שבחרת, יש לשלב איתו תחילה. הגדר תהליכי עבודה, הכשר את הצוות והערך שיפורים במהלך תקופה מוגדרת, כגון שלושה חודשים.
6. הרחיבו ומטבו: אם היתרונות וההחזר על השקעה משכנעים, התגלגל לשאר השותפים, הספקים והקניינים שלך. הרחב את שיתוף הפעולה כדי למקד תהליכים, באמצעות כלי ניתוח כדי להניע שיפור מתמשך.

התחילו לחקור שיתוף פעולה ברכש היום

הימים של תהליכי רכש תנועתיים ידניים ומסוגרים יוצאים בהדרגה בעזרת רשתות מבוססות ענן שמאפשרות לעסקים לסחור עם פחות חיכוכים. צוותי רכש המשתמשים בכלים חדשים אלה יכולים בקלות רבה יותר:

• גלה ספקים חדשים והגע לתנאי חוזה במהירות
• ענה מהר יותר לנסיבות שינוי בשרשרת האספקה
• קבל נראות טובה יותר לכל השלבים של תהליך הקנייה והמכירה
• התאם לכל המדיניות והתקנות הפנימיות והחיצוניות

שימוש בפלטפורמת רכש שיתופית מסב נראות, יעילות ותאימות לשרשרת האספקה שלך. הפתרון הנכון מוכן כאשר אתה וקיימות אפשרויות זמינות רבות לתמיכה בטרנספורמציה של החברה שלך.